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In questo articolo sono disponibili informazioni dettagliate su come tenere traccia delle informazioni relative ai costi. È possibile scoprire come e dove immettere i vari dettagli per i costi, in modo da poter visualizzare e analizzare periodicamente i costi totali, man mano che il progetto avanza. La disponibilità di informazioni accurate sulle destinazioni dei costi sarà di grande aiuto per prendere decisioni migliori per completare il progetto nel rispetto del preventivo. |
Suggerimenti iniziali per la gestione dei costi
Questo articolo corrisponde a uno dei molti obiettivi per la gestione dei progetti indicati nella Guida di orientamento alla gestione dei progetti.
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Stima dei costi del progettoLa cronologia dei costi dei progetti simili al progetto pianificato può essere utile quando si inizia. Aiuta a prevenire costosi errori. Se l'organizzazione ha esperti di Project Management Office (PMO), è anche possibile discutere con loro dei piani di costo e budget oppure chiedere a un membro del team esperto e esperto di esaminare le stime dei costi delle attività e delle risorse. Le stime dei costi sono difficili: le organizzazioni più grandi seguono le linee guida del PMO o assumono estimatori professionali.
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Conoscenza dei tipi di costi registrati in Project La maggior parte dei costi di un progetto deriva dalle risorse lavoro, ovvero le persone che lavorano alle attività assegnate o i materiali e le apparecchiature necessari per completare un progetto. I costi delle risorse sono solitamente basati su tariffe orarie o unitarie, ma può trattarsi anche di costi una tantum, come nel caso di costi per consulenze, forniture o viaggi. I costi non associati alle risorse vengono di solito immessi come costi fissi per attività specifiche o per il progetto nel suo complesso.
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Immissione dei costi I costi delle risorse vengono immessi nella visualizzazione Elenco risorse per i collaboratori pagati a ore, i dipendenti, gli appaltatori, i costi dei materiali o altri costi una tantum, come assicurazioni o cauzioni. I costi per le attività vengono immessi in una tabella dei costi che è possibile aggiungere a qualsiasi elenco di attività.
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Ottenere i totali dei costi Project calcola i totali dei costi immessi in modo da verificare rapidamente il calcolo dei costi del progetto. Condividere queste informazioni sui costi con gli stakeholder del progetto, che potrebbero cercarle.
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Impostazione del preventivo Quando i costi totali sono vicini al preventivo stabilito per il progetto insieme agli altri stakeholder, il salvataggio di una previsione consente di confermare tali costi totali come preventivo per il progetto. Questa operazione viene in genere eseguita dopo aver immesso tutte le informazioni necessarie per il progetto e prima che inizi il lavoro effettivo. Una previsione di preventivo di questo tipo è necessaria se si prevede di tenere traccia dei costi e di gestirli, in particolare se si eseguirà l'analisi del costo realizzato per esaminare le variazioni dei costi nel progetto. Per altre informazioni, vedere Impostare e salvare una previsione.
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Esecuzione di analisi dei costi Esportare i dati dei costi in Excel per eseguire analisi approfondite tramite tabelle pivot, grafici e altre caratteristiche di Excel, come la formattazione condizionale e i grafici sparkline, come illustrato nella figura seguente.
In alternativa, si possono usare le relazioni grafiche in Project per visualizzare un grafico pivot del costo realizzato (comunemente noto come curva a S).
È possibile spingersi ancora oltre e creare un'analisi avanzata dei dati di Project tramite le caratteristiche di analisi ANOVA disponibili negli strumenti di analisi in Excel. Non esistono in effetti veri e propri limiti per l'analisi dei costi di Project.
Immissione dei costi nel progetto
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Prima di tutto è necessario immettere le tariffe delle persone che svolgeranno il lavoro e le tariffe unitarie per il materiale necessario per completare il progetto. È poi necessario immettere i costi "fissi" per le apparecchiature e gli eventuali costi una tantum di cui si vuole tenere traccia nel progetto. Project calcola automaticamente i costi effettivi in base al lavoro effettivo accumulato o ai materiali consumati per le attività. Se necessario, tuttavia, è possibile immettere manualmente i costi effettivi per qualsiasi attività assegnata e completata. |
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Dopo avere immesso i costi per risorse, attività o entrambe, esaminare i totali per verificare se è necessario modificarli per raggiungere gli obiettivi di costo. |
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A un certo punto, sarà necessario preparare una relazione delle informazioni sui costi del progetto da presentare ad altre persone dell'organizzazione. È possibile usare una relazione predefinita sui costi, come la relazione Flusso di cassa o Costo realizzato oppure visualizzare immediatamente i dati dei costi in una relazione grafica, come un grafico pivot di Excel o un diagramma pivot di Visio. |
Gestire i costi del progetto
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Dopo aver immesso le stime per i costi, salvarle insieme alla previsione per definire il preventivo. In questo modo sarà possibile confrontare i costi pianificati con quelli effettivi nel corso del progetto e prevedere se i costi rimarranno entro il preventivo o meno. |
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Verificare lo stato della programmazione, da semplice a esperto |
Controllare lo stato di avanzamento delle attività e i costi accumulati, per stabilire se sarà possibile rispettare il preventivo del progetto o se esistono rischi di superarlo. |
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Eseguire l'analisi del costo realizzato in qualsiasi momento durante il progetto per scoprire se i costi sostenuti sono in linea con il lavoro eseguito e corrispondono alla previsione impostata per attività, risorse e assegnazioni. |
