Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint

Ognuno dei tipi di flusso di lavoro inclusi funge da modello. Aggiungere un'istanza del flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta oppure per un'intera raccolta siti usando un modulo di avvio per specificare le opzioni e le selezioni desiderate per l'istanza. Queste opzioni e selezioni includono gli utenti a cui il flusso di lavoro assegna attività, le scadenze delle attività, la modalità di avvio e l'autore del flusso di lavoro e le istruzioni da includere nelle notifiche delle attività. Per creare un nuovo flusso di lavoro, passare a Impostazioni elenco > Impostazioni flusso di lavoro > Aggiungere un flusso di lavoro. Se si vuole, leggere altre informazioni sui flussi di lavoro 2010 e 2013.

Sono disponibili cinque tipi di flusso di lavoro pre-programmati. 

Per aggiungere o avviare un flusso di lavoro, è necessario disporre dell'autorizzazione corretta per l'elenco, la raccolta o la raccolta siti in cui viene eseguito il flusso di lavoro:

• Per aggiungere un flusso di lavoro    Per impostazione predefinita, è necessario avere l'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere un flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, per il gruppo Proprietari e per il gruppo Membri è disponibile l'autorizzazione Gestione elenchi. Il gruppo Visitatori non lo fa.

• Per avviare un flusso di lavoro    Inoltre, per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. Il gruppo Proprietari e il gruppo Membri hanno entrambi l'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Visitatori non lo fa.
  In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare flussi di lavoro specifici in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo Proprietari. Nel caso di un sito secondario con autorizzazioni univoche, i proprietari dovranno verificare che le autorizzazioni necessarie siano assegnate esplicitamente agli utenti del flusso di lavoro. Vedere Modificare e gestire le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint. < Si basa sul feedback " Ho creato un sito secondario nel sito sp della mia azienda per testare la caratteristica del flusso di lavoro, quindi dovrei avere l'autorizzazione per avviare un flusso di lavoro, ma non posso - perché no?" >

Il diagramma seguente offre una visualizzazione generale delle fasi di base per la pianificazione, l'aggiunta, l'esecuzione e la modifica di un flusso di lavoro di SharePoint. Di seguito sono riportate le singole sezioni di ognuno dei passaggi.

• Piano    Assicurarsi di conoscere le opzioni desiderate e le informazioni necessarie quando si usa il modulo di avvio per aggiungere la versione del flusso di lavoro.

• Aggiungi    Compilare il modulo di avvio per aggiungere la versione del flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o una raccolta siti.

• Iniziare    Avviare il nuovo flusso di lavoro, manualmente o automaticamente, su un documento o un altro elemento di un elenco o di una raccolta. Se lo si avvia manualmente, si avrà la possibilità di modificare alcune delle impostazioni del modulo di associazione del flusso di lavoro in un modulo di avvio più breve. All'avvio, il flusso di lavoro crea attività, invia messaggi di notifica e inizia a tenere traccia di azioni ed eventi.

• Monitoraggio    Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione, è possibile visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per vedere quali attività sono state completate e quali altre azioni sono state eseguite. Se necessario, è possibile modificare le attività attuali e future da qui e persino annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro.

• Revisione    Al termine dell'esecuzione, è possibile esaminare l'intera cronologia nella pagina Stato flusso di lavoro. Anche dalla pagina stato è possibile creare report statistici sulle prestazioni generali di questo flusso di lavoro.

• Modifica    Se il flusso di lavoro non funziona come desiderato, è possibile aprire il modulo di associazione originale usato per aggiungerlo e apportare le modifiche.

Se è necessaria una maggiore flessibilità con un flusso di lavoro predefinito, è possibile personalizzarlo ulteriormente con uno strumento come SharePoint Designer 2013. È anche possibile creare un flusso di lavoro originale da zero.

Progettazione flussi di lavoro consente di creare regole che associano condizioni e azioni agli elementi di elenchi e raccolte di SharePoint. Le modifiche apportate agli elementi in elenchi o raccolte attivano azioni nel flusso di lavoro.

Ad esempio, è possibile progettare un flusso di lavoro che avvia un flusso di lavoro di approvazione aggiuntivo, se il costo di un articolo supera un importo specifico.

È anche possibile definire un flusso di lavoro per un set di documenti correlati. Ad esempio, se il flusso di lavoro è associato a una raccolta documenti o se è filtrato in base al tipo di contenuto Documento, viene visualizzato un gruppo di azioni contestuali Set di documenti. Un set di documenti consente di trattare un gruppo di documenti come un'unica unità, in modo che un'azione del flusso di lavoro per un set di documenti venga eseguita su ogni elemento del set di documenti.