Sincronizzare un elenco di SharePoint 2010 con Access 2010

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È possibile sincronizzare i dati tra un elenco di SharePoint 2010 e Office Access 2010 e mantenere sempre aggiornata la entrambi i set di dati. Ad esempio si desidera mantenere analisi delle informazioni in un elenco di SharePoint in modo facile collaborare con altri utenti del team, ma anche eseguire report periodico, una query, vendite campagne e le modifiche in blocco tramite Access 2010.

In questo articolo

Introduzione alla sincronizzazione di un elenco di SharePoint con Access

La sincronizzazione dei dati di un elenco utilizzando l'aperto con il comando di Access

La sincronizzazione dei dati di un elenco utilizzando la traccia di questo comando di elenco in visualizzazione Foglio dati

La sincronizzazione dei dati di un elenco utilizzando il comando elenco di SharePoint da Access

Vantaggi di collegamento di una tabella di Access in un elenco SharePoint

Dati di ricerca

Modifiche strutturali

Prestazioni

Modifiche in blocco

Disconnessione di dati e la risoluzione dei conflitti

Considerazioni per la sincronizzazione dei dati

Sincronizzare un elenco di SharePoint con Access

Aggiornare i dati sincronizzati

Introduzione alla sincronizzazione di un elenco di SharePoint con Access

È possibile sincronizzare i dati tra un elenco di SharePoint 2010 e Access 2010 e mantenere sempre aggiornata la entrambi i set di dati. Ad esempio, si desidera mantenere analisi delle informazioni in un elenco di SharePoint in modo facile collaborare con altri utenti del team, ma anche eseguire report periodico, una query, vendite campagne e le modifiche in blocco tramite Access 2010.

Esistono tre modi per sincronizzare i dati tra un elenco di SharePoint e Access 2010. Qualunque modo si sceglie, la sincronizzazione è bidirezionale o bidirezionale. Le modifiche apportate in Access i dati dell'elenco vengono caricate in SharePoint server e le modifiche apportate nel server per l'elenco di SharePoint vengano scaricate in Access nel computer in uso.

Per sincronizzare un elenco di SharePoint, è necessario disporre di Access 2010 installato nel computer client e disporre dell'autorizzazione collaborazione nell'elenco.

Ulteriori informazioni sull'utilizzo di SharePoint 2010 con Access 2010 nella sezione Vedere anche e nel sistema di Guida di Access 2010.

Nota: Sarà possibile sincronizzare un elenco esterno di SharePoint con Access 2010.

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La sincronizzazione dei dati di un elenco utilizzando l'aperto con il comando di Access

È possibile sincronizzare i dati in un elenco di SharePoint con Access 2010 tramite il comando Apri con Access nella barra multifunzione di elenco. Questo comando crea una tabella di Access collegata all'elenco SharePoint e una tabella di informazioni utente supplementare che contiene informazioni aggiuntive, ad esempio nomi utente, account e indirizzi di posta elettronica.

Ogni volta che si apre l'elenco di SharePoint o di una tabella collegata di Access, vedere i dati più recenti. Come l'elenco di SharePoint continua a essere aggiornate, è possibile aggiornare manualmente la tabella collegata di Access con le ultime modifiche di elenco. Come la tabella collegata di Access continua a essere aggiornate, è possibile aggiornare manualmente i dati dell'elenco di SharePoint con le ultime modifiche di Access.

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La sincronizzazione dei dati di un elenco utilizzando la traccia di questo comando di elenco in visualizzazione Foglio dati

È inoltre possibile sincronizzare un elenco di SharePoint dalla visualizzazione Foglio dati con la traccia di questo comando di elenco disponibile nella visualizzazione Foglio dati dal riquadro, creata una tabella collegata in Access. Usando i comandi aggiuntivi nel riquadro attività, è anche possibile sincronizzare i dati dell'elenco ed eseguire le operazioni seguenti:

  • Crea report in Access.

  • Esporta in Access.

Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di visualizzazione Foglio dati (nella parte inferiore della visualizzazione Foglio dati, fare clic sul collegamento Guida ).

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La sincronizzazione dei dati di un elenco utilizzando il comando elenco di SharePoint da Access

Da Access 2010, è possibile collegare una tabella a un elenco di SharePoint esistente tramite il comando Elenco di SharePoint nel gruppo Importa e collega della scheda Dati esterni.

È anche possibile creare un elenco SharePoint vuoto da Access. Sulla barra multifunzione, nel gruppo tabelle della scheda Crea fare clic su elenchi di SharePoint e quindi fare clic su una delle operazioni seguenti: i contatti, attività, problemi, eventi o personalizzata.

Ulteriori informazioni sull'utilizzo di Access nel sistema di Guida di Access 2010.

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Vantaggi di collegamento di una tabella di Access in un elenco SharePoint

Qualunque modo si sceglie di sincronizzare un elenco di SharePoint, Access 2010 consente di creare una tabella collegata che riflette la struttura e il contenuto dell'elenco di SharePoint. Access consente di selezionare il tipo di dati corretti per ogni campo corrispondente alla colonna dell'elenco. Le tabelle collegate quindi agiscono come una tabella di Access e pertanto è possibile anche creare query, maschere, report, macro o codice per l'uso con i dati in Access 2010.

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Dati di ricerca

Access crea automaticamente anche le tabelle collegate per tutti gli elenchi di ricerca (a meno che gli elenchi di ricerca già collegati a database). Se gli elenchi di ricerca contengano colonne che cercano altri elenchi, tali elenchi sono inclusi anche in operazione di collegamento, in modo che l'elenco di ricerca di tutte le tabelle collegate dispone di una tabella collegata corrispondente nel database. Verrà creato le relazioni tra le tabelle collegate.

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Modifiche strutturali

Come per altri tipi di tabelle collegate, è possibile aggiungere, eliminare o modificare i campi in una tabella collegata mentre si lavora in Access. Se si desidera apportare modifiche strutturali, ad esempio rimuovere o modificare una colonna, è necessario aprire l'elenco sul sito di SharePoint. Da Access è possibile ottenere alla pagina Impostazioni elenco di SharePoint per modificare la struttura dell'elenco. Pulsante destro del mouse nella tabella di Access nel riquadro di spostamento, scegliere Altre opzioni e quindi fare clic su Modifica colonne e le impostazioni.

Strutturale modifiche apportate a un elenco di SharePoint non vengono automaticamente applicate in una tabella collegata. Per aggiornare una tabella collegata applicando la struttura più recente dell'elenco, pulsante destro del mouse nella tabella di Access nel riquadro di spostamento, scegliere Altre opzioni e quindi fare clic su Aggiorna elenco.

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Prestazioni

Poiché i dati da elenchi SharePoint collegati vengono sincronizzati automaticamente con le tabelle locali e utenti di lavorare sempre per i dati locali, le prestazioni di una tabella collegata di accesso sono stata migliorata, rispetto alle versioni precedenti di Access 2010.

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Modifiche in blocco

Sincronizzazione di un elenco di SharePoint con Access 2010, è molto più facile blocco modifiche ai dati di elenco di SharePoint. Per massa aggiungere, aggiornare, eliminare i dati da un elenco SharePoint, eseguire un accodamento, aggiornamento o query di eliminazione in Access 2010 e quindi aprire o aggiornare l'elenco di SharePoint.

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Disconnessione di dati e la risoluzione dei conflitti

Se è necessario eseguire alcune home di lavoro con l'utente o in viaggio, è possibile eseguire gli elenchi di SharePoint collegati non in linea con Access 2010. Ad esempio, può essere necessario fornire un catalogo di parti di un client mentre è in viaggio. È possibile utilizzare i dati in Access 2010 e quindi sincronizzare le modifiche quando si riconnette al sito di SharePoint in un secondo momento.

Se si verificano conflitti, ad esempio, se un altro utente aggiorna il record stesso nel server o utente che lavora non in linea, è possibile risolvere il conflitto quando torna online utilizzando la finestra di dialogo Risolvi conflitti. Questa finestra di dialogo Visualizza informazioni sul conflitto, ad esempio il motivo per cui si è verificato l'errore e è disponibili opzioni per provare a inviare di nuovo i dati o per annullare le modifiche. Se sono presenti più errori, è possibile visualizzare i dettagli di ogni errore facendo clic sui pulsanti precedente e successiva nella finestra di dialogo. Alcuni errori possono essere risolte solo ignorando le modifiche.

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Considerazioni per la sincronizzazione dei dati

Nella tabella seguente vengono illustrate alcune considerazioni da tenere in considerazione durante la sincronizzazione dei dati tra l'elenco di SharePoint e la tabella collegata di Access.

Caratteristica

Confronto

Colonne

Poiché Access non supporta più di 256 campi in una tabella, la tabella collegata includerà soltanto le prime 256 colonne.

Cartelle

Ogni cartella nell'elenco SharePoint viene visualizzata come un record nella tabella di Access. Gli elementi all'interno di una cartella, inoltre, vengono visualizzati come record immediatamente al di sotto del record corrispondente alla cartella.

Colonne di ricerca

Se una colonna di ricerca di valori in un altro elenco e l'elenco correlato non è già nel database, Access crea automaticamente le tabelle collegate per gli elenchi correlati.

Nota: Una colonna di tipo persona o un gruppo è un tipo speciale di colonna di ricerca che cerca valori nell'elenco informazioni utente. Se si collega a un elenco contenente una colonna persona o un gruppo, Access crea automaticamente una tabella collegata per l'elenco di informazioni utente.

Colonne calcolate

I risultati di una colonna calcolata vengono visualizzati nel campo corrispondente, ma non è possibile visualizzare o modificare la formula in Access.

Allegati

La colonna degli allegati dell'elenco viene visualizzata come un campo denominato Allegati.

Colonne di sola lettura

Le colonne di sola lettura in un elenco SharePoint manterranno l'attributo di sola lettura in Access. Potrebbe inoltre non essere possibile aggiungere, eliminare o modificare colonne in Access.

Colonne multivalore

Una colonna di tipo scelta o ricerca può contenere più valori. Per tali colonne, l'operazione di collegamento Crea i campi che supportano più valori. Le colonne di ricerca multivalore vengono create nella tabella collegata se la colonna è del tipo di ricerca.

Elenchi non supportati

Gli elenchi seguenti non sono supportati:

  • Sondaggi

  • Aree discussioni

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Sincronizzare un elenco di SharePoint con Access

  1. Passare al sito di SharePoint che contiene l'elenco che si vuole sincronizzare con un foglio di calcolo.

  2. Fare clic sul nome dell'elenco sulla barra di avvio veloce oppure fare clic su Azioni sito, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e fare clic sul nome dell'elenco nella sezione elenco appropriata.

    Nota: L'aspetto e la struttura di spostamento di un sito di SharePoint possono subire modifiche significative. Se non è possibile individuare un'opzione, ad esempio un comando, un pulsante o un collegamento, contattare l'amministratore.

  3. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco e quindi nel gruppo Connetti ed Esporta fare clic su Apri con Access.

  4. Specificare un percorso per il database nuovo o esistente oppure fare clic su Sfoglia per individuare un database.

  5. Selezionare collegamento ai dati nel sito di SharePoint e quindi fare clic su OK.

    Nota: È anche possibile fare clic su Esporta una copia dei dati. Esportazione di dati, a differenza di collegare dati, è un'operazione di copia unica di dati corrente e non viene creata una sincronizzazione tra la tabella di Access che viene creata e l'elenco di SharePoint.

  6. Se viene richiesto di confermare l'operazione, fare clic su OK.

  7. Nella finestra di dialogo Download file fare clic su Apri.

  8. Nel caso in cui venga richiesto se si desidera attivare connessioni dati nel computer, fare clic su Attiva se si ritiene sicuro attivare la connessione ai dati del sito di SharePoint.

Access 2010 consente di creare una tabella di Access collegata all'elenco SharePoint, una tabella di informazioni sull'utente e le altre tabelle collegate se l'elenco di SharePoint contiene colonne di ricerca.

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Aggiornare i dati sincronizzati

Ogni volta che si apre l'elenco di SharePoint sincronizzata o tabella collegata di Access, vedere i dati più recenti. Per garantire visualizzazione i dati più recenti, mentre l'elenco di SharePoint o di una tabella collegata di Access è aperta, è possibile aggiornare manualmente i dati.

Per aggiornare i dati sincronizzati, eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Da Access 2010, nella barra multifunzione della tabella collegata di Access, nel gruppo record della scheda Home fare clic su Aggiorna e quindi fare clic su Aggiorna.

  • Dall'elenco di SharePoint eseguire una delle operazioni seguenti:

    • In visualizzazione Foglio dati, nella barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco e quindi nel gruppo foglio dati fare clic su Aggiorna dati.

    • Nella visualizzazione Standard, sulla barra degli indirizzi di Internet Explorer, fare clic su Aggiorna o premere F5.

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