Procedure consigliate per le organizzazioni quando si usa il calendario di Outlook

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Il calendario di Outlook è completamente integrato con posta elettronica, contatti e altre funzionalità. Questa integrazione rende il componente Calendario una delle caratteristiche di Outlook più utilizzate. In questo articolo viene illustrato l'utilizzo delle varie funzioni del calendario. Verranno inoltre descritti i miglioramenti del calendario introdotti appositamente per rendere più coerente l'esperienza utente.

Nota: Sono stati aggiunti numerosi miglioramenti di calendario in Outlook 2007 service pack. Per questo motivo, prima è è assicurarsi di usare Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) o versioni successive. Nelle sezioni seguenti presuppongono che si usa Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 o Outlook 2016.

Usare il calendario di Outlook

Inoltro di convocazioni di riunione

Se si utilizza Outlook 2007, evitare di inoltrare le convocazioni di riunione. Questa operazione può determinare la perdita o la mancata corrispondenza delle riunioni. È preferibile richiedere all'organizzatore della riunione di aggiungere il partecipante alla convocazione di riunione originale.

Se si usa Outlook 2010 o versioni successive e si partecipa a una riunione, è possibile inoltrare la riunione a un altro utente che usa Outlook 2010 o versioni successive usando la caratteristica Notifica di inoltro riunione. Quando si usa Outlook 2010 o versioni successive per inoltrare una riunione a una persona non invitata in origine, Outlook invia una notifica di inoltro riunione all'organizzatore della riunione. Quando l'organizzatore riceve la notifica, il nuovo partecipante viene aggiunto alla riunione. Se è necessario che i partecipanti esistenti sappiano che è stato aggiunto un altro partecipante alla riunione, l'organizzatore deve aprire la riunione e inviare un aggiornamento della riunione a tutti i partecipanti.

Nota: Se si vuole mettere una persona a conoscenza della riunione senza invitarla, basta trascinare la convocazione riunione dal calendario all'icona Posta in basso a sinistra nella finestra di Outlook. Viene aperto un messaggio di posta elettronica con informazioni sulla riunione che è possibile inviare. I destinatari del messaggio non vengono aggiunti alla riunione. Il messaggio contiene semplicemente informazioni sulla riunione come la data, l'ora, l'oggetto e l'agenda.

Per gli utenti di Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 ha anche introdotto le notifiche di inoltro riunione nell'ambito della caratteristica Operatore Calendario. Se si usa Outlook per connettersi a una cassetta postale di un'organizzazione di Exchange Server, il comportamento delle notifiche di inoltro riunione potrebbe essere soggetto alle impostazioni di Exchange, se configurate dall'amministratore di Exchange. Ad esempio, l'amministratore di Exchange può impedire l'invio di una notifica di inoltro riunione ai domini remoti.

In generale, per un partecipante è consigliabile inoltrare una riunione solo se appartiene alla stessa organizzazione di Exchange dell'organizzatore, a meno che non siano valide tutte le condizioni seguenti:

  • Il partecipante utilizza Microsoft Outlook 2010 versione successiva.

  • L'amministratore di Exchange consente l'invio di notifiche di inoltro riunione da domini remoti.

  • L'organizzatore utilizza un client Microsoft Outlook.

Se un partecipante usa un sistema di posta diverso da Exchange, in generale è consigliabile evitare di inoltrare una riunione, a meno che non siano valide tutte le condizioni seguenti:

  • Il partecipante utilizza Microsoft Outlook 2010 versione successiva.

  • L'organizzatore utilizza un client Microsoft Outlook.

Se per qualsiasi motivo l'organizzatore non riceve la notifica di inoltro riunione, i partecipanti non vengono aggiunti alla riunione dell'organizzatore. Se l'organizzatore modifica successivamente la riunione e invia un aggiornamento, l'aggiornamento viene inviato solo agli invitati originali. I partecipanti che hanno ricevuto in precedenza la copia inoltrata della riunione non riceveranno l'aggiornamento.

Se le limitazioni descritte sopra impediscono l'inoltro corretto e uniforme degli inviti alla riunione, è consigliabile chiedere semplicemente all'organizzatore della riunione di aggiungere i partecipanti. È importante chiedere all'organizzatore della riunione di aggiungere i partecipanti desiderati se non si è certi che il proprio ambiente e quello dei partecipanti soddisfino le condizioni descritte.

Nota:  I delegati di Outlook non ricevono le notifiche di inoltro riunione.

Elaborare tutte le convocazioni e gli annullamenti di riunione

Anche se è possibile eliminare una convocazione riunione direttamente dalla Posta in arrivo, è necessario elaborarla correttamente accettandola o rifiutandola. Usare sempre il comando Rimuovi dal calendario per elaborare gli annullamenti della riunione dalla Posta in arrivo. Evitare l'elaborazione delle riunioni direttamente dal modulo Calendario.

Utilizzare riunioni ricorrenti

Impostare le date di fine e limitare il numero di ricorrenze

Outlook consente di pianificare facilmente una riunione ricorrente. Si consiglia sempre di impostare una data di fine e limitare la serie ricorrente a un numero specifico di occorrenze. È molto probabile che le riunioni ricorrenti dovranno essere modificate in un secondo momento. Ad esempio, potrà essere necessario aggiungere o rimuovere i partecipanti oppure cambiare il luogo o l'ora della riunione a causa di giorni di ferie o circostanze impreviste. Outlook salva ognuna di queste modifiche univoche come un'eccezione relativa alla riunione. Le riunioni con un numero di eccezioni molto elevato rendono complessa la gestione della serie di riunioni. Possono anche introdurre comportamenti imprevisti. È sempre possibile creare una nuova serie di riunioni al termine di quella corrente. Per determinare il numero di occorrenze, considerare la frequenza. Nel corso di un anno, una riunione che si tiene due volte alla settimana avrà circa 90 occorrenze in più rispetto a una riunione mensile.

Terminare una riunione ricorrente prima della data di fine originale

Benché sia possibile annullare una riunione ricorrente, è preferibile modificare la data di fine per la serie. Questo consente sia all'organizzatore che ai partecipanti di tenere traccia delle riunioni che hanno avuto luogo in passato. Se si annulla anche la riunione ricorrente, tale cronologia va perduta. L'opzione migliore è impostare una nuova data di fine e quindi inviare l'aggiornamento a tutti i partecipanti. Questo consente di terminare prima la serie di riunioni, mantenendo al tempo stesso una registrazione delle riunioni precedenti.

Nota:  Se si termina la serie di riunioni in anticipo, le eccezioni associate alla riunione ricorrente andranno perdute. Per altre informazioni sulle eccezioni, vedere la sezione "Impostare le date di fine e limitare il numero di ricorrenze".

Per altre informazioni sull'annullamento di tutte le riunioni future di una serie, vedere Annullare tutte le riunioni future di una serie

Cambiare l'organizzatore

Outlook non offre un sistema per modificare l'organizzatore di una riunione. Per modificare l'organizzatore di una riunione ricorrente, terminare la riunione ricorrente. A tale scopo, impostare una data di fine precedente e inviare l'aggiornamento a tutti i partecipanti. Dopo avere eseguito questo passaggio, il nuovo organizzatore deve creare una nuova riunione ricorrente.

Per altre informazioni sull'impostazione di una data di fine precedente, vedere Annullare una riunione.

Evitare di usare una riunione ricorrente per condividere allegati

Gli allegati aumentano la complessità delle eccezioni relative alle riunioni ricorrenti. Ogni eccezione contiene una propria copia degli allegati. Poiché le eccezioni sono aggiunte alle riunioni ricorrenti, vengono create nuove copie degli allegati. Se si apportano modifiche a un solo set di allegati, queste modifiche non vengono propagate alle altre eccezioni. Se è necessario che tutti i partecipanti dispongano della copia più recente delle modifiche per una determinata riunione, condividere i documenti tramite un servizio di condivisione come OneDrive. Gli utenti aziendali possono usare SharePoint o un altro file server condiviso in rete.

Evitare di copiare le riunioni

Per impostazione predefinita, Outlook rimuove tutti i collegamenti tra una riunione copiata e la riunione originale per evitare incoerenze. Le versioni di Outlook più recenti aggiungono la stringa di testo "Copia:" all'oggetto per identificare più facilmente le copie delle riunioni.

Le azioni correlate alle riunioni copiate producono risultati imprevisti, quindi si consiglia di evitare di copiare le riunioni. Ciò vale per le riunioni copiate dal calendario di un altro utente, nonché per quelle copiate da un'altra cartella del calendario di cui si è proprietari.

Per ulteriori informazioni sullo spostamento delle riunioni organizzate in un'altra cartella del calendario, vedere:

Come spostare riunioni di Outlook senza perdere l'opzione "Invia aggiornamento"

Eseguire la manutenzione dei dispositivi che eseguono la connessione al calendario

Verificare che in qualsiasi dispositivo che si connette al calendario siano installati tutti gli aggiornamenti più recenti. Alcuni dispositivi utilizzano Exchange ActiveSync per sincronizzare il calendario e altre cartelle. Questi includono i dispositivi Windows Phone, Windows RT, Apple iOS e Android. Anche i dispositivi BlackBerry di RIM (Research In Motion) possono eseguire la sincronizzazione con il calendario.

Per ulteriori informazioni su alcuni dei problemi noti, vedere: problemi correnti con Microsoft Exchange ActiveSync e dispositivi di terze parti.

Nota:  In alcuni casi, gli elementi possono essere modificati contemporaneamente da più client e dispositivi di Outlook, causando conflitti. Per ridurre al minimo la probabilità di conflitti, non elaborare lo stesso elemento in due o più client o dispositivi in un periodo di tempo relativamente breve.

Eseguire la manutenzione dei componenti aggiuntivi integrati con Outlook

La maggior parte dei componenti aggiuntivi di Outlook, se non tutti, accedono ai dati di Outlook. Un componente aggiuntivo può modificare un elemento di Outlook di cui si sta eseguendo contemporaneamente la modifica, in Outlook o in un altro dispositivo. Questo può determinare conflitti. Per ridurre al minimo la probabilità che si verifichino situazioni di questo tipo, assicurarsi di installare gli aggiornamenti più recenti per qualsiasi componente aggiuntivo o programma integrato con Outlook. Disinstallare o disabilitare i programmi e i componenti aggiuntivi non utilizzati o che non sono necessari per l'integrazione con Outlook.

Nota:  In alcuni casi, gli elementi possono essere modificati contemporaneamente da più client e dispositivi di Outlook, causando conflitti. Per ridurre al minimo la probabilità di conflitti, non elaborare lo stesso elemento in due o più client o dispositivi in un periodo di tempo relativamente breve.

Ulteriori raccomandazioni per gli utenti di Microsoft Exchange

Utilizzo in uno scenario manager/delegato

Se l'organizzazione lo consente, configurare Outlook per la connessione alla cassetta postale di Exchange tramite la modalità cache. Questo assicura le migliori prestazioni.

Le versioni più recenti di Microsoft Outlook, Microsoft Entourage e Microsoft Outlook per Mac includono numerosi miglioramenti per la caratteristica per i delegati. Per ulteriori informazioni su queste versioni, vedere:

Funzione delegati di Outlook in versioni miste di Microsoft Outlook ed Entourage

Limitare il numero di delegati

Outlook non prevede limitazioni per il numero di delegati che è possibile aggiungere, tuttavia è consigliabile concedere le autorizzazioni Editor a un solo delegato. Questo consente di sapere quando e come è stata elaborata una riunione. Se si considera il fatto che un delegato può utilizzare più dispositivi per accedere ai dati di un altro utente, la presenza di diversi delegati con autorizzazioni Editor può rendere molto difficile determinare perché alcune riunioni risultano mancanti o non aggiornate.

Anche se si concedono le autorizzazioni Editor a un solo delegato, evitare di aggiungere molti delegati con autorizzazioni Revisore o Collaboratore perché potrebbe portare all'esaurimento delle altre risorse. Ad esempio, potrebbe essere raggiunto il limite di dimensioni per i dati delle regole. Quando si aggiunge un delegato, vengono apportate diverse modifiche:

  • Outlook applica le autorizzazioni alle cartelle appropriate.

  • L'attributo di Active Directory PublicDelegates viene aggiornato per l'aggiunta al delegato delle autorizzazioni "Invia per conto di".

  • Outlook aggiunge il delegato a una regola di inoltro nella cassetta postale del manager. Questa regola inoltre le convocazioni di riunione al delegato.

  • Outlook salva ulteriori informazioni sul delegato nella cassetta postale del manager.

Ognuna di queste aree di componenti può presentare diversi limiti. Il raggiungimento di questi limiti può influire sulle prestazioni e la stabilità.

Note: 

  • Durante lo sviluppo e il testing del prodotto, Microsoft ha utilizzato un massimo di quattro (4) delegati. Per i delegati, inoltre, è stato utilizzato solo Outlook. I dispositivi non sono stati inclusi nel testing.

  • Se un delegato con autorizzazioni Editor deve essere sostituito temporaneamente o indefinitamente, modificare le autorizzazioni da Editor in Revisore o nessuna. Concedere quindi le autorizzazioni Editor al nuovo delegato.

Vedere anche

Supporto tecnico clienti Microsoft e ripristino Assistente (Pierina)

Informazioni sul calendario strumento di verifica per Outlook (CalCheck)

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