Usare Assistente Pianificazione e ricerca sala per le riunioni di Outlook

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Se si utilizza un account Office 365 o di Microsoft Exchange con Outlook, è possibile usare Assistente Pianificazione e ricerca sala per pianificare le riunioni.

Usare Assistente Pianificazione

  1. Posta in arrivo selezionare Nuovi elementi > riunione o nel calendario, selezionare Nuova riunione. È anche possibile utilizzare i tasti di scelta rapida Ctrl + MAIUSC + Q per creare una nuova convocazione riunione.

  2. Aggiungere partecipanti nella casella a .

  3. Nella casella oggetto immettere una descrizione della riunione o l'evento.

  4. Selezionare Assistente Pianificazione dalla barra multifunzione. Verrà visualizzata una riga per ogni destinatario a che è stata immessa nella casella. Se si desidera aggiungere altri partecipanti, è possibile digitare il nome della persona in qualsiasi riga vuota in Assistente pianificazione.

  5. Ora che i partecipanti sono occupati vengono visualizzati in blu scuro. Ora che i partecipanti hanno un appuntamento provvisorio vengono visualizzate in un blocco di hashing blu chiaro e ore non lavorative, i partecipanti sono visualizzate in grigio chiaro. Selezionare un orario disponibile per tutti i partecipanti.

  6. Per selezionare un intervallo di tempo ottimale per tutti i partecipanti, utilizzare la Ricerca sala nella colonna a destra. È possibile vedere quali volte i partecipanti sono in conflitto.

Utilizzare la ricerca sala

  1. In una nuova riunione, selezionare il pulsante Assistente Pianificazione nella barra multifunzione.

  2. Usare Mostra un elenco di chat room elenco a discesa per selezionare un elenco di chat room. Gli elenchi vengono impostati dall'amministratore di Microsoft Exchange o Office 365. 

    Utilizzare la ricerca sala per vedere delle sale riunioni disponibili per la riunione.

  3. Selezionare una sala disponibile per aggiungere la chat room Assistente Pianificazione e alla riunione come un destinatario.

  4. Riquadro Orari suggeriti consente di individuare l'orario migliore per la riunione, è definita come ora quando sono disponibili la maggior parte dei partecipanti. L'orario migliore per una riunione viene visualizzata nella parte superiore del riquadro. Per selezionare una qualsiasi delle suggerita volte, fare clic sul suggerimento ora nel riquadro Orari suggeriti . È inoltre possibile selezionare manualmente una volta nella griglia della disponibilità dei partecipanti.

    Usare lo strumento di selezione orari suggeriti per verificare quando i partecipanti sono disponibili.

    1. Se si vuole rendere l'appuntamento ricorrente, nel gruppo Opzioni del menu riunione fare clic su ricorrenza, selezionare il criterio di ricorrenza e quindi fare clic su OK.

      Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione di riunione, la riunione dal menu diventa Riunione ricorrente.

  5. Dopo aver completato la configurazione della riunione, fare clic su Invia.

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