Sincronizzare contenuto con Outlook 2010 con SharePoint 2010

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È possibile sincronizzare una raccolta di SharePoint, elenco di contatti, elenco attività, elenco attività del progetto e un determinato tipo di elenco esterno di SharePoint con Microsoft Outlook 2010. Poiché molti utenti di SharePoint 2010 anche usare Outlook 2010 per la collaborazione e coordinate attività e progetti, la possibilità di sincronizzare le raccolte ed elenchi può risultare utili si diventa più efficiente, soprattutto se si lavora offline o non dispone di accesso appropriato ai siti di SharePoint sempre questa impostazione.

In questo articolo

Introduzione alla sincronizzazione del contenuto con Outlook 2010 con SharePoint 2010

Utilizzo di una raccolta documenti sincronizzata

Utilizzo di un elenco di contatti sincronizzato

Utilizzo di un elenco di attività sincronizzato

Utilizzo di un elenco esterno sincronizzato

Punti di integrazione aggiuntivi

Sincronizzare una raccolta di SharePoint con Outlook 2010

Sincronizzare un elenco di contatti di SharePoint con i contatti di Outlook 2010

Sincronizzare un elenco di attività di SharePoint con le attività di Outlook 2010

Introduzione alla sincronizzazione del contenuto con Outlook 2010 con SharePoint 2010

È possibile sincronizzare una raccolta di SharePoint, elenco di contatti, elenco attività, elenco attività del progetto e un determinato tipo di elenco esterno di SharePoint con Outlook 2010. Poiché molti utenti di SharePoint 2010 anche usare Outlook 2010 per la collaborazione e coordinate attività e progetti, la possibilità di sincronizzare le raccolte ed elenchi può risultare utili si diventa più efficiente, soprattutto se si lavora offline e non dispone di accesso appropriato ai siti di SharePoint sempre questa impostazione.

Per sincronizzare tali elenchi e raccolte, è necessario disporre di Outlook 2010 installato nel computer client e disporre dell'autorizzazione di collaborazione per la raccolta o elenco.

Ulteriori informazioni sull'utilizzo di SharePoint 2010 con Outlook 2010 nella sezione Vedere anche e nel sistema di Guida di Outlook 2010.

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Utilizzo di una raccolta documenti sincronizzata

È possibile sincronizzare una raccolta di SharePoint tra Outlook 2010 e SharePoint 2010. Quando si sincronizza una raccolta, come una cartella nel riquadro di spostamento di Outlook in Elenchi SharePoint della raccolta.

Quando si utilizza la caratteristica Ricerca immediata, Outlook cerca tutti i documenti di SharePoint sincronizzati. L'anteprima dei documenti nel riquadro di lettura di Outlook consente di esplorare con facilità i risultati della ricerca. È possibile aprire e salvare le modifiche in documenti di SharePoint da Outlook più veloce ed efficace. È possibile quindi visualizzare l'anteprima, modificare e gestire i documenti nella raccolta di SharePoint da Outlook. È possibile anche disconnettere le raccolte, utilizzare i file di Office nella raccolta, visualizzarle in linea e quindi sincronizzare le modifiche.

La sincronizzazione è unidirezionale o unidirezionale per i file di Office. Le modifiche apportate ai file nella raccolta di SharePoint possono essere scaricate in Outlook, ma non è possibile apportare modifiche ai file di Office non in Outlook e caricarli nella raccolta di SharePoint. Se si lavora non in linea con Outlook, è possibile modificare file di Office, ad esempio documenti di Word, fogli di calcolo di Excel e presentazioni di PowerPoint. Quando torna online, è possibile caricare le modifiche desiderate alla raccolta di SharePoint. Tuttavia, Outlook non tiene traccia delle modifiche apportate a tali file di Office apportati nella raccolta di SharePoint. Per ottenere risultati ottimali, estrarre i file prima di tutto, se si intende apportarvi modifiche offline in Outlook.

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Utilizzo di un elenco di contatti sincronizzato

È possibile sincronizzare un elenco di SharePoint contatti tra Outlook 2010 e SharePoint 2010. In questo modo è possibile archiviare, condividere e gestire i contatti di SharePoint in modo più efficiente in Outlook. È possibile anche disconnettere l'elenco dei contatto, lavorare con i contatti, visualizzarle in linea e quindi sincronizzarle da Outlook 2010 o SharePoint 2010.

Da Outlook 2010, cartelle di contatti sincronizzato works elenco contatti di SharePoint come altri Outlook. È possibile visualizzare, modificare, stampare e anche chiamare i contatti tramite Microsoft Office Communicator. È possibile inviare messaggi di posta elettronica e convocazioni di riunione, utilizzare le categorie a colori, archiviare più indirizzi di posta elettronica e i numeri di telefono e includere le foto dei contatti, biglietti da visita elettronici, nonché informazioni compleanni e anniversari.

La sincronizzazione di contatti è bidirezionale o bidirezionale. Le modifiche apportate a tali contatti in Outlook vengono sincronizzate automaticamente con l'elenco dei contatti di SharePoint. Le modifiche apportate all'elenco contatti di SharePoint vengono sincronizzate automaticamente con i contatti in Outlook.

Quando si apre un contatto di SharePoint in Outlook o apre l'elenco dei contatti in SharePoint 2010, viene visualizzato sulle modifiche più aggiornate. Se il contatto in Outlook vengono apportate modifiche mentre si apre l'elenco dei contatti di SharePoint, è necessario aggiornare il browser per visualizzare le ultime modifiche nell'elenco SharePoint. Se vengono apportate modifiche a elenco contatti di SharePoint mentre il contatto che si apre in Outlook, è necessario utilizzare il comando di Invio/ricezione per visualizzare le modifiche più recenti in contatto di Outlook.

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Utilizzo di un elenco di attività sincronizzato

È possibile sincronizzare un elenco di attività di SharePoint tra Outlook 2010 e SharePoint 2010. È possibile collaborare con un elenco di attività standard e l'elenco attività di progetto è simile a un elenco di attività standard, ad eccezione del fatto che un elenco di attività di progetto fornisce una visualizzazione grafica di elementi attività, denominato visualizzazione Diagramma di Gantt. È possibile anche disconnettere un elenco di attività, gestire le attività nell'elenco, renderli nuovamente disponibili online e sincronizzarli da Outlook.

Il contenuto dell'elenco di attività sincronizzato vengono visualizzate in altre attività nel riquadro di spostamento e consolidati sulla barra da fare. Per verificare lo stato, lo stato di avanzamento e cronologia dei progetti, l'utente e team membri possono creare, assegnare, aggiornare, rispondere ed eliminare attività quando si lavora nelle rispettive cartelle di Outlook.

È inoltre possibile applicare contrassegni e categorie alle attività sincronizzate proprio come per le altre attività di Outlook. I contrassegni e le categorie non sono visualizzati nel sito di SharePoint ma sono disponibili quando si utilizzano le attività sincronizzate in Outlook. Le notifiche di attività di SharePoint sono inoltre totalmente integrate con attività e calendari, e si possono scegliere le impostazioni desiderate per la generazione automatica di messaggi di posta elettronica di notifica e promemoria.

La sincronizzazione di elenco attività è bidirezionale o bidirezionale. Le modifiche apportate a queste attività in Outlook vengono sincronizzate automaticamente con l'elenco attività di SharePoint o attività di progetto. Le modifiche apportate all'elenco attività di SharePoint o di un elenco attività di progetto vengono sincronizzate automaticamente con le attività di Outlook. Quando si apre l'attività in Outlook o aprire l'elenco di attività di SharePoint o di un elenco attività di progetto in SharePoint 2010, viene visualizzato sulle modifiche più aggiornate.

Se vengono apportate modifiche all'attività di Outlook mentre si apre l'elenco attività di SharePoint, è necessario aggiornare il browser per visualizzare le ultime modifiche nell'elenco. Se vengono apportate modifiche all'elenco attività di SharePoint durante l'attività viene aperto in Outlook, è necessario utilizzare il comando di Invio/ricezione per visualizzare le modifiche più recenti per l'attività di Outlook.

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Utilizzo di un elenco esterno sincronizzato

È possibile sincronizzare un elenco esterno di SharePoint tra Outlook 2010 e SharePoint 2010. Un elenco esterno di SharePoint creato tramite servizi (Applicativa) in SharePoint Designer 2010 e può contenere accesso in lettura/scrittura ai dati Line-of-Business da origini dati, ad esempio SQL Server o SAP.

Quando si crea un tipo di contenuto esterno in SharePoint Designer 2010, è possibile mapparli a un tipo di elemento nativo di Office, ad esempio un contatto o un'attività in modo che i dati esterni aspetto e comportamento analoga a un elemento di contatto o un'attività in Outlook. Si supponga ad esempio, che i dati esterni sono riportato un elenco di clienti e si desidera visualizzare i dati esterni in Outlook. Poiché i dati per i clienti simile contatti in Outlook, è possibile eseguire il mapping di tale tipo di contenuto esterno al contatto in Outlook. Dopo la connessione dell'elenco esterno a Outlook utilizzando il comando Connetti a Outlook, è possibile creare, aggiornare ed eliminare i dati esterni direttamente da Outlook come si vuole creare e aggiornare le attività e i contatti di Outlook.

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Punti di integrazione aggiuntivi

Outlook 2010 con punti di integrazione aggiuntivi con SharePoint 2010, incluse le operazioni seguenti:

  • Partecipare alle discussioni online tramite messaggi di posta elettronica

  • Visualizzazione di SharePoint 2010 e Outlook 2010 calendari side-by-side

  • Gestione degli avvisi di SharePoint e feed RSS

  • Creare un'area di lavoro riunioni

  • Utilizzare Outlook Web part di SharePoint 2010, ad esempio per visualizzare i messaggi di Outlook

  • Utilizzo del componente aggiuntivo Outlook Social Connector per gestire i feed di social networking dai colleghi.

Ulteriori informazioni su questi punti di integrazione aggiuntivi i sistemi di Guida di SharePoint e Outlook 2010.

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Sincronizzare una raccolta di SharePoint con Outlook 2010

  1. Nel browser passare al sito di SharePoint che contiene la raccolta che si desidera sincronizzare.

  2. Fare clic sul nome della raccolta sulla barra degli strumenti Avvio veloce oppure fare clic su Azioni sito, su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi sul nome della raccolta nella sezione delle raccolte appropriata.

    Nota: Un sito di SharePoint può essere modificato in modo significativo in aspetto e spostamento. Se non è disponibile un'opzione, ad esempio un comando, un pulsante o un collegamento, contattare l'amministratore di SharePoint.

  3. Nel gruppo Connetti ed Esporta della scheda raccolta sulla barra multifunzione fare clic su Connetti a Outlook.

  4. Quando viene richiesto di aprire un'applicazione nel computer in uso, fare clic su Consenti.

  5. Se viene chiesto di confermare l'operazione, fare clic su .

In Outlook, la raccolta viene aggiunto al riquadro di spostamento in Elenchi SharePoint. I file nella raccolta hanno un comportamento simili a messaggi di posta elettronica. Per i file di Office, fare clic per visualizzare in anteprima il file nel riquadro di lettura o fare doppio clic sul file per aprirlo. Fare clic sul file per visualizzare altre opzioni.

Nota: 

  • Se la raccolta contiene le sottocartelle e si desidera poter accedere a tutti i file in Outlook, visualizzare la raccolta di livello superiore e quindi connettersi a Outlook. Per impostazione predefinita, se si è in una sottocartella di una raccolta e quindi connettere la raccolta a Outlook, solo il contenuto della cartella si è connessi.

  • Per accedere a solo il contenuto di una singola cartella di Outlook, sono disponibili due opzioni. Se la cartella contenente i file che si desidera rendere disponibile in Outlook non è aperta, selezionare la cartella, fare clic sulla freccia Apri Menu visualizzato e quindi fare clic su Connetti a Outlook. Se la cartella in cui si desidera connettersi è già aperta, eseguire i passaggi per connettere una raccolta.

  • Dopo aver connesso una raccolta a Outlook, è possibile invitare altri membri del team per connettersi alla raccolta. Pulsante destro del mouse sul nome di una raccolta in Outlook e quindi fare clic su Condividi questa cartella.

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Sincronizzare un elenco di contatti di SharePoint con i contatti di Outlook 2010

  1. Nel browser passare al sito di SharePoint che contiene l'elenco di contatti che si desidera sincronizzare.

  2. Fare clic sul nome dell'elenco di contatti nella barra di avvio veloce oppure fare clic su Azioni sito, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi nella sezione dell'elenco appropriata, fare clic sul nome dell'elenco contatti.

    Nota: Un sito di SharePoint può essere modificato in modo significativo in aspetto e spostamento. Se non è disponibile un'opzione, ad esempio un comando, un pulsante o un collegamento, contattare l'amministratore di SharePoint.

  3. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Connetti ed Esporta della scheda elenco fare clic su Apri in Outlook.

  4. Quando viene chiesto di confermare la connessione dei contatti di SharePoint con Outlook, fare clic su OK.

In Outlook 2010, i contatti vengono aggiunti in contatti nel riquadro di spostamento.

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Sincronizzare un elenco di attività di SharePoint con le attività di Outlook 2010

  1. Nel browser passare al sito di SharePoint che contiene l'elenco attività o elenco di attività di progetto che si desidera sincronizzare.

  2. Fare clic sul nome dell'attività o un progetto elenco attività nella barra di avvio veloce oppure fare clic su Azioni sito, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi nella sezione dell'elenco appropriata, fare clic sul nome dell'elenco attività o un progetto.

    Nota: L'aspetto e la struttura di spostamento di un sito di SharePoint possono subire modifiche significative. Se non è possibile individuare un'opzione, ad esempio un comando, un pulsante o un collegamento, contattare l'amministratore.

  3. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Connetti ed Esporta della scheda elenco fare clic su Apri in Outlook.

  4. Quando viene richiesto di connettere l'elenco di contatti di SharePoint a Outlook, fare clic su OK.

In Outlook 2010, le attività vengono aggiunti in Altre attività nel riquadro di spostamento e barra da fare.

Nota: È possibile eseguire le proprie attività dal sito di SharePoint in modo analogo alle attività di Outlook, incluse le attività di trascinamento o copia tra le cartelle di Outlook e quelle del sito di SharePoint. Le attività e le richieste di attività ricorrenti di Outlook vengono tuttavia convertite in normali attività nel sito di SharePoint.

Suggerimento: Dopo aver connesso un elenco di attività o un elenco di attività di progetto a Outlook, è possibile inviare un messaggio di condivisione ad altri membri del team per inviare un invito per la connessione alle attività. Pulsante destro del mouse sul nome di elenco in Outlook e quindi fare clic su nome dell'elenco attività di condivisione. In questo modo si crea un messaggio di posta elettronica contenente un collegamento e un comando per connettersi all'elenco.

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