Spiegazione delle impostazioni di archiviazione automatica

L'archiviazione automatica consente di gestire lo spazio nella cassetta postale o nel server di posta elettronica spostando automaticamente gli elementi in una posizione di archiviazione. In base alle opzioni, l'archiviazione automatica esegue una o entrambe queste operazioni:

  • Sposta gli elementi dalla posizione originale, in genere una delle cartelle attive, a una cartella di archiviazione.

    Dove vengono spostati gli elementi?

    Il file di archivio è un tipo di file di dati di Outlook (pst). La prima volta che viene eseguita l'archiviazione automatica, il file di archivio viene creato automaticamente in: C:\Utenti\NomeUtente\Documenti\File di Outlook\archive.pst

    Non è possibile trovare le cartelle elencate in questo articolo

    Alcune cartelle potrebbero essere nascoste. Per altre informazioni sulla visualizzazione delle cartelle nascoste in Windows, vedere Visualizzare i file nascosti.

  • Elimina definitivamente gli elementi che hanno superato i periodi di aging.

Nota:  Se si sceglie di eliminare gli elementi, questi non vengono archiviati. Se si sceglie di archiviare gli elementi, questi non possono essere eliminati con un'archiviazione automatica. Dopo averli archiviati, possono essere eliminati solo manualmente.

Per altre informazioni sulla funzionalità di archiviazione automatica, vedere Usare l'archiviazione automatica per eseguire il backup o eliminare gli elementi.

Periodo di aging degli elementi di Outlook

Qualsiasi elemento di Outlook che ha superato il periodo di aging viene incluso nell'archiviazione automatica successiva, a meno che non sia stato contrassegnato in modo specifico per l'esclusione. Il periodo di aging predefinito per ogni cartella di Outlook è il seguente:

Cartella

Periodo di aging

Posta in arrivo e Bozze

6 mesi

Posta inviata e Posta eliminata

2 mesi

Posta in uscita

3 mesi

Calendario

6 mesi

Attività

6 mesi

Note

6 mesi

Diario

6 mesi

Nota:  Le cartelle create che contengono lo stesso tipo di elementi di Posta in arrivo, Calendario, Attività, Note o Diario hanno lo stesso periodo di aging predefinito di sei mesi, ad esempio una cartella di posta elettronica creata per i report di stato ricevuti da un collega o una cartella di contatti creata per i contatti personali.

Determinare l'età di un elemento

Tipo di elemento

Inizio del periodo di aging

Messaggio di posta elettronica

La data/ora di ricezione o l'ultima volta che il messaggio è stato modificato e salvato, a seconda di quale operazione è stata eseguita per ultima. Un esempio di modifica è contrassegnare un messaggio come già letto o da leggere.

Riunione, evento o appuntamento del calendario

La data dell'ultima modifica e salvataggio dell'elemento, a seconda di quale operazione è stata eseguita per ultima. Gli elementi ricorrenti non vengono archiviati automaticamente.

Attività

La data di completamento o la data/ora dell'ultima modifica e salvataggio dell'attività. Le attività non contrassegnate come completate non vengono archiviate automaticamente. Le attività assegnate ad altri utenti vengono archiviate solo se contrassegnate come completate.

Nota

La data/ora dell'ultima modifica e salvataggio della nota.

Voce del Diario

La data di creazione della voce del Diario oppure la data/ora dell'ultima modifica e salvataggio della voce.

Contatto

I contatti non vengono archiviati per impostazione predefinita. Tuttavia, possono essere archiviati manualmente.

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Opzioni e impostazioni di archiviazione automatica

Vedere le descrizioni seguenti per le impostazioni e le opzioni che possono essere applicate quando si personalizza l'archiviazione automatica.

Finestra di dialogo Impostazioni archiviazione automatica

Archivia automaticamente ogni n giorni   Specificare la frequenza con cui si vuole eseguire l'archiviazione automatica. L'archiviazione simultanea di molti elementi può rallentare le prestazioni del computer. Di conseguenza, è consigliabile usare l'archiviazione automatica con una maggiore frequenza per ridurre il numero di elementi elaborati.

Per disattivare la funzionalità di archiviazione automatica, deselezionare la casella di controllo Archivia automaticamente ogni n giorni.

Avvisa prima di archiviare automaticamente   Scegliere se visualizzare un promemoria prima di iniziare l'archiviazione automatica degli elementi di Outlook. Quando viene visualizzato il promemoria, è possibile fare clic su No nel messaggio per annullare la sessione di archiviazione automatica.

Elimina gli elementi scaduti (solo cartelle posta elettronica)   Questa opzione non è selezionata per impostazione predefinita. Selezionare questa casella di controllo per eliminare i messaggi al termine del periodo di aging.

Archivia o elimina i vecchi elementi   Scegliere questa opzione per impostare o modificare le impostazioni seguenti. Se questa casella di controllo è deselezionata, l'archiviazione automatica viene eseguita con le impostazioni predefinite.

Mostra cartella archivi nell'elenco delle cartelle   Selezionare questa casella di controllo se si vogliono visualizzare le cartelle Archivio insieme alle altre cartelle di lavoro nel riquadro di spostamento. Se non si usa questa opzione, è comunque possibile aprire la cartella Archivio facendo clic sulla scheda File e su Apri file di dati di Outlook nella scheda Apri.

Elimina gli elementi dopo   Specificare il periodo trascorso il quale si vogliono archiviare gli elementi, espresso in giorni, settimane o mesi. È possibile specificare un periodo compreso tra un giorno e 60 mesi.

Sposta i vecchi elementi in   Selezionare questa casella di controllo per archiviare i vecchi elementi invece di eliminarli automaticamente. La cartella predefinita viene visualizzata nella casella. Per usare un'altra cartella, immettere il percorso della cartella nella casella oppure fare clic su Sfoglia. Se si seleziona questa opzione, Elimina permanentemente i vecchi elementi viene deselezionato.

Elimina permanentemente i vecchi elementi   Questa opzione elimina tutti gli elementi scaduti. Non vengono spostati e non ne viene conservata alcuna copia di archivio. Se si seleziona questa opzione, Sposta i vecchi elementi in viene deselezionato.

Applica ora a tutte le cartelle   Questa opzione applica a tutte le cartelle le impostazioni di archiviazione automatica, incluse le modifiche apportate. Per specificare impostazioni univoche per una o più cartelle, non usare questa opzione, ma fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella, fare clic su Proprietà e passare alla scheda Archiviazione automatica per cambiare le impostazioni per ogni cartella da modificare.

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