Trasferire dati da Excel ad Access

Questo articolo illustra come trasferire i dati da Excel per accedere e convertire i dati in tabelle relazionali in modo da poter usare Microsoft Excel e accedere insieme. Per riepilogare, l'accesso è ottimale per acquisire, archiviare, eseguire query e condividere dati ed Excel è consigliabile per il calcolo, l'analisi e la visualizzazione dei dati.

Due articoli, con Access o Excel per gestire i dati e i primi 10 motivi per usare Access con Excel, discutere il programma più adatto per una determinata attività e come usare Excel e Access together per creare una soluzione pratica.

Quando si trasferiscono dati da Excel ad Access, è possibile eseguire tre passaggi di base per il processo.

Tre passaggi di base

Nota: Per informazioni sulla modellazione dei dati e le relazioni in Access, vedere nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

Passaggio 1: importare dati da Excel ad Access

L'importazione di dati è un'operazione che può risultare molto più agevole se si prende del tempo per preparare e pulire i dati. L'importazione di dati è come spostarsi in una nuova abitazione. Se si pulisce e si organizzano i propri beni prima di trasferirsi, è molto più semplice risolvere la propria nuova abitazione.

Pulire i dati prima di importare

Prima di importare dati in Access, in Excel è consigliabile:

  • Converte le celle che contengono dati non atomici (ovvero più valori in una cella) in più colonne. Ad esempio, una cella in una colonna "Skills" che contiene più valori skill, ad esempio "programmazione C#", "programmazione VBA" e "progettazione Web" devono essere suddivisi per separare colonne che contengono un solo valore skill.

  • Usare il comando Ritaglia per rimuovere spazi incorporati iniziali, finali e multipli.

  • Rimuovere i caratteri non stampabili.

  • Trovare e correggere gli errori di ortografia e punteggiatura.

  • Rimuovere le righe duplicate o i campi duplicati.

  • Assicurarsi che le colonne di dati non contengano formati misti, in particolare i numeri formattati come testo o le date formattate come numeri.

Per altre informazioni, vedere gli argomenti della Guida di Excel seguenti:

Nota: Se le esigenze di pulizia dei dati sono complesse oppure non si ha il tempo o le risorse necessarie per automatizzare il processo autonomamente, è consigliabile usare un fornitore di terze parti. Per altre informazioni, cercare "software per la pulizia dei dati" o "qualità dei dati" dal motore di ricerca preferito nel Web browser.

Scegliere il tipo di dati migliore durante l'importazione

Durante l'operazione di importazione in Access, si desidera eseguire scelte ottimali in modo da ricevere pochi errori di conversione (se presenti) che richiedono un intervento manuale. La tabella seguente riepiloga il modo in cui i formati numerici di Excel e i tipi di dati di Access vengono convertiti quando si importano dati da Excel in Access e offre alcuni suggerimenti sui migliori tipi di dati da scegliere nella procedura guidata Importa foglio di calcolo.

Formato numero di Excel

Tipo di dati di Access

Commenti

Procedura consigliata

Testo

Testo, Memo

Il tipo di dati testo di Access archivia i dati alfanumerici fino a 255 caratteri. Il tipo di dati Memo di Access archivia i dati alfanumerici fino a 65.535 caratteri.

Scegliere Memo per evitare di troncare i dati.

Numero, percentuale, frazione, scientifica

Numero

Access include un tipo di dati Number che varia in base a una proprietà di dimensione campo (byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).

Scegliere Double per evitare eventuali errori di conversione dei dati.

Data

Date

Access ed Excel usano entrambi lo stesso numero di data seriale per archiviare le date. In Access l'intervallo di date è più grande: da-657.434 (1 gennaio 100 D.C.) a 2.958.465 (31 dicembre 9999 D.C.).

Poiché Access non riconosce il sistema di data 1904 (usato in Excel per Macintosh), è necessario convertire le date in Excel o Access per evitare confusione.

Per altre informazioni, vedere modificare l'interpretazione del sistema data, del formato o dell'anno a due cifre e l'importazione o il collegamento ai dati in una cartella di lavoro di Excel.

Scegliere Data.

Time

Ora

Access ed Excel memorizzano entrambi i valori di data e ora usando lo stesso tipo di dati.

Scegli ora, che in genere è l'impostazione predefinita.

Valuta, contabilità

Valuta

In Access il tipo di dati Currency archivia i dati come numeri a 8 byte con precisione in quattro posizioni decimali e viene usato per archiviare i dati finanziari e impedire l'arrotondamento dei valori.

Scegliere valuta, che in genere è l'impostazione predefinita.

booleano

Sì/No

Access USA-1 per tutti i valori Yes e 0 per tutti i valori No, mentre Excel USA 1 per tutti i valori TRUE e 0 per tutti i valori FALSE.

Scegliere Sì/No, che converte automaticamente i valori sottostanti.

Collegamento ipertestuale

Collegamento ipertestuale

Un collegamento ipertestuale in Excel e Access contiene un URL o un indirizzo Web che è possibile fare clic e seguire.

Scegliere collegamento ipertestuale, altrimenti Access può usare il tipo di dati testo per impostazione predefinita.

Una volta che i dati sono in Access, è possibile eliminare i dati di Excel. Non dimenticare di eseguire il backup della cartella di lavoro originale di Excel prima di eliminarla.

Per altre informazioni, vedere l'argomento della Guida di Access importare o collegare dati in una cartella di lavoro di Excel.

Accodare automaticamente i dati in modo semplice

Un problema comune che gli utenti di Excel hanno è l'aggiunta di dati con le stesse colonne in un foglio di lavoro di grandi dimensioni. Ad esempio, potresti avere una soluzione di Asset Tracking iniziata in Excel, ma che ora è cresciuta fino a includere file da molti gruppi di lavoro e reparti. Questi dati possono essere inclusi in fogli di lavoro e cartelle dati diversi o in file di testo che includono feed di altri sistemi. Non esiste un comando di interfaccia utente o un modo semplice per aggiungere dati simili in Excel.

La soluzione migliore consiste nell'usare Access, in cui è possibile importare e aggiungere facilmente dati in una sola tabella usando la procedura guidata Importa foglio di calcolo. È inoltre possibile accodare molti dati in una sola tabella. È possibile salvare le operazioni di importazione, aggiungerle come attività pianificate di Microsoft Outlook e persino usare le macro per automatizzare il processo.

Passaggio 2: normalizzare i dati tramite la procedura guidata Analizzatore tabelle

A prima vista, l'esecuzione del processo di normalizzazione dei dati può sembrare un'attività scoraggiante. Fortunatamente, la normalizzazione delle tabelle in Access è un processo molto più semplice, grazie alla procedura guidata Analizzatore tabelle.

Creazione guidata Analizzatore tabelle

1. trascinare le colonne selezionate in una nuova tabella e creare automaticamente relazioni

2. usare i comandi del pulsante per rinominare una tabella, aggiungere una chiave primaria, impostare una colonna esistente come chiave primaria e annullare l'ultima azione

È possibile usare questa procedura guidata per eseguire le operazioni seguenti:

  • Convertire una tabella in un set di tabelle più piccole e creare automaticamente una relazione di chiave primaria e esterna tra le tabelle.

  • Aggiungere una chiave primaria a un campo esistente che contiene valori univoci oppure creare un nuovo campo ID che usa il tipo di dati numerazione automatica.

  • Creare automaticamente relazioni per applicare l'integrità referenziale con gli aggiornamenti a cascata. Le eliminazioni a cascata non vengono aggiunte automaticamente per evitare l'eliminazione accidentale dei dati, ma è possibile aggiungere facilmente le eliminazioni a cascata in un secondo momento.

  • Eseguire ricerche nelle nuove tabelle per i dati ridondanti o duplicati, ad esempio lo stesso cliente con due numeri di telefono diversi, e aggiornarli come desiderato.

  • Eseguire il backup della tabella originale e rinominarla aggiungendo "_OLD" al relativo nome. Si crea quindi una query che ricostruisce la tabella originale, con il nome di tabella originale in modo che eventuali maschere o report esistenti basati sulla tabella originale funzionino con la nuova struttura di tabella.

Per altre informazioni, vedere normalizzare i dati con l'analizzatore di tabella.

Passaggio 3: connettersi ai dati di Access da Excel

Dopo che i dati sono stati normalizzati in Access ed è stata creata una query o una tabella che ricostruisce i dati originali, si tratta di una semplice questione di connessione ai dati di Access da Excel. I dati sono ora in Access come origine dati esterna e possono quindi essere connessi alla cartella di lavoro tramite una connessione dati, ovvero un contenitore di informazioni che vengono usate per individuare, accedere e accedere all'origine dati esterna. Le informazioni di connessione sono archiviate nella cartella di lavoro e possono essere archiviate anche in un file di connessione, ad esempio un file di Office Data Connection (ODC) o un file di nome origine dati (estensione DSN). Dopo aver effettuato la connessione a dati esterni, è anche possibile aggiornare o aggiornare automaticamente la cartella di lavoro di Excel da Access ogni volta che i dati vengono aggiornati in Access.

Per altre informazioni, vedere importare dati da origini dati esterne (Power query).

Ottenere i dati in Access

In questa sezione vengono illustrate le fasi seguenti per normalizzare i dati: suddividere i valori nelle colonne venditore e indirizzo nei rispettivi elementi atomici, separando gli argomenti correlati nelle proprie tabelle, copiando e incollando tali tabelle da Excel in Accesso, creazione di relazioni chiave tra le tabelle di Access appena create e creazione ed esecuzione di una query semplice in Access per restituire informazioni.

Dati di esempio in formato non normalizzato

Il foglio di lavoro seguente contiene valori non atomici nella colonna SalesPerson e nella colonna Address. Entrambe le colonne devono essere divise in due o più colonne separate. Questo foglio di lavoro contiene anche informazioni su venditori, prodotti, clienti e ordini. Questa informazione deve anche essere divisa ulteriormente, per argomento, in tabelle separate.

Venditore

ID ordine

Data ordine

ID prodotto

Qtà

Prezzo

Nome cliente

Indirizzo

Telefono

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Luca

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Luca

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Luca

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informazioni nelle parti più piccole: dati atomici

Uso dei dati in questo esempio, è possibile usare il comando Text to Column in Excel per separare le parti "atomiche" di una cella, ad esempio indirizzo di strada, città, stato e codice postale, in colonne discrete.

La tabella seguente mostra le nuove colonne nello stesso foglio di lavoro dopo che sono state suddivise per rendere tutti i valori atomici. Tieni presente che le informazioni nella colonna Venditore sono state suddivise in cognome e colonne nome e che le informazioni nella colonna indirizzo sono state suddivise in colonne indirizzo di strada, città, stato e Cap. Questi dati sono in "prima maschera normale".

Cognome

Nome

 

Via e numero civico

Città

Provincia

CAP

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

MI

98227

Adams

Elena

1025 Columbia Circle

Ravenna

MI

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

MI

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

MI

98199

Interruzione di dati in argomenti organizzati in Excel

Le diverse tabelle dei dati di esempio seguenti mostrano le stesse informazioni del foglio di lavoro di Excel dopo che sono state suddivise in tabelle per venditori, prodotti, clienti e ordini. La struttura della tabella non è definitiva, ma è sulla buona strada.

La tabella venditori contiene solo informazioni sul personale addetto alle vendite. Tieni presente che ogni record ha un ID univoco (ID venditore). Il valore ID venditore verrà usato nella tabella Orders per connettere gli ordini agli addetti ai venditori.

Venditori

ID venditore

Cognome

Nome

101

Li

Yale

103

Adams

Elena

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

La tabella Products contiene solo informazioni sui prodotti. Tieni presente che ogni record ha un ID univoco (ID prodotto). Il valore ID prodotto verrà usato per connettere le informazioni sui prodotti alla tabella Dettagli ordine.

Prodotti

ID prodotto

Prezzo

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

La tabella Customers contiene solo le informazioni sui clienti. Tieni presente che ogni record ha un ID univoco (ID cliente). Il valore ID cliente verrà usato per connettere le informazioni dei clienti alla tabella Orders.

Clienti

ID cliente

Nome

Via e numero civico

Città

Provincia

CAP

Telefono

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

MI

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia Circle

Ravenna

MI

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

MI

98199

425-555-0201

La tabella Orders contiene informazioni su ordini, venditori, clienti e prodotti. Tieni presente che ogni record ha un ID univoco (ID ordine). Alcune delle informazioni in questa tabella devono essere divise in una tabella aggiuntiva contenente i dettagli dell'ordine in modo che la tabella Orders contenga solo quattro colonne, ovvero l'ID ordine univoco, la data dell'ordine, l'ID venditore e l'ID cliente. La tabella visualizzata non è ancora stata divisa nella tabella Dettagli ordine.

Ordini

ID ordine

Data ordine

ID venditore

ID cliente

ID prodotto

Qtà

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

I dettagli dell'ordine, ad esempio l'ID prodotto e la quantità, vengono spostati dalla tabella Orders e archiviati in una tabella denominata Order Details. Tieni presente che ci sono 9 ordini, quindi è logico che ci siano 9 record in questa tabella. Tieni presente che la tabella Orders contiene un ID univoco (ID ordine), che verrà indicato nella tabella Dettagli ordine.

La struttura finale della tabella Orders dovrebbe essere simile alla seguente:

Ordini

ID ordine

Data ordine

ID venditore

ID cliente

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

La tabella Dettagli ordine non contiene colonne che richiedono valori univoci, ovvero non esiste una chiave primaria, quindi è corretto che tutte le colonne contengano dati "ridondanti". Tuttavia, nessuno dei due record in questa tabella deve essere completamente identico (questa regola si applica a qualsiasi tabella in un database). In questa tabella dovrebbero essere presenti 17 record, ognuno dei quali corrisponde a un prodotto in un singolo ordine. Ad esempio, nell'ordine 2349, tre prodotti C-789 includono una delle due parti dell'intero ordine.

La tabella Dettagli ordine deve quindi essere simile alla seguente:

Dettagli ordine

ID ordine

ID prodotto

Qtà

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copia e incolla di dati da Excel in Access

Ora che le informazioni su venditori, clienti, prodotti, ordini e dettagli ordine sono state suddivise in argomenti distinti in Excel, è possibile copiare i dati direttamente in Access, dove diventano tabelle.

Creazione di relazioni tra le tabelle di Access ed esecuzione di una query

Dopo aver spostato i dati in Access, è possibile creare relazioni tra tabelle e quindi creare query per restituire informazioni su vari argomenti. Ad esempio, è possibile creare una query che restituisce l'ID ordine e i nomi dei venditori per gli ordini immessi tra 3/05/09 e 3/08/09.

È inoltre possibile creare maschere e report per semplificare l'immissione di dati e le analisi delle vendite.

Servono altre informazioni?

È sempre possibile rivolgersi a un esperto nella Tech Community di Excel, ottenere supporto nella community Microsoft o suggerire una nuova caratteristica o un miglioramento in Excel UserVoice.

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