Usare colonne di dati esterni in un documento di Word

Usare colonne di dati esterni in un documento di Word

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Questo articolo illustra una procedura semplice ed efficiente per immettere dati accurati e aggiornati in un documento di lavoro. È possibile usare i dati provenienti da un'origine esterna nel corpo di un documento di Microsoft Word 2013 mediante una combinazione di colonne di dati esterni di Microsoft SharePoint e controlli contenuto di Word. Può ad esempio essere necessario creare all'interno di una raccolta documenti un contratto standard per i clienti che contiene nome del cliente, nome della società e numero di telefono archiviati in un database line-of-business (LOB), quale SAP o Dynamics CRM.

Per ulteriori informazioni, vedere trovare contenuto relativo a dati esterni e impostare un modello di file per una raccolta documenti o moduli.

Per saperne di più

Prima di iniziare

Ulteriori informazioni sui documenti strutturati

Creare colonne di dati esterni in un elenco o una raccolta

Creare un modello di Word per visualizzare dati esterni nei controlli contenuto

Creare un documento di Word e immettere dati

Prima di iniziare

L'uso di dati esterni presuppone l'esecuzione di alcune attività per l'abilitazione dell'accesso sicuro ai dati, che sono un prerequisito. Le informazioni che seguono consentono di pianificare i passaggi successivi e di identificare i problemi in caso di difficoltà nell'uso dei dati esterni. Per accedere ai dati esterni l'utente o un amministratore deve eseguire queste operazioni:

Preparare l'origine dati esterna    Un amministratore potrebbe avere la necessità di creare un account e concedere le autorizzazioni per l'origine dati affinché solo le persone corrette giuste accesso ai dati, per evitare che questi ultimi vengano usati da persone non autorizzate. In un database esterno l'amministratore può anche scegliere di creare tabelle, visualizzazioni e query specifiche per restituire solo i risultati necessari e migliorare le prestazioni.

Configurare i servizi e gli account di SharePoint    Un amministratore deve attivare il servizio di integrazione applicativa dei dati e il servizio di archiviazione sicura.

Configurare il servizio di archiviazione sicura    Un amministratore deve: determinare la modalità di accesso migliore per l'origine dati esterna, creare un'applicazione di destinazione e impostare le credenziali per l'applicazione di destinazione.

Configurare il servizio di integrazione applicativa dei dati    Un amministratore deve assicurarsi che l'utente che crea il tipo di contenuto esterno abbia le autorizzazioni per l'archivio dei metadati del servizio di integrazione applicativa dei dati e che gli utenti appropriati abbiano accesso al tipo di contenuto esterno su cui si basa l'elenco esterno.

Creare un tipo di contenuto esterno    Un utente deve definire un tipo di contenuto esterno che includa informazioni sulle connessioni, l'accesso, i metodi operativi, le colonne, i filtri e gli altri metadati usati per il recupero dei dati dall'origine dati esterna.

Verificare che i prodotti Office siano pronti all'uso    Per sincronizzare dati esterni con i prodotti Office, è necessario disporre Windows 7 o versioni successive e prodotti software gratuiti seguenti, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 and WCF Data Services 5.0 per OData V3 in ogni computer client (se necessario, che vengono automaticamente viene richiesto di scaricare il software). Inoltre, assicurarsi che l'opzione di installazione di Office, Servizi di integrazione applicativa    è attivato (è l'impostazione predefinita). Questa opzione consente di installare il Business connettività servizi Runtime del Client che esegue le operazioni seguenti: memorizza e Sincronizza con dati esterni, mappe dati business per i tipi di contenuto esterno, Visualizza selezione elemento esterno nei prodotti Office e viene eseguito personalizzato soluzioni all'interno di prodotti Office.

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Ulteriori informazioni sui documenti strutturati

I documenti strutturati consentono di controllare i punti di un documento in cui può apparire contenuto, il tipo di contenuto che può apparire in un documento, nonché se il contenuto possa o meno essere modificato. Alcuni esempi di documenti strutturati sono:

  • Un documento legale che contiene linguaggio legale che non va modificato.

  • Un frontespizio standard per una proposta commerciale che richiede l'inserimento di titolo, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono e nome da parte di un autore.

  • Una fattura che include automaticamente i dati aggiornati del cliente.

Per creare un documento strutturato in Word 2013 si usano controlli contenuto che consentono di fissare la posizione del contenuto, specificare il tipo di contenuto, ad esempio testo, data o immagine, evidenziare il testo con un colore e controllare l'esecuzione di modifiche. È anche possibile collegare automaticamente i controlli contenuto alle colonne di dati esterni corrispondenti.

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Creare colonne di dati esterni in un elenco o in una raccolta

Nota:  Per creare una colonna di dati esterni è necessario disporre dell'autorizzazione di collaborazione o di un'autorizzazione superiore sull'elenco o raccolta.

  1. Passare al sito di SharePoint e quindi all'elenco o raccolta.

    Nota:  Non è possibile aggiungere una colonna di dati esterni a un elenco esterno.

  2. Fare clic su Elenco o Raccolta >Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta.

  3. Nella sezione Colonne fare clic su Crea colonna.

  4. Immettere il nome della colonna, ad esempio Cliente, quindi in Tipi di colonna fare clic su Dati esterni.

  5. In Tipo di contenuto esterno fare clic su Selezione tipo di contenuto esterno e quindi selezionare l'elemento appropriato nell'elenco di tipi di contenuto esterni, ad esempio Cliente.

  6. Stabilire in che modo gestire le azioni definite per il tipo di contenuto esterno eseguendo una o più delle operazioni seguenti:

    • Per visualizzare un menu di una o più azioni, fare clic su Visualizza il menu Azioni.

    • Per fare in modo che la colonna di dati esterni esegua l'azione predefinita quando viene selezionata, fare clic su Collega questa colonna all'azione predefinita per il tipo di contenuto esterno.

  7. In Aggiungi una colonna per visualizzare i seguenti campi aggiuntivi fare clic su Seleziona tutti i campi oppure selezionare uno o più nomi di campo specifici, ad esempio NomeSocietà e TelefonoSocietà.

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Creare un modello di Word per visualizzare dati esterni nei controlli contenuto

  1. Nella raccolta documenti di SharePoint fare clic su Raccolta > Impostazioni raccolta.

  2. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni avanzate.

  3. Nella sezione Modello documento, in URL modello fare clic su Modifica modello.

  4. Dopo l'apertura di Word 2013, per visualizzare o nascondere il riquadro informazioni documento, nel gruppo Modelli della scheda Sviluppo fare clic su Riquadro documento, selezionare o deselezionare Mostra sempre il riquadro informazioni documento all'apertura del documento e al primo salvataggio e quindi fare clic su OK.

  5. Aggiungere il testo standard da visualizzare in tutti i documenti.

    Ad esempio, può essere utile aggiungere un testo contrattuale standard necessario per tutte le proposte di vendita.

  6. Nella scheda Inserisci, nel gruppo Testo fare clic su Parti rapide, selezionare Proprietà documento e quindi fare clic e trascinare ogni campo basato sulle colonne di dati esterni nel corpo del documento, come controlli contenuto.

    Ad esempio, fare clic e trascinare NomeCliente, NomeSocietà e TelefonoUfficio.

  7. Fare clic su File > Salva, quindi scegliere Esci Word 2013.

  8. In SharePoint, nella pagina Impostazioni avanzate della raccolta documenti fare clic su OK.

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Creare un documento di Word e immettere dati

  1. Nella raccolta documenti fare clic su Documento > Nuovo documento.

  2. Modificare e rivedere il testo standard in base alle proprie esigenze.

  3. Per inserire i valori corretti per le colonne di dati esterni, selezionare il controllo contenuto che contiene il selettore degli elementi di dati esterni.

    Ad esempio, selezionare il nome del cliente appropriato e i valori Cliente, NomeSocietà e TelefonoUfficio verranno compilati automaticamente.

  4. Fare clic su File>Salva e quindi uscire da Word.

I valori della colonna di dati esterni vengono ora salvati nel documento di Word e vengono visualizzati come valori della colonna di dati esterni corrispondente per il documento salvato nella raccolta documenti.

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