Salvare i documenti in OneDrive for Business o in un sito del team

Salvare i documenti in OneDrive for Business o in un sito del team

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Salvare tutti i documenti in OneDrive for Business può essere una vera tentazione. Il collegamento alla raccolta di OneDrive for Business è sempre presente nella parte superiore della pagina, pronto per caricare o creare nuovi documenti da OneDrive for Business. È tuttavia necessario valutare chi può e non può accedere ai documenti salvati in OneDrive for Business. Se un documento è frutto di un'attività collaborativa correlata a un progetto, il salvataggio in un sito del team potrebbe essere una scelta migliore.

Differenza tra OneDrive for Business e un sito del team di SharePoint

OneDrive for Business è una risorsa in cui è possibile archiviare i file del computer nel cloud e accedervi da qualsiasi dispositivo oppure condividerli con altri. Parte di Office 365 o SharePoint Server, OneDrive for Business consente di aggiornare e condividere i file da qualsiasi posizione e di lavorare ai documenti di Office in contemporanea con altre persone.

Un sito del team di SharePoint è un'area in cui gli utenti possono collaborare su file, documenti e idee. È configurato per facilitare la comunicazione bidirezionale fra i membri di un team. SharePoint offre una gamma completa di raccolte documenti, elenchi attività, calendari, flussi di lavoro, wiki e altre caratteristiche che semplificano ai team la comunicazione e la collaborazione.

Con OneDrive for Business e un sito del team SharePoint, i file archiviati nel cloud. È possibile sincronizzare OneDrive for Business o SharePoint nel computer in uso. Sincronizzare i file di OneDrive for Business o sincronizzare i file di SharePoint per altre informazioni, vedere.

Quando salvare i documenti in OneDrive for Business

  • Non si prevede di condividerli.
    Inserire nel OneDrive for Business i documenti sono privati fino a quando non si condivide. In questo modo OneDrive for Business l'opzione ottimale per i documenti bozza o documenti personali che nessun utente deve visualizzare.

  • Si prevede di condividere file singolarmente e con un ambito o limitato ciclo di vita.
    Ad esempio, si sta scrivendo un post di blog che può non essere associato a un progetto e si vuole sottoporlo ad alcuni colleghi prima di pubblicarlo. In un caso come questo ci si aspetta che le persone coinvolte usino il documento una sola volta senza bisogno di spazio di archiviazione aggiuntivo o informazioni contestuali. Serve solo un collegamento al documento e l'autorizzazione di modifica.

  • Non è possibile identificare un sito del team esistente a cui appartiene il documento e non si ritiene che lo scopo del documento giustifichi la creazione di uno nuovo.

Quando salvare documenti in una raccolta del sito del team

  • Si desidera che i membri del team riconoscano la rilevanza del documento per un progetto in corso.

  • Si vuole condividere la proprietà e le autorizzazioni con un gruppo più ampio di persone. Se un documento è importante per il successo di un progetto, è opportuno fare in modo che altre persone possano controllare cosa accade nel sito.

  • Si desidera concedere le autorizzazioni in base al sito, invece che a singoli documenti. Se le persone hanno accesso al sito del team, hanno accesso anche ai documenti archiviati nel sito.

  • Altri documenti relativi al progetto sono già salvati nella raccolta del sito del team e altri si aspettano di trovarli in quella posizione.

  • Si desidera creare un flusso di lavoro di archiviazione per assegnare il documento a un'altra persona.

Per le piccole imprese, l'ideale è configurare una soluzione di archiviazione e condivisione file per usare OneDrive for Business insieme al sito del team di Office 365. Vedere questa esercitazione su come personalizzare il sito del team. L'esercitazione include i passaggi da eseguire per alzare di livello il sito del team, in modo che i membri del team possano spostarsi rapidamente tra la loro cartella di OneDrive for Business e il sito del team di Office 365.

Spostare documenti da OneDrive for Business per i siti del team

In alcuni casi singoli documenti aumentano priorità e diventano i contenuti pertinenti per un progetto. In questo caso, può avere senso per copiare i file da OneDrive for Business a un sito del team.

Risolvere i problemi di spostamento dei documenti da OneDrive for Business

Esistono alcuni aspetti da tenere presenti quando si spostano documenti da OneDrive for Business a una raccolta del sito del team:

  • La procedura per copiare o spostare file può variare tra versioni di OneDrive for Business e SharePoint. Per ulteriori informazioni, vedere spostare o copiare una cartella, file o collegamenti in una raccolta documenti.

  • I collegamenti ipertestuali al documento originale non funzionano perché il documento è stato eliminato in OneDrive for Business. È consigliabile condividere il documento spostato nel sito del team per fornire alle persone del sito un collegamento aggiornato e funzionante.

  • Se le persone hanno seguito il documento originale, i collegamenti a quel documento nei loro newsfeed smetteranno di funzionare. Per ripristinare questa associazione, le persone dovranno seguire il documento nella nuova posizione.

  • È possibile sostituire il documento originale in OneDrive for Business con uno che fornisca semplicemente un collegamento al nuovo file e annunci la nuova posizione.

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