Usare i filtri per modificare una visualizzazione di SharePoint

Usare i filtri per modificare una visualizzazione di SharePoint

I filtri riducono il numero di elementi visualizzati in una visualizzazione ai soli dati che si vogliono visualizzare. Un filtro seleziona gli elementi che soddisfano criteri specifici, ad esempio posizione, tipo di elemento o intervallo di prezzi. L'uso di filtri e indici consente anche di riprendere il controllo dei dati o di impedire il superamento della soglia della visualizzazione elenco. Un filtro può restituire i dati da solo o può essere raggruppato o ordinato per migliorare la formattazione.

Gli indici usano i filtri per aumentare le prestazioni. Se il numero di elementi nell'elenco o nella raccolta supera la soglia della visualizzazione elenco, ma è comunque inferiore a 20.000, in genere è possibile aggiungere indici alle colonne esistenti. È quindi possibile applicare i filtri per ottenere i dati visualizzati sotto la soglia della visualizzazione elenco di 5.000 elementi.

I filtri riducono la quantità di dati restituiti selezionando gli elementi in base alle operazioni, ad esempio maggiore o minore di, e ai dati corrispondenti. Quando si crea una visualizzazione filtrata, la prima colonna indicizzata nell'espressione di filtro dovrebbe ridurre la quantità massima dei set di dati. Ad esempio, il filtro in un campo di stato o di data spesso può ridurre notevolmente un set di dati. Se si hanno 15.000 elementi, è consigliabile che il primo indice restituisca meno di 5.000 elementi. Se il set di dati non ha più di 5.000 elementi, è comunque consigliabile.

SharePoint seleziona la prima colonna indicizzata in una query, quindi usa il resto delle colonne per selezionare i dati. Altre colonne specificate nel filtro della visualizzazione possono essere indicizzate o meno, ma tali indici non vengono usati dalla visualizzazione, anche se il risultato finale restituisce un numero di elementi inferiore alla soglia della visualizzazione elenco.

Si ha, ad esempio, una query: dimensione = grande AND colore = rosso. Nell'elenco il valore "dimensione" non è indicizzato, mentre "colore" sì. A condizione che nell'elenco siano presenti meno di 5.000 elementi di colore "rosso", la query riesce in un elenco di grandi dimensioni. Se, tuttavia, è presente una query dimensione = grande OR colore = rosso, anche se il database può trovare tutti gli elementi di colore rosso, deve analizzare l'elenco completo per trovare tutti gli elementi con dimensione grande. Se ci sono più di 5.000 elementi restituiti, la query viene limitata.

Se si usano due o più colonne nell'espressione di filtro, l'indice o gli indici determinanti devono usare un operatore AND. Si vuole, ad esempio, restituire Cani da un elenco di animali di grandi dimensioni. È presente una colonna non indicizzata denominata Specie in cui è incluso il valore Cane. Se si esegue semplicemente una query per Specie = Cane, la query verrà limitata. Se tuttavia c'è una colonna indicizzata denominata Classe, la query sarà Classe = Mammiferi AND Specie = Cane. È anche possibile cercare cani e gatti con la query Classe = Mammiferi AND (Specie = Cane OR Specie = Gatto). La seconda query seleziona tutti i mammiferi e quindi filtra i cani e i gatti.

Nota: Se si spostano gli elementi nel Cestino, tali elementi verranno conteggiati comunque per determinare se l'espressione di filtro supera la soglia della visualizzazione elenco. Se si svuota il Cestino, gli elementi non vengono più conteggiati. Per altre informazioni, vedere Svuotare il Cestino o ripristinare i file.

Se le colonne che verranno usate per filtrare non hanno indici, il primo passo è crearli. Per altre informazioni, vedere Aggiungere un indice a una colonna di SharePoint.

Dopo aver indicizzato una colonna, è possibile aggiungerla durante la creazione o la modifica di una visualizzazione e quindi usarla per filtrare la visualizzazione. Prima di creare una visualizzazione, è possibile aggiungere altre colonne all'elenco per consentire maggiore flessibilità per l'ordinamento, il raggruppamento e il filtro. Per l'ordinamento e il filtro, si possono scegliere colonne incluse ma non visualizzate nel set di dati.

Creare una visualizzazione

  1. Aprire la raccolta o l'elenco in cui si vuole creare una visualizzazione.

  2. A seconda della versione in uso, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • In SharePoint 2016, 2013, 2010 o SharePoint Online in modalità classica fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta, quindi su Crea visualizzazione.

      Pulsante Crea visualizzazione della raccolta di SharePoint nella barra multifunzione.
    • In SharePoint Online o SharePoint connesso al gruppo fare clic sulla freccia GIÙ sul pulsante Opzioni di visualizzazione, quindi su Gestisci visualizzazioni o Modifica visualizzazione corrente.

      Menu di selezione della visualizzazione con il comando Gestisci visualizzazioni selezionato
      Modifica visualizzazione corrente
  3. Scorrere verso il basso fino alla sezione Visualizzazioni e quindi fare clic su Crea visualizzazione.

  4. Nella pagina Tipo di visualizzazione fare clic sulla visualizzazione da usare. Se non si è certi, scegliere Visualizzazione Standard.

    Pagina Tipo di visualizzazione
  5. Digitare un nome della visualizzazione.

    Impostare un nome e, facoltativamente, un nome file per la visualizzazione
  6. Modificare l'indirizzo Web per la visualizzazione o accettare l'impostazione predefinita. È possibile tornare indietro e modificarla in seguito.

  7. Nella sezione Filtro fare clic su Mostra elementi solo quando la condizione seguente è vera e quindi scegliere in che modo filtrare gli elementi in base a una delle colonne indicizzate.

    Per creare ad esempio una visualizzazione dei soli elementi modificati in data odierna, scegliere la colonna Data modifica (indicizzata) e la condizione è uguale a e quindi digitare [Oggi].

    In SharePoint Online selezionare un campo indicizzato

    Nota: Se non viene visualizzata alcuna colonna il cui nome sia seguito dalla dicitura (indicizzata), per l'elenco o la raccolta non sono disponibili colonne indicizzate. È quindi necessario innanzitutto Creare un indice semplice o composto.

  8. Per limitare il numero di elementi visualizzati in ogni pagina, scorrere verso il basso fino a Limite elementi e impostare il valore di Numero di elementi da visualizzare. Quando si crea una visualizzazione, il numero predefinito di elementi da visualizzare è 30.

    Impostare il numero di elementi da visualizzare nella pagina Impostazioni visualizzazione
  9. Per l'impostazione di un limite di elementi in una pagina è possibile scegliere tra due opzioni:

    • Visualizza elementi in blocchi delle dimensioni specificate crea una visualizzazione pagina per pagina dei dati, utile quando si esplorano gli elementi in modo non interattivo.

      Quando sono presenti più elementi rispetto all'impostazione del limite, verrà usata la visualizzazione a pagine.

      Immagine funzionalità

    • Limita il numero totale di elementi restituiti al valore specificato crea un limite fisso che può restituire o non restituire tutti i risultati dell'operazione di filtro, ma può rivelarsi utile per testare la visualizzazione, creare un prototipo o recuperare solo i primi valori di una visualizzazione.

  10. In Stile è possibile scegliere Riquadro di anteprima per visualizzare tutte le informazioni degli elementi nell'elenco in un riquadro verticale. Il riquadro di anteprima è uno degli stili di visualizzazione che è possibile scegliere in Stile quando si modifica o si crea una visualizzazione.

    Opzioni per lo stile nella pagina Impostazioni visualizzazione

    È possibile esplorare più rapidamente i dati posizionando il puntatore del mouse sul titolo di un elemento in un'area scorrevole sul lato sinistro della pagina, in modo da vedere tutti i valori di colonna dell'elemento corrente elencati in formato verticale sul lato destro della pagina. Vengono visualizzati meno dati iniziali, in modo da accelerare la visualizzazione. Questo stile è anche molto utile quando l'elenco è ampio o ha molte colonne e sarebbe necessario scorrere i dati orizzontalmente per visualizzarli.

    Immagine funzionalità

  11. Fare clic su OK.

È possibile eseguire altre operazioni con una visualizzazione, ma è sufficiente visualizzare i dati che hanno superato la soglia della visualizzazione elenco se si è bloccati. È anche possibile ordinare o raggruppare i totali dei set, espandere le cartelle e ottimizzare la visualizzazione con un dispositivo mobile.

Per modificare una visualizzazione

  1. Aprire la raccolta o l'elenco in cui si vuole creare una visualizzazione.

  2. Eseguire una di queste operazioni:

    • In SharePoint 2016, 2013, 2010 o SharePoint Online in modalità classica fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta, selezionare la visualizzazione in Visualizzazione corrente e quindi fare clic su Modifica visualizzazione.

      Scheda Raccolta con il comando Modifica visualizzazione evidenziato
    • In SharePoint Online fare clic sulla freccia GIÙ nel pulsante Opzioni di visualizzazione e quindi su Modifica visualizzazione corrente.

      Menu di selezione della visualizzazione con il comando Gestisci visualizzazioni selezionato
  3. Scorrere verso il basso fino alla sezione Visualizzazioni e quindi fare clic su una visualizzazione.

  4. È quindi possibile modificare le impostazioni come descritto nei passaggi da 5 a 9 nella sezione Creare una visualizzazione precedente.

  5. Fare clic su OK.

Per filtrare rapidamente molti elementi in una visualizzazione, è necessario che la prima colonna specificata nel filtro sia indicizzata. Le altre colonne specificate nel filtro della visualizzazione possono essere indicizzate o meno, ma la visualizzazione non usa tali indici. La prima colonna del filtro deve restituire meno elementi della soglia della visualizzazione elenco.

Se la prima colonna del filtro restituisce più elementi della soglia di visualizzazione elenco, è possibile usare un filtro con due o più colonne. Quando si definisce una visualizzazione filtrata che usa due o più colonne, usare un operatore AND per limitare il numero totale di elementi restituiti. Anche in questo caso tuttavia è necessario specificare come prima colonna del filtro quella che probabilmente restituirà il numero minore di dati. L'uso di un filtro OR comporta quasi sempre l'aumento del numero degli elementi restituiti e in queste circostanze non si rivela efficace.

Per altre informazioni sulle visualizzazioni, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta.

Importante:  Anche se è possibile indicizzare una singola colonna di ricerca per migliorare le prestazioni, ciò non consente di impedire il superamento della soglia della visualizzazione elenco. Usare un altro tipo di colonna come indice primario o secondario.

Importante: Se si filtra un elenco in base a un campo indicizzato, controllare se nel Cestino sono presenti elementi eliminati dell'elenco o della raccolta. Il numero di elementi nel Cestino viene contato ai fini della soglia della visualizzazione elenco e vengono eliminati effettivamente dal database back-end solo dopo la rimozione dal Cestino. Se il numero totale degli elementi filtrati nell'elenco e degli elementi nel Cestino è maggiore del limite di soglia per gli elenchi, si potrebbe ottenere un set di risultati incompleto oppure un blocco. Per altre informazioni, vedere Svuotare il Cestino o ripristinare i file.

Esistono due parole chiave che possono essere usate per filtrare in base al giorno corrente [Oggi] o all'utente corrente [Me]. Si tratta di elementi dinamici perché cambiano a seconda della data o dell'utente.

[Me] può essere utile quando si vogliono visualizzare i documenti in una raccolta di grandi dimensioni. [Me] funziona sulle colonne basate sulle persone, ad esempio Autore o Modificato da. Ad esempio, per visualizzare tutti i documenti creati, impostare un filtro con la colonna Autore uguale a [Me]. Gli editor che vogliono visualizzare gli ultimi file su cui stavano lavorando possono impostare un filtro con la colonna Modificato da uguale a [Me]. Per visualizzare entrambi, creare due filtri collegati da OR.

Filtri con [Me]
Filtro che raccoglie documenti creati o modificati dall'utente

La parola chiave [Oggi] funziona con le colonne basate sulla data. È possibile usare la matematica per ottenere gli intervalli che cambiano con la data odierna. Ad esempio, per visualizzare tutti i documenti modificati negli ultimi 30 giorni, è possibile creare un filtro nella colonna Data maggiore o uguale a [Oggi] - 30. Per lasciare il giorno corrente, impostare un secondo filtro con la colonna Data minore di [Oggi] e connetterlo con AND.

Filtri con [Oggi]
Filtro che raccoglie i file modificati negli ultimi 30 giorni

È possibile filtrare rapidamente direttamente dall'elenco o dalla raccolta, senza sovraccaricare il sistema con un'altra visualizzazione. Non è possibile impostare in modo flessibile gli operatori, ad esempio maggiore di o uguale a. L'elenco dei filtri viene recuperato dai dati della colonna. Ad esempio, con una colonna per i reparti, è possibile filtrare in base al reparto delle risorse umane o IT.

  1. Nell'elenco o nella raccolta passare il puntatore del mouse sull'intestazione di colonna da filtrare e fare clic sulla freccia GIÙ.

  2. Nella parte inferiore dell'elenco a discesa fare clic sui valori in base a cui filtrare. Se non sono visualizzati inizialmente, verrà visualizzata una casella di controllo con la selezione.

    Fare clic sull'intestazione di colonna e scegliere il valore in base al quale filtrare.
    SharePoint 2010, 2013 o 2016
    Fare clic sull'intestazione di una colonna per filtrare rapidamente
    SharePoint Online o siti connessi a un gruppo SharePoint
  3. Al termine, se si vogliono visualizzare di nuovo tutti i valori, fare clic sulla freccia GIÙ, quindi scegliere Cancella filtri [dal nome colonna] e fare clic su Chiudi.

Di seguito sono indicati alcuni suggerimenti utili per ottenere visualizzazioni compatibili con colonne indicizzate:

Per filtrare in base a:

Indicizzare:

Ad esempio:

Elementi modificati di recente

Colonna Data modifica

Per visualizzare solo gli elementi modificati nell'ultima settimana, applicare il filtro Data modifica è maggiore di[Oggi]-7.

Nuovi elementi

Colonna Data creazione

Per creare una visualizzazione solo degli elementi aggiunti nell'ultima settimana, applicare il filtro Data creazione è maggiore di [Oggi]-7.

Elementi personali

Colonna Autore

Per creare una visualizzazione solo degli elementi aggiunti personalmente, applicare il filtro Autore è uguale a [Utente].

Elementi in scadenza oggi

Colonna Scadenza (creata dall'utente in un elenco o una raccolta)

Per creare una visualizzazione solo degli elementi che scadono in data odierna, applicare il filtro Scadenza è uguale a [Oggi].

Aggiornamenti dell'area discussioni

Colonna Ultimo aggiornamento

Per creare una visualizzazione solo delle discussioni aggiornate nell'ultimo mese, applicare il filtro Ultimo aggiornamento è maggiore di [Oggi]-30.

File di archivio in una raccolta documenti

Data modifica

Per creare una visualizzazione di documenti che non sono stati modificati dopo il 2016 (e quindi da archiviare), applicare il filtro Data modifica è minore di 31 dicembre 2016.

Sottoinsieme di dati finanziari

Area, Anno (come due indici semplici)

Per creare una visualizzazione di dati finanziari per l'area nord-est nel 2015, applicare il filtro Area è uguale a "NE" AND Anno è uguale a 2015 perché è probabile che la colonna Area contenga meno valori della colonna Anno.

Nota: Anche se si crea una visualizzazione filtrata basata su indici di colonna, se si è sopra la Soglia di visualizzazione elenco è comunque possibile che alcune operazioni aggiuntive vengano bloccate perché richiedono l'accesso alla raccolta o all'elenco completo. Tali operazioni includono l'aggiunta o l'eliminazione di un indice, la creazione di un ordinamento nella definizione della visualizzazione, la visualizzazione di un totale di colonna e l'aggiunta, l'aggiornamento o l'eliminazione di campi calcolati. Se ciò si verifica, provare a eseguire l'operazione nel periodo di tempo durante la giornata in cui i limiti sono maggiori.

Tipi di colonna supportati

  • Una riga di testo

  • Scelta (valore singolo)

  • Numero

  • Valuta

  • Data e ora

  • Utente o gruppo (valore singolo)

  • Metadati gestiti

  • Sì/No

  • Ricerca

Tipi di colonna non supportati

  • Più righe di testo

  • Scelta (multivalore)

  • Valore calcolato

  • Collegamento ipertestuale o immagine

  • Colonne personalizzate

  • Utente o gruppo (multivalore)

  • Dati esterni

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Creato il 30 aprile 2017

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