Semplificare la visualizzazione e la stampa di un foglio dati

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Quando si apre una tabella o visualizzare i risultati di una query, Microsoft Office Access 2007 viene visualizzato il risultato di tabella o query in visualizzazione Foglio dati. Tabella dati o una query risultati visualizzati nella visualizzazione Foglio dati sono in genere definiti un foglio dati. È possibile personalizzare l'aspetto di un foglio dati per visualizzare dati specifici per l'utilizzo come un report semplice.

Per saperne di più

Informazioni sui fogli dati

Organizzare i dati per la modifica e spostamento di righe o colonne

Modificare il colore di sfondo e lo stile griglia

Modificare il formato del testo

Riepilogare i dati mediante l'aggiunta di una riga totale

Applicare l'ordinamento e filtro

Salvare le modifiche di layout

Informazioni sui fogli dati

Un foglio dati è una rappresentazione visiva dei dati contenuti in una tabella o dei risultati restituiti da una query. Visualizza i campi per ogni record da una tabella, una maschera o un risultato della query in un formato tabulare (riga e colonna), come illustrato di seguito.

Tabella dei dipendenti nella visualizzazione Foglio dati

Per impostazione predefinita, tabelle e query aprire in visualizzazione Foglio dati. Nel riquadro di spostamento destro di una tabella o query e quindi scegliere Apri dal menu di scelta rapida per aprire la tabella o query come un foglio dati.

Apertura di una tabella in visualizzazione Foglio dati

Quando si applicano formati specifici per righe e colonne o aggiungere una riga totale, un foglio dati può inoltre fungere da un report semplice.

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Organizzare i dati per la modifica e spostamento di righe o colonne

È possibile organizzare i dati per semplificare il foglio dati per visualizzare o per visualizzare solo i dati richiesti in un determinato momento. Questa sezione illustra diversi modi in cui è possibile eseguire questa operazione.

Ridimensionare righe o colonne

In alcuni casi non tutte le colonne in un foglio dati siano contenute nello schermo o l'immagine o le singole colonne possono occupare più spazio di quello desiderato per il relativo contenuto. Inoltre, può essere necessario modificare l'altezza delle righe in modo che può continuare a testo che non rientrano in una colonna in una nuova riga.

Dopo aver aperto una tabella, query o maschera in visualizzazione Foglio dati, è possibile ridimensionare manualmente le singole colonne o ridimensionare automaticamente una colonna in base al contenuto.

Ridimensionare manualmente una colonna

  1. Posizionare il puntatore del mouse sul bordo della colonna che si desidera ridimensionare.

  2. Quando il puntatore assume la forma di una freccia a due punte, trascinare il bordo della colonna fino a ottenere le dimensioni desiderate.

Ridimensionamento di una colonna nel foglio dati

Ridimensionare automaticamente una colonna

  1. Per ridimensionare una colonna per adattare meglio il relativo contenuto, posizionare il puntatore del mouse sul bordo della colonna che si desidera ridimensionare.

  2. Quando il puntatore diventa una freccia a due punte, fare doppio clic sul bordo della colonna.

Ridimensionamento di una colonna per l'adattamento al testo

Ridimensionare più colonne

  • Per ridimensionare più colonne contemporaneamente, tenere premuto il tasto MAIUSC e quindi ridimensionare le colonne selezionate selezionare più colonne adiacenti. È anche possibile selezionare l'intero foglio dati e ridimensionare tutte le colonne.

Ridimensionare righe

  • Per ridimensionare le righe, posizionare il puntatore tra le due selettori di record del foglio dati e trascinare fino a ottenere le righe sono le dimensioni desiderate.

Non è possibile ridimensionare singolarmente ogni riga, ovvero durante il ridimensionamento di una riga, tutte le righe vengono ridimensionate.

Ridimensionamento di una riga nel foglio dati

Ridimensionare le righe impostando l'altezza predefinita

  1. Per ridimensionare le righe di altezza predefinita, destro un selettore di record e quindi fare clic su Altezza riga dal menu di scelta rapida.

    Clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di record

    Scelta di Altezza riga dal menu di scelta rapida

  2. Nella finestra di dialogo Altezza righe, selezionare la casella di controllo Altezza standard, quindi scegliere OK.

Nota: È possibile annullare modifiche per la larghezza di una colonna o l'altezza delle righe facendo clic sul pulsante Annulla sulla barra di accesso rapido. Per annullare le modifiche, chiudere il foglio dati e quindi fare clic su No quando viene richiesto di salvare le modifiche al layout del foglio dati. Facendo clic su No, eventuali altri layout le modifiche apportate verranno anche annullate.

Spostare una colonna

È possibile modificare rapidamente l'ordine delle colonne in un foglio dati trascinando le colonne in posizioni diverse del foglio dati. Ad esempio, si può essere utile per assicurare che una colonna specifica rimanga sempre visibili.

  • Fare clic sull'intestazione di colonna per selezionare una colonna o tenere premuto il tasto MAIUSC per selezionare più colonne adiacenti e quindi trascinare la colonna o le colonne in una nuova posizione.

Spostamento della colonna Nome nella posizione più a sinistra

Rinominare una colonna

Potrebbero verificarsi quando si desidera rinominare una colonna in modo che descriva meglio i dati che contiene le occasioni. Ad esempio, se una colonna contenente gli indirizzi di posta elettronica è denominata EMAdd, è consigliabile per la colonna titolo più semplice da comprendere modificandolo in indirizzo di posta elettronica. Per eseguire questa operazione, pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna, scegliere Rinomina colonna dal menu di scelta rapida e quindi digitare il nuovo nome. Ad esempio, digitare il Messaggio di posta elettronica indiriss.

Ridenominazione di una colonna

Visualizzare o nascondere colonne

Se si desidera visualizzare o stampare solo determinate colonne per il report semplice, è possibile nascondere le colonne che non si desidera visualizzare in un foglio dati. Ad esempio, se si utilizza un database di informazioni di contatto, è consigliabile visualizzare solo l'intero nome e l'indirizzo e-mail per ogni contatto. È possibile creare questa visualizzazione nascondendo tutte le altre colonne.

Nascondere le colonne

  1. Fare clic sull'intestazione della colonna che si desidera nascondere.

    Per selezionare colonne adiacenti, tenere premuto MAIUSC mentre si fa clic sulle intestazioni di colonna aggiuntive.

    Nota: Non è possibile selezionare le colonne non adiacenti. Selezionare le altre colonne e nascondere quelli separatamente.

  2. Pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna e quindi scegliere Nascondi colonne dal menu di scelta rapida.

Nascondere colonne nel foglio dati

Mostrare colonne

  1. Pulsante destro del mouse qualsiasi intestazione di colonna e quindi scegliere Scopri colonne dal menu di scelta rapida.

  2. Nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare la casella di controllo accanto a ogni colonna che si desidera visualizzare e quindi fare clic su Chiudi.

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Modificare il colore di sfondo e lo stile griglia

Quando si utilizza un foglio dati come un report semplice, è possibile migliorare l'aspetto dei dati modificando i formati, ad esempio lo stile griglia o il colore di sfondo, oppure mediante la creazione di colori diversi per le righe alterne.

Impostare lo stile griglia

  1. Nel gruppo Carattere della scheda Home, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Griglia.

  2. Fare clic sullo stile di griglia desiderato.

    Pulsante Griglia del gruppo Carattere

Impostare il colore di sfondo

  1. Nel gruppo Carattere della scheda Home, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore riempimento/sfondo.

  2. Fare clic sul colore di sfondo desiderato.

    Pulsante Colore riempimento/sfondo del gruppo Carattere

Modificare il colore di sfondo per righe alternate

È possibile impostare il colore di sfondo di righe alternate in un foglio dati indipendente del colore di sfondo predefinito. Se si imposta un colore di sfondo alternato, è possibile renderla più semplice distinguere tra righe adiacenti.

  1. Nel gruppo Carattere della scheda Home, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Alterna colore riempimento/sfondo.

    Pulsante Alterna colore riempimento/sfondo del gruppo Carattere

  2. Fare clic sul colore di sfondo che si desidera applicare.

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Modificare il formato del testo

Dopo aver aperto una tabella, query o maschera in visualizzazione Foglio dati, è possibile modificare l'aspetto del testo, tra cui la formattazione. Si noti che le modifiche vengono applicate all'intero foglio dati. Se si vuole che le modifiche da visualizzare automaticamente alla successiva apertura del foglio dati, è necessario fare clic su quando si chiude il foglio dati e viene richiesto di salvare le modifiche al layout.

Nella figura seguente viene illustrato il gruppo Carattere della scheda Home. È possibile utilizzare i comandi disponibili in questo gruppo per apportare modifiche alle caratteristiche dei caratteri del foglio dati.

Gruppo Carattere

  1. Fare clic su qualsiasi cella del foglio dati.

  2. Nel gruppo Carattere della scheda Home, effettuare una o più delle seguenti operazioni:

    • Per modificare il tipo di carattere, digitare o fare clic su un tipo di carattere nella casella Tipo di carattere.

    • Per modificare le dimensioni del carattere, digitare o fare clic su una dimensione di carattere nella casella Dimensione carattere.

    • Per modificare lo stile del carattere, fare clic sul pulsante grassetto, corsivo o sottolineato (o qualsiasi combinazione di tre).

    • Per modificare il colore del carattere, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore carattere e selezionare un colore della tavolozza.

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Riepilogare i dati mediante l'aggiunta di una riga totale

Mediante l'aggiunta di una riga totale in un foglio dati, è possibile visualizzare rapidamente il totale di una colonna calcolato. Oltre a sommare una colonna di dati, è possibile utilizzare la riga del totale per eseguire altri calcoli, ad esempio possibile trovare le medie, il conteggio del numero di elementi in una colonna e trovare il valore minimo o massimo in una colonna di dati.

Per visualizzare la riga del totale, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.

    Nella parte inferiore del foglio dati verrà visualizzata una nuova riga con la parola Totale nella prima colonna.

  2. Fare clic su qualsiasi cella che si trova nella stessa riga della cella che contiene la parola totale.

  3. Fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic sul tipo di calcolo che si desidera visualizzare in tale cella.

    L'elenco di funzioni o tipi di calcoli che sono disponibili dipende dalla tipo di dati della colonna. Ad esempio, se la colonna contiene valori di valuta, verrà visualizzato un elenco di funzioni che riguardano i calcoli di valuta, ad esempio minimo e massimo.

Riga Totale in un foglio dati con una scelta di funzioni

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo della funzionalità di riga totale, vedere i collegamenti nella sezione Vedere anche.

Applicare l'ordinamento e filtro

Esistono alcune modifiche rapidi aggiuntive che rendono più semplice visualizzare o stampare il foglio dati. Ad esempio, nella figura seguente i nomi di società vengono ordinati in ordine alfabetico.

Foglio dati con una colonna in ordine alfabetico

  • Per applicare l'ordinamento, pulsante destro del mouse sulla colonna oppure fare clic sulla freccia nell'intestazione di colonna, quindi scegliere l'opzione di ordinamento desiderata.

  • Per applicare un filtro, fare clic sulla freccia nell'intestazione di colonna e selezionare le caselle di controllo per i valori che si desidera visualizzare. In alternativa, è possibile fare clic su Filtri per testo o Filtri per numeri per creare filtri più dettagliati.

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Salvare le modifiche di layout

Dopo aver modificato il layout e l'aspetto di un foglio dati, è necessario salvare le modifiche se si desidera mantenere le modifiche alla successiva apertura del foglio dati. Quando si chiude un foglio dati dopo aver apportato le modifiche per il layout, viene chiesto di salvare le modifiche apportate. Se si fa clic su , le modifiche vengono salvate e applicate alla successiva apertura del foglio dati. Se si fa clic su No, le modifiche vengono eliminate e si apre il foglio dati con le impostazioni di layout predefinito (o le ultime impostazioni salvate) successiva ora che si apre la.

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