Suggerimenti per la preparazione di un elenco di indirizzi di posta elettronica

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Indipendentemente da come intelligente è il messaggio di posta elettronica, avrà un impatto limitato se si invia ai destinatari errati.

Più la destinazione di spedizione un segmento di clienti che potrebbero interessare un'offerta specifica maggiori tasso campagna per posta elettronica di successo. Pianificare di dedicare da un terzo a metà del budget al perfezionamento dell'elenco di indirizzi ai segmenti cliente appropriato e l'ora di campagna di posta elettronica in.

È possibile limitare l'elenco di indirizzi a nomi e indirizzi di posta elettronica oppure è possibile includere ulteriori dettagli su ogni cliente in modo da poter categorizzare i clienti in segmenti che è possibile utilizzare per l'azienda.

In questo articolo

Come usare i dati dei clienti

Creare una lista di distribuzione

Combinare gli elenchi da più origini in un unico elenco

Perfezionare un elenco di destinatari

Come usare i dati dei clienti

Dopo aver ottenuto informazioni dei clienti e clienti potenziali, può essere molto utile verifica gli attributi che hanno in comune. Il modo più dettagliato che acquisizione nell'elenco di indirizzi, le altre opzioni disponibili per l'assegnazione delle lettere.

Ma assicurarsi che i dati dettagliati si tiene traccia siano i dati da utilizzare. Maggiore complessità aggiungere all'elenco di indirizzi, il carico di lavoro da eseguire per gestire l'elenco.

Ad esempio, è possibile utilizzare dati dei clienti in uno dei modi indicati di seguito.

  • Posta elettronica per i clienti in una lingua specifica     Filtrare un elenco di indirizzi per città o codice postale, in modo da annunciare facilmente una promozione soltanto ai clienti che vivono in una posizione specifica.

  • Aggiungere un messaggio di saluto personalizzato     Personalizzare una spedizione includendo i destinatari prima di tutto o ultimo nomi in una formula di apertura, separando il nome in campi di dati di titolo, nomee Cognome distinti.

  • Stato attivo sulle destinatari di una certa data     Informare i clienti di prodotti o servizi disponibili a seconda delle necessità per il passaggio ai clienti di vita (ad esempio pianificazione per il fondo pensione nel loro età compresa tra pianificazione per il fondo pensione specifica) raccogliendo le date di nascita dei clienti come anno di nascita (ad esempio "1945").

    Se si desidera offrire un buono promozionale a tutti i clienti che compiono gli anni nel mese corrente, è possibile raccogliere le date di nascita come mese, giorno e anno (ad esempio "1 gennaio 2000").

  • Personalizzare le lettere separate per genere     Presentarsi per una nuova riga di prodotto a solo uomini o solo per le donne includendo sesso di ogni cliente ("maschile" o "femmina") nell'elenco di indirizzi.

  • Utilizzo della cronologia di acquisto     Inviare gli annunci speciali per gli utenti che hanno effettuato acquisti principali recenti o informare i clienti in presenza di nuovi modelli dei marchi preferiti. A questo scopo è necessario tenere traccia della cronologia di acquisto dei clienti. È anche possibile notificare clienti per prodotti simili ("clienti che hanno acquistato l'elemento disponibile anche in questo articolo utile").

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Creare una lista di distribuzione

Nella sua forma più semplice, una lista di distribuzione è un file di testo che separa i record dei destinatari nei campi comuni. Tali elenchi in genere Scrivi sotto forma di fogli di lavoro o tabelle, in ogni record nella riga corrispondente suddiviso in colonne che contengono i campi di dati individuali, ad esempio l'elenco di indirizzi di base illustrato di seguito.

Elenco di indirizzi di base nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione

Un elenco particolarmente complessa potrebbe includere campi di dati aggiuntivi, ad esempio le preferenze di dimensione e colore prodotto, fornitore cronologia, la data di nascita e sesso.

Se si sta creando una lista di distribuzione per la prima volta, è possibile eseguire senza uscire da Publisher.

Creare un elenco di destinatari

  1. Dal menu Strumenti scegliere lettere e cataloghi e quindi fare clic su Crea elenco indirizzi.

  2. Prima di iniziare a digitare le informazioni per l'elenco, è possibile personalizzare campi aggiungendo, rimozione, ridenominazione o riordinando i campi visualizzati nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi.

    Procedura

    1. Fare clic su Personalizza colonne e quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Per aggiungere un campo, fare clic su Aggiungi. Nella finestra di dialogo Aggiungi campo digitare un nome per il nuovo campo e quindi fare clic su OK.

      • Per rimuovere un campo, selezionare il campo in Nomi dei campi e quindi fare clic su Elimina.

      • Per rinominare un campo, selezionare il campo in Nomi dei campi e quindi scegliere Rinomina. Nella finestra di dialogo Rinomina campo digitare un nuovo nome nella casella a e quindi fare clic su OK.

      • Per modificare l'ordine dei campi, selezionare il campo che si desidera spostare e quindi fare clic su Sposta su o Sposta giù fino alla posizione desiderata.

    2. Ripetere questi passaggi per immettere la modifica dell'elenco dei nomi di campo e quindi fare clic su OK.

  3. Nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi digitare le informazioni relative alla prima voce nei campi appropriati (titolo, nome, Cognome e così via).

  4. Dopo aver immesso le informazioni per la prima voce, fare clic su Nuova voce oppure premere TAB.

  5. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché non sono state aggiunte le voci.

  6. Fare clic su OK.

  7. Nella finestra di dialogo Salva elenco indirizzi digitare un nome per l'elenco di indirizzi nella casella Nome File.

    Per impostazione predefinita, l'elenco di indirizzi viene salvato nella cartella Origini dati. È consigliabile salvare l'elenco di indirizzi in questo caso, perché questa è la cartella predefinita in cui Microsoft Publisher consente di cercare le origini dati.

  8. Fare clic su Salva.

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Combinazione di più elenchi da più origini

Se si dispone di acquistano o liste di distribuzione, Publisher semplifica combinare e modificare elenchi di clienti da più origini in Publisher. È possibile scegliere quello più efficace dell'utente da assemblare un elenco di indirizzi di Publisher da qualsiasi combinazione di altri elenchi creati nei programmi seguenti:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

È anche possibile utilizzare gli elenchi che si acquistano, ad esempio quelli di Microsoft List Builder.

Specificare l'elenco da aggiungere

  1. Dal menu Strumenti fare clic su lettere e i cataloghi e quindi fare clic su Stampa unione elettronica per aprire il riquadro attività Stampa unione elettronica.

    Se la pubblicazione è connessa a un elenco di destinatari, verificare la connessione e quindi fare clic su Modifica elenco destinatari nel riquadro attività Stampa unione elettronica. Se la pubblicazione non è connessa a un elenco di destinatari esistente, fare clic su una delle opzioni in creare un elenco di destinatari e quindi fare clic su successivo: creare o connettersi a un elenco di destinatari.

  2. Nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione, in aggiunta all'elenco destinatari, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic su Seleziona un elenco esistente, selezionare un'origine dati nella finestra di dialogo Seleziona origine dati e quindi fare clic su Apri.

    • Fare clic su Seleziona dai contatti di Outlook (se viene richiesto di scegliere un profilo di posta elettronica, fare clic sul profilo che si desidera) e quindi fare clic su OK. Selezionare una cartella o lista di distribuzione nella finestra di dialogo Selezionare i contatti e quindi fare clic su OK.

    • Fare clic su Crea un nuovo elenco, aggiungere le voci desiderate nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi e quindi fare clic su OK.

Risolvere differenze quando la combinazione di elenchi

Quando si aggiunge una lista di distribuzione a un altro, uno o più campi dell'elenco aggiunto potrebbero non essere una corrispondenza nell'elenco esistente. Ad esempio, l'elenco di indirizzi che si sta aggiungendo può includere un campo CompanY nome , ma l'elenco originale non può.

Publisher viene richiesto di correggere la mancata corrispondenza tra i campi di diversi elenchi di origine, aprire la finestra di dialogo aggiunta all'elenco destinatari.

  1. Nella finestra di dialogo aggiunta all'elenco destinatari selezionare un campo che non è stato archiviato nella colonna corrispondenza, selezionare il campo che si desidera creare una corrispondenza nell'elenco campi dell'elenco di destinatari con campi corrispondenti e quindi fare clic su Confronta.

  2. Nella finestra di dialogo Corrispondenza campi verificare che il campo selezionato è elencato in corrispondenza al campo elenco di destinatari o selezionare un altro e quindi fare clic su OK.

  3. Se è necessario aggiungere un nuovo campo all'elenco di destinatari per creare una corrispondenza, selezionare il campo che si desidera aggiungere il nuovo elenco (elenco a sinistra nella finestra di dialogo aggiunta all'elenco destinatari ), fare clic su Aggiungi e quindi fare clic su OK. Sono stati aggiunti campi vengono visualizzati in nuovi campi da aggiungere all'elenco dei destinatari.

    Suggerimento: Rimuovere un campo aggiunto selezionandola nella finestra di nuovi campi da aggiungere all'elenco dei destinatari e quindi fare clic su Rimuovi.

Finestra di dialogo Aggiunta all'elenco destinatari

Come corrispondenza dei campi quando Publisher non Chiedi conferma per?

  • Nel riquadro attività Stampa unione elettronica in più elementi, fare clic su campi indirizzo e quindi fare clic su Corrispondenza campi.

Salvataggio di un collegamento a un elenco combinato

È possibile creare un collegamento all'elenco combinato per l'uso in altre lettere. Ogni volta che si modifica una singola voce nell'elenco combinato, la voce modificata aggiornamenti anche nel file di origine se tale file è disponibile per la modifica. Se non si desidera aggiornare il file di origine, esportare l'elenco dei destinatari in un nuovo file.

  1. Nel riquadro attività Stampa unione elettronica (passaggio 3: selezionare posta elettronica unire Output ), in Preparazione per il completamento dell'invio, fare clic su Salva un collegamento all'elenco dei destinatari.

  2. Nella finestra di dialogo Salva File digitare un nome per l'elenco di indirizzi combinato nella casella Nome File.

    Per impostazione predefinita, l'elenco di indirizzi viene salvato nella cartella Origini dati. È consigliabile salvare l'elenco di indirizzi in questo caso, perché questa è la cartella predefinita in cui Microsoft Office Publisher consente di cercare le origini dati.

  3. Fare clic su Salva.

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Perfezionare un elenco di destinatari

Quando i campi alla corrispondenza di elenchi di origine diversi, tutti i record vengono visualizzati nell'elenco esistente nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione, in cui è possibile filtrare, ordinare e selezionare i destinatari da includere nella stampa unione elettronica. Selezionare la casella di controllo accanto a ogni destinatario per cui si desidera includere e deselezionare la casella di controllo accanto a ogni destinatario per cui si desidera escludere.

Selezionare o deselezionare tutti gli elementi

  • Selezionare o deselezionare la casella di controllo nella riga di intestazione.

Filtrare gli elementi in elenco

Se si desidera utilizzare solo alcune voci dell'elenco, è possibile filtrare l'elenco per un campo o criterio specifico. Dopo aver filtrato l'elenco, è possibile utilizzare le caselle di controllo per includere ed escludere record.

  1. Fare clic sulla freccia accanto all'intestazione della colonna dell'elemento che si desidera filtrare.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic su (vuote) per visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente è vuoto.

    • Fare clic su (non vuoti) per visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente contiene informazioni.

    • Fare clic su (avanzate) per aprire la finestra di dialogo Filtra e Ordina è possibile utilizzare per filtrare più criteri.

      Nota: È anche possibile aprire la finestra di dialogo Filtra e Ordina facendo clic su filtro in Perfezionamento elenco destinatari i Destinatari della stampa unione.

  3. Suggerimento: Se l'origine dati contiene i record che condividono le stesse informazioni e sono disponibili 10 valori univoci nella colonna, è possibile filtrare in base a informazioni specifiche. Ad esempio, se sono presenti più indirizzi che elencano l'Australia come il paese o area geografica, è possibile filtrare per Australia.

  4. Nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione consente di visualizzare solo i record corrispondenti. Per visualizzare nuovamente tutti i record, fare clic su (tutto).

Ordinare gli elementi in elenco

Se si desidera visualizzare gli elementi in ordine alfabetico, è possibile ordinare gli elementi dell'elenco. Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione fare clic sull'intestazione di colonna dell'elemento che si desidera ordinare.

    Ad esempio, se si desidera visualizzare l'elenco in ordine alfabetico per cognome, fare clic sull'intestazione di colonna Cognome.

  • Per ordinare in base a più criteri, fare clic su Ordina in Perfezionamento elenco destinatari nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione. Nella finestra di dialogo Filtra e Ordina, selezionare i criteri che si desidera ordinare.

    Fare clic su OK per tornare al riquadro attività Stampa unione elettronica.

Trovare i duplicati

Per evitare spedizioni duplicate, è possibile individuare ed eliminare record nell'elenco combinato per il quale la maggior parte (ma non necessariamente tutti) campi che corrispondono.

  1. Nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione, fare clic su Trova duplicati.

  2. Nella finestra di dialogo Ricerca duplicati mantenere selezionate solo le voci che si desidera includere e quindi fare clic su OK.

Trovare un destinatario specifico o un gruppo di destinatari che condividono un attributo comune

Per individuare una persona o un gruppo di persone che condividono attributi comuni (ad esempio un cognome, CAP o mese di nascita), è possibile eseguire una ricerca nell'elenco.

  1. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione scegliere Trova destinatario.

  2. Nella finestra di dialogo Trova voce digitare l'attributo che si desidera trovare nella casella di testo Trova, specificare i campi che si desidera cercare e quindi fare clic su Trova successivo.

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