Salvare i documenti in OneDrive for Business o in un sito del team

Salvare i documenti in OneDrive for Business o in un sito del team

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È una tentazione salvare tutti i documenti in OneDrive for Business. Il collegamento alla raccolta di OneDrive for Business è sempre posizionato nella parte superiore della pagina, pronto per l' upload o la creazione di un documento da OneDrive for business. Tuttavia, è necessario pensare a chi può e non può accedere ai documenti salvati in OneDrive for Business. Se un documento è uno sforzo di collaborazione correlato a un progetto, è possibile che il salvataggio in un sito del team sia una scelta migliore.

Qual è la differenza tra OneDrive for Business e un sito del team di SharePoint

OneDrive for Business è una posizione in cui è possibile archiviare i file dal computer nel cloud e accedervi da qualsiasi dispositivo o condividerli con altri. Come parte di Office 365 o SharePoint Server, OneDrive for Business consente di aggiornare e condividere i file ovunque e di lavorare ai documenti di Office con altri utenti contemporaneamente.

Un sito del team di SharePoint è un'area in cui gli utenti possono collaborare su file, documenti e idee. È configurato per facilitare la comunicazione bidirezionale fra i membri di un team. SharePoint offre una gamma completa di raccolte documenti, elenchi attività, calendari, flussi di lavoro, wiki e altre caratteristiche che semplificano ai team la comunicazione e la collaborazione.

Sia con OneDrive for Business che con un sito del team di SharePoint, i file vengono archiviati nel cloud. È possibile sincronizzare OneDrive for Business o SharePoint con il computer. Per altre informazioni, vedere sincronizzare i file con il client di sincronizzazione di OneDrive in Windows o sincronizzare i file di SharePoint .

Quando salvare i documenti in OneDrive for Business

  • Non si prevede di condividerli.
    I documenti da inserire in OneDrive for Business sono privati finché non vengono condivisi. Questo rende OneDrive for Business l'opzione migliore per la bozza di documenti o documenti personali che nessun altro deve vedere.

  • Si prevede di condividere i file singolarmente e con un ambito o un ciclo di vita limitato.
    Ad esempio, si sta scrivendo un post di Blog che potrebbe non essere associato a un progetto e si vuole che alcuni colleghi lo rivedano prima di pubblicarlo. In questo caso, si prevede che gli utenti usino il documento una sola volta, senza bisogno di ulteriori informazioni di archiviazione o di contesto. Tutto ciò che serve è un collegamento al documento e alle autorizzazioni di modifica.

  • Non è possibile identificare un sito del team esistente a cui appartiene il documento e non si ritiene che lo scopo del documento giustifichi la creazione di uno nuovo.

Quando salvare documenti in una raccolta del sito del team

  • Si desidera che i membri del team riconoscano la rilevanza del documento per un progetto in corso.

  • Si vuole condividere la proprietà e le autorizzazioni con un gruppo più ampio di persone. Se un documento è importante per il successo di un progetto, è opportuno fare in modo che altre persone possano controllare cosa accade nel sito.

  • Si desidera concedere le autorizzazioni in base al sito, invece che a singoli documenti. Se le persone hanno accesso al sito del team, hanno accesso anche ai documenti archiviati nel sito.

  • Altri documenti relativi al progetto sono già salvati nella raccolta del sito del team e altri si aspettano di trovarli in quella posizione.

  • Si desidera creare un flusso di lavoro di archiviazione per assegnare il documento a un'altra persona.

Se si ha una piccola azienda, è l'ideale per configurare l'archiviazione e la condivisione dei file in modo da usare OneDrive for Business e il sito del team di Office 365 insieme. Vedere questa esercitazione sulla personalizzazione del sito del team. L'esercitazione include i passaggi per promuovere il sito del team in modo che i membri del team possano spostarsi rapidamente avanti e indietro tra la cartella OneDrive for Business e il sito del team di Office 365.

Trasferire documenti da OneDrive for Business ai siti del team

A volte i singoli documenti crescono in importanza e diventano rilevanti per un progetto. In questo caso, potrebbe essere utile copiare i file da OneDrive for business a un sito del team.

Risolvere i problemi di spostamento dei documenti da OneDrive for Business

Quando si spostano i documenti da OneDrive for Business a una raccolta del sito del team, è necessario ricordare alcuni problemi:

  • La procedura per copiare o spostare i file può variare tra le versioni di OneDrive for Business e SharePoint. Per altre info, Vedi trasferire o copiare una cartella, un file o un collegamento in una raccolta documenti.

  • I collegamenti ipertestuali al documento originale smettono di funzionare, perché il documento è stato eliminato in OneDrive for Business. Potrebbe essere necessario condividere il documento spostato nel sito del team per offrire agli utenti del sito un collegamento aggiornato e funzionante.

  • Se le persone hanno seguito il documento originale, i collegamenti a quel documento nei loro newsfeed smetteranno di funzionare. Per ripristinare questa associazione, le persone dovranno seguire il documento nella nuova posizione.

  • Potresti voler sostituire il documento originale in OneDrive for Business con uno che dà semplicemente un collegamento al nuovo file e annuncia la nuova posizione.

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