Trovare i record che presentano le date più o meno recente

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In questo articolo viene spiegato come utilizzare query dei primi valori e le query di totalizzazione per trovare le date più recenti o meno recenti in un set di record. Questo consente di rispondere a un'ampia gamma di domande aziendali, ad esempio quando un cliente ultimo ordinate di o quali trimestri cinque sono state le procedure per le vendite, in base alla città.

In questo articolo

Panoramica

Preparare i dati di esempio per procedere con gli esempi

Trovare la data più o meno recente

Trovare le date più o meno recente per i gruppi di record

Panoramica

È possibile classificare i dati ed esaminare gli elementi più alti classificati utilizzando una query primi valori. Una query di primo valore è una query di selezione che restituisce un numero specificato o % dei valori nella parte superiore dei risultati, ad esempio le cinque pagine più popolari in un sito web. È possibile utilizzare una query primi valori su qualsiasi tipo di valori, non devono essere numeri.

Se si desidera raggruppare o riepilogare i dati prima classificare, non è necessario utilizzare una query primi valori. Si supponga ad esempio, è necessario trovare i numeri delle vendite per una data specificata per ogni città in cui la propria azienda opera. In caso, le città diventano categorie (è necessario trovare i dati per città), pertanto è utilizzare una query di totalizzazione.

Quando si utilizza una query dei primi valori per trovare i record che contengono le date più recenti o meno recenti in una tabella o un gruppo di record, è possibile rispondere svariate esigenze aziendali, ad esempio le operazioni seguenti:

  • Chi rende vendite più recente?

  • Quando è stato un cliente effettuato l'ultimo ordine?

  • Quando sono tre compleanni i membri del team?

Per creare una query di valore superiore, iniziare creando una query di selezione. Ordinare i dati in base alla domanda: se si sta cercando nella parte superiore o inferiore. Se è necessario raggruppare o riepilogare i dati, è possibile trasformare la query di selezione in una query di totalizzazione. È quindi possibile utilizzare una funzione di aggregazione, ad esempio Max o Min per restituire il valore più alti o più bassi, o prima o l'ultimo per restituire la data più recente o meno.

In questo articolo si presuppone che i valori di data che usano dispongano di dati Data/ora tipo. Se i valori di data in un campo di testo.

Si consiglia di utilizzare un filtro al posto di una query dei primi valori

È in genere migliore se si dispone di una data specifica in considerazione un filtro. Per determinare se è necessario creare una query primi valori o applicare un filtro, tenere presente quanto segue:

  • Se si desidera tornare tutti i record in cui le corrispondenze di data nelle versioni precedenti a o entro una data specifica, utilizzare un filtro. Per visualizzare le date per le vendite tra aprile e maggio, ad esempio, si applica un filtro.

  • Se si desidera restituire un determinato intervallo di record che contengono le date più recenti o meno recenti in un campo, e non si conoscono i valori di data esatta o non ha importanza, si crea una query valori superiore. Ad esempio, per visualizzare i trimestri di vendita migliori cinque, utilizzare una query dei primi valori.

Per ulteriori informazioni sulla creazione e utilizzo dei filtri, vedere l'articolo Applica un filtro per la visualizzazione selezionare i record in un database di Access.

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Preparare i dati di esempio per procedere con gli esempi

La procedura descritta in questo articolo utilizza i dati nelle tabelle di esempio seguenti.

Nella tabella dipendenti   

Cognome

Primo Nome

Indirizzo

Città

CountryOrR egion

Nascita Data

Ingaggiare Data

Ruspini

Davide

Piazza Martedì 28

Milano

Italia

05.02.68

10.06.94

Martino

Agostino

Via Giovedì 47

Bologna

Italia

22.05.57

22.11.96

Pica

Guido

Via Mercoledì 15

Firenze

Italia

11.11.60

11.03.00

Tanara

Marco

Corso Venerdì 68

Bologna

Italia

22.03.64

22.06.98

Monaco

Massimiliano

Via Domenica 25

Modena

Italia

05.06.72

05.01.02

Guaita

Daniela

Via Mercoledì 8

Firenze

Italia

23.01.70

23.04.99

Garghentini

Davide

Piazza Venerdì 72

Parma

Italia

14.04.64

14.10.04

Giorgi

Adriana

Via Martedì 58

Piacenza

Italia

29.10.59

29.03.97

La tabella EventType   

IDTipo

Evento Tipo

1

Lancio nuovo prodotto

2

Incontro aziendale

3

Incontro privato

4

Raccolta fondi

5

Fiera

6

Conferenza

7

Concerto

8

Mostra

9

Fiera di strada

Tabella Clienti    

IDCliente

Società

Contatto

1

Arti grafiche Contoso

Giuseppe Russo

2

Tailspin Toys

Alice Ciccu

3

Fabrikam

Luisa Cazzaniga

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Roberto Tamburello

6

Adventure Works

Maurizio Macagno

7

Istituto di progettazione

Nino Olivotto

8

School of Fine Art

Raffaella Bonaldi

Tabella Eventi    

IDEvento

Evento Tipo

Cliente

Evento Data

Prezzo

1

Lancio nuovo prodotto

Arti grafiche Contoso

14/4/2011

€ 10.000

2

Riunione aziendale

Tailspin Toys

21/4/2011

€ 8.000

3

Fiera

Tailspin Toys

01.05.11

€ 25.000

4

Mostra

Graphic Design Institute

5/13/2011

€ 4.500

5

Fiera

Arti grafiche Contoso

5/14/2011

€ 55.000

6

Concerto

School of Fine Art

5/23/2011

€ 12.000

7

Lancio nuovo prodotto

A. Datum

1/6/2011

€ 15.000

8

Lancio nuovo prodotto

Wingtip Toys

18/6/2011

€ 21.000

9

Raccolta fondi

Adventure Works

22/6/2011

€ 1.300

10

Conferenza

Graphic Design Institute

25/6/2011

€ 2.450

11

Conferenza

Arti grafiche Contoso

4/7/2011

€ 3.800

12

Fiera di strada

Graphic Design Institute

4/7/2011

€ 5.500

Nota: La procedura illustrata in questa sezione presuppone che le tabelle Clienti e Tipi di evento si trovino sul lato "uno" di relazioni uno-a-molti con la tabella Eventi. In questo caso, la tabella Eventi condivide i campi IDCliente e IDTipo. Le query di totalizzazione descritte nella sezione successiva non funzioneranno senza queste relazioni.

Incollare i dati di esempio in fogli di lavoro di Excel

  1. Avviare Excel. Verrà aperta una nuova cartella vuota.

  2. Premere SHIFT+F11 per inserire un foglio di lavoro (ne occorrono quattro).

  3. Copiare i dati di ogni tabella di esempio in un foglio di lavoro vuoto. Includere le intestazioni di colonna, ovvero la prima riga.

Creare tabelle di database dai fogli di lavoro

  1. Selezionare i dati del primo foglio di lavoro, incluse le intestazioni di colonna.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul riquadro di spostamento e quindi scegliere Incolla.

  3. Fare clic su per confermare che la prima riga contiene le intestazioni di colonna.

  4. Ripetere i passaggi da 1 a 3 per gli altri fogli di lavoro.

Trovare la data più o meno recente

La procedura descritta in questa sezione utilizza i dati di esempio per illustrare il processo di creazione di una query primi valori.

Creare una query dei primi valori di base

  1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Mostra tabella.

  2. Fare doppio clic nella tabella dipendenti e quindi fare clic su Chiudi.

    Se si utilizzano i dati di esempio, aggiungere la tabella Dipendenti alla query.

  3. Aggiungere i campi che si desidera utilizzare nella query alla griglia di struttura. È possibile fare doppio clic su ogni campo oppure trascinarlo e rilasciarlo in una cella vuota della riga Campo.

    Se si utilizza la tabella di esempio, aggiungere i campi Nome, Cognome e Data di nascita.

  4. Nel campo che contiene i primi e gli ultimi valori, ovvero il campo Data di nascita, se si utilizza la tabella di esempio, fare clic sulla riga Ordinamento e selezionare Crescente o Decrescente.

    La selezione dell'ordinamento decrescente determinerà la restituzione della data più recente, mentre la selezione dell'ordinamento crescente determinerà la restituzione della data meno recente.

    Importante: È necessario selezionare un'opzione nella riga Ordinamento solo per i campi che contengono le date. Se si specifica un ordinamento per un altro campo, la query non restituirà i risultati desiderati.

  5. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic sulla freccia in giù accanto a Tutte (elenco Primi valori) e immettere il numero di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

  6. Fare clic su Esegui Icona del pulsante per eseguire la query e aprire i risultati in visualizzazione Foglio dati.

  7. Salvare la query come NextBirthDays.

Tramite questo tipo di query dei primi valori è possibile rispondere a domande di base, ad esempio su quale sia la persona più giovane nella società. Nella procedura seguente viene illustrato l'utilizzo di espressioni e altri criteri per ottenere query più efficaci e flessibili. I criteri descritti nel procedura seguente restituiscono i primi tre compleanni dei dipendenti.

Aggiungere criteri alla query

Questa procedura utilizza la query creata nella procedura precedente. È possibile eseguire insieme a una query di diversi valori superiore, a condizione che contiene dati effettivi di data/ora, non i valori di testo.

Suggerimento: Se si desidera comprenderne meglio il funzionamento di questa query, passare dalla visualizzazione struttura alla visualizzazione Foglio dati in ogni fase. Se si desidera visualizzare il codice della query effettivo, passare alla visualizzazione SQL. Per spostarsi tra le visualizzazioni, pulsante destro del mouse sulla scheda nella parte superiore della query e quindi fare clic sulla visualizzazione desiderata.

  1. Nel riquadro di spostamento, pulsante destro del mouse sulla query NextBirthDays e quindi scegliere Visualizzazione struttura.

  2. Nella griglia di struttura della query, nella colonna a destra della data di nascita, immettere quanto segue:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
    Questa espressione estrae il mese dalla data di nascita utilizzando la funzione DatePart .

  3. Nella colonna successiva della griglia di struttura della query, immettere quanto segue:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    questa espressione estrae il giorno del mese dalla data di nascita utilizzando la funzione DatePart .

  4. Deselezionare le caselle di controllo nella riga Mostra per ognuna delle due espressioni che appena immesso.

  5. Fare clic sulla riga Ordina per ogni espressione e quindi selezionare crescente.

  6. Nella riga criteri della colonna Data di nascita, digitare l'espressione seguente:
    Month ([data di nascita]) > Month o Month([Birth Date]) = Day([Birth Date]) e Month > Day
    questo espressione vengono eseguite le operazioni seguenti:

    • Mese ( [data di nascita]) > Month specifica che la data di nascita di ogni dipendente rientri nel mese successivo.

    • Il mese ([data di nascita]) = Day([Birth Date]) e Month > Day specifica che, se la data di nascita si verifica il giorno del mese corrente, tale compleanno cade il o dopo il giorno corrente.

      In breve, questa espressione esclude i record in cui la data di nascita avviene tra gennaio 1 e la data corrente.

      Suggerimento: Per altri esempi di espressioni di criteri di query, vedere l'articolo esempi di criteri di query.

  7. Nel gruppo Imposta Query della scheda Progettazione digitare 3 nella casella mittente.

  8. Nel gruppo Risultati della scheda Progettazione fare clic su Esegui Icona del pulsante .

Nota: In una query personalizzata utilizzando i propri dati, è possibile visualizzare talvolta più record superiore a quello specificato. Se i dati contengono più record che condividono un valore compreso tra i primi valori, la query restituirà tutti questi record anche se comporta la restituzione di record maggiore desiderato.

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Trovare le date più o meno recente per i gruppi di record

Utilizzare una query di totalizzazione per trovare le date più recenti o meno i record che possono essere suddivise in gruppi, ad esempio gli eventi raggruppati in base alla città. Una query di totalizzazione è una query di selezione che utilizza le funzioni di aggregazione (ad esempio Group By, Min, Max, conteggio, primae ultima) per calcolare i valori per ogni campo di output.

Includere il campo che si desidera utilizzare per categorie – Raggruppa per: e il campo con valori che si desidera riepilogare. Se si includono altri campi di output, ad esempio, i nomi dei clienti quando si desidera raggruppare in base al tipo di evento, la query anche utilizzerà tali campi per rendere i gruppi, modificare i risultati in modo da non rispondere a domande originale. Per identificare le righe con gli altri campi, creare un'altra query che utilizza la query di totalizzazione come origine e aggiungere i campi aggiuntivi alla query.

Suggerimento: Creazione di query in passaggi è una strategia efficace per rispondere alle domande più avanzate. Se si verificano problemi con una query complessa per l'uso, è consigliabile se è possibile interromperla verso il basso in una serie di query più semplice.

Creare una query di totalizzazione

Questa procedura utilizza gli eventi di esempio nella tabella e la tabella di esempio EventType per rispondere a questa domanda:

Quando è stata l'evento più recente di ogni tipo di evento, escludendo concerti?

  1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

  2. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic sugli eventi ed EventType tabelle.
    Ogni tabella verrà visualizzata nella sezione superiore della finestra di Progettazione query.

  3. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

  4. Fare doppio clic sul campo EventType della tabella EventType e quello EventDate nella tabella Events per aggiungere i campi alla griglia di struttura della query.

  5. Nella griglia di struttura della query nella riga criteri del campo EventType immettere lt > concerto.

    Suggerimento: Per altri esempi di espressioni di criteri, vedere l'articolo esempi di criteri di query.

  6. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Struttura fare clic su Totali.

  7. Nella griglia di struttura della query fare clic sulla riga totale del campo EventDate e quindi fare clic su Max.

  8. Nel gruppo risultati della scheda Progettazione fare clic su Visualizza e quindi fare clic su Visualizzazione SQL.

  9. Nella finestra SQL alla fine della clausola SELECT subito dopo la parola chiave AS, sostituire MaxOfEventDate con MostRecent.

  10. Salvare la query come MostRecentEventByType.

Creare una seconda query per aggiungere più dati

Questa procedura viene utilizzata la query MostRecentEventByType della procedura precedente per rispondere a questa domanda:

Chi è stato il cliente in corrispondenza dell'evento più recente di ogni tipo di evento?

  1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

  2. Nella scheda query della finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic sulla query MostRecentEventByType.

  3. Nella scheda tabelle nella finestra di dialogo, fare doppio clic nella tabella eventi e la tabella clienti.

  4. Nella finestra di Progettazione query, fare doppio clic sui campi seguenti:

    1. Nella tabella Events fare doppio clic su EventType.

    2. Query MostRecentEventByType fare doppio clic su MostRecent.

    3. Nella tabella clienti fare doppio clic su società.

  5. Nella griglia di struttura della query nella riga ordinamento della colonna EventType selezionare crescente.

  6. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

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