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Piano per Office 365

Piano per Office 365

Spostare i dati aziendali nel cloud con Office 365 è un'ottima decisione. Sia che l'azienda sia costituita da una sola persona o abbia 10 dipendenti, una semplice pianificazione aiuterà ad ottenere il massimo da Office 365.

Vediamo prima di tutto cosa si otterrà:

  • Le applicazioni di Office, come Word, Excel, PowerPoint e Outlook.

  • Un indirizzo di posta elettronica personalizzato per sé e i propri dipendenti, come lorenzo@contoso.com.

  • Uno spazio di archiviazione documenti nel cloud (OneDrive e siti del team) e altro ancora.

Non si ottengono app per la gestione della contabilità o delle buste paga, soluzioni CRM o un sito Web pubblico.

1. Scegliere il piano

  • Se serve avere Office installato nei computer, scegliere Office 365 Business Premium.

  • Se serve anche la crittografia della posta elettronica o se l'azienda fa pare del settore medico, finanziario, legale o di un altro settore che necessita di strumenti per la sicurezza e la conformità e di spazio di archiviazione, scegliere il piano E3.

  • Si hanno dipendenti che hanno bisogno solo della posta elettronica e altri che devono avere le app di Office installate?

    In questo caso è possibile combinare piani diversi. Ad esempio, è possibile acquistare il piano Premium e le relative licenze solo per i dipendenti che dovranno usarlo, quindi aggiungere un altro piano all'abbonamento e acquistare le licenze per i dipendenti rimanenti. In questo modo si avrà un solo abbonamento con più piani e licenze.

 

Scegliere un piano.

2. Decidere il nome di dominio, se non se ne ha già uno

  • Un dominio fornisce all'organizzazione un'identità online professionale e facile da ricordare, ad esempio lorenzo@contosoco.com. Se se ne ha già uno, è possibile usarlo in Office 365. In questo caso si riceverà assistenza per la transizione.

  • Se non si ha già un dominio, è possibile ottenerne uno facilmente con l'iscrizione a Office 365.

 

Decidere un nome di dominio.

3. Pianificare lo spostamento della posta elettronica e dei contatti esistenti in Office 365

Se si prevede di trasferire la posta elettronica dall'attuale servizio a Office 365, normalmente sono necessari uno o due giorni. È consigliabile pianificare il passaggio al sistema di posta elettronica di Office 365 di sera o nel fine settimana, quando si ricevono meno messaggi.

Pianificare la posta elettronica.

4. Identificare i file da archiviare nel cloud

La maggior parte delle aziende preferisce archiviare tutti i file nel cloud per ridurre il rischio di perderli. Inoltre, in questo modo è possibile accedervi ovunque. Quando si sincronizza il computer con il cloud, viene scaricata una copia del file in modo da poterci lavorare in locale, nel caso in cui non si abbia accesso a Internet. Quando si salva e si chiude il file e quindi ci si connette a Internet, il file viene archiviato di nuovo nel cloud.

Pianificare lo spostamento dei file nel cloud.

5. Assegnare ruoli

  • Se ci si è occupati dell'iscrizione a Office 365 e dell'acquisto dell'abbonamento, si avrà il ruolo di amministratore globale dell'organizzazione.

    Questo significa che si è responsabili di configurare applicazioni e servizi, risolvere i problemi e assistere gli altri utenti. Ma è possibile assegnare ruoli di amministratore anche ad altri utenti affidabili.

  • Il ruolo di amministratore globale dovrebbe essere assegnato solo a una o due persone all'interno dell'azienda. Le persone con questo ruolo possono fare qualsiasi cosa, ad esempio eliminare TUTTI i documenti, quindi assegnare il ruolo a più persone comporta un rischio per la sicurezza.

  • Alcune aziende incaricano un consulente della gestione dei computer e del software. È possibile creare un account per il consulente IT ma non è necessario assegnargli una licenza, quindi non viene aggiunto alcun costo all'abbonamento a Office 365. Il consulente sarà comunque in grado di eseguire la maggior parte delle attività previste dal ruolo di amministratore globale.

Pianificare i ruoli.

6. Informare gli utenti

  • Comunicare l'imminente passaggio al cloud alle persone che lavorano in azienda. Potranno così iniziare le operazioni di pulizia dei vecchi messaggi di posta elettronica e dei file o approfittare dei corsi di formazione online gratuiti.

  • Quando si è pronti per l'implementazione, decidere come distribuire gli account di accesso e le password agli utenti.

Comunicare il piano al team.
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