Suggerimenti per i Microsoft MyAnalytics

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Questi suggerimenti consentono di migliorare il tempo e focalizzare l'attenzione alle attività più importanti per il lavoro. Per tutti gli utenti non sono tutti i suggerimenti. Informazioni che è necessario eseguire sempre dipende dal proprio ruolo e l'organizzazione in che si lavora.

Usare MyAnalytics in Outlook

Si vuole sapere quante persone hanno letto uno specifico messaggio inviato? Controllare il Componente aggiuntivo MyAnalytics per Outlookper vedere quante persone hanno letto, risposto o inoltrato un messaggio di posta elettronica.

Suggerimento : Passare ad Outlook e aprire un messaggio inviato o ricevuto. Quindi fare clic su MyAnalytics nella parte superiore del messaggio, subito sotto la riga dei destinatari, per vedere le statistiche.

Riunioni

Ridurre il numero o la durata delle riunioni oppure partecipare solo a riunioni mirate. Queste sono alcune delle opzioni disponibili per risparmiare il tempo trascorso in riunione.

Inviare riepiloghi invece di inviti

La posta elettronica non rappresenta sempre uno spreco di tempo. Può essere utile per ridurre la partecipazione alle riunioni mantenendo comunque le persone sempre aggiornate. Se si hanno colleghi il cui input non è necessario in una riunione ai fini del processo decisionale, è possibile inviare a queste persone un aggiornamento dopo la riunione per informarle sulle decisioni prese.

Abbreviare le riunioni

Da un recente sondaggio condotto tra dirigenti emerge che il 25-50% del tempo trascorso in riunione va sprecato. Alcune aziende hanno introdotto le riunioni in piedi. Anche se non è la scelta appropriata in tutte le situazioni, la riunione in piedi sarà necessariamente più breve ed efficiente di quelle tipiche che si svolgono seduti. In alternativa, valutare se abbreviare o consolidare le riunioni ricorrenti, in particolare se coinvolgono meno di 10 partecipanti.

Riconsiderare le riunioni ricorrenti

Un suggerimento comune per la produttività consiste nel "fare pulizia" nel calendario. Provare ad annullare tutte le riunioni ricorrenti per una settimana e ad aggiungerle di nuovo se necessario nei casi veramente importanti. Questo approccio si è rivelato utile per ridurre del 10-30% il numero di riunioni svolte in team.

Riconsiderare l'elenco di partecipanti

Le riunioni sullo stato di avanzamento e quelle di aggiornamento per chi "deve sapere" possono far calare l'attenzione se non tutti i partecipanti sono pienamente coinvolti. Se una persona si distrae spesso durante una riunione, si può facilmente dedurre che la sua partecipazione non è proprio indispensabile. Non sarebbe meglio inviare un riepilogo in alternativa?

Scoraggiare la partecipazione di chi non è interessato

Capita a volte nelle organizzazioni che le persone si impongano di partecipare a tutte le riunioni possibili per il solo fatto di non sentirsi escluse. Il successo delle riunioni richiede un input dinamico e la concentrazione di tutti i partecipanti, quindi la presenza di persone non direttamente coinvolte può ridurre sensibilmente l'efficacia dell'incontro. Gli organizzatori dovrebbero provare a limitare il numero di partecipanti alle riunione per ridurre le distrazioni e assicurare contributi adeguati.

Posta elettronica

Effettuare telefonate, evitare di rispondere a tutti o annullare l'iscrizione alle liste di distribuzione inutili sono alcune delle alternative che è possibile scegliere se si scopre di dedicare troppo tempo alla posta elettronica.

Rimuovere i destinatari dei messaggi non necessari

Prima di fare clic su Invia, esaminare l'elenco dei destinatari e assicurarsi che ogni persona porterà valore aggiunto alla conversazione. Pensarci due volte prima di usare l'opzione Rispondi a tutti. In generale, si dovrebbe rispondere solo al mittente. Usare Rispondi a tutti solo quando la propria risposta è effettivamente pertinente per tutte le persone coinvolte. Alcuni destinatari potrebbero avere l'esigenza di conoscere solo il risultato finale delle decisioni, invece di essere messi a conoscenza nell'intera conversazione.

Inviare meno messaggi di posta elettronica: usare Skype oppure il telefono

Prima di inviare posta elettronica, considerare quanto segue. Una task force dedicata alla semplicità organizzativa ha scoperto che una riduzione del 54% dell'invio di posta elettronica dei dirigenti ha comportato un incremento del 7% della produttività nell'intera azienda. Un editoriale di suggerimenti per il management ha appoggiato questo approccio invitando i dirigenti a usare il telefono. Spesso le telefonate sono più efficienti di svariati scambi di conversazioni tramite posta elettronica e consentono di trovare le risposte alle domande in tempo reale. Skype rappresenta una valida opzione.

Annullare l'iscrizione ai gruppi che non interessano

È consigliabile rimuoversi dai gruppi di cui non è effettivamente necessario far parte. Se si finisce per eliminare i messaggi o per spostarli in una cartella con l'intento di leggerli in seguito ma poi non lo si fa mai, forse sarebbe preferibile evitare che questi messaggi ingombrino inutilmente la posta in arrivo.

Risparmiare le cartelle della posta in arrivo degli altri

Ecco una regola che è consigliabile adottare nell'organizzazione per quanto riguarda i messaggi di posta elettronica inviati in copia conoscenza. In realtà è semplice: quando si risponde a un messaggio, spostare il più possibile i destinatari in Ccn con una nota che dice "sposto Mattia, Lelia e Giorgia in Ccn per risparmiare la loro cartella della posta in arrivo". In questo modo si offre a questi colleghi la possibilità di obiettare se vogliono rimanere nel thread, ma anche di evitare facilmente la ricezione di messaggi che servirebbero solo a ingombrare la posta in arrivo e a far perdere tempo. Questo semplice riconoscimento del valore del tempo degli altri contribuisce anche a diffondere un buon comportamento ogni volta che qualcuno se ne rende conto. È importante dare il buon esempio.

Fuori orario

Per avere un atteggiamento rispettoso:

  • Sintetizzare i messaggi di posta elettronica e gli aggiornamenti di stato in digest giornalieri o settimanali per i messaggi di tipo informativo. In questo modo si evita di diffondere dati non richiesti o non mirati associati a un sovraccarico di messaggi.

  • Salvare le bozze o ritardare il recapito dei messaggi fino ai normali orari di lavoro dei destinatari. Limitare il numero di messaggi inviati la sera tardi o la mattina presto, a meno che non siano urgenti, per evitare di disturbare.

  • Disattivare le notifiche sul telefono e sul PC quando si sta cercando di concentrarsi.

In team:

  • Ad esempio: nessuna riunione il mercoledì

  • Concordare gli "orari per il team"

  • Rispettare il tempo delle altre persone

  • Decidere con attenzione se vale la pena sforare le riunioni e chi invitare

Tempo di attività

Per tempo di attività si intendono almeno due ore consecutive trascorse senza riunioni. L'obiettivo dovrebbe essere una quantità di tempo sufficiente per concentrarsi sui risultati o per completare altre attività importanti.

Bloccare il tempo di attività sul calendario

Assegnare priorità al proprio tempo ed evitare di riservare gli stessi orari a più attività. Allo stesso modo, avere rispetto del tempo bloccato dal proprio team evitando sovrapposizioni di impegni.  

Ridurre il numero di riunioni

Un numero limitato di riunioni può significare una maggiore quantità di tempo da dedicare ad attività significative o al riposo.

Più tempo dedicato a coltivare le relazioni può tradursi in livelli più elevati di produttività

Il tempo riservato al relax durante gli orari di lavoro può contribuire al successo nella professione oltre ad assicurare un recupero mentale. Per l'avanzamento professionale, è stato dimostrato che è particolarmente importante coltivare le relazioni e accrescere la rete di contatti. Uno studio condotto da un team di partner ha dimostrato una correlazione tra il successo dei venditori e le grandi reti di contatti. È stato scoperto infatti che i venditori più bravi vantavano reti interne il 33% più grandi rispetto a quelle di chi aveva prestazioni sotto la media. In questo caso, un investimento in relazioni significative tra colleghi si è tradotto in prestazioni più elevate.

Liberare tempo per le questioni importanti

Invece di saltare il pranzo e decidere di bersi una tazza di caffè alla scrivania, è importante andare a mangiare con il team. Oltre a dare una pausa al cervello, in questo modo si ingrandisce la propria rete di contatti e probabilmente si aumenta la produttività.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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