Suggerimenti per gli elenchi di indirizzi

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Indipendentemente dal modo in cui l'invio è intelligente, l'utente avrà un impatto scarso se lo si invia alle persone sbagliate. È possibile limitare la lista di distribuzione a nomi e indirizzi oppure includere altri dettagli su ogni cliente, in modo da poter categorizzare i clienti in segmenti che abbiano un senso per la propria azienda.

Più la destinazione viene indirizzata a un segmento di clienti che rischia di essere interessato a un'offerta specifica, maggiore è la percentuale di successo della spedizione. Pianificare il dedicazione tra la terza e la metà del tempo e del preventivo della campagna di spedizione per affinare la lista di distribuzione per individuare i segmenti di clienti appropriati.

Come usare i dati del cliente

Dopo aver ottenuto informazioni sui clienti e i potenziali clienti, il rilevamento degli attributi in comune può risultare molto utile. Più dettagli che si acquisiscono nella lista di distribuzione, le altre opzioni disponibili per il targeting delle lettere.

Assicurati però che i dati dettagliati che rintracci siano i dati che userai. Più complessità si aggiunge alla lista di distribuzione, maggiore è il lavoro che è necessario eseguire per mantenere l'elenco.

Ad esempio, è possibile usare i dati dei clienti in uno dei modi seguenti:

  • Stampare etichette di spedizione     Creare etichette di indirizzi per le quali sono necessarie solo le informazioni sul nome e l'indirizzo.

  • Posta elettronica ai clienti in una specifica lingua     Filtrare la lista di distribuzione in base alla città o al codice postale, in modo da poter annunciare facilmente una promozione solo ai clienti che vivono in una determinata posizione.

  • Aggiungere un messaggio di saluto personalizzato     Personalizzare una spedizione includendo il nome o il cognome dei destinatari in una riga di saluto, separandoli con i campi titolo, cognome e cognome.

  • Concentrarsi sui destinatari di una determinata età     Informare i clienti di prodotti o servizi appropriati per la fase di vita di tali clienti (ad esempio la pianificazione per la pensione tra i vent'anni e la pianificazione per la pensione negli anni cinquanta) raccogliendo le date di nascita dei clienti come anno di nascita (ad esempio "1945").

    Se si vuole offrire un regalo promozionale a tutti i clienti il cui compleanno rientra nel mese corrente, è possibile raccogliere le date di nascita come mese, giorno, anno (ad esempio "1 gennaio 2000").

  • Adattare le lettere separate per genere     Annuncia una nuova linea di prodotti solo agli uomini o alle sole donne includendo il sesso di ogni cliente ("maschio" o "femmina") nella tua lista di distribuzione.

  • Usa Cronologia acquisti     Inviare annunci speciali a coloro che hanno effettuato recenti acquisti importanti o avvisare i clienti quando si hanno nuovi modelli delle proprie marche preferite. A tale scopo, devi tenere traccia della cronologia degli acquisti dei clienti. È anche possibile informare i clienti su prodotti simili ("i clienti che hanno acquistato quello acquistato hanno acquistato anche questo").

  • Inviare un messaggio di posta elettronica per salvare    l'affrancatura  Salvare i costi di spedizione per un evento di solo invito inviando gli inviti tramite posta elettronica ai clienti che hanno fornito gli indirizzi di posta elettronica. Per prima cosa, è possibile indirizzare gli inviti alle stampe eseguendo una stampa unione e filtrando i clienti che non dispongono di indirizzi di posta elettronica. È quindi possibile creare un invito tramite posta elettronica eseguendo una stampa unione e filtrando i clienti con indirizzi di posta elettronica.

Creare una lista di distribuzione

Nella maggior parte dei casi, una lista di distribuzione è un file di testo che separa i record del destinatario in campi comuni. In genere gli elenchi hanno la forma di fogli di lavoro o tabelle, con ogni record nella relativa riga, separati in colonne che contengono i singoli campi dati, come l'elenco di indirizzi di base illustrato qui.

Elenco di indirizzi di base nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione

Un elenco complesso potrebbe includere campi dati aggiuntivi, ad esempio le dimensioni del prodotto e le preferenze colore, la cronologia degli acquisti, la data di nascita e il sesso.

Se si sta creando una lista di distribuzione per la prima volta, è possibile farlo senza uscire da Publisher. Per altre informazioni, vedere creare un elenco di indirizzi per la stampa unione.

Combinare elenchi da più origini

Indipendentemente dal fatto che si disponga di elenchi di distribuzione o li si acquisti, Publisher semplifica la combinazione e la modifica degli elenchi di clienti provenienti da più origini in Publisher. È possibile scegliere le funzioni più adatte per l'utente, assemblando la lista di distribuzione di Publisher da qualsiasi combinazione di altri elenchi creati in Excel, Outlook e Access.

Specificare l'elenco da aggiungere

  1. Nella scheda lettere fare clic su stampa unione _GT_ procedura dettagliata-Creazione guidata stampa unione.

    Se la pubblicazione è connessa a un elenco di destinatari, verificare la connessione e quindi nella scheda Lettere fare clic su modifica elenco destinatari. Se la pubblicazione non è connessa a un elenco di destinatari esistente, nel riquadro Stampa unione fare clic su Avanti: crea o Connetti a un elenco destinatari e quindi selezionare l'elenco desiderato.

  2. Nella finestra di dialogo destinatari stampa unione, in Aggiungi a elenco destinatari, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic su digitare un nuovo elenco, aggiungere le voci desiderate nella finestra di dialogo nuovo elenco indirizzi e quindi fare clic su OK.

    • Fare clic su Usa un elenco esistente, selezionare un'origine dati nella finestra di dialogo Seleziona origine dati e quindi fare clic su Apri.

    • Fare clic su Scegli da contatti di Outlook (se si è viene richiesto di scegliere un profilo di posta elettronica, fare clic sul profilo desiderato e quindi fare clic su OK. Selezionare una cartella o una lista di distribuzione nella finestra di dialogo Seleziona contatti e quindi fare clic su OK.

Risolvere le discrepanze durante la combinazione di elenchi

Quando si aggiunge una lista di distribuzione a un'altra, uno o più campi nell'elenco aggiunto potrebbero non corrispondere nell'elenco esistente. Ad esempio, l'elenco di indirizzi che si sta aggiungendo può includere un campo nome società , ma l'elenco originale potrebbe non.

Publisher chiede di correggere le mancate corrispondenze tra i campi nei vari elenchi di origine aprendo la finestra di dialogo Aggiungi a elenco destinatari.

  1. Nella finestra di dialogo Aggiungi a elenco destinatari selezionare un campo che non è stato archiviato nella colonna corrispondente, selezionare il campo a cui si vuole che corrisponda nei campi elenco destinatari con l'elenco campi abbinati e quindi fare clic su abbina.

  2. Nella finestra di dialogo campo corrispondenza verificare che il campo selezionato sia elencato in corrispondenza del campo elenco destinatari oppure selezionare un altro e quindi fare clic su OK.

  3. Se è necessario aggiungere un nuovo campo all'elenco destinatari per creare una corrispondenza, selezionare il campo che si vuole aggiungere nel nuovo elenco (elenco a sinistra nella finestra di dialogo Aggiungi a elenco destinatari ), fare clic su Aggiungi e quindi su OK. I campi aggiunti vengono visualizzati in nuovi campi da aggiungere all'elenco destinatari.

    Suggerimento: Per rimuovere un campo aggiunto, selezionarlo nella casella nuovi campi da aggiungere a elenco destinatari e quindi fare clic su Rimuovi.

Finestra di dialogo Aggiunta all'elenco destinatari

Come si fa a corrispondere ai campi quando Publisher non richiede?

  • Nel riquadro attività stampa unione, in altri elementi, fare clic su campi indirizzo e quindi su Confronta campi.

Salvare un collegamento a un elenco combinato

È possibile creare un collegamento all'elenco combinato per l'uso in altre lettere. Ogni volta che si modifica una singola voce nell'elenco combinato, la voce modificata viene aggiornata anche nel file di origine originale, se il file è disponibile per la modifica. Se non si vuole aggiornare il file di origine originale, esportare l'elenco dei destinatari in un nuovo file.

  1. Nel riquadro attività stampa unione (passaggio 3: creare pubblicazioni unite ), in preparazione per il completamento dell'invio, fare clic su Salva un collegamento all'elenco destinatari.

  2. Nella finestra di dialogo Salva file Digitare un nome per l'elenco di indirizzi combinato nella casella nome file.

    Per impostazione predefinita, l'elenco indirizzi viene salvato nella cartella Origini dati utente. È preferibile mantenere l'elenco indirizzi in questa cartella perché è la cartella predefinita in cui Publisher cerca le origini dati.

  3. Fare clic su Salva.

Perfezionare un elenco di destinatari

Quando i campi nei vari elenchi di origine corrispondono, tutti i record vengono visualizzati nell'elenco esistente nella finestra di dialogo destinatari stampa unione, in cui è possibile filtrare, ordinare e selezionare i destinatari da includere nell'Unione di posta elettronica. Selezionare la casella di controllo accanto a ogni destinatario che si vuole includere e deselezionare la casella di controllo accanto a ogni destinatario che si vuole escludere.

Selezionare o deselezionare tutti gli elementi

  • Selezionare o deselezionare la casella di controllo nella riga del titolo.

Filtrare gli elementi in elenco

Se si vogliono usare solo determinate voci nell'elenco, è possibile filtrare l'elenco in base a un campo o un criterio specifico. Dopo aver filtrato l'elenco, è possibile usare le caselle di controllo per includere ed escludere i record.

  1. Fare clic sulla freccia accanto all'intestazione di colonna dell'elemento a cui si vuole filtrare.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic su (vuote) per visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente è vuoto.

    • Fare clic su (NonVuote) per visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente contiene informazioni.

    • Fare clic su (avanzate) per aprire la finestra di dialogo Filtra e ordina, che è possibile usare per filtrare in base a più criteri.

      Nota: Per aprire la finestra di dialogo Filtra e ordina, è anche possibile fare clic su filtro in perfeziona elenco destinatari nella finestra di dialogo destinatari stampa unione.

  3. Suggerimento: Se l'origine dati contiene record che condividono le stesse informazioni e sono presenti 10 o meno valori univoci nella colonna, è possibile filtrare in base a informazioni specifiche. Se ad esempio sono presenti più indirizzi che elencano l'Australia come paese o area geografica, è possibile filtrare in Australia.

  4. La finestra di dialogo destinatari stampa unione Visualizza solo i record designati. Per visualizzare di nuovo tutti i record, fare clic su (tutti).

Ordinare gli elementi in elenco

Se si vuole visualizzare le voci dell'elenco in ordine alfabetico, è possibile ordinarle.

  • Nel riquadro destinatari stampa unione fare clic sull'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale ordinare.

    Ad esempio, per visualizzare l'elenco in ordine alfabetico per cognome, fare clic sull'intestazione della colonna Cognome.

  • Per ordinare usando più criteri, in perfeziona elenco destinatari fare clic su Ordina. Nella finestra di dialogo Filtra e ordina selezionare i criteri in base ai quali si desidera eseguire l'ordinamento.

Trovare i duplicati

Per impedire l'invio di messaggi duplicati, è possibile trovare ed eliminare i record nell'elenco combinato per cui corrispondono la maggior parte dei campi (ma non necessariamente tutti).

  1. Nella finestra di dialogo destinatari stampa unione, in perfeziona elenco destinatari, fare clic su trova duplicati.

  2. Nella finestra di dialogo trova duplicati lascia selezionata solo le voci da includere e quindi fai clic su OK.

Trovare un destinatario o un gruppo di destinatari specifico che condividono un attributo comune

Per identificare un singolo o un gruppo di persone che condividono attributi comuni, ad esempio un cognome, un codice postale o un mese di nascita, è possibile eseguire ricerche nell'elenco.

  1. Nella finestra di dialogo destinatari stampa unione, in perfeziona elenco destinatari, fare clic su Trova destinatario.

  2. Nella finestra di dialogo trova voce immettere l'attributo che si vuole trovare nella casella di testo trova, specificare il campo o i campi da cercare e quindi fare clic su Trova successivo.

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