Spostare dati da Excel in Access

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In questo articolo viene illustrato come spostare i dati da Excel in Access e convertire i dati in tabelle relazionali in modo che è possibile utilizzare Microsoft Office Excel e Access insieme. Per riepilogare, è consigliato per l'acquisizione, l'archiviazione, la ricerca e condivisione dei dati di Access ed Excel più adatto per il calcolo, l'analisi e la visualizzazione dati.

Due articoli, utilizzando Access o Excel per gestire i dati e i primi 10 motivi per utilizzare Access con Exceldiscutere l'applicazione è ideale per una particolare attività e su come utilizzare Excel e Access per creare una soluzione pratica.

Quando si spostano i dati da Excel in Access, sono disponibili tre passaggi di base per il processo.

Tre passaggi di base

Nota: Per informazioni sulla modellazione dei dati e relazioni di accesso, vedere Nozioni fondamentali sulla progettazione di Database.

Passaggio 1: Importare dati da Excel in Access

Importazione di dati è un'operazione che possono essere inserite in modo molto più uniforme se si richiedere del tempo per la preparazione e pulizia dei dati. Importazione di dati è ad esempio per spostare una nuova posizione. Se ripulire e organizzare dei beni prima di spostamento, liquidazione nella nuova posizione è molto più semplice.

Pulizia dei dati prima di importare

Prima di importare dati in Access, Excel è una buona idea:

  • Convertire le celle che contengono dati non atomica (ovvero, più valori in una cella) in più colonne. Ad esempio, una cella in una colonna "Competenze" che contiene più valori di competenza, ad esempio "Programmazione in c#," "La programmazione VBA" e "Progettazione Web" deve essere suddivisi per separare le colonne che ogni contenere un solo competenza valore.

  • Usare il comando Annulla per rimuovere iniziali, finali e più spazi.

  • Rimuovere i caratteri non stampabili.

  • Trovare e correggere gli errori di ortografia e la punteggiatura.

  • Rimuovere le righe duplicate o campi duplicati.

  • Assicurarsi che le colonne di dati non contengano formati misti, in particolare i numeri formattati come testo o date formattate come numeri.

Per ulteriori informazioni, vedere gli argomenti della Guida di Excel seguenti:

Nota: Se i dati pulizia esigenze sono complessi o non si dispone di tempo o risorse per automatizzare il processo, è possibile utilizzare un fornitore di terze parti. Per ulteriori informazioni, cercare "dati la pulizia software" o "qualità dei dati" dal motore di ricerca preferito nel Web browser.

Scegliere il tipo di dati più adatto durante l'importazione

Durante l'operazione di importazione in Access, si desidera rendere ottima soluzione in modo da ricevere alcuni (se presente) errori di conversione che richiedono l'intervento manuale. Nella tabella seguente sono riepilogate come tipi di dati di Access e formati di numero di Excel vengono convertiti quando si importano dati da Excel ad Access e offre alcuni suggerimenti per i tipi di dati migliori per scegliere dell'importazione guidata foglio di calcolo.

Formato di numero di Excel

Tipo di dati di Access

Commenti

Procedura consigliata

Testo

Testo, Memo

Il tipo di dati testo Access archivia dati alfanumerici fino a 255 caratteri. Il tipo di dati Memo di Access archivia dati alfanumerici fino a 65.535 caratteri.

Selezionare Memo per evitare di troncare i dati.

Numero, percentuale, frazione, scientifico

Numero

Accesso ha un tipo di dati numerico che varia in base a una proprietà Dimensione campo (Byte, intero, intero lungo, singola, doppia, decimale).

Scegliere doppia per evitare errori di conversione dei dati.

Data

Data

Access ed Excel utilizzano lo stesso numero seriale per memorizzare le date. In Access, è più esteso l'intervallo di date: compreso tra -657.434 (1 gennaio 100 D.C.) e 2.958.465 (31 dicembre 9999 D.C.).

Poiché Access non riconosce il sistema data 1904 (utilizzato in Excel per Macintosh), è necessario convertire le date in Excel o Access per evitare confusione.

Per ulteriori informazioni, vedere modificare il sistema di data, formato o interpretazione anno a due cifre e importare o collegare dati di una cartella di lavoro di Excel.

Scegliere Data.

Ora

Ora

Access ed Excel entrambe memorizzare valori di ora utilizzando lo stesso tipo di dati.

Scegliere ora, in genere l'impostazione predefinita.

Valuta, contabilità

Valuta

In Access, il tipo di dati valuta memorizza i dati come numeri di 8 byte con precisione a quattro cifre decimali e viene utilizzato per archiviare dati finanziari ed evitare l'arrotondamento dei valori.

Scegliere valuta, in genere l'impostazione predefinita.

Boolean

Sì/No

Accedere utilizzato -1 per tutti i valori Sì e 0 per tutti i valori No, mentre Excel utilizza 1 per i valori tutte TRUE e 0 per tutti i valori FALSE.

Scegliere Sì/No, che converte automaticamente valori sottostanti.

Collegamento ipertestuale

Collegamento ipertestuale

Un collegamento ipertestuale in Excel e Access contiene un indirizzo Web o URL che è possibile selezionare e visitare.

Scegliere collegamento ipertestuale, l'accesso in caso contrario può usare il tipo di dati di testo per impostazione predefinita.

Dopo aver aggiunto i dati di Access, è possibile eliminare i dati di Excel. Non dimenticare di eseguirne il backup la cartella di lavoro di Excel originale prima di tutto eliminarlo prima.

Per ulteriori informazioni, vedere l'argomento della Guida di Access, importare o collegare dati di una cartella di lavoro di Excel.

Accodare i dati automaticamente il modo più semplice

Dispongano di un utente di Excel problema comuni viene aggiunta di dati con le stesse colonne in un foglio di lavoro di grandi dimensioni. Ad esempio, si dispone di un soluzione che iniziato in Excel, ma ora si è ampliata per includere i file da molti gruppi di lavoro e reparti beni. Questi dati potrebbero essere in cartelle di lavoro e fogli di lavoro diversi o in file di testo che sono i feed di dati da altri sistemi. Esiste alcun comando interfaccia utente o un modo semplice per aggiungere dati simili in Excel.

La soluzione migliore consiste nell'utilizzare Access, in cui è possibile facilmente importare e aggiungere i dati in una tabella mediante l'importazione guidata foglio di calcolo. Inoltre, è possibile aggiungere una grande quantità di dati in una sola tabella. È possibile salvare le operazioni di importazione, aggiungerli come pianificate di Microsoft Office Outlook e anche usare le macro per automatizzare il processo.

Passaggio 2: Normalizzare i dati utilizzando la creazione guidata Analizzatore tabelle

Passo dopo passo il processo di normalizzare i dati può sembrare un'attività complessa. Per fortuna normalizzare tabelle di Access è un processo che è molto più facile, grazie per la creazione guidata Analizzatore tabelle.

Creazione guidata Analizzatore tabelle

1. trascinare le colonne selezionate in una nuova tabella e creare automaticamente le relazioni

2. utilizzare i comandi per rinominare una tabella, aggiungere una chiave primaria, effettuare una chiave primaria di una colonna esistente e annullare l'ultima azione

È possibile utilizzare questa procedura guidata per eseguire le operazioni seguenti:

  • Convertire una tabella in un set di tabelle più piccole e creare automaticamente una relazione di chiave primaria ed esterna tra le tabelle.

  • Aggiungere una chiave primaria a un campo esistente che contiene valori univoci o creare un nuovo campo ID che usa il tipo di dati numerazione automatica.

  • Creare automaticamente le relazioni per applicare l'integrità referenziale con gli aggiornamenti a catena. Eliminazione a catena non vengono aggiunti automaticamente per evitare che accidentalmente eliminazione dei dati, ma è possibile aggiungere facilmente le eliminazioni in un secondo momento.

  • Cercare le nuove tabelle per i dati ridondanti o duplicati (ad esempio allo stesso cliente con due numeri di telefono diverso) e aggiornate in base alle esigenze.

  • Eseguire il backup della tabella originale e rinominare aggiungendo "il suffisso old" al relativo nome. Creare quindi una query che consente di ricostruire la tabella originale, con il nome della tabella originale in modo che qualsiasi esistente maschere o report in base alla tabella originale siano compatibili con la nuova struttura della tabella.

Passaggio 3: Connettersi a dati di Access da Excel

Dopo i dati sono stati normalizzati in Access e una query o una tabella è stata creata consente di ricostruire i dati originali, è sufficiente la connessione a dati di Access da Excel. I dati sono ora in Access come origine dati esterna e in modo che possono essere connessi alla cartella di lavoro tramite una connessione dati, è un contenitore di informazioni che viene utilizzate per individuare, eseguire l'accesso e accedere all'origine dati esterna. Informazioni sulla connessione vengono archiviate nella cartella di lavoro e possono anche essere creati in un file di connessione, ad esempio un file Office Data Connection (ODC) (estensione odc) o da un file di nome dell'origine dati (con estensione DSN). Dopo la connessione ai dati esterni, è possibile anche automaticamente aggiornare (o) la cartella di lavoro di Excel da Access quando i dati vengono aggiornati in Access.

Per ulteriori informazioni, vedere Panoramica della connessione (importazione) di dati e scambiare (copiare, importare, esportare) dati tra Excel e Access.

Preparare i dati in Access

In questa sezione illustra le fasi seguenti di normalizzare i dati: accedendo le parti più atomiche, separare i valori nelle colonne agente di vendita e indirizzo relativi argomenti nelle rispettive tabelle, copiare e incollare le tabelle da Excel in Accesso, la creazione di relazioni di chiave tra appena creato tabelle di Access e la creazione e l'esecuzione di una query semplice in Access di restituire le informazioni.

Dati di esempio nel modulo non normalizzati

Il foglio di lavoro seguente contiene valori non atomica nella colonna Agente di vendita e la colonna dell'indirizzo. Entrambe le colonne devono essere suddivisa in due o più colonne distinte. In questo foglio di lavoro contiene anche informazioni sui venditori, prodotti, clienti e ordini. Queste informazioni devono anche essere suddivisa ulteriormente, in base all'oggetto, in tabelle separate.

Agente di vendita

ID ordine

Data ordine

ID prodotto

Qty

Prezzo

Nome del cliente

Indirizzo

Telefono

Li, Elena

2348

3/2/09

J-558

4

$8.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Media Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Elena

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Media Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Elena

2348

3/2/09

D-4420

5

$7.25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Media Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Elena

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 eseguite St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Elena

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 eseguite St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Nicolello, Elena

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cerchio Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Nicolello, Elena

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia cerchio Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Nicolello, Elena

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia cerchio Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Luca

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Media Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Luca

2352

5/3/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cerchio Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Luca

2352

5/3/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia cerchio Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

7/3/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 eseguite St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

7/3/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 eseguite St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa, Luis

2354

7/3/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Media Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Nicolello, Elena

2355

3/8/09

D-4420

4

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia cerchio Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Nicolello, Elena

2355

3/8/09

C-795

3

$9,75

Adventure Works

1025 Columbia cerchio Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Elena

2356

3/10/09

C-789

6

$7,00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Media Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Informazioni nelle relative parti più piccolo: atomici dati

Utilizzo dei dati in questo esempio, è possibile utilizzare il comando testo in colonne in Excel per separare le parti "atomiche" di una cella (ad esempio l'indirizzo, città, provincia e CAP) in colonne distinte.

Nella tabella seguente mostra le nuove colonne nel foglio di lavoro stesso dopo diviso per rendere tutti i valori atomica. Si noti che le informazioni nella colonna Agente di vendita sono stata divisa in cognome e le colonne nome e che le informazioni nella colonna indirizzo divisa in colonne indirizzo, città, provincia e CAP. Questi dati sono in "prima forma normale".

Cognome

Nome

 

Numero civico

Città

Provincia

CAP

Li

Elena

2302 Harvard Media

Bellevue

MI

98227

Sagese

Elena

1025 Columbia cerchio

Kirkland

MI

98234

Milanesi

Pio

2302 Harvard Media

Bellevue

MI

98227

Koch

Reed

7007 eseguite St Redmond

Redmond

MI

98199

Lombardi

Pietro

2302 Harvard Media

Bellevue

MI

98227

Suddividere i dati in argomenti organizzati in Excel

Più tabelle di dati di esempio che segue mostrano le stesse informazioni del foglio di lavoro di Excel dopo che è stata divisa in tabelle per venditori, prodotti, clienti e ordini. La struttura della tabella non è finale, ma è puntuale destra.

La tabella venditori contiene solo le informazioni sui venditori. Si noti che ogni record dispone di un ID univoco (agente di vendita ID). Verrà utilizzato il valore di ID agente di vendita nella tabella ordini a cui connettersi ordini venditori.

Venditori

ID agente di vendita

Cognome

Nome

101

Li

Elena

103

Sagese

Elena

105

Milanesi

Pio

107

Koch

Reed

109

Lombardi

Pietro

La tabella Prodotti contiene solo le informazioni sui prodotti. Si noti che ogni record dispone di un ID univoco (ID prodotto). Verrà utilizzato il valore di ID prodotto a cui connettersi informazioni sul prodotto nella tabella Dettagli ordine.

Prodotti

ID prodotto

Prezzo

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5,25

J-558

8.50

La tabella clienti contiene solo le informazioni relative ai clienti. Si noti che ogni record dispone di un ID univoco (ID cliente). Il valore di ID cliente verrà utilizzato per la connessione di informazioni sui clienti alla tabella Orders.

Clienti

ID cliente

Nome

Numero civico

Città

Provincia

CAP

Telefono

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Media

Bellevue

MI

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia cerchio

Kirkland

MI

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

St eseguite 7007

Redmond

MI

98199

425-555-0201

La tabella Orders contiene informazioni sugli ordini, venditori, clienti e prodotti. Si noti che ogni record dispone di un ID univoco (ID ordine). Alcune delle informazioni in questa tabella deve essere suddiviso in una tabella aggiuntiva che contiene i dettagli dell'ordine, in modo che la tabella Orders contiene solo quattro colonne, ovvero l'ID univoco dell'ordine, la data dell'ordine, ID agente di vendita e all'ID cliente. La tabella indicata di seguito non è ancora dividere nella tabella Dettagli ordine.

Orders

ID ordine

Data ordine

ID agente di vendita

ID cliente

ID prodotto

Qty

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

5/3/09

105

1003

A-2275

2

2352

5/3/09

105

1003

D-4420

3

2353

7/3/09

107

1005

A-2275

6

2353

7/3/09

107

1005

C-789

5

2354

7/3/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Dettagli dell'ordine, ad esempio l'ID prodotto e quantità sono spostati all'esterno della tabella ordini e archiviati in una tabella denominata Dettagli ordine. Tenere presente che esistono 9 ordini, in modo che sia appropriato che sono presenti 9 record in questa tabella. Si noti che la tabella ordini ha un ID univoco (ID ordine), che verranno denominati dalla tabella Dettagli ordine.

La struttura della tabella Orders finale avrà un aspetto simile al seguente:

Orders

ID ordine

Data ordine

ID agente di vendita

ID cliente

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

5/3/09

105

1003

2353

7/3/09

107

1005

2354

7/3/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Nella tabella Dettagli ordini non contiene colonne che richiedono valori univoci (vale a dire non vi è alcuna chiave primaria), pertanto è sufficiente per qualsiasi o tutte le colonne contenere dati "ridondanti". Tuttavia, non sono ammessi record in questa tabella devono essere completamente identici (questa regola si applica a tutte le tabelle di un database). In questa tabella dovrebbe essere 17 record, ovvero ogni corrispondente a un prodotto in un singolo ordine. Ad esempio, in ordine 2349 tre prodotti C-789 costituiscono una delle due parti dell'intera ordine.

Nella tabella Dettagli ordini, pertanto sarà simile alla seguente:

Dettagli dell'ordine

ID ordine

ID prodotto

Qty

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Copiare e incollare i dati da Excel in Access

Ora che le informazioni sui venditori, clienti, prodotti, ordini e dettagli ordine sono stati divisi in argomenti separati in Excel, è possibile copiare i dati direttamente in Access, in cui diventerà tabelle.

Creazione di relazioni tra le tabelle di Access e l'esecuzione di una query

Dopo aver spostato i dati in Access, è possibile creare relazioni tra tabelle e quindi creare query per restituire le informazioni sui vari oggetti. Ad esempio, è possibile creare una query che restituisce l'ID ordine e i nomi dei venditori per ordini immessi tra 3/05/09 e 3/08/09.

Inoltre, è possibile creare maschere e report per semplificare l'immissione di dati e analisi vendite.

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