Ridurre le dimensioni della cassetta postale e dei file di dati di Outlook (con estensione pst e OST)

Ridurre le dimensioni della cassetta postale e dei file di dati di Outlook (con estensione pst e OST)

Il numero di messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti più grande può aumentare la cassetta postale di Outlook. Le cassette postali di grandi dimensioni possono richiedere più tempo per l'apertura e la ricerca e molti provider di posta elettronica, incluso Office 365, limitano le dimensioni massime della cassetta postale. Se si riceve un messaggio che indica che la cassetta postale supera il limite di dimensione, l'eliminazione di messaggi e cartelle può essere utile, ma se si archiviano le informazioni in un file di dati di Outlook (con estensione pst), il file di dati potrebbe non ridursi automaticamente.

Nota: se si usa un account POP o IMAP, tutte le informazioni sull'account di posta elettronica, incluse le cartelle, i messaggi di posta elettronica, i contatti, il calendario e le informazioni sulle attività, vengono archiviati in un file di dati di Outlook (con estensione pst). Se si usa un account Office 365, Exchange o Outlook.com, una copia della cassetta postale viene archiviata in un file di dati di Outlook offline (con estensione ost).

Per ridurre le dimensioni del file di dati di Outlook (con estensione pst), è possibile compattare il file di dati. I file di dati di Outlook offline (con estensione ost) non possono essere compattati. Per altre informazioni, vedere ridurre le dimensioni di un file di dati offline (con estensione ost). 

Esistono diversi modi per ridurre le dimensioni delle cassette postali. 

Per visualizzare le dimensioni della cassetta postale e delle singole cartelle, è possibile usare lo strumento di pulizia delle cassette postali . Questo strumento consente inoltre di cercare messaggi meno recenti o di grandi dimensioni che potrebbero essere eliminati o spostati in un file di dati di Outlook (con estensione pst).

Spesso la causa di una cassetta postale di grandi dimensioni è una cartella Posta eliminata di grandi dimensioni. Lo strumento fornisce un pulsante per visualizzare le dimensioni della cartella Posta eliminata e svuotare la cartella Posta eliminata.

In alcuni casi, Outlook archivierà gli elementi in conflitto in una cartella denominata Conflicts. I conflitti si verificano quando una copia di un elemento archiviato nel server di posta elettronica non è sincronizzata con una copia di un elemento archiviato nel computer locale. Lo strumento di pulizia delle cassette postali può eliminare questi conflitti.

Eseguire lo strumento di pulizia delle cassette postali

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su strumenti> pulizia delle cassette postali.

  3. Selezionare Visualizza dimensioni cassetta postale, Trova elementi più vecchi, Trova elementi più grandi, Visualizza dimensione elementi eliminati, cartella posta eliminata vuota , dimensione conflitti visualizzazioneo conflitti vuoti per eseguire l'attività desiderata.

Usare la pulizia delle conversazioni per rimuovere i messaggi ridondanti

In un thread di posta elettronica lungo ci sono spesso numerosi messaggi che contengono tutte le stesse informazioni dei messaggi precedenti. La pulizia delle conversazioni può rimuovere automaticamente i messaggi ridondanti. Per altre informazioni, vedere usare la pulizia delle conversazioni per eliminare i messaggi ridondanti.

Cercare messaggi di grandi dimensioni

È possibile cercare tutti i messaggi di dimensioni maggiori rispetto a una dimensione specifica nella casella di ricerca di Outlook. Fare clic nella casella di ricerca e digitare: MessageSize: >5 MB. Verranno individuati tutti i messaggi di dimensioni superiori a 5 MB. È possibile eliminare alcuni o tutti questi messaggi o spostarli in un altro file di dati di Outlook (con estensione pst). Per altre informazioni sullo spostamento di elementi, vedere spostare o copiare un messaggio tra le cartelle.

Se si eliminano elementi da un file di dati di Outlook (con estensione pst), il file viene compattato automaticamente in background quando non si usa il computer se Outlook è in funzione. È anche possibile avviare manualmente il processo di compattazione immediatamente. Per compattare un file di dati di Outlook (con estensione pst), potrebbero essere necessarie diversi minuti. Non è possibile compattare un file di dati di Outlook offline (con estensione ost). 

  1. Eliminare gli elementi che non si vuole conservare e svuotare la cartella posta eliminata .

  2. Fare clic su File > Impostazioni account >Impostazioni account

  3. Nella scheda file di dati fare clic sul file di dati che si desidera compattare e quindi fare clic su Impostazioni.

  4. Fare clic sulla scheda avanzate > Impostazioni file di dati di Outlook.

  5. Nella finestra di dialogo Impostazioni file di dati di Outlook fare clic su compatta ora e quindi su OK.

Nota: Non è necessario uscire da Outlook dopo aver compattato un file di dati di Outlook (con estensione pst).

Lo strumento di pulizia delle cassette postali viene usato per visualizzare le dimensioni della cassetta postale e delle singole cartelle. È anche possibile archiviare gli elementi meno recenti in un archivio File di dati di Outlook (.pst) e svuotare la cartella posta eliminata .

  1. Fare clic su File.

  2. Fare clic su strumenti> pulizia delle cassette postali.

  3. Selezionare Visualizza dimensioni cassetta postale, Trova elementi più vecchi, Trova elementi più grandi, Visualizza dimensione elementi eliminati, cartella posta eliminata vuota , dimensione conflitti visualizzazioneo conflitti vuoti per eseguire l'attività desiderata.

Se si eliminano elementi da un file di dati di Outlook (con estensione pst), il file viene compattato automaticamente in background quando non si usa il computer e Outlook è in funzione. È anche possibile avviare manualmente il comando compatta immediatamente. Per compattare un file di dati di Outlook (con estensione pst), potrebbero essere necessarie diversi minuti.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Impostazioni account e quindi su Impostazioni account.

  3. Nella scheda file di dati fare clic sul file di dati che si desidera compattare e quindi fare clic su Impostazioni.

  4. Fare clic su Compatta.

Nota: Non è necessario uscire da Outlook dopo aver compattato un file di dati di Outlook (con estensione pst).

È possibile usare lo strumento Pulizia cassetta postale, che consente di visualizzare le dimensioni della cassetta postale e delle singole cartelle. È anche possibile archiviare gli elementi meno recenti in un file delle cartelle personali di archiviazione (PST) e svuotare la cartella Posta eliminata.

  1. Nel menu Strumenti fare clic su Pulizia cassetta postale.

  2. Selezionare Visualizza dimensioni cassetta postale, Trova elementi più vecchi, Trova elementi più grandi, Visualizza dimensione elementi eliminati, cartella posta eliminata vuota , dimensione conflitti visualizzazioneo conflitti vuoti per eseguire l'attività desiderata.

Inizio pagina

Se si eliminano elementi da un file delle cartelle personali (PST), il file viene compattato automaticamente in background quando non si usa il computer e Outlook è in esecuzione. Se si vogliono ridurre immediatamente le dimensioni del file, è possibile forzare un compattamento. La procedura per compattare il file di dati può richiedere alcuni minuti.

  1. Nel menu File fare clic su Gestione file di dati.

  2. Fare clic sul file di dati da compattare, quindi scegliere Impostazioni.

  3. Fare clic su Compatta.

Nota: Non è necessario uscire da Outlook dopo il compattamento di un file PST.

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La riduzione delle dimensioni del file delle cartelle offline (OST) può migliorare le prestazioni se è stata eliminata una grande quantità di elementi. Questa procedura non elimina gli elementi salvati sul server.

  1. Eliminare tutti gli elementi che non si vogliono mantenere, quindi svuotare la cartella Posta eliminata.

  2. Scegliere Impostazioni account dal menu Strumenti.

  3. Nell'elenco selezionare Microsoft Exchange Server, quindi fare clic su Cambia.

  4. Fare clic su Altre impostazioni.

  5. Nella scheda Avanzate fare clic sulle impostazioni del file delle cartelle offline.

  6. Fare clic su Compatta.

Nota: Non è necessario uscire da Outlook dopo aver compattato un file con estensione ost.

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