Usare il modello Access Asset Tracking

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Usare il modello di monitoraggio delle risorse di Access per tenere traccia di computer, apparecchiature di Office o qualsiasi altra cosa proprietaria o gestita da persone. Questa versione di un modello di accesso più diffuso consente anche di cercare i dettagli degli asset, visualizzare o nascondere colonne, inviare messaggi di posta elettronica e mappare gli indirizzi dei proprietari di asset.

Si vuole guardare un video sull'uso di questo modello? Vedere questo articolo, usare il modello di database Asset Tracking.

Nota: Il modello di database Asset Tracking è stato aggiornato negli ultimi anni. Queste istruzioni si riferiscono alla versione più recente del modello disponibile per il download. Se la procedura riportata di seguito non corrisponde a quella visualizzata, probabilmente si sta usando una versione precedente del modello.

Introduzione

In questo articolo vengono illustrati i passaggi di base per l'uso del modello Asset Tracking.

Preparare il database per l'uso

  • Quando si apre il database per la prima volta, Access Visualizza il modulo di benvenuto. Per impedire la visualizzazione di questo modulo alla successiva apertura del database, deselezionare la casella di controllo Mostra benvenuto quando il database è aperto .

    Chiudere il modulo di benvenuto per iniziare a usare il database.

  • Per assicurarsi che tutto il contenuto del database sia abilitato, nella barra dei messaggi fare clic su Abilita questo contenuto.

    Per altre informazioni sull'abilitazione del contenuto del database, vedere l'articolo decidere se considerare attendibile un database.

Mostrare o nascondere gli asset ritirati

Gli asset ritirati sono elementi che hanno una data ritirata o prima della data corrente. Le risorse possono essere ritirate quando non sono più aggiornate, interrotte o altrimenti inutilizzate. È possibile mostrare o nascondere gli asset ritirati nel modulo elenco asset.

  • Nella maschera elenco asset selezionare o deselezionare la casella di controllo Mostra ritirata.

Cercare un asset o un contatto

La casella di ricerca rapida consente di trovare rapidamente un asset nel modulo elenco asset e un contatto nel modulo elenco contatti .

  • Digitare il testo che si vuole cercare nella casella di ricerca rapida e quindi premere INVIO.

    Access filtra l'elenco per visualizzare solo i record che contengono il testo cercato. Per tornare all'elenco completo, fare clic su Cancella la ricerca corrente. (La X è all'interno della casella di ricerca).

Filtrare l'elenco asset

Nel modulo elenco asset è possibile filtrare l'elenco degli asset e salvare i filtri preferiti per un uso futuro.

  1. Applicare filtri facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera e selezionando i filtri desiderati.

  2. Fare clic su Salva filtro.

  3. Nella maschera filtri Details immettere un nome e una descrizione di filtro e quindi fare clic su Chiudi.

  4. Usare la casella filtri preferiti per applicare un filtro salvato oppure fare clic su (Cancella filtro) per rimuovere il filtro.

Visualizzare o nascondere colonne

Nel modulo elenco asset e nella maschera elenco contatti alcuni campi (colonne) sono nascosti per impostazione predefinita. Per modificare i campi visualizzati:

  1. Fare clic su Mostra/Nascondi campi.

  2. Nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare la casella di controllo accanto a ogni colonna che si vuole visualizzare. Deselezionare la casella di controllo per nascondere la colonna.

Visualizzare gli asset o i dettagli di contatto

La maschera dettagli Asset e il modulo Dettagli contatto consentono di visualizzare e immettere altre informazioni su un elemento. Per visualizzare i dettagli degli asset o la maschera dei Dettagli del contatto :

  • Nel modulo elenco asset o nella maschera elenco contatti fare clic su Apri accanto all'elemento che si vuole visualizzare.

aggiungere un'immagine

Nella maschera dettagli Asset e nel modulo Dettagli contatto è possibile aggiungere immagini e altri allegati.

  • Nella cornice immagine della maschera dettagli Asset fare clic su Aggiungi o Rimuovi allegati.

    Nella cornice immagine della maschera Dettagli contatto fare clic su modifica immagine.

  • Nella finestra di dialogo allegati fare clic su Aggiungi.

  • Nella finestra di dialogo Scegli file passare alla cartella che contiene il file.

  • Selezionare il file che si vuole aggiungere e quindi fare clic su Apri.

  • Nella finestra di dialogo allegati fare clic su OK.

Nota: È possibile allegare più file per ogni elemento, inclusi tipi di file diversi, ad esempio documenti o fogli di calcolo.

Aggiungere contatti da Microsoft Outlook

Se si usa Microsoft Outlook, è possibile aggiungere contatti o proprietari di asset da tale programma senza dover digitare nuovamente le informazioni.

  1. Nella maschera elenco contatti fare clic su Aggiungi da Outlook.

  2. Nella finestra di dialogo selezionare i nomi da aggiungere selezionare i nomi che si desidera aggiungere al database.

  3. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

Visualizzare una mappa dell'indirizzo di un contatto

Nel modulo Dettagli contatto , se è stato immesso un indirizzo di strada per il contatto, è possibile visualizzare una mappa di tale percorso:

  • Fare clic su mappa indirizzo.

Visualizzare i report

La verifica asset include diversi report, inclusi tutti gli asset, i dettagli degli asset, gli Assetritirati, Rubrica contattie altro ancora. Per visualizzare un report:

  • Nel riquadro di spostamento, in report, fare doppio clic sul report che si vuole visualizzare.

È possibile creare report personalizzati. Per altre informazioni, vedere l'articolo creare un report semplice.

Modificare il database di Asset Tracking

È possibile personalizzare il database di Asset Tracking aggiungendo un nuovo campo alla tabella assets e quindi aggiungendo tale campo alla maschera elenco asset , al modulo dettagli Asset e al report dettagli Asset .

Aggiungere un campo alla tabella assets

  1. Chiudere tutte le schede aperte.

  2. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella Asset .

  3. Scorrere verso destra finché non viene visualizzata la colonna denominata Aggiungi nuovo campo. Fare doppio clic sull'intestazione di colonna e digitare il nome del campo.

La prima volta che si immettono dati nella colonna, Access imposta il tipo di dati per l'utente.

Aggiungere un campo a una maschera o a un report

Dopo aver aggiunto un campo a una tabella, è possibile aggiungerlo a una maschera o a un report.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere visualizzazione layout.

  2. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic su Aggiungi campi esistenti.

  3. Trascinare il campo desiderato dall'elenco dei campi alla maschera o al report.

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