Procedura dettagliata guidata: configurazione delle notizie per l'organizzazione

Procedura dettagliata guidata: configurazione delle notizie per l'organizzazione

Con SharePoint è possibile condividere contenuti di notizie in tutta l'organizzazione in modo significativo e riconoscibile. Per impostazione predefinita, SharePoint notizie viene visualizzata nella pagina SharePoint inizio, nei siti del team, nei siti di comunicazione, nei siti hub e nell'app per dispositivi mobili in base alle informazioni rilevanti per l'utente. Ad esempio, se una notizia importante viene pubblicata da un utente nella propria sfera di lavoro o registrata in un sito in cui si è attivi, verrà visualizzata all'operatore.

Le organizzazioni hanno molte opzioni per quanto riguarda il tipo di notizie visualizzate, in cui viene visualizzato, che ha la possibilità di creare post e altro ancora.

In questo articolo verrà illustrato come implementare una strategia completa per la configurazione di notizie a tutti i livelli dell'organizzazione.

Strategia

In questa procedura dettagliata faremo molto di più che configurare le web part di notizie in diversi siti: verrà visualizzata una strategia completa che include la configurazione di un sito di notizie "ufficiale" per le notizie che si distinguono visivamente come notizie dell'organizzazione; configurazione di categorie per diversi tipi di notizie; e anche la configurazione di un processo di approvazione per i post di notizie. Verranno visualizzate le News in un sito Hub Intranet proveniente da un sito di comunicazioneaziendale, un sito di comunicazione del reparto e un sito del teamdi reparto.

Nella Home page del sito hub vengono visualizzate tutte le notizie approvate per qualsiasi sito associato all'hub. Questo significa che gli utenti visualizzano tutti i post di notizie creati nel sito di notizie aziendali, tutti i post di notizie creati nei siti di comunicazione dipartimentali e le notizie solo per il sito del team del reparto.

Esempio di notizie in un sito hub Intranet.

Numero 1 notizie da un sito di comunicazione aziendale "ufficiale" che fa parte del sito hub

Numero 2 notizie da un sito di comunicazione del reparto che fa parte del sito hub

Numero 3 notizie da un sito del team di reparto che fa parte del sito hub

Il contenuto viene visualizzato nel modo seguente nei siti dell'hub:

  • Ogni sito di comunicazione dipartimentale Visualizza i post di notizie solo per il reparto.

  • Ogni sito del team dipartimentale Visualizza i post di notizie creati nel sito del team e i post creati nel sito di notizie aziendali.

Ecco come funziona il flusso di notizie:

  • Tutti i dipendenti hanno l'autorizzazione per creare notizie nei siti del team. I post possono essere contrassegnati come "Milestone" o semplicemente "dipartimentali".

  • Ogni reparto ha uno o più dipendenti assegnati l'attività di creazione di post di notizie nel sito di comunicazione del reparto.

  • Tutte le storie di notizie create nei siti di comunicazione dipartimentali passano attraverso un flusso di approvazione della pagina in cui una persona designata dal reparto comunicazioni aziendali approva i post.

  • I post di notizie ufficiali del reparto comunicazioni aziendali vengono creati in un sito speciale denominato Corporate News, che non è associato al sito hub. Questo sito è indicato come notizia "ufficiale".

  • Mensilmente, una newsletter che contiene le notizie selezionate dalle comunicazioni aziendali viene inviata tramite posta elettronica a tutti i dipendenti.

Struttura del sito hub

Tutti i siti del team e della comunicazione, ad eccezione del sito di comunicazione aziendale, sono associati a un singolo sito hub.

Ogni reparto ha un sito di comunicazione per condividere informazioni con il resto dell'organizzazione e un sito del team per la comunicazione interna tra i dipendenti del reparto.

Esempio di struttura del sito hub.

Implementazione della strategia

In questa sezione verrà illustrata la procedura di configurazione dell'ambiente SharePoint per soddisfare i requisiti di questa strategia di notizie. Questo implica la configurazione della web part notizie e la creazione di un processo di approvazione della pagina in una raccolta pagine, la creazione di categorie per le notizie e la designazione di un sito come "notizie ufficiali".

In questo esempio, il presupposto è che ognuno dei siti di comunicazione e del team sia già associato a un sito hub (ad eccezione delle comunicazioni aziendali) e che siano già presenti diversi post di notizie nel sito comunicazioni aziendali. Per informazioni su come configurare questi tipi di siti, vedere configurare il sito hub di SharePoint, creare un sito di comunicazione in SharePoint Onlinee creare un sito del team in SharePoint.

Configurare il sito di comunicazioni aziendali per le notizie dell'organizzazione "ufficiale"

La configurazione del sito di comunicazione aziendale per le notizie dell'organizzazione "ufficiale" consente di visualizzare le notizie dalle comunicazioni aziendali con enfasi in modo che gli utenti sappiano subito che si tratta di notizie aziendali ufficiali, come in questo esempio:

Esempio di notizie aziendali in un sito

Per abilitare questa funzionalità e specificare il sito per le notizie dell'organizzazione, un amministratore di SharePoint deve usare i comandi di PowerShell di SharePoint Online:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Configurare le News in un sito del team di reparto

Nel sito del team di reparto si aggiungerà la Web part notizie alla pagina tre volte. Ogni Web part visualizzerà informazioni di notizie diverse in base a fonti e categorie di notizie. Per creare le categorie, aggiungere una colonna alla raccolta pagine per consentire agli autori di contrassegnare le pagine con la categoria appropriata.

Creare colonne per le categorie

  1. Nel sito del team di reparto fare clic sul collegamento pagine nella barra di spostamento del sito per accedere alla raccolta pagine.

  2. Selezionare + Aggiungi colonna o + a destra del nome dell'ultima colonna nella parte superiore delle pagine.

    Esempio di configurazione di una colonna per le categorie di notizie

  3. Nel campo nome immettere il tipo di nome post.

  4. Nel menu a discesa scegliere scelta come tipo di colonna.

  5. Specificare due opzioni: "reparto News" e "Milestone".

  6. Fare clic su Salva.

    Aggiungiamo quindi le web part di notizie alla Home page del sito del team reparto per mostrare notizie di reparto, notizie cardine e notizie dal sito Web aziendale.

Aggiungere notizie del reparto

  1. Aggiungere una terza sezione destra alla Home page.

  2. Nella prima colonna aggiungere la Web part notizie e denominarla "reparto notizie".

  3. Fare clic su modifica Pulsante Modifica della web part nella barra degli strumenti della web part.

  4. Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della web part:

    • Fonte di notizie: questo sito

    • Mostra titolo e comandi: attivato

    • Layout: Top Story

    • Filtro: Proprietà pagina

    • Nome proprietà: il tipo di post è uguale a Department News

  5. Fare clic su applica per salvare le modifiche.

Aggiungere notizie cardine

  1. Nella stessa colonna, sotto la Web part appena aggiunta, aggiungere di nuovo la Web part notizie e inserirla come "attività cardine".

  2. Fare clic su modifica Pulsante Modifica della web part nella barra degli strumenti della web part.

  3. Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della web part:

    • Fonte di notizie: questo sito

    • Mostra titolo e comandi: attivato

    • Layout: affiancato

    • Filtro: Proprietà pagina

    • Nome proprietà: il tipo di post è uguale a Milestones

  4. Fare clic su applica per salvare le modifiche.

Aggiungere notizie aziendali

  1. Nella seconda colonna (a destra) aggiungere di nuovo la Web part notizie e inserirla come "notizie aziendali".

  2. Fare clic su modifica Pulsante Modifica della web part nella barra degli strumenti della web part.

  3. Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della web part:

    • Fonte notizie: scegliere Seleziona sitie quindi selezionare il sito di notizie aziendali.

    • Mostra titolo e comandi: attivato

    • Layout: affiancato

    • Filtro: Proprietà pagina

    • Nome proprietà: il tipo di post è uguale a Milestones

  4. Fare clic su applica per salvare le modifiche.

Per verificare quanto è stato fatto finora, creare diversi post di notizie nel sito del reparto. Imposta le proprietà della pagina nelle pagine di notizie in modo che in alcuni post il tipo sia impostato su Department News e, in altri, imposta il tipo di post su Milestone. Per un aggiornamento sull'impostazione delle proprietà per le pagine, vedere visualizzare, modificare e aggiungere dettagli pagina.

Questo è l'aspetto della Home page del reparto dopo il completamento:

Esempio di notizie in un sito Web del reparto

Configurare il sito di comunicazione del reparto

In questo esempio, i post di notizie creati nel sito di comunicazione devono essere approvati. È possibile configurare l' approvazione della pagina con Microsoft Flow. Assegnare un nome al flusso che includa il nome del sito, ad esempio "approvazione della pagina risorse umane", e impostare l'approvatore su un dipendente nel reparto comunicazioni aziendali.

Riquadro Opzioni approvazione pagina

Configurare quindi la Home page del sito per visualizzare le notizie da questo sito.

  1. Nella Home page del sito di comunicazione del reparto aggiungere una Web part notizie .

  2. Selezionare modifica Pulsante Modifica della web part nella barra degli strumenti della web part.

  3. Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della web part:

    • Fonte di notizie: questo sito

    • Layout: Top Story

  4. Creare un post di notizie che si vuole visualizzare nella Home page. Al termine, inviare la pagina per l'approvazione selezionando Invia per approvazione nell'angolo in alto a destra della pagina.

Il dipendente designato come approvatore quando si configura il flusso riceverà un messaggio di posta elettronica che la pagina è in attesa di approvazione. Una volta approvata la pagina, verrà visualizzata nella web part notizie nel sito di comunicazione del reparto.

Vai avanti e crea diversi post di notizie in questo sito. Verificare che ogni pagina venga inviata per l'approvazione e quindi approvata.

In questo esempio è possibile visualizzare il tipo di notizie visualizzate nel sito di comunicazione dipartimentale per il reparto risorse umane:

Esempio di sito di comunicazione reparto

Configurare la Home page del sito hub Intranet

  • Aggiungere una sezione a due colonne alla Home page del sito hub.

  • Nella colonna sinistra aggiungere la Web part notizie .

    Selezionare modifica Pulsante Modifica della web part nella barra degli strumenti della web part.

  • Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della web part:

    • Origine notizie: scegliere Seleziona sitie quindi sito comunicazioni aziendali.

    • Layout: Top Story

  • Nella colonna destra aggiungere di nuovo la Web part notizie .

  • Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della web part:

    • Origine notizie: tutti i siti nell'hub

    • Layout: News Hub

Al termine, dovresti vedere solo i post di notizie delle comunicazioni aziendali sul lato sinistro della pagina e i post di notizie da ogni sito associato all'hub nella web part a destra.

Esempio di notizie arrotolate in un sito hub

Sviluppo di una strategia di notizie personalizzata

Ora che hai visto come applicare una strategia specifica al lavoro, puoi pensare alla tua strategia. Ecco alcune domande da porsi e dall'organizzazione per aiutarti a preparare:

  • Come vengono attualmente comunicati le notizie? Come è possibile usare le stesse persone o i processi già esistenti quando si usa il nuovo approccio?

  • Che tipo di contenuto di notizie si vuole condividere?

  • Chi sarà la creazione di contenuto?

  • È necessario approvare le notizie? In caso affermativo, quale dovrebbe essere il processo di approvazione?

  • Come vengono attualmente comunicati le notizie?

Comunicazioni a livello di organizzazione e reparto

In molte organizzazioni esiste già un mezzo formale per comunicare informazioni ai dipendenti a livello di organizzazione. Inoltre, in molti casi, i dipendenti all'interno di un reparto comunicano tra loro in modo meno formale. È importante pensare a questi processi perché, in alcuni casi, è possibile continuare a usare le stesse persone o processi all'interno di SharePoint.

Quando si pensa alla comunicazione a livello di organizzazione, porsi i seguenti tipi di domande:

  • Un utente dell'organizzazione crea e Invia newsletter?

  • Vengono inviati tramite posta elettronica? In caso affermativo, qual è il processo corrente per consentire alla persona di sapere quali notizie devono essere incluse? Con quale frequenza vengono inviati i notiziari?

  • Qual è la procedura per determinare quali notizie vengono incluse e quali no? Chi prende questa decisione?

  • Qual è la procedura per la modifica del contenuto?

  • Qual è la procedura per decidere quali immagini includere nelle storie?

A livello dipartimentale, porsi questi tipi di domande:

  • Esiste una persona la cui responsabilità professionale include la condivisione di informazioni con il resto del reparto?

  • I dipendenti condividono le informazioni in modo informale tra loro usando strumenti come la posta elettronica o la messaggistica l'un l'altro?

  • Quali contenuti vengono condivisi?

Tipi di contenuto e pertinenza

Il passaggio successivo nella creazione di una strategia di notizie consiste nel valutare il tipo di contenuto di notizie prodotto dall'organizzazione. I tipi di notizie potrebbero includere:

  • "Nelle notizie" racconti che avvisano i dipendenti che la società o l'organizzazione ha ricevuto la stampa pubblica, ad esempio come appare in una pubblicazione commerciale o in un programma di notizie

  • Annunci aziendali o attività cardine, ad esempio il rilascio di un nuovo prodotto o l'avvio di una nuova iniziativa

  • Attività cardine dei dipendenti, ad esempio quando un dipendente si sposa, ha un figlio o si ritira

  • Informazioni che richiedono ai dipendenti di intervenire, ad esempio per iscriversi a vantaggi o partecipare alla formazione

Quando si pensa a questo contenuto, è importante considerare la pertinenza e l'importanza per diversi gruppi all'interno dell'organizzazione. Ad esempio:

  • Tutti gli utenti dell'organizzazione devono sapere quando possono iscriversi per ottenere vantaggi. Questo è importante e pertinente per tutti.

  • Gli utenti del reparto Finanza devono conoscere le nuove leggi relative alle procedure contabili. Questo è rilevante e importante per loro. Tuttavia, non è rilevante né importante per tutti gli altri utenti dell'organizzazione.

  • Il reparto vendite sta avendo un concorso di cucina nella sala break il venerdì. Ciò potrebbe essere pertinente per gli utenti del reparto vendite, ma non si qualifica come importante e nessun altro utente nell'organizzazione lo considererebbe rilevante o importante.

Lo scopo di pensare attraverso il contenuto consiste nel prendere nota dei contenuti che devono essere riportati in modo più preponderante, in modo secondario o per niente. Il modo in cui rispondere a questa domanda può dipendere da fattori come le dimensioni della società. Se si è una società di piccole dimensioni, è possibile decidere che le attività cardine dei dipendenti debbano essere visualizzate a livello aziendale, mentre una società più grande può mostrarla solo ai dipendenti di un determinato reparto.

Chi sta facendo ciò che

Chi sta modificando il contenuto di notizie?

In alcune organizzazioni il contenuto di notizie viene creato e gestito da una persona o un gruppo di persone centrale, ad esempio il reparto comunicazioni aziendali. Questo approccio centralizzato crea un approccio semplice per la creazione e la gestione di contenuti di notizie, garantendo che venga pubblicato solo il contenuto importante e pertinente per i dipendenti a livello aziendale. Questo approccio riduce tuttavia la quantità di contenuto di notizie generate in genere perché richiede il tempo intensivo di un individuo o di un gruppo di persone. Aprendo il processo di pubblicazione ad altri utenti dell'organizzazione, è possibile consentire ad altri utenti di creare contenuti di notizie. Il contenuto delle notizie creato dagli utenti nei propri reparti sarà più recente e più focalizzato sulle attività del reparto, aumentando la pertinenza del contenuto.

Chi approva il contenuto delle notizie?

Dopo aver consentito ad altri di creare contenuto di notizie, è possibile che venga creato il contenuto che non soddisfa i criteri per il contenuto di qualità. Questo può includere contenuto con errori ortografici e grammaticali, usa un linguaggio inappropriato o è semplicemente irrilevante. Si può decidere di implementare un processo di approvazione per verificare che il contenuto soddisfi i criteri necessari per la pubblicazione.

In che modo gli utenti utilizzeranno le notizie usando SharePoint ?

Tradizionalmente i siti Intranet sono stati creati con l'ipotesi che gli utenti potessero passare alla Home page della Intranet e consumare notizie. In questo scenario, le notizie importanti della società verrebbero presentate nella Home page, con un ulteriore feed di notizie di storie aggregate da siti dipartimentali. Si tratta di uno scenario "pull", in cui il contenuto "ufficiale" (spesso importante e pertinente per tutti i dipendenti) viene visualizzato e il contenuto aggregato viene "Estratto" da altri siti dipartimentali. In molti casi, tuttavia, gli utenti non accedono più alla Home page della Intranet. Gli utenti possono semplicemente passare direttamente alla Home page del sito dipartimentale, poiché il sito contiene la maggior parte delle informazioni che trovano rilevanti. In alcuni casi, le organizzazioni possono scegliere di implementare uno scenario "push", in cui le informazioni ufficiali vengono "inserite" nel sito dipartimentale e vengono visualizzate accanto a notizie che sono state create proprio nel reparto.

Se l'organizzazione usa i siti hub, è possibile aggregare il contenuto delle notizie a livello di hub. Se l'organizzazione ha implementato più hub, è importante pensare a come questi rientrano nella strategia di notizie complessiva. È prassi comune creare un sito dipartimentale interno ed esterno. Il sito dipartimentale interno è in genere un sito del team SharePoint connesso al gruppo. Tale sito è previsto solo per i membri di tale reparto. Esiste tuttavia anche un sito di comunicazione pubblico SharePoint, usato per comunicare informazioni da tale reparto esternamente all'intera organizzazione.

Usando questo modello, tutti gli utenti vedranno tutti i post di notizie creati nei siti di comunicazione dipartimentali, ma gli utenti vedranno solo i post di notizie creati nei siti del team a cui appartengono.

È anche importante pensare alle altre posizioni in cui gli utenti potrebbero soddisfare le notizie di consumo. Gli utenti possono leggere le storie di notizie usando l'app SharePoint nel dispositivo mobile e nella pagina SharePoint in Office 365. Inoltre, è possibile che un proprietario del sito crei una newsletter di notizie recenti che possono essere inviate agli utenti o per consentire agli utenti di pubblicare notizie da un sito SharePoint connesso a un gruppo a un canale di Microsoft teams.

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

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