Progetti di documento tramite Project 2007

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Copertina del manuale Project 2007 Inside Out

Microsoft Office Project 2007 dall'interno
da Teresa S. Stover

Teresa S. Stover è un'esperta project management che collabora con il team di Microsoft Office Project a partire dalle versione 4. Si occupa di progettazione della formazione ed è un'autrice di successo, con un'esperienza più che ventennale nella comunicazione tecnica. Ha scritto innumerevoli manuali utente, esercitazioni e sistemi della Guida, oltre a più di una decina di libri di informatica, tra cui Microsoft Office Project 2003 Inside Out e Microsoft Project Version 2002 Inside Out.

Per ulteriori informazioni su altri libri su Microsoft Office system 2007, visitare il sito Microsoft Press.

In questo articolo

Focalizzare l'attenzione gli obiettivi del progetto

Definire l'ambito

Allegare la documentazione del progetto

Perché la pianificazione di cuore della gestione dei progetti, non è alcun computer che i processi di pianificazione di un nuovo progetto è si eseguendo una notevole quantità di lavoro solo per impostare la finestra di condivisione. Definire il quadro generale e ottenere l'approvazione delle parti interessate per le specifiche del prodotto o servizio che si sta creando e per i limiti definizione dell'ambito generale del progetto stesso. Una volta questa visione, si è pronti per creare il progetto di progetto, ovvero il piano di progetto, ovvero utilizzando Microsoft Office Project 2007. Quindi suddividere il progetto gli obiettivi nell'effettive fasi, attività cardine e attività che formano la struttura di sistema di informazioni di progetto. È possibile aggiungere la documentazione di supporto, ad esempio documento ipovisione o strategia per il piano di progetto. Analogamente, è possibile aggiungere altre informazioni supplementari, ad esempio note o collegamenti ipertestuali a fasi, attività cardine e le singole attività. Tutte le informazioni rendono il progetto prevede l'archivio centrale di tutte le informazioni di progetto.

Focalizzare l'attenzione gli obiettivi del progetto

Se si dispone già un'immagine cancella in idea di cosa consiste il progetto e cosa occorre al termine. Mano, il progetto ancora apparire leggermente sfocata almeno intorno ai bordi. Non è insolito agli altri cointeressati di avere una visione chiara quando non si sa se si riceve ancora.

E numero se le aspettative del un interessati suono aspettative di Cancella sufficiente ma in un'altra parti interessate interamente contraddittoria.

A questo punto di partenza importante l'obiettivo è di definire chiaramente il progetto senza ambiguità, in modo che le persone coinvolte parlano stesso progetto, le aspettative stesso e gli stessi risultati. Definizione degli obiettivi chiaramente all'inizio impedisce il reindirizzamento (e l'operatore inutili) all'interno del progetto o delusione alla fine.

In che modo si crea una visione? È possibile usare parti interessate, ad esempio i clienti potenziali utenti, sponsor, dirigenti e i membri del team di progetto per ottenere le aspettative di progetto. Potrebbe essere necessario riconciliare visualizzazioni in conflitto e agende opposte. Durante questo processo, è necessario identificare gli obiettivi del progetto, nonché gli obiettivi misurabili. Si verrà identificare ipotesi di progetto, compitare rischi e apportare piani per tali rischi. È inoltre necessario identificare limitazioni note, ad esempio budget, ora o risorse.

Una volta completato il progetto a livello principale la pianificazione e ottenere l'approvazione necessaria, le persone coinvolte saprà esattamente quali sono effettuato l'accesso a.

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Definire l'ambito

Un ambito definito articulates gli obiettivi del prodotto che si sta creando e il progetto che verrà creato. Quando viene eseguito il progetto e si verificano problemi, l'ambito definito consentono di prendere decisioni. Definizione dell'ambito è l'indicazione che indica se la direzione considerati è davvero il processo del progetto. Se non restare concentrati nell'ambito del serie di progetto, si è probabilmente si verificano "slittamento ambito" in cui si finisce spesa su attività e risultati finali che non fanno parte obiettivi originali del tempo, denaro e risorse.

Si tratta non significa che l'ambito non può modificare nel corso di un progetto. Condizioni aziendali, questo tipo di situazioni di progettazione, budget, ora, la disponibilità delle risorse e molti altri fattori possono rendere necessario modificare al centro dell'ambito di progetto tramite. Inoltre, mentre i membri del team di progetto lavora nelle rispettive attività, che saranno generare nuove idee. Tuttavia, il documento di ambito consente di prendere decisioni e gestire le modifiche in modo da modificare nella direzione corretta, ovvero in linea con il strategia globale dell'organizzazione, il motivo del prodotto per essere e obiettivi del progetto.

Informazioni su obiettivi globali del prodotto e obiettivi del progetto

Esistono due tipi di ambito: limitare l'ambito del prodotto e obiettivi del progetto. Prima di tutto è definire l'ambito di prodotto, a meno che non è già stato definito dell'utente. Obiettivi globali del prodotto specifica le funzionalità del prodotto che sarà il risultato del progetto. Obiettivi globali del prodotto potrebbero anche essere parte della descrizione del prodotto nella carta. Il prodotto può essere materiale, ad esempio la costruzione di un edificio nuovo o la struttura di una nuova aerei. Il prodotto può essere anche lo sviluppo di una distribuzione di servizio o l'evento, ad esempio, di un nuovo computer o implementazione di una nuova iniziativa di formazione.

Indipendentemente dal tipo di prodotto, obiettivi globali del prodotto indica le specifiche e i parametri disegno un'immagine dettagliata del risultato finale. Ad esempio, l'ambito di prodotto di costruzione di un edificio nuovo potrebbe contenere metri quadrati occupati, numero di elementi di progettazione, posizione e storie.

L'ambito del progetto specifica il lavoro che deve essere eseguito per completare il progetto, in base alle specifiche dell'ambito prodotto associato. L'ambito del progetto definisce e controlla quali verrà e non verranno inclusi nel progetto. Se ci sarà più fasi di sviluppo prodotti, l'ambito del progetto potrebbe specificare quali fase gestisce il progetto. Ad esempio un progetto di distribuzione sistema computer può specificare che il relativo ambito include lo sviluppo di infrastruttura e l'installazione di nuovo sistema di computer, ma non la documentazione e formazione per i nuovi utenti di sistema. O potrebbe specificare che il progetto di gestire tutti gli aspetti del prodotto, da concetto fino al completamento del passaggio finale.

Sviluppare l'istruzione scope

Per definire l'ambito del progetto e comunica agli altri partecipanti chiave, sviluppare e registrare l'istruzione scope. A seconda di metodi di pianificazione dell'organizzazione, alcuni elementi dell'istruzione scope possono essere definiti all'inizio, a volte ancora prima che è stati aggiunti come responsabile del progetto. Altri elementi possono essere definiti appena prima di iniziare l'identificazione e impostazione della sequenza delle attività del progetto. L'istruzione scope deve includere le operazioni seguenti:

  • Tipo di giustificazione di progetto     L'istruzione scope deve definire le esigenze aziendali o altri stimolo per il progetto. Questo tipo di giustificazione fornisce una base audio per la valutazione delle decisioni future, inclusi i compromessi inevitabili.

  • Descrizione del prodotto     L'ambito deve caratterizzare i dettagli del prodotto o servizio creato. La descrizione del tipo di giustificazione e prodotto progetto insieme necessario formulare gli obiettivi del progetto.

  • I vincoli del progetto o limitazioni     L'ambito deve includere qualsiasi fattori al progetto. Fattori che possono limitare le opzioni del progetto sono un budget specifico, disposizioni contrattuali, una data di fine precise e così via.

    Nota: Poiché si utilizzano il termine vincoli in questa guida per indicare i vincoli delle attività, in questo capitolo viene utilizzata la le limitazioni dei termini per fare riferimento a complessiva vincoli del progetto.

  • Ipotesi di progetto     L'ambito deve elencare tutti gli elementi considerati true, reale o determinati, anche quando potrebbero non essere, per poter continuare a sviluppare il piano di progetto e spostarsi in avanti. Per la loro natura ipotesi eseguono in genere un livello di rischio. Ad esempio, se non si sa se predefiniti per un progetto costruzione commerciale sarà 10.000 o 15.000 piedi quadrati, è necessario presuppongono una o l'altra per la pianificazione. Il rischio è che l'altra scelta potrebbe finiscano viene corretto. È possibile modificare il piano dopo i fatti sono note, ma altre dipendenze progetto potrebbero essere già presente facendo.

    Nota: Sebbene alcuni aspetti dell'istruzione scope potrebbero rimangono invariati tramite il processo di pianificazione iterativo, che non necessariamente maiuscole/minuscole con ipotesi e limiti di progetto. L'ambito diventa più strettamente definito, le limitazioni e ipotesi accompagnato alla luce e meglio esposta. Analogamente, mentre si continua verso il basso viaggio, il processo di pianificazione, l'ambito intero progetto viene lo stato attivo più.

  • Risultati finali del progetto     L'ambito deve contenere sottoprodotti a livello di riepilogo create per tutta la durata del progetto. Il recapito del sottoprogetto finale risultato finale contrassegna il completamento dell'intero progetto. In questo elenco può importare lo stato attivo principali fasi e attività cardine, saranno utili quando si inizia a immettere le attività nel piano del progetto.

  • Obiettivi del progetto     L'ambito deve enumerare obiettivi misurabili soddisfatta per il progetto corretta. Gli obiettivi mappare i risultati finali e sono gestiti dagli obiettivi del progetto, come descritto per il progetto giustificazione e una descrizione. Per essere significativa, gli obiettivi del progetto devono essere base in alcuni casi, ad esempio, un importo specifico, un intervallo di tempo specifico o un livello di qualità specifico.

    Nota: L'istruzione scope potrebbe offrire risposta anche altri problemi, ad esempio le comunicazioni, controllo qualità e gestione dei rischi di pianificazione del progetto. È possibile definire i requisiti di creazione di report e gli strumenti di collaborazione da attuare. L'istruzione scope può anche specificare i requisiti minimi di qualità accettabile, definire i rischi associati a limitazioni dettagli e ipotesi e precisare metodi per contrastare i rischi.

Limitare l'ambito del prodotto e obiettivi del progetto oggi sono collegate. L'ambito del progetto si basa su una chiara definizione di obiettivi globali del prodotto. L'ambito del progetto è soddisfatta fino al completamento del lavoro rappresentato nel piano del progetto. Nello stesso modo, obiettivi globali del prodotto sono soddisfatta da specifiche nei requisiti di prodotto della riunione.

Con la bozza di istruzione scope in mano, si dispone di un documento che è possibile utilizzare per comunicare in modo chiaro agli altri cointeressati di progetto. La bozza consente di cancellare qualsiasi cross-purposes ipotesi erroneamente e requisiti spostate. Mentre si continua a perfezionare l'istruzione scope, gli obiettivi del progetto è honed al punto in cui tutte le parti interessate devono avere una comprensione del progetto. E poiché tutte le parti interessate partecipato alla creazione di obiettivi, è possibile riutilizzare conoscano esattamente le operazioni che stanno verso quando si inizia a eseguire il piano di progetto.

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Allegare la documentazione del progetto

È possibile effettuare Project 2007 repository centrale per tutta la documentazione del progetto importante. Ad esempio, è consigliabile allegare o creare un collegamento l'istruzione scope al piano di progetto, nonché di altri documenti, ad esempio le esigenze di analisi, Studio di mercato e specifiche dei prodotti.

Visualizzazione dell'attività di riepilogo del progetto

Per allegare la documentazione di pianificazione al progetto, il primo passaggio consiste nel visualizzare l'attività di riepilogo progetto. Non solo l'attività di riepilogo progetto offre infine Data riepilogo e di costo e informazioni per il progetto nel suo insieme, può essere utilizzata come la posizione per i documenti di pianificazione allegati o collegati. Per visualizzare l'attività di riepilogo progetto, procedere come segue:

  1. Fare clic su Strumenti, Opzioni e quindi fare clic sulla scheda Visualizza.

  2. In Opzioni di struttura, selezionare la casella di controllo Mostra attività di riepilogo progetto.

  3. Fare clic su OK. Attività di riepilogo viene visualizzato nella riga 0 un diagramma di Gantt (vedere Figura 1), adottare il nome del file come il nome dell'attività di riepilogo del progetto. Se si desidera modificare il nome, fare clic nel campo Nome attività per l'attività di riepilogo progetto. Modificare il nome nel campo di immissione sopra l'elenco delle attività.

    Usare l'attività di riepilogo del progetto per allegare o creare un collegamento ai documenti per la pianificazione
    Figura 1 utilizzare attività di riepilogo del progetto per allegare o creare un collegamento documenti di pianificazione.

Copiare un documento nel file di progetto

È possibile includere documenti creati in altri programmi all'interno di Project 2007 di pianificazione. Anche se si aumenta notevolmente le dimensioni del file, si saprà che tutte le informazioni di progetto sono archiviate in un'unica posizione. Per includere i documenti, procedere come segue:

  1. Con l'attività di riepilogo selezionata, fare clic su Informazioni attività sulla barra degli strumenti Standard e quindi fare clic sulla scheda note. È anche possibile fare doppio clic su attività per aprire la finestra di dialogo Informazioni attività di riepilogo. Nella scheda note, fare clic sul pulsante Inserisci oggetto.

  2. Nella finestra di dialogo Inserisci oggetto selezionare l'opzione Crea da File e quindi fare clic sul pulsante Sfoglia.

  3. Nella finestra di dialogo Sfoglia selezionare documento che si desidera collegare o incorporare nel file di progetto di pianificazione del progetto. Fare clic sul pulsante Inserisci.

  4. Indietro nella finestra di dialogo Inserisci oggetto selezionare la casella di controllo Visualizza come icona (vedere Figura 2).

    Se il documento è piccolo, è consigliabile deselezionare la casella di controllo Visualizza come icona. Deselezionando questa casella di controllo incorpora il contenuto del file nella casella note di progetto, in modo che possano leggerlo direttamente da tale posizione.

    Il documento selezionato verrà incorporato nel piano del progetto
    Figura 2 che il documento selezionato verrà incorporato nel piano del progetto.
  5. Fare clic su OK. Icona del documento viene visualizzata nell'area note della finestra di dialogo Informazioni attività di riepilogo (vedere Figura 3).

    Fare doppio clic sull'icona per aprirla nell'applicazione di origine
    Figura 3 facendo doppio clic sull'icona verrà visualizzata l'applicazione di origine.
  6. Nella finestra di dialogo Informazioni attività di riepilogo, fare clic su OK. Indicatore di nota viene visualizzata nel diagramma di Gantt (vedere Figura 4).

    L'indicatore di note viene visualizzato nella riga corrispondente del diagramma di Gantt
    Figura 4 quando si archivia un elemento in una scheda note il campo indicatore di note viene visualizzato nella riga corrispondente del diagramma di Gantt.

A questo punto, ogni volta che è necessario rivedere il documento, fare doppio clic sull'indicatore di note per aprire la scheda note della finestra di dialogo Informazioni attività di riepilogo. Fare doppio clic sull'icona del documento.

Nota: Oltre ad allegare documenti all'attività di riepilogo del progetto, è possibile allegare documenti alle attività di riepilogo e le singole attività. Può essere utile quando si dispone di specifiche o disegni ulteriormente definiscono l'ambito di una determinata fase secondario o un'attività. È anche possibile allegare i risultati finali o attività cardine report sull'attività cardine.

Collegamento ipertestuale a un documento a un file di progetto

Collegamento ipertestuale è un altro modo per includere la pianificazione di documenti con i file di progetto. Collegamento ipertestuale tratta di un metodo preferito quando si desidera mantenere il trimmer di dimensioni di file e si sa che il piano di progetto e documenti di pianificazione associati vengono mantenuto nella stessa posizione. È anche un metodo efficiente per l'apertura di documenti associati rapidamente. Per inserire un collegamento ipertestuale, procedere come segue:

  1. Con l'attività di riepilogo selezionata, fare clic su Inserisci collegamento ipertestuale sulla barra degli strumenti Standard.

  2. Nella casella Testo da visualizzare digitare un nome descrittivo per il documento in cui viene creato il collegamento, ad esempio, Istruzione Scope progetto.

  3. Trovare e selezionare documento che si desidera creare un collegamento al file di progetto di pianificazione del progetto (vedere Figura 5).

    Il percorso e il nome del documento selezionato vengono visualizzati nella casella dell'indirizzo
    Figura 5 il percorso e il nome del documento selezionato vengono visualizzati nella casella indirizzo.
  4. Fare clic su OK. Indicatore di collegamento ipertestuale viene visualizzato nel campo indicatori di un diagramma di Gantt (vedere Figura 6).

    L'indicatore di collegamento ipertestuale viene visualizzato nella riga corrispondente del diagramma di Gantt
    Figura 6 quando si hyperlink un documento a un'attività, il campo indicatore di collegamento ipertestuale viene visualizzato nella riga corrispondente del diagramma di Gantt.

A questo punto, ogni volta che è necessario rivedere il documento, scegliere il campo indicatore di collegamento ipertestuale. Il documento viene aperto nella relativa finestra dell'applicazione.

Nota: Oltre ai collegamenti ipertestuali ai documenti da attività di riepilogo del progetto, è possibile creare un collegamento ipertestuale da attività di riepilogo e le singole attività. Se si usa Microsoft Office Project Professional 2007 con Microsoft Office Project Server per la gestione di progetti dell'organizzazione, il metodo consigliato per mantenere assieme tutti i documenti di progetto è utilizzare la raccolta documenti. Installando e configurando Microsoft Office Project Web Access con Windows SharePoint Services, è possibile configurare e gestire una raccolta documenti. In questo modo, tutti i membri del team e agli altri cointeressati possono visualizzare i documenti tramite il browser Web. Si possono anche verificare documenti avanti o indietro, fornire il controllo delle versioni fondamentale.

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