Procedure consigliate per Outlook

Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l'articolo in lingua inglese per riferimento.

Questo articolo è stato scritto dal team di prodotto che ha creato Microsoft Outlook per la migliore ragione possibile, i nostri clienti hanno chiesto. Outlook è progettato per essere usato da un vasto pubblico con molte esigenze e stili di lavoro. Anche se non esiste un unico modo "giusto" di usare il programma, alcune modalità operative sono notoriamente più semplici di altre. Ci auguriamo che, conoscendo le procedure consigliate, sia possibile usare Outlook in modo ottimale.

Questa guida rappresenta i nostri consigli su come sfruttare al meglio Outlook. Tuttavia, non è una guida completa. Sono previsti alcuni scenari di base che consentono di sfruttare Outlook nelle esigenze di gestione delle informazioni.

Questa guida è rivolta alle persone che:

  • Lavorano in una grande azienda con un reparto IT.

  • Ricevono più di 30 messaggi di posta elettronica al giorno.

  • TrasCorri tantissimo tempo ogni giorno con Outlook per inviare e ricevere messaggi e per organizzare o partecipare a riunioni.

  • USA Outlook con un account di Microsoft Exchange Server o con un account Microsoft Office 365.

Le informazioni in questo documento risultano utili indipendentemente dalla configurazione del server o dalle dimensioni dell'organizzazione.

Per gli amministratori IT

Le frasi prestate con il logo Microsoft Office Logo di Office sono riferimenti ad altri prodotti Office, come Microsoft OneNote e Microsoft SharePoint Server. Le frasi che menzionano l'archiviazione automatica e i file di dati di Outlook (con estensione pst) vengono contrassegnati con un'icona di una cartella e di un file Icona cartella e file . Se nella propria organizzazione tali prodotti o funzionalità non sono distribuiti, queste frasi possono essere ignorate senza conseguenze a livello complessivo per il documento e il flusso di lavoro.

In questo articolo

Principi di base per una gestione efficace del tempo

Configurazione di Outlook 2010: layout

Cartelle

Regole

Finestra Da fare

Notifiche

Categorie

Azioni rapide

Quattro regole per gestire al meglio la posta in arrivo

Impegni del giorno: gestire il proprio tempo e le attività

Attività: svolgere il proprio lavoro

Trovare un messaggio: come eseguire ricerche efficaci

Come trovare un messaggio da un mittente specifico

Scrivere messaggi di posta elettronica ottimali

Calendario e riunioni

Contatti

Domande frequenti

Riferimenti

Informazioni sull'autore

Principi di base per una gestione efficace del tempo

Outlook è uno strumento che consente di gestire i messaggi di posta elettronica, il calendario, i contatti e le attività. Di conseguenza, è un elemento centrale non solo per la comunicazione, ma anche per la gestione del tempo. Per sfruttare al meglio Outlook, ti suggeriamo alcuni principi di base:

  • Ridurre il numero di posizioni in cui si leggono i messaggi. Se si usa una nuova versione di Office 365, è possibile usare posta in arrivo evidenziata per separare automaticamente i tipi di messaggi che è più probabile che si stia leggendo da altri messaggi.

  • Ignorare alcuni messaggi. Usare le regole per inviare i messaggi che non è necessario leggere immediatamente nelle rispettive cartelle. Ad esempio cartelle per progetti o cartelle di gruppi di contatti. Non è necessario, ma probabilmente non è possibile leggere tutti i messaggi inviati.

  • Ridurre il numero di posizioni in cui si archiviano manualmente i messaggi. Ridurre l'impegno associato all'archiviazione manuale usando le ricerche per individuare i messaggi.

  • Elaborare i messaggi tramite quattro regole di base. Durante la lettura di un messaggio, decidere se:

    • Eliminarlo.

    • Elaborarlo (rispondere o archiviarlo per riferimento).

    • Delegarlo (inoltrarlo).

    • Rinviarlo (usando le categorie e i contrassegni) per esaminarlo in un secondo momento nel proprio elenco attività.

  • Ridurre le attività a un solo elenco. Usare un unico elenco attività e un singolo calendario per gestire i propri impegni.

  • Lavorare in batch. Usare le categorie per semplificare il raggruppamento di attività simili.

  • Usare il buon senso quando si inviano messaggi. Seguire le indicazioni sugli accorgimenti da usare e gli errori da evitare per la scrittura di messaggi di posta elettronica ottimali.

  • Rivedere periodicamente il calendario e le attività.

Anche se non si usano tutte le procedure consigliate descritte in questo articolo, la procedura seguente consente di migliorare l'esperienza con Outlook.

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Configurazione di Outlook: layout

Il primo passaggio per seguire queste procedure consigliate consiste nel configurare un sistema per ottimizzare il modo in cui si usa Outlook. È consigliabile avere:

Per informazioni dettagliate su come configurare il layout consigliato, vedere la sezione Domande frequenti.

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Cartelle

In base alle procedure consigliate, è opportuno avere:

  • Una cartella Posta in arrivo per i messaggi che è necessario elaborare. La Posta in arrivo è destinata ai messaggi inviati direttamente all'utente o che possono essere importanti da leggere.

Se si ricevono molti messaggi che vengono scambiati tra più utenti, passare alla visualizzazione Conversazioni. In caso contrario, usare la disposizione predefinita, ovvero la disposizione per data. Usare le regole di formattazione automatica per visualizzare in blu tutti i messaggi inviati esclusivamente all'utente.

  • Una singola cartella di riferimento, sotto la posta in arrivo, per tutti i materiali di riferimento a cui è possibile fare riferimento in un secondo momento. In questa cartella non viene archiviato automaticamente, ovvero con una regola. Assegnare un nome alla cartella 1-riferimento. Aggiungendo l' 1, verrà fatto sì che sia il primo elemento nella posta in arrivo. Questa cartella viene creata sotto la posta in arrivo in modo che sia possibile comprimere la posta in arrivo e rimuoverla dalla visualizzazione.

    icona archivio Impostare questa cartella per l'archiviazione automatica una volta all'anno.

    Nota: Se questa cartella diventa troppo grande (10.000 elementi o più), Outlook potrebbe diventare lento quando si passa a questa cartella.

  • Una cartella per i messaggi di lavoro, privati e personali. Avere una cartella separata per le informazioni personali e di lavoro consente di cercare un messaggio quando si è osservati, senza preoccuparsi che vengano visualizzati dati personali riservati. Assegnare a questa cartella il nome 2-Personale. Un manager potrebbe anche avere un'unica cartella per il feedback sui propri dipendenti denominata 3-Management.

    icona archivio Impostare queste cartelle per l'archiviazione automatica una volta all'anno.

  • Un set di cartelle per i messaggi dei gruppi di contatti. I messaggi inviati ai gruppi di contatti (detti anche server di elenchi o liste di distribuzione) non devono essere necessariamente letti. In questo set di cartelle vengono archiviati tutti i messaggi del gruppo di contatti che non vengono automaticamente recapitati nella Posta in arrivo. Creare un cartella di primo livello in Posta in arrivo denominata Gruppi di contatti, quindi creare una sottocartella per ogni argomento dei gruppi di contatti. In genere è sufficiente una cartella per ogni gruppo di contatti, ma se si fa parte di diversi gruppi di contatti correlati può essere preferibile impostare il recapito di tutti i messaggi nella stessa cartella.

Comprimere la cartella principale Gruppo di contatti per evitare di essere distratti dai messaggi non letti nelle cartelle al suo interno.

Nota: Se è necessario leggere tutti i messaggi in un gruppo di contatti, non creare una cartella specifica. Questi messaggi devono essere recapitati direttamente nella cartella Posta in arrivo.

icona archivio Impostare le cartelle dei gruppi di contatti per l'archiviazione automatica ogni sei mesi o con una frequenza superiore se l'aspetto temporale delle informazioni riveste particolare importanza. Ad esempio, un gruppo di contatti per la ricerca di soluzioni di car-pooling dovrebbe essere archiviato quotidianamente.

  • Un set di cartelle per i feed RSS. Analogamente al set di cartelle per i gruppi di contatti, i feed RSS rappresentano un altro set di dati che talvolta possono contenere informazioni interessanti, ma che non devono essere letti costantemente o con la stessa urgenza dei messaggi inviati direttamente all'utente. Outlook crea automaticamente queste cartelle.

Cartelle ricerche

Le cartelle ricerche sono utili per raccogliere informazioni da diverse cartelle di posta e RSS. Possono essere particolarmente utili quando è necessario raccogliere informazioni salvate in cartelle diverse, ad esempio durante la preparazione di una riunione trimestrale.

Se si riceve un volume elevato di messaggi (più di 200 al giorno), le cartelle ricerche possono essere un buon metodo per analizzare la posta proveniente da mittenti diversi.

Preferiti nella parte superiore del riquadro di spostamento

Preferiti (facoltativo)

La sezione Preferiti consente di dare maggiore visibilità a cartelle che altrimenti rischierebbero di passare inosservate nell'elenco delle cartelle di posta.

La sezione Preferiti, un sottoinsieme delle cartelle di posta, viene visualizzata nella parte superiore del riquadro di spostamento. L'uso della sezione Preferiti non è un requisito per il funzionamento di questo sistema, ma se si ha uno schermo di piccole dimensioni è possibile ridurre a icona il riquadro di spostamento e avere comunque la possibilità di archiviare i messaggi trascinandoli sulla finestra ridotta a icona, eseguire ricerche comuni e passare a Calendario, Contatti e Attività.

Le procedure consigliate prevedono l'inserimento delle cartelle seguenti nella sezione Preferiti: Posta in arrivo, 1-Riferimento, Posta inviata e Posta eliminata.

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Regole

L'obiettivo di organizzare il tuo Outlook è ridurre la quantità di rumore non necessario nella posta in arrivo e fare in modo che gli elementi più importanti vengano bollati in alto. Le regole semplificano questo processo spostando i messaggi in specifiche cartelle in base ai criteri impostati. Le regole filtrano i messaggi ricevuti nella Posta in arrivo per identificare gli elementi che è indispensabile leggere.

È buona norma usare le regole seguenti (informazioni dettagliate sulla configurazione di queste regole sono disponibili nella sezione Domande frequenti alla fine di questo documento):

  • Risposte automatiche    Spostare tutte le risposte a riunioni prive di contenuto nella Posta eliminata. È possibile visualizzare gli utenti che hanno accettato controllando la scheda Verifica nella finestra della riunione.

  • A: me    Qualsiasi messaggio inviato direttamente all'utente o con l'utente nella riga Cc è inviato alla Posta in arrivo e non viene elaborato da altre regole, anche se viene inviato anche a un gruppo di contatti.

  • Convocazioni riunione inviate alla Posta in arrivo    Tutte le convocazioni riunione, anche se vengono inviate a un gruppo di contatti, devono essere inviate alla Posta in arrivo.

  • Rinvia Posta inviata    Questa regola ritarda l'invio dei messaggi di un minuto o più. Quando si usa questa regola, verificare che i messaggi siano stati inviati prima di spegnere il computer.

Nota:  Logo di Office Questa regola è valida solo sul lato client, non è utilizzabile in Outlook Web App (OWA).

  • Gruppi di contatti    Qualsiasi messaggio di posta elettronica inviato a un gruppo di contatti viene inserito in una cartella Gruppo di contatti, a meno che le relative parole chiave non indichino che è importante per l'utente, nel qual caso viene inviato alla Posta in arrivo. Più gruppi di contatti simili dovrebbero usare la stessa regola ed essere archiviati nella stessa cartella. Se si fa parte di un gruppo di contatti per cui è necessario leggere ogni messaggio, non creare una regola per tale gruppo. Tutti i messaggi che è necessario leggere devono essere recapitati direttamente nella Posta in arrivo.

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Finestra Da fare

La barra da fare è il pannello sul lato destro di Outlook. Mostra un calendario, gli appuntamenti in scadenza e un elenco di attività unificato che contiene:

  • I messaggi a cui è necessario rispondere (messaggi contrassegnati).

  • I contatti che è necessario chiamare (contatti contrassegnati).

  • Le attività visualizzate automaticamente.

La procedura consigliata per la configurazione della finestra Da fare è la seguente:

  • Visualizzare un elemento Selezione data (opzione attivata per impostazione predefinita).

  • Visualizzare le attività (opzione attivata per impostazione predefinita).

  • Logo di Office Mostra i contatti preferiti.

La disposizione predefinita delle attività è per data di scadenza, ma è possibile impostare la disposizione per data di inizio, a seconda del modo in cui si usano i contrassegni. Se si vogliono visualizzare le attività in programma per il lunedì della settimana successiva, disporre le attività per data di inizio. Per visualizzare le attività del giorno in scadenza, disporle invece per data di scadenza.

Contrassegno predefinito

Si ritiene che la procedura consigliata per impostare il contrassegno a singolo clic su oggi (che è l'impostazione predefinita).

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Notifiche

Se si ricevono molti messaggi o se il suono di notifica che viene riprodotto all'arrivo dei messaggi rappresenta una distrazione, è consigliabile disattivare le opzioni seguenti:

  • Icona della busta visualizzata sull'icona di Outlook nella barra delle applicazioni di Windows

  • L'icona della busta visualizzata temporaneamente al posto del cursore

  • Il suono associato a tutte le impostazioni precedenti

Per modificare queste impostazioni, selezionare il pulsante file , selezionare Opzionie quindi selezionare posta.

In Arrivo di messaggi deselezionare tutte le caselle di controllo.

Opzioni di arrivo del messaggio

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Categorie

Le categorie in Outlook consentono di gestire elementi in molti modi diversi. I tipi principali di categorie che è consigliabile creare sono tre:

  • Progetto (può includere persone)

  • Argomento

  • Posizione o attività

Le categorie non sono indispensabili in questo sistema, ma semplificano le operazioni se vengono usate con attenzione. Ad esempio, possono rendere molto più semplice identificare le attività da eseguire e raggruppare attività simili, in modo da poterle eseguire tutte contemporaneamente.

Per creare categorie, eseguire le operazioni seguenti:

  • In qualsiasi visualizzazione, nel gruppo categorie della scheda Home fare clic su categorizzae quindi selezionare tutte le categorie.

In base alle procedure consigliate, è opportuno avere una categoria per:

  • Ognuno dei dipendenti diretti e manager per gli elementi da esaminare al prossimo incontro, ad esempio una categoria denominata 1:1 Manager.

  • Ognuna delle posizioni ricoperte o delle tipologie di attività che si svolgono, in modo da eseguire azioni in blocco (un aspetto molto utile della gestione delle attività), ad esempio:

    • @Tragitto per le attività da svolgere lungo il tragitto per rientrare a casa dal lavoro.

    • @Email per le attività che includono messaggi di posta elettronica, riunioni o qualsiasi altro aspetto di Outlook.

    • @Casa per le attività che si possono svolgere solo a casa.

    • @Riunione per gli elementi necessari per preparare una riunione.

    • @Offline  per le attività che devono essere svolte lontano dal computer, ad esempio la creazione di una copia di un documento.

    • @Online per le attività che possono essere svolte solo online o tramite un Web browser.

    • @Telefono per le chiamate da effettuare o ricevere.

    • @Lettura per le attività che implicano solo la lettura, senza risposta. Questa categoria è utile per i messaggi lunghi o gli allegati che è necessario leggere in un secondo momento.

    • @In attesa per i messaggi o le attività in attesa di una risposta, per cui non è necessaria un'azione immediata da parte dell'utente.

    Categorie

Nota: Usando il simbolo @, le categorie vengono messe in risalto nell'elenco delle categorie. Anteponendo @ al nome di determinate categorie è possibile mantenerle all'inizio dell'elenco delle categorie, oltre a ottenere un'indicazione della posizione in cui viene eseguita l'attività (ad esempio, @Telefono indica "al telefono").

  • Ogni argomento o progetto importante, in modo da poter trovare facilmente i messaggi relativi a un determinato argomento, soprattutto quando nel corpo o nell'oggetto del messaggio non è presente alcuna parola che consentirebbe di inserire il messaggio tra i risultati di una ricerca.

  • Elementi importanti che devono essere eseguiti il giorno stesso e non possono essere rimandati a un altro giorno.

È possibile applicare più categorie a un singolo elemento, a differenza dell'archiviazione, che prevede che ogni elemento sia presente in una sola cartella. Ad esempio, un messaggio importante di cui si vuole discutere con il proprio manager prima di rispondere potrebbe essere associato sia alla categoria @Posta elettronica che alla categoria 1:1 Manager.

Attività con più categorie

La categoria a singolo clic dovrebbe essere la categoria che si applica più spesso.

Per impostare la categoria a singolo clic, eseguire le operazioni seguenti:

  • In qualsiasi visualizzazione, nel gruppo categorie della scheda Home , selezionare categorizzae quindi scegliere Imposta singolo clic.

Come si vedrà, le categorie mettono in risalto i messaggi e le attività nella finestra Da fare, aumentano l'efficienza delle ricerche e agevolano la preparazione per le riunioni.

Nota: Prestare particolare attenzione alla categorizzazione dei messaggi in uscita: le categorie usate potrebbero essere visibili ai destinatari.

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Azioni rapide

Azioni rapide

I passaggi rapidi offrono la possibilità di eseguire più azioni con un solo clic. Si tratta di un utile strumento che consente di mantenere una posta in arrivo pulita e di essere in genere più efficiente nell'uso di Outlook. Ogni volta che si ritrovano ripetutamente gli stessi passaggi in Outlook, provare a creare un passaggio rapido.

Nota: Le azioni rapide vengono applicate solo ai messaggi.

Le procedure consigliate prevedono le azioni rapide seguenti. Per altre informazioni, vedere Automazione di attività comuni o ripetitive con Azioni rapide:

Azione rapida

Risultato

Da utilizzare

Riferimento

Contrassegna il messaggio come già letto.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Questo pulsante consente di eseguire l'archiviazione con un solo clic.

Personale*

Contrassegna il messaggio come già letto.

Lo sposta nella cartella 2-Personale.

Per l'archiviazione dei messaggi personali.

Operazione completata

Contrassegna il messaggio come già letto.

Contrassegna il messaggio come completato.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Per i messaggi di riferimento a cui si è risposto o su cui si è intervenuti in altro modo.

Rinvia*

Contrassegna il messaggio come già letto.

Contrassegna il messaggio come un'attività per oggi

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Per i messaggi che si vuole elaborare in un secondo momento.

*Le azioni rapide Personale e Rinvia non sono azioni rapide predefinite.

Azioni rapide facoltative

Oltre alle azioni rapide elencate sopra, a seconda della propria mansione e delle proprie attività quotidiane, può essere utile creare i tipi di azioni rapide seguenti:

Azione rapida

Risultato

Da utilizzare

Categorizza e sposta

Contrassegna il messaggio come già letto.

Categorizza il messaggio.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

È possibile categorizzare numerosi messaggi prima di archiviarli per semplificarne la ricerca in un secondo momento. Creare un'azione rapida per ogni categoria che si usa spesso.

Contrassegna e sposta

Contrassegna il messaggio come già letto.

Contrassegna il messaggio.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Si contrassegnano gli elementi per data, come Domani, Questa settimana e così via. Creare un'azione rapida per ogni contrassegno che si usa spesso.

Contrassegna, categorizza e sposta

Contrassegna il messaggio come già letto.

Contrassegna il messaggio.

Categorizza il messaggio.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Si usano poche categorie per comprendere il contesto delle attività. Ad esempio: @Da leggere: contrassegna per domani, categorizza con la categoria @Da leggere.

Per informazione e sposta

Contrassegna il messaggio come già letto.

Crea un inoltro come messaggio Per informazione.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Si inoltrano spesso messaggi di posta elettronica ad altre persone (articoli e così via)

Delega

Contrassegna il messaggio come già letto.

Crea un inoltro a una persona specifica.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Si ricevono messaggi da destinare ad altri utenti.

Attività

Crea un'attività con allegato.

Elimina il messaggio.

È necessario maggiore contesto per i messaggi contrassegnati.

Gruppo di contatti

Contrassegna il messaggio come già letto.

Lo sposta nella cartella Gruppo di contatti dell'utente (o in una cartella Gruppo di contatti specifica).

Si ricevono inavvertitamente nella Posta in arrivo alcuni messaggi dai gruppi di contatti a causa delle regole. Ad esempio: si è creata una regola per l'archiviazione di tutti i messaggi ricevuti da un gruppo di contatti in una cartella, a meno che nel corpo del messaggio non sia contenuta la parola barra. Di tanto in tanto un utente invia al gruppo di contatti un messaggio con la parola barra, ma non si tratta di un messaggio di proprio interesse.

Rispondi ed elimina

Apre una finestra di risposta.

Elimina il messaggio originale.

Spesso si ricevono messaggi rapidi a cui è necessario rispondere, ma che, dopo il quale, non è necessario il messaggio originale. Ad esempio: "Ehi, vuoi andare a pranzo?" La tua risposta: "certo!"

Dopo aver iniziato a creare le azioni rapide, si scoprirà che esistono altri modi per ottimizzare il numero di clic necessari per eseguire un'operazione. Ogni volta che si esegue ripetutamente la stessa operazione, provare a creare un'azione rapida. Inoltre, quando i progetti cambiano, aggiornare le azioni rapide in modo che consentano di eseguire solo le operazioni realmente importanti per la propria attività.

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Quattro regole per gestire al meglio la posta in arrivo

Dopo aver configurato il sistema, è possibile iniziare a gestire i messaggi in arrivo. Impostando la cartella Posta in arrivo come posizione centrale per la ricezione dei messaggi importanti, si ha la certezza che ogni elemento che contiene è qualcosa che deve essere gestito.

Per ogni messaggio nella cartella Posta in arrivo:

  • Se non è importante, eliminarlo immediatamente.

  • Se può essere gestito in non più di due minuti, gestirlo (rispondere, archiviarlo, chiamare ecc.).

  • Se non si è il destinatario o quando è possibile, delegarlo (inoltrarlo).

  • Se è necessario gestirlo, ma ci vogliono più di due minuti (inclusa la lettura), rinviare la gestione.

Se il messaggio serve come riferimento (anche se si è deciso di rimandarne la gestione), spostarlo nella cartella di riferimento. L'obiettivo è ridurre il numero di volte in cui si ha a che fare con ogni messaggio.

Eliminazione

Eliminare i messaggi che non è necessario leggere. Eliminare la posta indesiderata.

Se non si vuole ricevere un altro messaggio che fa parte di questa conversazione, ignorarlo.

Ignora, Pulisci, Elimina, archivia

Eseguire questa operazione: il drill di due minuti

È sorprendente quante cose si possono fare in due minuti. Ad esempio, è possibile rispondere a molti messaggi in due minuti o meno. Se invece un messaggio richiede più di due minuti di attenzione, rinviarne la gestione. Per avere un'idea concreta di quanti sono due minuti, provare a cronometrarli.

Dopo aver gestito il messaggio, eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Eliminarlo se non è importante.

  • Archiviarlo in una delle cartelle dei riferimenti (ad esempio 1 - Riferimento) usando un'azione rapida.

Per tenere traccia delle cose che hai fatto, in particolare per quanto riguarda la riflessione sui tempi delle revisioni annuali o per la preparazione dei report, usa il passaggio rapido fatto , che contrassegna anche i messaggi come completati.

Delega

Capita a volte di ricevere un messaggio che deve in realtà essere gestito da qualcun altro. In questi casi, Rispondi e Includi la persona a cui stai delegando il messaggio nella riga a . Se si riesce spesso a eseguire questa operazione, è consigliabile creare un passaggio rapido che richiami e aggiunga la persona delegata alla riga a .

Se si vuole riprendere il messaggio in un secondo momento, aggiungere un contrassegno prima di inviarlo. Nella finestra Da fare contrassegnare l'attività con la categoria @In attesa.

Rinvio

Quando rinviare un messaggio

Rinviare un messaggio significa che si intende rivederlo in un secondo momento, quando si avrà abbastanza tempo a disposizione.

Motivi per rinviare un messaggio:

  • Non può essere gestito in meno di due minuti.

  • La sua lettura richiede tempo.

  • Necessita di una risposta ben articolata.

  • Richiede l'esecuzione di un'ulteriore azione in un'altra applicazione (ad esempio "Da aggiungere al documento <nome>").

Come rinviare un messaggio: contrassegno

Se si decide che non si ha tempo di gestire subito un messaggio, è possibile contrassegnarlo:

  • Se è necessario gestirlo in giornata, contrassegnarlo con Oggi, semplicemente facendo clic sul contrassegno.

  • Se può essere rimandato per un periodo più lungo, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contrassegno e impostarlo per una data successiva.

  • Se è necessario fare riferimento al messaggio più di una volta e si desidera accedervi facilmente, trascinarlo nel gruppo successivo nella barra da fare. Se non si dispone di un gruppo in un secondo momento , impostare la Data di inizio del contrassegno sull'attività a 100 anni in futuro. USA raramente questo flag in modo che non diventi un catch-all non sovrappopolato.

  • Se la gestione del messaggio viene rimandata solo per un breve periodo, usare il contrassegno Nessuna data, in modo che venga visualizzato nella parte superiore della finestra Da fare. Usare questo gruppo raramente e cancellarlo periodicamente, dal momento che viene visualizzato all'inizio dell'elenco delle attività.

Oltre a contrassegnare un messaggio, è possibile:

  • Aggiungere le categorie appropriate.

  • Selezionare il punto di riferimento rapido per contrassegnare il messaggio come già letto, se non è già stato contrassegnato come letto e archiviarlo nella cartella di riferimento (1-riferimento).

Se si applicano ripetutamente le stesse categorie e gli stessi contrassegni, creare una nuova azione rapida per il contrassegno, la categorizzazione e l'archiviazione.

Quando un elemento viene contrassegnato, appare nella finestra Da fare. Dopo essere stato contrassegnato e archiviato, l'elemento è stato elaborato e può essere escluso dalla visualizzazione. Tuttavia, poiché è stato inserito nell'elenco delle attività, è possibile passare al messaggio successivo, sapendo che si potrà tornare in un secondo momento agli elementi contrassegnati.

Se si vogliono aggiungere altre informazioni agli elementi contrassegnati

Se la riga Oggetto di un messaggio non fornisce sufficiente contesto, è possibile eseguire due operazioni, a seconda della quantità di informazioni che è necessario aggiungere:

  • Modificare il nome dell'attività selezionandolo nella barra da fare oppure facendo clic con il pulsante destro del mouse su di essa e selezionando Rinomina attività. La modifica del nome dell'attività non cambia l'oggetto del messaggio, ma rende più semplice capire qual è la prossima attività da eseguire.

  • Creare un'attività con il messaggio come allegato.

È anche possibile aggiungere una categoria per individuare a colpo d'occhio la prossima azione da eseguire. Basta una rapida occhiata alla finestra Da fare con le attività categorizzate per sapere su quali elementi è possibile intervenire immediatamente (@Ufficio), per quali attività si stanno attendendo informazioni da altre persone (@In attesa) e quali saranno gli argomenti delle riunioni in programma (@Riunione).

Quando eseguire le attività rinviate?

Dopo aver elaborato i messaggi, è possibile affrontare l'elenco attività. È in questo momento che si risponde ai messaggi di cui si era rinviata la gestione.

Archiviazione

A volte capita di ricevere un messaggio su cui non è necessario intraprendere alcuna azione ma che potrebbe servire in futuro. Un buon esempio è un messaggio con istruzioni. File di questi messaggi nella cartella di riferimento (1-riferimento) selezionando il passaggio rapido di riferimento. Aggiungendo una categoria (ad esempio @Progetto), sarà più facile trovare il messaggio quando serve. Aggiungerla prima di archiviare il messaggio con l'azione rapida.

Una volta completata l'elaborazione di tutti i messaggi, si dovrebbe avere una cartella Posta in arrivo pulita e si potrà concentrare l'attenzione sul calendario e le attività.

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Impegni del giorno: gestire il proprio tempo e le attività

Per gestire l'elenco attività e il calendario, è consigliabile impostare il tempo di ogni mattina. Questo include:

  • Revisione degli appuntamenti e delle riunioni in programma per il giorno stesso e la settimana corrente.

  • Revisione delle attività e applicazione di modifiche.

  • Aggiunta degli appuntamenti al calendario per programmare il tempo necessario per portare a termine il proprio lavoro.

Dire di no

Quando si rivede il calendario e l'elenco attività, è importante essere realistici in merito alle attività che si è in grado di svolgere. A volte questo significa dire di no. Ecco alcuni modi per guadagnare tempo dicendo di no:

  • Rifiutare le riunioni a cui non è necessario partecipare. Non è impossibile.

  • Eliminare le attività che non è necessario eseguire o che si è certi di non riuscire a portare a termine.

  • Inviare messaggi per fare sapere agli altri che si sta lavorando a una risposta (e assicurarsi di contrassegnarli a proprio uso al momento dell'invio). È preferibile far sapere a qualcuno che si risponderà entro un periodo di tempo realistico piuttosto che dare l'impressione di essersi dimenticati della richiesta.

Gestione del calendario

Se in un determinato giorno sono pianificate molte riunioni, si avrà meno tempo a disposizione per completare le attività e scrivere i messaggi, per cui è meglio spostare le attività in altri giorni.

Se un'attività richiederà molto tempo o se dovrà essere eseguita obbligatoriamente (a differenza di altre non indispensabili), trascinarla dall'Elenco attività del giorno al calendario per riservare del tempo per la relativa elaborazione.

Modi per creare attività

Mentre si esaminano le attività e gli impegni nel calendario, è inevitabile che emergano altri compiti da svolgere. Ecco alcuni modi per creare attività in Outlook:

  • Contrassegnare il messaggio.

  • Digitare nella casella Digitare una nuova attività nella parte superiore dell'elenco delle attività.

  • Usare la scelta rapida da tastiera CTRL+MAIUSC+K per creare una nuova attività.

  • Se si sta guidando, e se questa operazione è sicura e non comporta violazioni della legge, usare la funzione per i memo vocali del dispositivo mobile o del telefono cellulare per registrare le attività da trascrivere in un secondo momento nell'elenco attività.

  • Logo di Office Durante una riunione, creare annotazioni in OneNote. Gli elementi contrassegnati in OneNote vengono visualizzati nell'elenco attività di Outlook.

Modi per gestire le attività

Ecco alcune procedure che possono agevolare la gestione delle attività:

  • Aggiungere le attività man mano che si presentano digitando nella casella digitare una nuova attività nella barra da fare o nella parte superiore dell'elenco attività, in uno spazio vuoto nell'elenco attività giornaliera o selezionando nuova attività sulla barra multifunzione.

  • Cancellare le attività che non è necessario eseguire. L'elenco delle attività è un'area estremamente importante: non lasciare che si riempia di attività di scarsa importanza o la sua utilità andrà perduta. Per i messaggi contrassegnati che si desidera mantenere, selezionare Rimuovi dall'elenco, in caso contrario, è sufficiente eliminare.

  • Contrassegnare le attività completate in modo che vengano rimosse dalla finestra Da fare.

  • Migliorare la capacità di intervento sulle attività modificando l'oggetto di un messaggio contrassegnato. Ad esempio, un messaggio contrassegnato con l'oggetto Impossibile modificare l'appartenenza al gruppo tramite la tastiera dovrebbe essere rinominato Rispondere a Luca, che rappresenta l'azione successiva per tale attività. Per modificare l'oggetto dell'attività, selezionare l'elemento nella barra da fare e digitare un nuovo oggetto oppure fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi scegliere Rinomina attività. La modifica dell'oggetto dell'attività non comporta la modifica dell'oggetto del messaggio. Viene modificato solo l'argomento visualizzato nell'elenco attività.

  • Creare e assegnare categorie a colori per identificare il punto in cui è necessario eseguire il passaggio successivo e far risaltare alcune attività.

  • Ridisporre le attività per raggruppare quelle simili tra loro, ad esempio le attività della stessa categoria. Per spostare un'attività, selezionare l'attività nell'elenco attività e trascinarla. In questo modo è possibile lavorare su attività simili contemporaneamente.

  • Trascinare le attività nell'Elenco attività del giorno e nella finestra Da fare nel giorno in cui si prevede di eseguire l'attività. Per le attività che richiederanno un certo tempo, trascinare le attività nel calendario per riservare del tempo per completarle.

Benché sia importante organizzarsi, non dedicare troppo tempo all'assegnazione di priorità e alla gestione dell'elenco attività. Il processo di gestione dell'elenco attività non deve avere la precedenza su tutto il resto.

Usare il calendario: creare appuntamenti per gestire il tempo

È bene ricordare che le attività da svolgere sono sempre più del tempo a disposizione.

Una gestione efficiente del tempo prevede che si elaborino i messaggi, si gestiscano appuntamenti e attività e si rifletta sulle attività da svolgere.

Per pianificare il tempo necessario per tutte queste attività, è possibile impostare riunioni e appuntamenti nel proprio calendario. È importante che il calendario venga considerato come il piano effettivo per la gestione del tempo: se è stato pianificato un impegno, questo è ciò di cui ci si dovrà occupare all'orario corrispondente.

Prevedere il tempo necessario per:

  • Gestire i messaggi. Dedicare tempo alla gestione dei messaggi è particolarmente importante quando si ricevono numerosi messaggi. Anche se sono state configurate regole in modo che solo i messaggi importanti vengano visualizzati nella Posta in arrivo, la gestione di quei messaggi richiede comunque tempo.

Suggerimento: Quando si elaborano e leggono i messaggi, rimuovere il disordine visivo riducendo al minimo il riquadro di spostamento e la barra da fare, selezionando il pulsante di lettura Visualizzazione di lettura nella barra di stato. Per tornare a tutto aperto, selezionare normale Presentazione di PowerPoint incorporata di una mostra di fiori (solo a sinistra di lettura).

  • Rivedere appuntamenti e attività a cadenza giornaliera e settimanale. Esaminare il calendario e le attività e valutare appuntamenti e attività rispetto alle proprie priorità. Se il calendario contiene molti impegni, è consigliabile:

  • Cancellare gli appuntamenti in conflitto, dal momento che non è possibile trovarsi in due posti contemporaneamente.

  • Pianificare il tempo per lo svolgimento delle attività.

  • Riflettere sulle proprie attività, valutando se il tempo viene usato in modo efficace e se sono state impostate le priorità giuste.

  • Incontrare periodicamente il proprio manager. Le riunioni periodiche con il manager consentono di illustrare ciò su cui si sta lavorando e di ridefinire le priorità, quando necessario. Per configurare una riunione regolare o ricorrente, selezionare ricorrenza Icona del pulsante .

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Attività: svolgere il proprio lavoro

Revisione settimanale

Guardare l'intero quadro del proprio tempo e le attività ti aiuteranno a dare priorità al lavoro importante per le attività meno urgenti. Ti aiuterà a chiarire agli altri ciò che può e non può essere realisticamente atteso da te. È anche un modo utile per prepararsi a una riunione settimanale con il Manager o per preparare un messaggio di posta elettronica di stato.

Dove lavorare

Dopo avere elaborato i messaggi, lo spazio migliore per lavorare in Outlook (rispondere ai messaggi e così via) è l'area Attività. Passando ad Attività, non si verrà distratti dai messaggi ricevuti nella Posta in arrivo.

Elaborare le attività in blocco

Durante l'elenco attività e il calendario, eseguire attività analoghe insieme. Ad esempio, se hai solo pochi minuti, effettua tutte le chiamate (se ne hai solo alcune). Affronta le attività a consumo energetico (per alcuni, che potrebbero rispondere ai messaggi) quando si hanno più energie. Gestire le attività a basso consumo energetico, come la lettura dei messaggi di stato, più avanti nel corso della giornata o quando l'energia è inferiore. Per "elaborazione in blocco" delle attività, si procederà in modo simultaneo su tutti i progetti.

Un modo per elaborare in blocco le attività è modificare la disposizione da Elementi disposti per: Data inizio a Elementi disposti per: Categorie. Per farlo, seleziona l'intestazione ordinata e quindi seleziona categorie.

Nota: Se alcune delle proprie attività impediscono ad altre persone di portare a termine il loro lavoro, eseguirle per prime.

Disporre le attività

Completamento delle attività

Al termine delle attività, contrassegnarle come complete. Outlook mantiene automaticamente l'elenco delle attività completate. Può trattarsi di un utile Riepilogo dei risultati ottenuti. Se non è necessario conservare un record dell'attività o del messaggio, eliminarlo o deselezionare il contrassegno.

Completare o rimuovere attività

modalità offline

Se le attività da eseguire sono molte, può essere preferibile lavorare offline per evitare le distrazioni associate ai messaggi in arrivo.

Quando si passa dalla modalità online a quella offline e viceversa, tutti gli account di posta elettronica nel profilo di Outlook vengono modificati.

  • Nel gruppo Preferenze della scheda Invia/Ricevi selezionare lavora offline.

    Selezionare lavoro offline

Il comando non in linea di lavoro viene evidenziato quando si lavora offline.

Lavoro offline selezionato

Selezionare il lavoro evidenziato offline per tornare alla modalità online.

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Trovare un messaggio: come eseguire ricerche efficaci

Come trovare un messaggio da un mittente specifico

  • Se si vuole trovare un messaggio da una determinata persona, selezionare la casella di ricerca in una cartella qualsiasi e quindi nella scheda Cerca Selezionare da.

    Eseguire ricerche da

  • Digitare il nome della persona.

    Ricerca in base al nome del mittente

In alternativa, digitare il nome nella casella di ricerca e quindi premere il tasto freccia giù per selezionare da per restringere i risultati.

Come trovare un messaggio con allegato

Per trovare un messaggio con un allegato, selezionare la casella di ricerca e quindi nella scheda Cerca fare clic su con allegati.

Cercare allegati

Tutti i termini di ricerca sono additivi, quindi se si vuole trovare un messaggio da un utente con allegati, selezionare i comandi della barra multifunzione (da, ha allegati) per creare la ricerca.

Ricerca da e allegati

Per trovare messaggi nell'intera cassetta postale

A volte non si riesce a trovare un messaggio se si cerca solo nella cartella di riferimento, perché potrebbe trattarsi di un messaggio inviato oppure archiviato in modo errato. In questi casi, iniziare la ricerca in qualsiasi cartella (posta in arrivo, 1-riferimento, ecc.), quindi selezionare il menu a discesa nella casella di ricerca e quindi selezionare cassetta postale corrente.

Selezionare l'ambito di ricerca

È anche possibile selezionare cassetta postale corrente nella scheda Cerca .

Selezionare l'ambito di ricerca

Se si sospetta che ciò che si sta cercando possa essere in una convocazione di riunione accettata (e quindi nel calendario), provare a selezionare tutti gli elementi di Outlook.

Se si eseguono spesso ricerche nell'intera cassetta postale, è possibile impostare l'ambito di ricerca predefinito su tutte le cartelle passando alla visualizzazione Backstage.

  1. Selezionare la scheda file , quindi selezionare Opzioni.

  2. Scegliere Cerca.

  3. In risultatiselezionare cassetta postale corrente.

    Impostare l'ambito di ricerca predefinito

Per interrompere la ricerca

Una volta trovato l'elemento che si sta cercando e si è pronti per passare all'attività successiva, selezionare la casella di Icona Chiudi accanto alla casella Ricerca immediata oppure, nel gruppo Chiudi della scheda Cerca , selezionare Chiudi ricerca.

Chiudi ricerca

Scrivere messaggi di posta elettronica ottimali

Attenendosi alle regole seguenti, è possibile presentarsi in modo professionale e migliorare la comunicazione.

Regole di base per messaggi di posta elettronica ottimali: cosa fare

  • Leggere il messaggio prima di inviarlo.

  • Usare un oggetto del messaggio descrittivo e orientato all'azione. Ad esempio: Team di vendita: inviare le date proposte per la riunione con il consiglio di amministrazione, dove Team di vendita è il nome del gruppo e inviare è l'azione. Altri prefissi utili includono Per informazione e Azione richiesta.

  • Se è richiesta un'azione, specificarla nella casella Oggetto.

  • Modificare l'oggetto del messaggio se l'argomento della conversazione cambia.

  • Mantenere tutti i messaggi brevi e pertinenti.

  • Organizzare il contenuto del messaggio dall'elemento più importante a quello meno importante.

  • Valutare se formattare in grassetto le informazioni importanti.

  • Inserire le attività o le domande in righe distinte, in modo da evidenziarle maggiormente.

  • Formattare in grassetto i nomi delle persone quando si pongono domande. Ad esempio: "Luca, qual è lo stato del progetto?"

  • Limitare il numero di destinatari del messaggio alle persone che hanno realmente l'esigenza di leggerlo.

  • Inserire nella riga Cc le persone a cui il messaggio viene inviato solo per informazione.

  • Inserire nella riga A le persone che devono rispondere o a cui si richiede un'azione.

  • Usare una firma quando appropriato, ma mantenerla semplice, breve, professionale e se possibile priva di immagini.

  • Se si desidera una risposta immediata, non inviare un messaggio di posta elettronica. Telefonare o inviare un messaggio istantaneo.

  • Se si usa una conversazione di posta elettronica con più di dieci messaggi senza risoluzione, valutare la possibilità di configurare una riunione per discutere del problema. La posta elettronica non è sempre il mezzo più efficiente per risolvere problemi complessi. Con il messaggio selezionato, nel gruppo Rispondi della scheda Home selezionare riunione.

    Rispondere con una riunione

  • Confermare la ricezione dei messaggi che richiedono una risposta più dettagliata. Se si è troppo impegnati per rispondere immediatamente in modo completo, informare il mittente che si sta esaminando il problema e si risponderà entro una determinata ora o data. Contrassegnare il messaggio per se stessi come attività da svolgere in seguito.

  • Usare Priorità alta con moderazione.

    Menu Tag

  • Se si sta ponendo una domanda a cui diverse persone possono rispondere, scegliere una sola persona invece di inviare la domanda al gruppo.

Completamento: contrassegno al momento dell'invio

Quando si sta inviando un messaggio a qualcuno da cui è necessario ricevere una risposta, eseguire le operazioni seguenti:

  • Contrassegnare il messaggio per se stessi al momento dell'invio.

  • Modificare il nome dell'attività relativa al messaggio contrassegnato nella finestra Da fare in modo che inizi con Completa.

  • Contrassegnarlo con la categoria @In attesa.

  • Eseguendo questi tre passaggi, è possibile sapere che l'azione successiva è l'invio di un altro messaggio o che si è in attesa di una risposta.

Suggerimento: Impostare un promemoria per ricordarsi di inviare un altro messaggio spesso è più efficace che contrassegnare il messaggio per il destinatario. Allo stesso modo, quando si promette di eseguire una determinata attività in un messaggio, contrassegnare il messaggio per se stessi, in modo che sia disponibile un'attività nella finestra Da fare come promemoria.

Regole di base per messaggi di posta elettronica ottimali: cosa non fare

  • Non usare elementi decorativi.

  • Non includere il proprio manager in ogni messaggio inviato.

  • Non inviare un messaggio in un momento di rabbia. È preferibile scriverlo, salvarlo nella cartella Bozze e riprenderne la stesura in un secondo momento.

  • Non aspettarsi una risposta rapida quando si inviano messaggi lunghi (più di due paragrafi).

  • Non inviare un messaggio di completamento meno di un giorno dopo il primo messaggio. Se non si sente di nuovo in modo tempestivo, provare a usare il telefono o un'app di messaggistica, ad esempio Microsoft Teams.

  • Non usare conferme di lettura o conferme di recapito per ogni messaggio inviato. Usarle solo quando non si è certi che i destinatari riceveranno il messaggio.

  • Non allegare contrassegni o priorità Priorità alta ad ogni messaggio inviato. I destinatari impareranno a ignorarli.

  • Non usare TESTO IN MAIUSCOLO.

  • Non inviare allegati: usare collegamenti. Questa regola vale in particolare per le convocazioni riunione, in cui gli allegati possono contribuire in modo significativo alle quote sul server.

  • Non espandere le liste di distribuzione. L'espansione delle liste di distribuzione rende i messaggi più difficili da leggere e può determinarne il recapito nelle cartelle di posta sbagliate per gli utenti che usano regole.

  • Evitare il sarcasmo. Il proprio senso dell'umorismo potrebbe essere frainteso.

  • Non scrivere nulla che non si vorrebbe venisse letto da chiunque altro nell'azienda. Non si può mai sapere a chi potrebbe essere inoltrato il messaggio.

  • Non usare tipi di carattere in corsivo o "stravaganti" che risultano difficili da leggere.

  • Non usare caratteri in rosso, perché sono difficili da leggere e possono essere interpretati come una critica.

  • Non usare mai Rispondi a tutti per richiedere la rimozione da un gruppo di contatti. Mai.

Suggerimenti per i gruppi di contatti (precedentemente noti come liste di distribuzione)

Se si sta rispondendo a un gruppo di contatti di grandi dimensioni, seguire tutte le indicazioni per gli accorgimenti da usare e gli errori da evitare in relazione ai messaggi di posta elettronica.

Se hai bisogno di ulteriori informazioni o stai esaminando il problema separatamente, rispondi all'intero gruppo di contatti per far sapere a tutti che stai rispondendo e quindi Rispondi a un individuo separatamente. Assicurati di rispondere al gruppo di contatti dopo che il problema è stato risolto con la risoluzione. In questo modo, la risoluzione può essere referenziata da altri utenti del gruppo di contatti.

Come reindirizzare messaggi ad altri utenti

Se un utente invia un messaggio a un gruppo di contatti di cui si fa parte, ma la risposta al messaggio deve essere fornita da un altro utente o gruppo di contatti, eseguire le operazioni seguenti:

  • Rispondere con l'utente o il gruppo di contatti corretto nella riga A.

  • Assicurarsi che le risposte vengano inviate all'utente o al gruppo di contatti corretto.

  • Non inserire il gruppo di contatti originale nella riga Ccn, perché il messaggio non verrebbe filtrato dalle regole degli altri utenti. Lasciare il gruppo di contatti nella riga A o Cc.

  • Se a causa del passaggio a un nuovo ruolo è necessario reindirizzare periodicamente messaggi ad altri utenti, impostare un'azione rapida.

Come richiedere la rimozione da un gruppo di contatti

Se si ricevono messaggi da un gruppo di contatti in cui non si vuole essere inseriti, inviare un messaggio all'amministratore di rete o al proprietario del gruppo di contatti e chiedere di essere rimossi. Non rispondere all'intero gruppo di contatti. Per individuare il proprietario del gruppo di contatti, fare doppio clic sul nome del gruppo di contatti nella riga A.

Come usare i commenti all'interno del testo

L'aggiunta di commenti all'interno del testo in un messaggio è un modo pratico per rispondere a domande e fornire informazioni punto per punto. In base alle procedure consigliate, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel messaggio indicare che sono presenti commenti all'interno del testo. Ad esempio, includere la frase "Vedi i commenti aggiuntivi di seguito".

  2. Differenziare il proprio testo dal messaggio originale. Alcuni suggerimenti includono:

    • Cambiare il colore del carattere.

    • Anteporre il proprio nome o le proprie iniziali tra parentesi quadre, ad esempio [Luca Udinesi].

      Immagine

    • Modificare il carattere in corsivo, grassetto o con entrambi i formati.

  3. Non eliminare alcuna parte del testo scritto da altri.

Se si vuole commentare solo una piccola parte di un messaggio più lungo, copiare tale sezione del messaggio nella propria risposta, usando un colore diverso e racchiudendo la citazione tra virgolette, quindi digitare la propria risposta.

Quando usare la casella Ccn

Se si aggiunge il nome di un destinatario nella casella Ccn (copia per conoscenza nascosta) in un messaggio, una copia del messaggio viene inviata al destinatario, ma il nome del destinatario non è visibile agli altri destinatari del messaggio.

Usare la caratteristica Ccn per rimuovere utenti aggiuntivi da una conversazione di posta elettronica quando si ritiene che non siano più necessari o se l'argomento della conversazione è cambiato.

Se ad esempio si fa parte di un gruppo di cinque utenti che ricevono una domanda e si desidera rispondere, spostare gli altri quattro utenti nella riga Ccn e scrivere una frase del tipo "Andrea, Marco, Luca ed Elena sono in Ccn. Ecco la risposta…".I messaggi successivi verranno scambiati solo tra l'utente e il mittente originale.

Non usare la riga Ccn per mettere a conoscenza terzi (ad esempio il proprio manager) di un messaggio con informazioni riservate. Il destinatario in Ccn potrebbe non rendersi conto di essere stato incluso in Ccn e rispondere a tutti, rivelando di avere ricevuto un messaggio in copia conoscenza nascosta. Questo potrebbe essere interpretato come un comportamento scorretto da parte dell'utente.

Invece di usare la riga Ccn per informare altre persone di un problema, inoltrare il messaggio dopo averlo inviato.

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Calendario e riunioni

Quando è appropriato convocare una riunione?

Convocare una riunione quando:

  • Un nuovo gruppo di persone lavora insieme per la prima volta.

  • Sono stati scambiati più di 10 messaggi relativamente lunghi tra diverse persone.

  • Sono necessarie attività di discussione, brainstorming o collaborazione.

  • Convocare una riunione quando rappresenta il modo più efficiente per procedere e comunicare in modo chiaro l'obiettivo della riunione prima di convocarla.

Chi invitare

Invita solo le persone che devono essere coinvolte. Ogni altra persona che inviti a una riunione aggiunge la complessità della riunione, rendendo più difficile il controllo. D'altra parte, se occorre prendere una decisione, accertati che tutti i principali stakeholder siano presenti o che la riunione sia uno spreco di tempo e risorse.

Come scegliere un orario per la riunione

Scegliere un orario in cui tutti i partecipanti possono incontrarsi controllando le informazioni sulla disponibilità degli invitati nel calendario. Usare Regole Pianificazione per visualizzare la disponibilità di tutti i partecipanti alla riunione.

Nella griglia sono indicati i periodi di disponibilità dei partecipanti. Una coppia di righe e un'evidenziazione mostrano l'inizio e la fine della riunione proposta.

Assistente Pianificazione

Per visualizzare l'Assistente pianificazione durante la composizione di una convocazione di riunione, nel gruppo Mostra della scheda riunione selezionare Assistente pianificazione.

Mostra Assistente pianificazione

Nel riquadro Ricerca sala sono indicati gli orari suggeriti ottimali per la riunione, ovvero quando la maggior parte dei partecipanti è disponibile. Per selezionare un orario per la riunione, selezionare un suggerimento per l'ora nel riquadro ricerca sala nella sezione orari suggeriti oppure scegliere un orario nella griglia disponibilità.

Orari suggeriti

Nota: Se il riquadro ricerca sala non viene visualizzato, nel gruppo Opzioni della scheda riunione Selezionare Room Finder.

Seleziona ricerca sala

Se si sta creando regolarmente riunioni con lo stesso gruppo di persone, creare un gruppo nel riquadro di spostamento, in modo da poter vedere più facilmente le informazioni sulla disponibilità delle persone. Questi gruppi possono includere anche sale, per trovare più facilmente una sala disponibile per la riunione.

Per creare un gruppo di calendari, eseguire le operazioni seguenti:

  • In calendario, nel riquadro di spostamento, scorrere fino all'elenco dei calendari e fare clic con il pulsante destro del mouse suimiei calendari.

  • ImMetti un nome per il nuovo gruppo di calendari e seleziona Enter (invio).

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nuovo gruppo di calendari e scegliere Aggiungi calendario.

  • Scegliere l'origine e quindi selezionare i calendari da aggiungere.

Quando incontrarsi di persona e quando in modalità remota

Incontrarsi di persona se:

  • È la prima volta che il gruppo lavora insieme.

  • Verranno mostrati o distribuiti elementi non in formato elettronico.

  • Si tratta di una riunione di brainstorming.

  • Si tratta di una riunione che richiede significative attività di collaborazione.

  • Non tutti hanno un telefono, un'app di conferenza online o il software e le attrezzature appropriate per la riunione elettronica.

In caso contrario, è possibile usare un'app riunione online, ad esempio Microsoft Teams o riunione per telefono.

Suggerimento: Se è necessario spostarsi per raggiungere il luogo della riunione, pianificare i tempi di viaggio nel calendario prima e dopo la riunione.

Come gestire i documenti correlati

In preparazione di una riunione, spesso è necessario condividere documenti prima o durante la riunione.

Logo di Office Se tutti i partecipanti sono connessi alla rete aziendale, inserire i documenti in un sito di SharePoint o in un'unità di rete condivisa.

Logo di Office Se alcuni partecipanti sono esterni all'azienda (ad esempio un fornitore che non ha accesso alla rete Intranet), valutare l'utilizzo di un'area di lavoro SharePoint.

Non inviare allegati nelle convocazioni riunione.

Preparazione di un'agenda: sfruttare le attività

  • @Riunione è il punto centrale per le voci di agenda   .

Creare una singola attività, contrassegnarla con la categoria @Riunione e impostare la data di inizio o la data di scadenza sulla data della riunione. Quando la data della riunione si avvicina e si definiscono gli argomenti di discussione, aggiungere all'attività commenti, elenchi puntati e idee. Questa attività diventerà l'agenda per la riunione.

Dopo la riunione, contrassegnare l'attività come completata e creare nuove attività per le azioni da eseguire.

  • Se si vuole discutere di uno o più messaggi...   

Se durante una riunione si desidera discutere di un messaggio in particolare, contrassegnare tale messaggio per il giorno della riunione e assegnargli la categoria @Riunione.

Se è necessario discutere di più di tre messaggi, non contrassegnarli uno a uno per evitare di inserire troppi elementi nell'elenco delle attività. Creare invece una nuova attività con il nome della riunione, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse e trascinare i messaggi nell'attività. Contrassegnare questa attività con la categoria @Riunione.

  • Se si vuole più spazio per le proprie idee...   

Logo di Office Se si sta collaborando con altre persone o semplicemente si vuole avere più spazio per le proprie idee, valutare l'uso di un blocco appunti di OneNote, che può essere condiviso tramite un sito di SharePoint o in un server locale. OneNote offre un'esperienza di acquisizione di note più completa rispetto alle attività di Outlook.

Durante la riunione: come collaborare

Lo strumento da usare per la collaborazione durante una riunione dipende dalla posizione e dall'accesso dei partecipanti.

Se si collabora a un documento e tutti si trovano nella stessa stanza, usare le caratteristiche Revisioni e Commenti di Word.

Logo di Office Se si sta eseguendo una presentazione e alcune persone sono remote, usare una riunione online e le funzionalità di chat di Microsoft Teams o per riunioni meno formali, unirsi a tutti con una chat di gruppo di Microsoft Teams e condividere il desktop o un secondo monitor.

Logo di Office Se si vuole collaborare in una modalità maggiormente ad hoc, è possibile usare OneNote per creare note insieme in un singolo blocco appunti. Se il blocco appunti non è condiviso, inviare le note in un messaggio dopo la riunione.

Logo di Office Se si prendono appunti o si creano minute della riunione, è inoltre possibile usare OneNote per inserire i dettagli della riunione da Outlook nelle note. Dopo la riunione, è possibile inviare le note ai partecipanti in un messaggio.

Come interrompere una riunione ricorrente

Quando una serie di riunioni è stata completata, invece di annullare la riunione, rimuovendo così tutte le istanze precedenti, modificare il criterio di ricorrenza in modo che termini con l'ultima occorrenza della riunione. Per farlo, seleziona il pulsante ricorrenza e modifica la data di fine.

Quando e come condividere il proprio calendario

Potrebbe non essere necessario condividere il proprio calendario, perché qualsiasi membro dell'organizzazione può visualizzare la disponibilità dell'utente, senza necessariamente vedere il contenuto o l'oggetto delle riunioni e degli appuntamenti. È però possibile condividere facilmente il calendario con il proprio team, se si vuole consentire ai membri del team di visualizzare tutte le riunioni e gli appuntamenti che contiene.

È possibile che un altro utente debba gestire il calendario per conto dell'utente, ad esempio un assistente che può accettare o rifiutare le riunioni. In questo caso, puoi delegare il calendario. Se si delega il calendario, scegliere una sola persona: non creare tutti i delegati del calendario. Avere più di un delegato può causare errori nel calendario.

Logo di Office Creare un calendario di SharePoint per le attività di gruppo a cui tutti hanno accesso, invece di condividere il proprio calendario. Ad esempio, creare un calendario in un sito di SharePoint per tenere traccia delle pianificazioni per le ferie del gruppo.

Inviare il proprio calendario in un messaggio quando si organizzano riunioni con persone che non possono visualizzare le informazioni sulla disponibilità, ad esempio utenti esterni all'azienda.

Nota: La condivisione o meno del calendario dipende dalla versione di Microsoft Exchange Server in esecuzione e dal modo in cui l'amministratore ha configurato il server.

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Contatti

Quando usare i contatti di Outlook in un ambiente aziendale

Anche se si lavora per una società con un elenco indirizzi globale, ci saranno occasioni in cui si vuole mantenere un contatto in Outlook. Creare contatti per:

  • Le persone esterne all'azienda.

  • Le persone per cui si vuole ricordare o aggiungere particolari informazioni, ad esempio il compleanno.

  • Le persone con cui si vuole sincronizzare il proprio telefono cellulare, in particolare se il telefono non è connesso alla rubrica aziendale o nei casi in cui non è disponibile la connettività.

Quando creare un gruppo di contatti in Outlook

Creare gruppi di contatti (precedentemente noti come liste di distribuzione personali) in Outlook quando si vuole semplificare l'invio di messaggi a un gruppo di persone all'esterno della società. Per tutti i gruppi all'interno dell'azienda è possibile creare un gruppo di contatti pubblico (chiedere all'amministratore IT come eseguire questa operazione).

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Domande frequenti

Che cosa sono le azioni rapide?

I passaggi rapidi offrono la possibilità di eseguire più azioni con un solo clic. Si tratta di un utile strumento che consente di mantenere una posta in arrivo pulita e di essere in genere più efficiente nell'uso di Outlook. Ogni volta che si ritrovano ripetutamente gli stessi passaggi in Outlook, provare a creare un passaggio rapido.

Nota: Le procedure rapide si applicano solo agli elementi di posta elettronica, ad esempio gli elementi della posta in arrivo.

Perché visualizzare il Riquadro di lettura a destra e non in basso (o disattivarlo del tutto)?

Leggere una colonna lunga e stretta di testo è più facile che leggere una sezione di testo più corta e più larga. Questo perché è più facile muovere gli occhi verso il basso che da sinistra a destra su lunghe distanze, gesto che può implicare anche un movimento di testa e collo che può affaticare. È preferibile tenere attivo il Riquadro di lettura, in modo da non dover aprire ogni messaggio per leggerne il contenuto.

Cosa fare con le cartelle non più necessarie?

L'elenco cartelle del riquadro di spostamento dovrebbe essere riservato alle cartelle usate spesso. Se è pieno di cartelle che non si riesce nemmeno a riconoscere, spostare tutta la posta nella cartella di riferimento ed eliminare le cartelle esistenti.

Com'è possibile visualizzare in blu tutti i messaggi inviati solo all'utente?

  1. Nel gruppo visualizzazione corrente della scheda Visualizza selezionare Impostazioni visualizzazione.

    Impostazioni visualizzazione       

  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni visualizzazione avanzate selezionare formattazione condizionale.

    Impostazioni di visualizzazione avanzate

  3. Nella finestra di dialogo formattazione condizionale selezionare Aggiungi.

  4. Nella casella nome digitare mee quindi selezionare tipo di carattere.

  5. Nella finestra di dialogo carattere , in colore, selezionare blue quindi fare clic su OK.

  6. Nella finestra di dialogo formattazione condizionale selezionare condizione.

  7. Nella finestra di dialogo filtro selezionare la casella di controllo where i am accanto all' unica persona nella riga ae quindi fare clic su OK in ogni finestra di dialogo Apri.

    Nota: Puoi usare il menu a tendina per modificare la condizione dove sono.

Quando è opportuno usare la visualizzazione Conversazione?

La visualizzazione Conversazione è utile quando:

  • Si controllano i messaggi con meno frequenza e quindi si hanno più messaggi da visualizzare in una volta sola.

  • Sono presenti molti thread di messaggi con numerose discussioni.

  • Si vuole vedere il contesto di chi ha risposto a chi.

  • Si ricevono moltissimi messaggi.

La visualizzazione Conversazione consente di verificare facilmente quali conversazioni hanno generato il maggior numero di discussioni. In questi casi è preferibile leggere e rispondere solo all'ultimo messaggio della conversazione. Si può anche selezionare un'intera conversazione e intervenire su di essa. Ad esempio, in presenza di una lunga serie di messaggi di cui l'ultimo contiene semplicemente una frase come "Grazie, ho avuto la risposta alla mia domanda", è possibile eliminare l'intera conversazione.

In visualizzazione Conversazione è possibile anche visualizzare i messaggi di altre cartelle, cosa molto utile quando si riceve un nuovo messaggio in una lunga conversazione, poiché si può vedere l'intera cronologia, incluse le proprie risposte.

È necessario tenere insieme i messaggi personali e di lavoro?

Ridurre il numero di posizioni in cui si leggono i messaggi non significa mescolare i messaggi di lavoro e personali. Le procedure consigliate prevedono l'uso di account di posta distinti per le comunicazioni di lavoro e personali. È tuttavia opportuno ridurre il numero di indirizzi di posta elettronica da gestire. Fortunatamente, con Outlook, puoi visualizzare più account contemporaneamente. Oltre all'account di posta elettronica di lavoro (Exchange Server), è possibile aggiungere altri account, ad esempio Outlook.com o Gmail, allo stesso profilo in Outlook.

Qual è l'utilità degli stati Letto e Non letto?

Gli stati letti e non letti nella Guida di Outlook mostrano rapidamente quali messaggi sono stati letti almeno una volta e quali no. Questi stati possono però essere facilmente attivati facendo clic sui vari messaggi, quindi non costituiscono un riferimento perfetto, ma sono solo uno strumento.

Per contrassegnare velocemente un messaggio come già letto, premere CTRL+Q. Per contrassegnarlo come non letto, premere CTRL+U.

Perché lo stato Letto/Non letto non è sufficiente?

Alcuni utenti cercano di usare lo stato Letto/Non letto per indicare se un messaggio è nuovo o è un elemento di riferimento. Lo stato non letto però non è affidabile perché non appena un messaggio perde lo stato attivo (quando si seleziona un altro messaggio) viene automaticamente contrassegnato come già letto e troppo spesso da altri dispositivi (i telefoni, ad esempio) contrassegnano i messaggi come già letti. Inevitabilmente i messaggi vengono letti almeno una seconda volta, e lo scotto mentale di capire cosa occorre fare viene pagato di nuovo. L'uso dello stato Letto/Non letto come linea di separazione tra gli elementi della posta in arrivo che rappresentano "attività" e quelli che non sono ancora stati elaborati tende a venir meno quando si ricevono molti messaggi, alcuni dei quali non verranno mai letti perché semplicemente dall'oggetto è possibile capire che non è necessario leggerli. Un approccio molto più efficiente consiste nello scorrere tutti i messaggi e decidere cosa fare con ognuno. I messaggi gestiti dovrebbero quindi uscire dalla posta in arrivo, non rimanere "non letti".

Perché è opportuno archiviare i messaggi?

Le procedure consigliate prevedono l'uso di un archivio centrale per i messaggi, in modo da potervi fare riferimento dopo averli "elaborati". Usando un numero limitato di cartelle (1-Riferimento e 2-Personale), non è necessario preoccuparsi di eventuali errori di archiviazione dei file o copiare i messaggi in più cartelle se sono applicabili a più di un argomento o progetto.

Inoltre, non è necessario controllare tutti i messaggi che riguardano un particolare argomento o progetto. Outlook fornisce strumenti migliori, ad esempio categorie e cartelle di ricerca, in modo da poter eseguire ricerche in modo efficace.

Perché è consigliabile avere una sola cartella di riferimento?

Con un'unica cartella non c'è bisogno di pensare a quale cartella contiene determinati messaggi e si ha la certezza che tutto il contenuto della cartella è stato esaminato e si è deciso di conservarlo.

Se invece si usano più cartelle, ogni volta che si archivia un messaggio si è obbligati a decidere quale cartella usare. La situazione diventa ancora più complicata se c'è più di una cartella appropriata per ogni messaggio. Poiché molte cartelle finiscono per rimanere inutilizzate quando ce ne sono tante tra cui scegliere, si crea una situazione di disordine.

Benché possa sembrare vantaggioso lasciare tutti i messaggi nella Posta in arrivo, esiste un costo nascosto che si paga ogni volta che si esamina un messaggio e ci si chiede "È qualcosa su cui devo intervenire o è qui solo per riferimento?". Inoltre, avere nella Posta in arrivo solo nuovi elementi garantisce maggiore tranquillità. La Posta in arrivo è uno spazio su cui altri possono intervenire, mentre ciò che si inserisce nella cartella dei riferimenti dipende esclusivamente dall'utente.

Perché sono necessarie cartelle diverse per i gruppi di contatti?

  • icona archivio Tariffe di archiviazione diverse    Dovresti avere cartelle diverse per gruppi di contatti diversi in base all'argomento e alla frequenza di archiviazione automatica. In un gruppo di contatti per il car-pooling, ad esempio, i messaggi nella cartella Carpool dovrebbero essere eliminati quotidianamente. Al contrario, un gruppo di contatti dedicato a un argomento di carattere lavorativo dovrebbe essere archiviato meno frequentemente, ad esempio una volta all'anno.

  • Raggruppamento efficiente delle conversazioni    L'organizzazione dei gruppi di contatti in cartelle separate in base all'argomento consente di visualizzare intere conversazioni raggruppate insieme. All'occorrenza, è possibile eseguire ricerche in una cartella in maniera efficiente.

Perché è necessario usare cartelle distinte per i gruppi di contatti e i feed RSS?

I messaggi inviati a liste di distribuzione di grandi dimensioni e a feed RSS potrebbero facilmente inserire un numero eccessivo di elementi nella Posta in arrivo. Questi flussi di informazioni devono essere gestiti in modo simile a un giornale con numerose pagine: potrebbe essere presente un articolo utile o interessante, ma leggere l'intero giornale richiederebbe un tempo considerevole. Le regole possono aiutare a determinare quali elementi sono maggiormente interessanti o rilevanti per l'utente.

Quali gruppi di contatti devono essere inseriti in una cartella specifica invece che nella cartella Posta in arrivo?

I migliori candidati per l'uso di una cartella e di una regola per le liste di distribuzione sono le liste di distribuzione che:

  • Ricevono moltissimi messaggi.

  • Sono indirizzati a molte persone.

I messaggi a livello aziendale con notizie importanti (ad esempio dal CEO) e i messaggi dal reparto IT che segnalano tempi di inattività dei server non devono essere inseriti in una cartella. Per i messaggi indirizzati a un gruppo di contatti che solo occasionalmente contengono informazioni utili o interessanti, indipendentemente dalla frequenza, dovrebbe essere invece impostata una regola e assegnata una cartella.

Com'è possibile impostare le regole per RSS?

Se si sottoscrivono diversi feed RSS, gestirli come qualsiasi altra lista di distribuzione. Spostare nella Posta in arrivo i feed RSS interessanti (in base a parole chiave) e negli altri casi lasciare che vengano archiviati automaticamente nelle cartelle RSS.

Cosa fare se si usano criteri di conservazione o un archivio online di Exchange Server?

Usare la soluzione di archiviazione automatica implementata dall'organizzazione e attenersi ai criteri aziendali come di consueto. Se i criteri aziendali prevedono l'uso di più cartelle per ciascun tipo di elemento, seguire tali criteri.

Perché è opportuno usare le regole?

Man mano che passa il tempo, è probabile che si ricevano sempre più messaggi. Non è possibile né pensabile leggere ogni singolo messaggio ricevuto. Molto meglio limitarsi ai messaggi realmente importanti. Le regole aiutano a rendere prioritari i messaggi importanti, riducendo al minimo le distrazioni.

Suggerimento:  Solo perché un messaggio è stato inviato all'utente (o a una lista di distribuzione di cui l'utente ha eseguito la sottoscrizione), non deve necessariamente essere letto o implicare una risposta.

Quali date è possibile impostare tramite i contrassegni?

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Due giorni dall'ora o dall'ultimo giorno della settimana lavorativa, qualunque sia il primo. (Con le impostazioni predefinite, il lunedì è mercoledi; il martedì è giovedì).

L'ultimo giorno della settimana lavorativa

Prossima settimana

Il primo giorno della prossima settimana lavorativa

L'ultimo giorno della prossima settimana lavorativa

Che cosa è necessario fare con le attività e i messaggi contrassegnati nella finestra Da fare che risalgono ad anni prima?

Se le attività o i contrassegni non vengono usati attivamente, selezionare tutti gli elementi, fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi scegliere Elimina. Le attività non aggiornate verranno eliminate e verrà rimosso il contrassegno dai messaggi e dai contatti contrassegnati, senza eliminare gli elementi.

Cosa fare con le categorie inutilizzate?

Eliminare tutte le categorie che non si prevede di usare. Lo stesso set di categorie si applica a tutti gli elementi, quindi se si usa una categoria per i contatti è bene evitare di eliminarla.

Qual è il modo migliore per scegliere i colori?

Se si vogliono creare categorie a colori, prestare attenzione ai colori scelti. Ad esempio, non scegliere lo stesso colore per @Telefono e per @Posta elettronica, ma scegliere colori simili (ad esempio diverse tonalità di verde) per tutte le categorie 1:1. Con il passare del tempo si sarà in grado di guardare l'elenco attività e determinare se un'attività può essere eseguita subito esclusivamente dal colore. Ad esempio, se @Casa è viola e al momento si è al lavoro, non è possibile eseguire alcuna attività viola.

Perché è importante pianificare il proprio tempo?

Se si pianifica il proprio tempo nel calendario, le informazioni sulla disponibilità vengono aggiornate e sarà meno probabile essere prenotati da altre persone per gli stessi orari. Se si ha un calendario fitto di impegni, questo potrebbe essere l'unico modo per avere del tempo da dedicare alle proprie mansioni.

Inoltre, ti consente di impegnarti per il lavoro, se la Inserisci nel calendario, ti consigliamo di eseguire questa operazione in quel momento. Se qualcuno pianifica il tuo orario di lavoro, assicurati di ripianificare il tuo orario. Non imbrogliare!

Come si gestiscono i 10.000 messaggi nella Posta in arrivo?

Se la cartella Posta in arrivo contiene più di 20 elementi, elaborare l'ultima settimana di messaggi e quindi selezionare i messaggi rimanenti e spostarli nella cartella 1-Riferimento. Niente di più semplice.

Perché si ricevono così tanti messaggi?

Se ti senti sopraffatto dai messaggi, probabilmente riceverai più di quanto puoi gestire e potrebbe essere necessario impostare regole più aggressive. Provare a analizzare da dove proviene i messaggi organizzando i messaggi da e quindi comprimere tutte le intestazioni. Si leggono i gruppi di contatti che non è necessario leggere? In questo caso, crea una regola. Se modifichi la visualizzazione, non dimenticare di cambiarla di nuovo.

Se si hanno solo 10 minuti, cosa è meglio leggere per primo nella posta in arrivo?

Se si ha poco tempo, ad esempio tra una riunione e l'altra, iniziare dai messaggi in blu, ossia i messaggi inviati direttamente all'utente. Spesso questi messaggi attendono l'input dell'utente per procedere e sono i più importanti.

Con quale frequenza occorre leggere i messaggi?

Per molti di noi, leggere i messaggi è quasi una dipendenza. TrasCorri 20 minuti al mattino attraverso i tuoi messaggi e quindi rivolgiti a un esame giornaliero dell'elenco attività. Inizia subito a usare la tua giornata. Limitare il tempo trascorso leggendo i messaggi una volta al mattino e una volta alla fine della giornata potrebbe migliorare significativamente la produttività. Provala per una settimana intera e vedrai di persona.

Come si gestiscono le attività complicate?

Logo di Office Alcune attività richiedono più spazio per la pianificazione. Per queste attività, usare OneNote. Ad esempio, se stai pianificando un progetto con più passaggi, attività annidate e così via, OneNote è uno strumento più appropriato.

Se si vuole semplicemente ricordare alcune attività correlate, elencarle nel corpo dell'attività. Se sono presenti messaggi correlati, trascinarli nell'attività.

È necessario tenere insieme le attività personali e di lavoro?

Se possibile, tenere le attività personali e quelle di lavoro nella stessa posizione. Un unico elenco riduce il numero di posizioni in cui cercare le attività da eseguire. Anche se si ha già un solo elenco, usare le categorie per distinguere le attività personali da quelle di lavoro e gestire l'elenco in modo efficiente. Le attività personali vengono archiviate nel server Exchange della società e potrebbero essere visibili al reparto IT, quindi inserire nell'elenco solo le attività personali appropriate.

Che male c'è a tenere a mente le attività da eseguire?

Mantenere le attività in testa non funziona. È liberatorio dipendere da Outlook invece che dal tuo cervello sovraccaricato per tenere traccia delle tue attività. È possibile interrompere la spesa del potere cerebrale ricordando le proprie attività ("OK, ricordarsi di inviare un messaggio a Giovanni sui modelli, inviare un messaggio a Giovanni sui modelli...") e concentrati sulle attività a disposizione.

Perché mantenere le attività in Outlook ?

Perché un elenco di attività in Outlook funziona meglio di un elenco di documenti:

  • Gli elenchi cartacei non possono essere aggiornati automaticamente.

  • Gli elenchi cartacei non possono essere riorganizzati con facilità.

  • Puoi usare Outlook sul Web per visualizzare l'elenco attività ovunque tu sia.

  • Logo di Office Outlook si integra con OneNote e Microsoft SharePoint Server e il tuo dispositivo mobile.

  • Gli elenchi cartacei si perdono facilmente.

Domanda di carattere avanzato: come si crea una cartella ricerche per i messaggi di posta elettronica?

È possibile accedere facilmente a un set di messaggi su un particolare argomento per una riunione. Creare una categoria per la riunione e quindi creare una cartella ricerche con i criteri seguenti: categoria <nome> e non completato e da un determinato periodo di tempo. Quando si ricevono messaggi su tale argomento, contrassegnarli con la categoria. Dopo la riunione, contrassegnare come completati i messaggi di cui è stato discusso.

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Riferimenti

Sono disponibili molte pubblicazioni e dissertazioni sulla gestione del tempo. Ecco alcune fonti interessanti:

Libri e altre risorse

Altre risorse online

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