Spostare documenti e file nel sito di SharePoint Online

Spostare documenti e file nel sito di SharePoint Online

Quando si configura SharePoint Online per Office 365, è probabile che siano presenti documenti e file che si desidera aggiungere al sito del team. Ecco alcuni modi in cui è possibile aggiungere diversi tipi di contenuto al sito.

Nota: Per un articolo su come configurare OneDrive for Business e i siti del team in modo da poterli usare insieme, vedere configurare l'archiviazione e la condivisione dei file di Office 365.

In questo articolo

Prima di iniziare

Creare cartelle, raccolte e siti secondari

Caricare documenti, immagini e file

Valutare la possibilità di creare elenchi di SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo

Considerare le soluzioni SharePoint per esigenze aziendali comuni

Aiutare gli utenti del sito a trovare il contenuto

Prima di iniziare

Prima di iniziare a trasferire i file, verificare la quantità di spazio di archiviazione per SharePoint Online in Office 365. Per trovare informazioni sui limiti di archiviazione per SharePoint Online, vedere limiti di SharePoint Online.

Suggerimento: È importante ricordare che in Office 365 i limiti di spazio di archiviazione per SharePoint Online (sito del team) sono diversi dai limiti di archiviazione per Exchange Online (per gli account di posta elettronica). Per altre informazioni sui limiti di archiviazione delle cassette postali, vedere destinatarinelle descrizioni del servizio Office 365 per Exchange Online.

Il passaggio successivo consiste nell'analizzare il contenuto attualmente in uso. Sono inclusi documenti, immagini, maschere e così via.

Suggerimento: In Esplora file cercare i file esistenti in base alle dimensioni e alla data. In questo modo puoi identificare rapidamente i file che sono stati usati di recente o sono molto grandi.

Valutare la quantità di contenuto usato regolarmente e se si vuole archiviarlo in Office 365. Proprio come si farebbe quando si passa a una casa più piccola, l'obiettivo è quello di decidere cosa si adatta al nuovo sito. Ad esempio, se l'organizzazione USA ora più spazio di archiviazione rispetto al limite Office 365 per SharePoint Online, è necessario prendere decisioni come queste:

  • Quali file si desidera trasferire?

  • Si vuole acquistare altro spazio di archiviazione?

  • Si prevede di avere spazio per la crescita del sito? (Sarà sicuramente)

Se l'organizzazione è grande o complessa, è consigliabile invitare un esperto ad assisterti. È possibile trovare assistenza attendibile presso Microsoft Pinpoint. Pinpoint è un modo semplice e veloce per le aziende di tutto il mondo per trovare esperti Microsoft e servizi professionali certificati

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Creare cartelle, raccolte e siti secondari

Dopo aver identificato il contenuto che si vuole trasferire, pensare a come si vuole organizzarlo. È consigliabile iniziare caricando i file nella raccolta documenti del sito del team. È una buona idea organizzare il contenuto, in particolare se si prevede che alla fine saranno presenti molti file. Man mano che cresce il volume del contenuto, è possibile creare raccolte documenti, raccolte moduli e raccolte immagini aggiuntive per archiviare il contenuto. È anche possibile creare siti secondari per diversi tipi di documenti o progetti.

Per altre informazioni su come pianificare una struttura per organizzare il contenuto del sito, vedere pianificare il contenuto del sito del team.

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Caricare documenti, immagini e file

Per caricare file, ad esempio documenti di Word, file PDF o foto JPG, caricarli in una raccolta o in una cartella di una raccolta.

Nota: La dimensione massima del file per un singolo file che può essere caricata in una raccolta di SharePoint Online è attualmente 2GB. È inoltre possibile caricare solo 100 o meno file alla volta.

Il modo migliore per eseguire questa operazione dipende dal numero di file. Prima di tutto, passare alla raccolta di destinazione e quindi usare questa tabella per scegliere un metodo:

Numero di file

Metodo upload

Singolo documento

Selezionare nuovo documento > caricare un file esistentee quindi cercare il file nel computer.

Molti documenti e cartelle

Selezionare il pulsante Apri con Esplora risorse nella scheda raccolta della barra multifunzione. Quindi, trascinare i file usando Esplora file.

Per altre informazioni, vedere caricare, creare o eliminare file in una raccolta.

Nota: Sono disponibili alcuni tipi di file che non possono essere caricati in una raccolta. Per un elenco di questi, vedere l'articolo tipi di file che non è possibile aggiungere a un elenco o a una raccolta.

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Valutare la possibilità di creare elenchi di SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo

Ogni azienda ha dati in molte forme, ad esempio calendari, attività e fogli di calcolo. Per questo tipo di dati, è possibile trasferire o convertire il contenuto in un elenco nel sito. Ad esempio, è possibile convertire l'elenco dei contatti commerciali in un elenco di contatti. Inoltre, è spesso possibile convertire i calendari in un calendario di SharePoint, che è un tipo speciale di elenco.

Se ora si usano i fogli di calcolo di Microsoft Excel per tenere traccia delle informazioni, è possibile caricare direttamente questi fogli di calcolo in una raccolta documenti in SharePoint Online. In alternativa, è possibile importare un foglio di calcolo come SharePoint elenchi. Poiché molti utenti possono aggiornare un elenco contemporaneamente, SharePoint elenchi aiutano a favorire la collaborazione. È possibile creare visualizzazioni diverse degli elenchi per esporre esattamente le informazioni desiderate.

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Valutare SharePoint soluzioni per esigenze aziendali comuni

Un altro modo per trasferire contenuto consiste nell'usare una soluzione SharePoint per gestire meglio un'attività esistente. Ad esempio, la maggior parte delle organizzazioni vuole acquisire e condividere la conoscenza giornaliera delle persone che vi lavorano. Un wiki nel sito potrebbe essere ideale per questo tipo di condivisione.

Questa tabella descrive SharePoint caratteristiche che consentono di gestire i processi aziendali.

Processo aziendale

Descrizione

Usare un wiki per condividere le informazioni del team e collaborare

I wiki sono siti speciali in cui una community di utenti crea e gestisce le informazioni. I wiki possono essere un ottimo strumento per acquisire e condividere informazioni sul processo o informazioni di riferimento generali importanti per il tuo lavoro.

Trasferire la programmazione delle risorse in SharePoint calendari di gruppo

Un calendario di gruppo può essere un buon modo per pianificare le risorse comuni, come sale riunioni, attrezzature audiovisive e così via. Poiché un calendario di gruppo vive in un sito SharePoint Online, tutti i membri del team possono visualizzarli facilmente in SharePoint o in Outlook.

Convertire programmi di database in un'app Access

È possibile usare Microsoft Access 2013 per progettare e pubblicare un database e quindi creare un'app Access per usare il database nel sito del team.

Automatizzare i processi aziendali con un flusso di lavoro

I flussi di lavoro automatizzano e rilevano le attività chiave in un processo aziendale. Sono ottime per attività come i processi di approvazione o la raccolta di feedback.

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Aiutare gli utenti del sito a trovare il contenuto

Dopo aver spostato i documenti e i file nel sito del team, informare gli altri utenti del sito. Puoi offrire diversi modi diversi che possono usare per trovare contenuto nel sito.

Questa tabella descrive diversi metodi che è possibile usare.

Metodo

Descrizione

Usare la ricerca per individuare il contenuto

Il modo più semplice per individuare contenuto in un sito di SharePoint Online consiste nell'usare la funzionalità di ricerca.

Configurare le visualizzazioni in elenchi e raccolte per rendere il contenuto individuabile

È possibile selezionare gli elementi visualizzati in una visualizzazione. Ad esempio, in una visualizzazione è possibile che venga visualizzato il titolo e l'autore. In una visualizzazione diversa potrebbe essere necessario visualizzare solo gli elementi aggiunti dopo una determinata data.

Personalizzare l'esplorazione del sito

È possibile personalizzare la struttura di spostamento del sito del team per semplificare l'individuazione del contenuto da parte degli utenti del sito.

Cercare contenuto online quando si è offline

È possibile usare OneDriveForBusiness o Outlook per cercare contenuto nel sito SharePoint Online quando si è offline

Tenere traccia degli aggiornamenti del contenuto

Per altre informazioni sui modi in cui è possibile aiutare gli utenti del sito a trovare facilmente il contenuto, vedere l'articolo della Guida alla pianificazione pianificare il contenuto per i siti del team .

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Aggiornamento: 31 ottobre 2016

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