Preparare l'origine dati di Excel per una stampa unione di Word

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Un passo essenziale in un processo di stampa unione Word è la configurazione e preparazione di un'origine dati. È possibile utilizzare un'origine dati Excel esistente o crearne una nuova importando un file di valori separati da virgola (CSV) o delimitati da tabulazioni (txt). Dopo avere configurato la e preparare l'origine dati, è possibile eseguire una stampa unione usando Dynamic Data Exchange (DDE) con la creazione guidata stampa unione Step o utilizzando il metodo di stampa unione manuale.

Se non si usa un'origine dati Excel esistente per la stampa unione, è possibile usare un elenco di contatti o una rubrica in un file di file CSVo txt. Nell'Importazione guidata testo passaggi si accesso ai dati in un file CSV o txt Excel.

  1. Aprire Excel.

  2. Nella scheda dati scegliere Da testo/CSV.

  3. Scegliere il file CSV o txt desiderato e quindi scegliere Importa dati.

  4. Nell'Importazione guidata testo, nel riquadro Tipo dati originali scegliere Delimitati.

    Opzione Carica dati esterni da testo di Excel, Importazione guidata testo, Passaggio 1 di 3

  5. Selezionare la casella di controllo Dati con intestazioni sopra il riquadro Anteprima se il file che si sta importando contiene intestazioni e quindi scegliere Avanti.

  6. Nel riquadro Delimitatori selezionare la casella di controllo corrispondente al delimitatore (ad esempio la tabulazione o la virgola) usato nei dati e quindi scegliere Avanti.

    Le opzioni per Delimitatori sono evidenziate nell'Importazione guidata testo.

    Suggerimento: Il riquadro Anteprima dati mostra l'aspetto dei risultati in formato tabella.

  7. In Anteprima dati scegliere la colonna che contiene CAP o codici postali e quindi in Formato dati per colonna scegliere Testo.

    L'opzione Testo per Formato dati per colonna è evidenziata nell'Importazione guidata testo.

    Note: 

    • I formati disponibili sono Generale, Testo e Data. Ogni volta che si applica un formato dati a una colonna, il nome del formato viene visualizzato nell'intestazione di tabella per tale colonna.

    • Una colonna che contiene dati numerici, come una percentuale oppure un valore di valuta, può ad esempio essere formattata solo dopo l'importazione del file. Per altre informazioni, vedere la sottosezione "Formattare dati numerici in Excel" più avanti.

  8. Ripetere il passaggio 7 come necessario, scegliere la colonna che si vuole modificare e il formato dati da applicare.

  9. Scegliere Finish.

  10. Nella finestra di dialogo Importa dati accettare l'impostazione predefinita di Foglio di lavoro esistente e l'indirizzo di cella e quindi scegliere OK.

    Nella finestra di dialogo Importa dati scegliere l'impostazione predefinita per inserire i dati in un foglio di lavoro esistente oppure scegliere di usare un nuovo foglio di lavoro

    Attenzione: L'indirizzo di cella nella finestra di dialogo Importa dati mostra la cella attualmente selezionata. I dati vengono importati a partire dall'indirizzo di cella denominato.

  11. Al termine, salvare l'origine dati con un nuovo nome file.

Formattare dati numerici in Excel

Formattare i dati numerici come percentuali o valori di valuta in un'origine dati nuova o esistente in Excel che si vuole usare in una stampa unione di Word. Per mantenere i dati numerici formattati come percentuale o come valuta durante una stampa unione, seguire le istruzioni nella sezione "Passaggio 2: Usare Dynamic Data Exchange (DDE) per una stampa unione".

Nell'origine dati Excel che verrà utilizzato per un elenco di indirizzi in una stampa unione Word, assicurarsi che formattare colonne di dati numerici correttamente. Formattare una colonna di numeri, ad esempio, in modo che corrisponda una specifica categoria, ad esempio valuta.

  1. Aprire l'origine dati di Excel.

  2. Scegliere la colonna da formattare.

  3. Nel gruppo Numeri della scheda Home fare clic sulla freccia rivolta verso il basso della casella Formato numero (Generale) e quindi scegliere un'opzione nell'elenco.

    In Excel, nel gruppo Numeri della scheda Home fare clic sulla freccia rivolta verso il basso nella casella Generale per scegliere il formato numerico da usare.

  4. Ripetere i passaggi 2 e 3 come necessario.

  5. Al termine, scegliere Salva.

Quando si dispone di un'origine dati Excel che contiene i numeri formattati come percentuali e valori di valuta, alcuni dati numerici non può mantenere la formattazione durante una stampa unione. Vengono fornite risultati della stampa unione desiderato e mantenere il formato dei dati numerici in Excel utilizzando DDE.

Formato di dati di Excel rispetto al campo di unione a seconda che si usi o meno Dynamic Data Exchange

Nota: Se si decide di non usare DDE, seguire le indicazioni in Usare la stampa unione per inviare messaggi di posta elettronica in blocco.

  1. Aprire Word, scegliere File > Opzioni > Avanzate.

  2. In Generale, selezionare la casella di controllo Conferma conversione formato file all'apertura.

    Opzione Conferma conversione formato file all'apertura

  3. Scegli OK.

  4. Nella scheda lettere scegliere Inizia stampa unione > procedura guidata per la stampa unione.

    In Word, Nella scheda Lettere scegliere Inizia stampa unione e quindi scegliere Creazione guidata Stampa unione

  5. Nel riquadro Stampa unione, in Selezionare i destinatari, scegliere Usa elenco esistente.

    Riquadro attività Stampa unione di Word che viene visualizzato quando si sceglie la Creazione guidata Stampa unione nel gruppo Stampa unione

  6. In Usa elenco esistente scegliere Sfoglia e quindi aprire il foglio di calcolo formattato.

  7. Nella finestra di dialogo Conferma origine dati selezionare la casella di controllo Mostra tutto e scegliere Fogli di lavoro MS Excel via DDE (*. xls) > OK.

    Finestra di dialogo Conferma origine dati

  8. Nella finestra di dialogo Microsoft Excel scegliere Intero foglio di calcolo > OK.

    Finestra di dialogo Microsoft Excel in Word

  9. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Stampa unione - Destinatari scegliere OK.

    Finestra di dialogo Stampa unione - Destinatari che mostra il contenuto di un foglio di calcolo di Excel usato come origine dati per una lista di distribuzione

  10. Continuare con l'unione di lettere, messaggi di posta elettronica, etichette o buste.

Suggerimento: Per evitare che Word chieda conferma ogni volta che si apre un file di dati, dopo la connessione alla lista di distribuzione, passare a File > Opzioni > Avanzate e in Generale deselezionare la casella di controllo Conferma conversione formato file all'apertura.

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