Usare Assistente pianificazione e ricerca sala per riunioni in Outlook

Se si usa un account di Office 365 o di Microsoft Exchange con Outlook, è possibile usare Assistente pianificazione e ricerca sala per pianificare le riunioni.

Usare Assistente Pianificazione

  1. Nella cartella posta in arrivoselezionare nuovi elementi > riunione o nel Calendarioselezionare nuova riunione. Per creare una nuova convocazione riunione, si può usare anche la scelta rapida da tastiera CTRL+MAIUSC+Q.

  2. Aggiungere partecipanti nella casella a .

  3. Nella casella oggetto immettere una descrizione della riunione o dell'evento.

  4. Selezionare Assistente pianificazione dalla barra multifunzione. Verrà visualizzata una riga per ogni destinatario immesso nella casella a. Se si vogliono aggiungere altri partecipanti, è possibile digitarne il nome in una riga vuota nell'Assistente pianificazione.

  5. Le volte in cui i partecipanti sono occupati sono visualizzati in blu scuro. Le volte in cui i partecipanti hanno un appuntamento provvisorio vengono visualizzati in un blocco di hash blu chiaro e gli orari al di fuori dell'orario di lavoro dei partecipanti vengono visualizzati in grigio chiaro. Selezionare un orario disponibile per tutti i partecipanti.

  6. Per selezionare un'ora ottimale per tutti i partecipanti, usare il Finder della sala nella colonna destra. Puoi vedere in che periodo i partecipanti hanno conflitti.

Usare il Finder sala 

  1. In una nuova riunione selezionare il pulsante Assistente pianificazione sulla barra multifunzione.

  2. Usare l'elenco a discesa Mostra una sala per selezionare un elenco di sale. Questi elenchi sono configurati da Microsoft Exchange o dall'amministratore di Office 365. 

    Usare il Finder sala per vedere le sale riunioni disponibili per la riunione.

  3. Selezionare una sala disponibile per aggiungere la sala all'assistente pianificazione e alla riunione come destinatario. 

  4. Il riquadro Orari suggeriti consente di individuare l'orario migliore per la riunione, ovvero l'ora in cui la maggior parte dei partecipanti è disponibile. L'orario migliore per la riunione viene visualizzato nella parte superiore del riquadro. Per selezionare uno degli orari suggeriti, fare clic sul suggerimento per l'ora nel riquadro orari suggeriti . È anche possibile selezionare manualmente un orario nella griglia disponibilità.

    Usare la selezione orari suggeriti per verificare la disponibilità dei partecipanti.

    1. Se si vuole che la riunione venga riattivata, nel gruppo Opzioni del menu riunione fare clic su ricorrenza, selezionare il criterio di ricorrenza e quindi fare clic su OK.

      Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione di riunione, il menu della riunione passa alla riunione ricorrente.

  5. Al termine della configurazione della riunione, fare clic su Invia.

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