Pubblicare un database su un sito di SharePoint

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Quando si pubblica un database di Microsoft Office Access 2007 in un sito di Windows SharePoint Services 3.0, gli altri membri dell'organizzazione possono usare il database.

Contenuto dell'articolo

Panoramica

Pubblicare il database in un sito di SharePoint

Ripubblicare un database in un sito di SharePoint

Panoramica

Quando si pubblica un database in un sito di SharePoint, è possibile condividere i dati con altre persone che usano il sito di SharePoint mentre si continua a usare Access come front-end per le maschere, i report e le query nel database.

È possibile usare un database pubblicato in due modi. Se si è una finestra di progettazione di database, è possibile creare query, maschere e report che usano i dati del sito di SharePoint. Se si è un utente di database, è possibile usare Access per immettere, visualizzare e analizzare i dati dal sito di SharePoint.

È possibile pubblicare un database già creato oppure creare un database da una o più tabelle collegate a elenchi o raccolte di SharePoint. Quando i dati di un elenco o di una raccolta di SharePoint sono collegati a una tabella di Access, è possibile creare visualizzazioni per gli elenchi o le raccolte basati su maschere, query e report in Access. In questo modo è possibile creare un'applicazione di Access che tiene traccia dei dati nel sito di SharePoint.

Se ad esempio il sito di SharePoint contiene elenchi che consentono di tenere traccia dei problemi del servizio clienti e di memorizzare le informazioni sui dipendenti, è possibile creare un database in Access come front-end per tali elenchi. È possibile generare query di Access per analizzare questi problemi e report di Access per formattare e pubblicare report scritti per una riunione sullo stato del team. Se gli utenti hanno accesso ai propri computer, le query di Access e i report diventano disponibili nel menu Visualizza Menu Visualizza per l'elenco di SharePoint. Quando gli utenti visualizzano l'elenco sul sito di SharePoint, possono individuare e aprire query, report e altri oggetti di Access facendo clic sul menu Visualizza.

Quando si pubblica un database in un sito di SharePoint per la prima volta, Access fornisce un elenco di server Web che facilitano la navigazione nella posizione in cui si vuole pubblicare, ad esempio una raccolta documenti. Dopo aver pubblicato il database, Access ricorda la posizione in modo che non sia necessario ritrovare il server quando si pubblicano le modifiche.

La pubblicazione di un database in un sito di SharePoint è disponibile solo per i file di database salvati nel formato Office Access 2007.

Usare i dati in un sito di SharePoint

Se si vuole creare un database basato su un elenco di SharePoint, è possibile iniziare dall'elenco di SharePoint. È possibile fare clic su Apri in Microsoft Access nel menu azioni Immagine del menu per l'elenco di SharePoint e quindi scegliere per creare un collegamento ai dati nel sito di SharePoint. È quindi possibile creare maschere, report e query per i dati, nonché eventuali altri elenchi aggiunti al database.

Quando si pubblica il database in una raccolta nel sito di SharePoint, gli oggetti creati in Access sono disponibili per gli altri utenti da usare nel menu Visualizza per l'elenco di SharePoint. Quando gli utenti aprono le visualizzazioni, gli oggetti di Access sono disponibili in sola lettura. Per aggiornare le visualizzazioni, è possibile aggiornare gli oggetti corrispondenti modificando il database pubblicato.

Poiché le persone lavorano con un database pubblicato, viene richiesto di salvare una copia locale. Le modifiche vengono archiviate localmente fino a quando non pubblicano le modifiche. In genere le prestazioni vengono velocizzate e risulta più facile recuperare i dati nel caso in cui si verifichi un errore di rete. Quando si apportano modifiche ai dati o agli oggetti, è necessario ripubblicare il database prima che le modifiche siano disponibili per gli altri utenti.

Access fornisce diversi pulsanti che consentono di usare facilmente i dati degli elenchi di SharePoint, ad esempio per creare avvisi e modificare le colonne per gli elenchi. Quando si usa Access per modificare le tabelle collegate agli elenchi di SharePoint in un database pubblicato, i pulsanti sono disponibili nel gruppo elenco di SharePoint nella scheda foglio dati .

Quando si pubblica un database in un sito di SharePoint, il database diventa disponibile per gli utenti autorizzati a collaborare con il sito. Se gli utenti hanno l'autorizzazione a modificare gli elenchi nella posizione in cui è stato pubblicato il database, ad esempio una raccolta documenti, possono aggiornare il database. Se gli utenti hanno l'autorizzazione per contribuire agli elenchi nel sito di SharePoint, possono aggiungere dati al database. Se gli utenti hanno l'autorizzazione per visualizzare gli elenchi, possono visualizzare i dati nel database.

Ripubblicazione del database

Quando si pubblica un database in un sito di SharePoint e quindi si apportano modifiche ai dati, è necessario ripubblicare il database in modo che le ultime modifiche vengano salvate. Quando si ripubblica, il database viene elencato come database disponibile la volta successiva che viene aperto l'accesso.

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Pubblicare il database in un sito di SharePoint

Quando si pubblica un database, è possibile iniziare con un database esistente o creare un database usando gli elenchi nel sito di SharePoint.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , scegliere pubblica e quindi fare clic su server di gestione documenti.

  2. Digitare l'URL del sito di SharePoint in cui si vuole pubblicare il database.

    Se è stata usata la stessa posizione l'ultima volta che si è aperto Access, il database viene visualizzato nella finestra di dialogo pubblica su server Web .

    Nota: Questa opzione è disponibile solo se il database è salvato in formato Office Access 2007.

  3. Selezionare la raccolta, ad esempio una raccolta documenti, in cui si vuole pubblicare il database e quindi fare clic su Apri.

  4. Nella casella nome Digitare un nome di file per il database.

  5. Fare clic su Pubblica.

Nota: Quando si apre il database dal sito di SharePoint, viene chiesto di salvare una copia locale.

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Ripubblicare un database in un sito di SharePoint

Dopo aver apportato modifiche ai dati o alla progettazione di un database, è consigliabile ripubblicarlo nel sito di SharePoint. Quando si ripubblica un database, Access ricorda la posizione, quindi non è necessario riaccedervi.

Quando si apre un database per la modifica pubblicato in una raccolta di SharePoint, viene visualizzata una barra dei messaggi nella parte superiore del database con un pulsante pubblica nel sito di SharePoint . Se la barra dei messaggi non è disponibile per qualche motivo, ad esempio se la barra dei messaggi è stata chiusa mentre si lavora, è possibile usare i comandi di pubblicazione nel pulsante Microsoft Office.

  1. Sulla barra dei messaggi fare clic sul pulsante pubblica in sito di SharePoint .

    Nota: Se la barra dei messaggi non è visualizzata con un pulsante pubblica in un sito di SharePoint , fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , scegliere pubblica e quindi fare clic su server di gestione documenti.

  2. Nella finestra di dialogo pubblica su server Web verificare che la raccolta visualizzata sia il percorso in cui si vuole ripubblicare.

  3. Fare clic su Pubblica.

  4. Quando viene richiesto di sostituire la copia del database nel sito, fare clic su .

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