Scegliere come archiviare e gestire i record

Centro record

I dati dell'azienda possono essere inviati a un Centro record e quindi alla posizione appropriata, dove possono acquisire le autorizzazioni e i criteri corretti, ad esempio per la scadenza e il controllo.

I metadati, o informazioni sui dati, svolgono un ruolo fondamentale per consentire di gestire le informazioni e recuperarle in un secondo momento. Caratteristiche come i tipi di contenuto, Content Organizer e le cartelle virtuali consentono di supportare l'uso dei metadati.

Tra le caratteristiche di un Centro record sono incluse le seguenti:

• ID documento    A ogni documento può essere assegnato un identificatore univoco, che rimane associato al documento anche dopo l'archiviazione. In questo modo è possibile fare riferimento ai record in base a un ID, indipendentemente da dove venga spostato il documento.

• Conservazione in più fasi    I criteri di conservazione possono prevedere più fasi, consentendo di specificare l'intero ciclo di vita di un documento come criterio, ad esempio Rivedere i contratti ogni anno ed eliminarli dopo 7 anni.

• Report di controllo per elemento    È possibile generare un report di controllo personalizzato su un singolo record.

• Piani file gerarchici    È possibile creare strutture di cartelle gerarchiche complesse e gestire la conservazione a livello di ogni cartella della gerarchia oppure ereditarla dalle cartelle padre.

• Report piano file    È possibile generare rapporti di stato che indicano il numero di elementi in ogni fase del piano file, insieme a un riepilogo dei criteri di conservazione in ogni nodo del piano.

• Tassonomia e tipi di contenuto centralizzato    L'archivio è la destinazione di tassonomie e tipi di contenuto a livello aziendale e garantisce la coerenza e il trasferimento di contesto tra le aree per la collaborazione e l'archivio. Gli investimenti nella tassonomia versione 2010 verranno descritti in modo più dettagliato in post futuri.

• Content Organizer    Il router di record può usare i metadati per inviare i documenti in ingresso nella posizione appropriata nel piano file gerarchico. Consente ad esempio di applicare automaticamente regole al contenuto che viene inviato, come "Se un contratto di acquisto è contrassegnato con il tag Progetto alfa, inviarlo nella sottocartella Contratti alfa e applicarvi il criterio di conservazione di tale cartella".

• Cartelle virtuali    Il piano file è un ottimo sistema per gestire un archivio, ma in molti casi non è lo strumento appropriato per spostarsi e per trovare il contenuto desiderato. Il Centro record di SharePoint 2010 usa una nuova caratteristica denominata spostamento basato sui metadati che consente di esporre i metadati principali come cartelle virtuali.

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Gestione dei record sul posto

Tutti i siti possono essere abilitati per la gestione dei record sul posto e configurati come sistema di gestione dei record. Contrariamente al Centro record, in questo tipo di sistema è possibile archiviare i record con i documenti attivi in un'area per la collaborazione.

La gestione sul posto consente di controllare il contenuto nelle aree per la collaborazione. In questo modo è possibile dichiarare come record alcuni documenti di SharePoint o blog, wiki, pagine Web ed elementi di elenco. Il sistema può impedire, se necessario, l'eliminazione o la modifica di tali record in base alla definizione di record dell'organizzazione.

Il controllo, la conservazione, la scadenza, la creazione di report, i flussi di lavoro dei record, eDiscovery e il blocco a fini giudiziari sono tutte caratteristiche che possono essere usate nell'area per la collaborazione per creare un equilibrio tra l'utilità di SharePoint per gli utenti finali e l'esigenza di soddisfare la governance delle informazioni.

I record possono essere dichiarati manualmente nell'ambito di un processo più ampio in un flusso di lavoro oppure come fase pianificata della conservazione di un documento, ad esempio dopo due anni. L'aspetto importante è dato dal fatto che quando viene dichiarato come record, il contenuto non viene spostato in un archivio, ma resta nella stessa posizione, in modo che gli utenti finali possano comunque trovarlo e continuare a interagire con esso.

Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi aggiuntivi derivanti dall'uso di un sistema di gestione dei record sul posto:

• I record possono esistere ed essere gestiti tra più siti.

• Se è abilitato il controllo delle versioni, la gestione delle versioni dei record è automatica.

• La ricerca può essere eseguita contemporaneamente nei record e nei documenti attivi.

• È possibile esercitare un maggiore controllo sulla natura di un record nell'organizzazione e su chi può crearlo.

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Considerazioni per la pianificazione di una soluzione

Quando si valuta se gestire i record in un Centro record separato o nello stesso sito di collaborazione in cui sono stati creati i documenti, considerare gli aspetti seguenti:

• La governance del sito di collaborazione è appropriata per la gestione dei record?

• Il settore in cui si opera è tenuto a rispettare requisiti normativi che richiedono la separazione dei record dai documenti attivi?

• È consigliabile affidare all'amministratore di un sito di collaborazione la gestione di un sito che contiene record?

• Potrebbe essere necessario archiviare i record in un sito che usa un accesso più limitato rispetto al sito di collaborazione oppure in un sito di cui viene eseguito il backup con una pianificazione diversa.

• Per quanto tempo resterà in uso il sito di collaborazione? Se i record devono essere conservati per un tempo superiore alla durata del progetto, la scelta di una strategia di gestione dei record sul posto comporta la necessità di mantenere il sito di collaborazione anche quando non sarà più in uso.

• I membri del progetto dovranno accedere frequentemente ai documenti dopo la conversione in record? Se si usa un approccio sul posto, i membri del progetto possono accedere ai documenti nello stesso modo, indipendentemente dal fatto che siano documenti attivi o record.

• I responsabili della gestione dei record nell'organizzazione sono responsabili solo dei record o anche di tutte le informazioni, indipendentemente che si tratti di documenti attivi o di record? Se sono responsabili solo dei record ufficiali, la disponibilità di un Centro record separato può semplificare le attività.

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