Primi 10 motivi per usare Access con Excel

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Quando si usa la famiglia di prodotti Office, è consigliabile usare Excel o usare Access per gestire i dati tabulari? Un articolo complementare, che Usa Access o Excel per gestire i dati, discute i vantaggi di ogni prodotto e ciò che porta alla tabella. Ma perché scegliere tra uno o l'altro? Se si archiviano i dati in Access e si connette a esso da Excel, si otterranno i vantaggi di entrambi. Ecco alcuni motivi per cui l'uso di Excel e Access è molto utile.

Anche se Excel non è un database, è ampiamente usato per archiviare i dati e spesso viene usato per risolvere semplici problemi di database. Tuttavia, Excel è un database di file flat, non un database relazionale. Quando è necessario che le tabelle semplici si evolvono in più tabelle di dati correlati, Access è la prima scelta che consente agli Information Worker di creare rapidamente un'applicazione di database. Access è sempre stato un ottimo "pad di atterraggio dei dati" per la raccolta e il consolidamento di dati disparati in tutta l'azienda, in gran parte presenti nelle cartelle di lavoro di Excel. Una volta che i dati sono in Access, è possibile aggiungere altre tabelle e unirle, creare query o visualizzazioni dei dati, strutturare i dati e definire i tipi di dati per garantire l'integrità dei dati, condividere e aggiornare i dati tra molti utenti e creare report e moduli efficienti.

A differenza del layout semplice foglio di calcolo di Excel, Access è organizzato in modo diverso con diversi oggetti interrelati che potrebbero sembrare scoraggianti all'inizio. Ma non è necessario essere esperti per usare Access. Access è progettato per tutti i tipi di utenti e può essere utilizzato solo per quanto è necessario.

Rimuovere l'accesso a un layer alla volta.

Livelli di accesso

1. usare Access in tre modi: un utente occasionale, un utente di Power o uno sviluppatore.

2. le tabelle, le query, le maschere e i report si costruiscono l'uno sull'altro e costituiscono il cuore di un'applicazione di database.

3. gli utenti occasionali hanno procedure guidate, costruttori di proprietà, l'interfaccia utente di Office Fluent e caratteristiche simili a quelle di Excel per ottenere rapidamente un lavoro.

4. gli utenti di Power hanno macro, il riquadro delle proprietà, le espressioni e gli strumenti di progettazione del database per approfondire e fare di più.

5. gli sviluppatori possono usare i moduli e sviluppare codice VBA per creare soluzioni di database personalizzate e distribuire applicazioni di Runtime.

Copiare dati di Excel in Access

Un buon modo per iniziare consiste nel copiare dati da Excel in Access. È possibile creare una tabella di Access e visualizzarla in visualizzazione foglio dati, che assomiglia molto a un foglio di lavoro di Excel. È possibile eseguire attività comuni per la creazione di tabelle, ad esempio per definire un tipo di dati, un nome di campo o un nuovo campo, direttamente nella visualizzazione foglio dati. Se ad esempio si immette una data in un campo vuoto, Access imposta il tipo di dati data/ora per il campo. Se si immette il testo, ad esempio un nome, Access applica il tipo di dati testo al campo. Se si vuole spostare un campo, è sufficiente fare clic e trascinarlo.

Quando si copiano i dati da Excel e lo si incolla in Access, non è nemmeno necessario creare prima una tabella o aprire una tabella in visualizzazione foglio dati. Access chiede automaticamente se i dati includono intestazioni, indovina l'uso del tipo di dati corretto e crea una tabella di Access. Non può essere più semplice.

Per altre informazioni, vedere aprire un foglio dati vuoto.

Collegare dati di Excel ad Access

Uno dei modi più semplici per derivare i vantaggi di Excel e Access consiste nel collegare un foglio di lavoro di Excel a una tabella di Access. Usare un collegamento di Access quando si prevede di conservare i dati in Excel, ma anche di sfruttare regolarmente alcune delle numerose funzionalità di Access, ad esempio la creazione di report e l'esecuzione di query. I dati vengono collegati da Access e non da Excel.

Access supporta due modi fondamentalmente diversi per creare tabelle di database. Gli utenti possono creare nuove tabelle native per archiviare i dati in un database di Access oppure possono creare collegamenti a dati esistenti all'esterno del database di Access. I dati nelle tabelle collegate vengono visualizzati e si comportano in molti modi, proprio come le tabelle native. La procedura guidata gestione tabelle collegate consente di tenere traccia, individuare e aggiornare il foglio di lavoro di Excel o un'altra origine dati se si sposta e il collegamento si interrompe.

Quando si collega a un foglio di lavoro di Excel o a un intervallo denominato, Access crea una nuova tabella collegata ai dati di Excel. Se si vogliono aggiungere, modificare o eliminare dati, è possibile apportare le modifiche in Excel e aggiornare (o ripetere la query) i dati nella tabella di Access. Tuttavia, non è possibile modificare il contenuto della tabella in Access. Con i dati collegati a Excel, è possibile creare report, query e moduli di sola lettura in Access.

Per altre informazioni, vedi Importare o collegare dati di una cartella di lavoro di Excel.

Importare dati da Excel ad Access

Se si decide di tagliare il cavo dati, è possibile trasferire i dati in Excel importando i dati in Access. Tieni presente che la parola Import ha due diversi significati tra Excel e Access. In Excel, quando si importa (o si connette), si effettua una connessione permanente ai dati che è possibile aggiornare. In Access, quando si importano, i dati vengono riportati in Access una sola volta, ma senza una connessione dati permanente. Quando si importano dati, Access archivia i dati in una tabella nuova o esistente senza modificare i dati in Excel. In Access è possibile importare uno o tutti i fogli di lavoro in un'unica operazione.

L'importazione guidata illustra i passaggi di importazione e consente di prendere decisioni importanti sulla modifica dei tipi di dati e l'aggiunta di intestazioni. Se si verificano errori durante l'importazione dei dati, Access avvisa l'utente e salva gli errori in una tabella in modo da poterli trovare e correggere rapidamente. Ad esempio, è possibile che sia presente un codice postale alfanumerico nascosto in basso in una colonna che si pensa sia stato tutto numerico oppure che sia stato rilevato un ID duplicato per un campo di chiave primaria. È possibile apportare le modifiche nella cartella di lavoro di Excel e reimportare i dati o apportare le modifiche nella nuova tabella di Access. Al termine dell'operazione, è possibile salvare i passaggi usati e persino creare un'attività di Outlook per ricordare quando eseguire l'operazione di importazione su base regolare.

Una volta importati i dati, ora è nativo per l'accesso ed è possibile usare fogli e maschere per aggiungere, modificare ed eliminare i dati. Dopo aver importato i dati, è possibile decidere se eliminare i dati da Excel. In genere è consigliabile avere una sola posizione per l'aggiornamento dei dati.

Nota: L'importazione di dati da Excel ad Access non importa formule, bensì solo i risultati di tali formule.

Per altre informazioni, vedere:

Connettersi ai dati di Access da Excel

È anche possibile riconnettere i dati di Access a Excel. A questo scopo, crea una connessione in Excel, spesso archiviata in un file di connessione dati di Office (ODC), nel database di Access e recupera tutti i dati da una tabella o una query. Dopo aver effettuato la connessione ai dati, è anche possibile aggiornare o aggiornare automaticamente le cartelle di lavoro di Excel dal database di Access originale ogni volta che il database viene aggiornato con nuove informazioni.

Per altre informazioni, vedere:

Report dei dipendenti con un layout tabulare

Una volta che i dati sono in Access, puoi sfruttare la meravigliosa matrice di strumenti per la creazione e la personalizzazione dei report. Si vuole creare un report con pochi clic? Usare la creazione guidata report. Si vuole progettare e modificare il layout del report in tempo reale con i dati dinamici, spostarlo e ridimensionare i blocchi di dati, aggiungere e rimuovere campi e visualizzare immediatamente le modifiche durante la compilazione? Usare la visualizzazione layout. Si vuole interagire con il report per cercare, filtrare e ordinare i dati in tempo reale? Usare la visualizzazione report. Si vogliono aggiungere pulsanti di comando, numeri di pagina, immagini, collegamenti ipertestuali e stili dall'aspetto professionale? Usare le numerose procedure guidate e le raccolte di controllo nei gruppi controlli e layout della scheda progettazione della barra multifunzione. Tramite Access è possibile creare facilmente report semplici, report di gruppo e di riepilogo, etichette di posta elettronica, report grafici e report secondari.

Dopo aver creato il report, usare Access per distribuire il report elettronicamente. Ad esempio, è possibile inviare il report usando un messaggio di posta elettronica oppure salvare il report in formati diversi, ad es. uno snapshot di Access o un file PDF, per aggiungerlo a una pagina Web o a un sito di SharePoint.

Per altre informazioni, vedere:

Modulo di esempio

Una volta che i dati sono in Access, puoi sfruttare i numerosi strumenti per la creazione e la personalizzazione della maschera. Si vuole creare una maschera con pochi clic? Usare la creazione guidata maschera. Si vuole progettare e modificare il layout del modulo in tempo reale con i dati dinamici, spostarlo e ridimensionare i blocchi di dati, aggiungere e rimuovere campi e visualizzare immediatamente le modifiche durante la compilazione? Usare la visualizzazione layout. Si vogliono aggiungere i pulsanti di comando, le caselle di riepilogo, le caselle combinate, i gruppi di opzioni, le immagini, le maschere di input, i grafici, i collegamenti ipertestuali e gli stili dall'aspetto professionale? Usare le numerose procedure guidate e le raccolte di controllo nei gruppi controlli e layout della scheda progettazione della barra multifunzione. Tramite Access è possibile creare facilmente maschere semplici, moduli a schede, maschere continue, maschere popup, finestre di dialogo modali e sottomaschere.

In Access è possibile creare facilmente una maschera divisa, in cui è possibile visualizzare una visualizzazione foglio dati e maschera sincronizzata in modo da ottenere il massimo da entrambi. Dopo aver creato una maschera levigata, è facile scorrere, filtrare e persino cercare i dati dietro la maschera usando i pulsanti di spostamento standard e la casella di ricerca nella parte inferiore della maschera.

Maschera divisa

Per altre informazioni, vedere:

Filtro automatico

Qualsiasi prodotto venga usato, si filtrano i dati per l'uso con un sottoinsieme di dati e si ordinano i dati per ordinarli nel modo desiderato. In Access gli utenti di Excel possono filtrare e ordinare i dati in una visualizzazione foglio dati senza dover rileggere un'interfaccia utente completamente nuova. Le icone, i menu di comando, i comandi, i criteri e le finestre di dialogo sono molto simili, indipendentemente dal fatto che si stiano lavorando con testo, numeri, date o spazi vuoti. È anche possibile salvare i filtri e i tipi insieme alla visualizzazione foglio dati.

È possibile creare una query in Access e non conoscerne nemmeno l'acronimo. Quattro procedure guidate consentono di creare query semplici, trovare duplicati, individuare record non corrispondenti e creare query a campi incrociati. Non è nemmeno necessario creare una query. è sufficiente filtrare e ordinare i dati nel modo in cui si vuole che l'aspetto venga salvato con un foglio dati.

Criteri PaeseAreageografica

Per altre informazioni, vedere:

Prima pagina della Creazione guidata Etichetta

Ora che la famiglia è cresciuta, l'elenco delle cartoline è diventato improvvisamente più grande ed è necessario tenere traccia di compleanni e anniversari molto di più. Non è un problema. È possibile usare una tabella di Access o una query come origine dati di stampa unione e creare un'operazione di stampa unione tramite la creazione guidata stampa unione di Word, per lettere, cartoline, messaggi di posta elettronica e buste. Se è sufficiente creare etichette per la posta elettronica, usare la creazione guidata etichetta in Access per creare e stampare le etichette da un report creato. È anche possibile aggiungere automaticamente un codice a barre corrispondente a ogni indirizzo del cliente.

Per altre informazioni, vedere:

Sia Access che Excel includono comandi per la connessione ai dati in elenchi SharePoint. Excel offre una connessione di sola lettura (unidirezionale) agli elenchi di SharePoint collegati; mentre Access consente di leggere e scrivere dati (bidirezionali) in elenchi di SharePoint collegati. Gli elenchi Access e SharePoint funzionano molto bene insieme. I tipi di dati di Access e di SharePoint, ad esempio Rich Text, solo accodamenti (per supportare la cronologia delle revisioni in un campo Memo), allegati, numerazione automatica, ricerche e campi multivalore, consentono di integrare in modo uniforme e pochi eventuali incongruenze dei dati.

Dopo aver collegato i dati di un elenco di SharePoint in un database di Access, è possibile anche prendere i dati dell'elenco di SharePoint offline in un database di Access locale, usare i dati localmente e quindi riconnettersi al sito di SharePoint per caricare eventuali modifiche. Tutte le modifiche ai dati in conflitto apportate da altri utenti verranno gestite da una procedura guidata per la risoluzione dei conflitti. I moduli e i report creati in Access sono basati sugli stessi dati, ma collegati a elenchi di SharePoint.

Excel offre i seguenti punti di integrazione con SharePoint Server.

Punti di integrazione incentrati sui dati di Excel

1. Eseguire un'importazione una tantum dei dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint o esportare i dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint per creare una connessione dati unidirezionali permanente.

2. Usare la connessione dati unidirezionale permanente per aggiornare i dati in un foglio di lavoro di Excel dall'elenco di SharePoint.

3. pubblicare cartelle di lavoro di Excel in Excel Services e visualizzare e interagire con i dati tramite la Web part Excel Web Access in una pagina Web part.

4. importare (connettere) i dati in una cartella di lavoro di Excel da server OLAP, database di SQL Server e Access e file flat.

Access offre i seguenti punti di integrazione con SharePoint Server.

1. Eseguire un'importazione o esportazione una tantum di dati tra le visualizzazioni di Access e un elenco SharePoint.

2. Collegare i dati tra le tabelle di Access e un elenco di SharePoint creando una connessione bidirezionale permanente. (I dati di elenco aggiornati possono essere visualizzati in una tabella di Access; i dati della tabella di Access aggiornati possono essere visualizzati in un elenco).

3. Portare offline i dati dell'elenco, aggiornare in Access, riportare online, sincronizzare gli aggiornamenti e risolvere i conflitti.

4. Visualizzare e modificare i dati dell'elenco nelle visualizzazioni foglio dati, maschera e report di Access.

Per altre informazioni, vedere:

Puoi creare applicazioni di database desktop abbastanza sofisticate senza mai scrivere una sola riga di codice VBA. Ogni oggetto Access include una vasta gamma di proprietà ed eventi facilmente accessibili da una finestra delle proprietà per facilitare la personalizzazione della soluzione. Ogni oggetto contiene progettisti dettagliati che rivelano tutte le funzionalità disponibili. I modelli di database aggiuntivi sono disponibili in Office Online. I modelli di campo e tabella consentono di creare e personalizzare le nuove tabelle in modo rapido. È possibile progettare un nuovo database da zero con strumenti di progettazione di database predefiniti.

Le macro di Access usano un ambiente dichiarativo che non richiede la scrittura di codice VBA, quindi non è necessario essere uno sviluppatore. Ogni azione di macro esegue un'attività, ad esempio l'apertura di una maschera, l'esecuzione di una query, la ricerca di record o la visualizzazione di un messaggio. È possibile incorporare macro in qualsiasi evento di un report, di una maschera o di un controllo. La maggior parte delle macro ha argomenti ed è possibile aggiungervi una logica condizionale per farle eseguire le operazioni desiderate. È anche possibile definire le variabili e eseguire di nuovo il controllo degli errori senza scrivere codice VBA.

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