Pianificazione di una riunione con altre persone

Pianificazione di una riunione con altre persone

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È possibile inviare una convocazione di riunione a una o più persone. Tracce di Outlook che accetta la richiesta e si riserva di tempo nel calendario per la riunione. Quando si crea una convocazione di riunione, è possibile aggiungere allegati, impostare una posizione e usare l'Assistente Pianificazione per scegliere l'orario migliore per la riunione.

Pianificare una riunione

  1. Creare una convocazione di riunione in uno dei modi seguenti:

    • Dalla posta in arrivo, selezionare Nuovi elementi > riunione o usare i tasti di scelta rapida Ctrl + MAIUSC + Q.

      Per pianificare una riunione, nel gruppo Nuovo della scheda Home scegliere Nuovi elementi, quindi Riunione.

    • Dal calendario, selezionare Nuova riunione oppure utilizzare i tasti di scelta rapida Ctrl + MAIUSC + Q.

      Comando Nuova riunione sulla barra multifunzione

    • Da un messaggio di posta elettronica nella posta in arrivo, selezionare il pulsante di risposta con riunione.

      Da un messaggio di posta elettronica, selezionare Rispondi con riunione.
  2. Aggiungere partecipanti in uno dei due modi:

    • Aggiungere i partecipanti nella riga a della convocazione riunione e andare al passaggio 4.

    • Se si usa un account di Exchange o di Office 365, usare Assistente Pianificazione per visualizzare le pianificazioni dei partecipanti.

  3. Nell' Assistente Pianificazione, fare clic sulla casella sotto il nome e digitare il nome di un partecipante o indirizzo di posta elettronica o fare clic sul pulsante Aggiungi partecipanti per visualizzare la Rubrica.

    Fare clic sull'icona accanto al nome del partecipante in Assistente Pianificazione per contrassegnare un partecipante specifico come un Partecipante,Partecipante facoltativo o una risorsa. Quando si inizia a digitare il nome del partecipante, Outlook fornisce suggerimenti automaticamente in base alle persone sono stati soddisfatti con o inviato un messaggio di recente. Scegliere un nome dall'elenco per aggiungere un partecipante.

    È possibile contrassegnare i partecipanti seguendo le istruzioni o facoltativo.
  4. Aggiungere un oggetto della riunione, ora di inizio e data/ora fine e posizione.

    In Outlook 2016 e Outlook per Office 365, è possibile iniziare a digitare il nome del percorso, ad esempio il quarto bar o 23 sala conferenze, e verrà eseguita la ricerca delle corrispondenze di posizione. Selezionare uno dei suggerimenti per scegliere quella posizione oppure continuare a digitare per immettere un'altra posizione.

    Suggerimento: Se si utilizza un account di posta elettronica account di Microsoft Exchange o Office 365, fare clic su Assistente Pianificazione, quindi fare clic su Ricerca sala per verificare la disponibilità e prenotare sale riunioni. Per ulteriori informazioni, vedere usare le regole pianificazione e ricerca sala riunioni pianificate per Outlook.

  5. Per allegare un file a una convocazione di riunione, dal menu Inserisci selezionare Allega File, quindi scegliere il file da aggiungere.

  6. Se non si desidera impostare una riunione ricorrente, fare clic su Invia. In caso contrario, vedere impostare una riunione come ricorrente.

Impediscono ai partecipanti di inoltro di una riunione

Se si usa Office 365, quando si crea una convocazione di riunione, è possibile impedire partecipanti alla riunione di inoltrare la convocazione di riunione ad altri utenti.

  • Prima di inviare la convocazione di riunione, selezionare le Opzioni di risposta > Consentire l'inoltro per attivare o disattivare la possibilità per i partecipanti inoltrare una convocazione di riunione.

  1. Fare clic su Riunione > Ricorrenza.

    Comando Ricorrenza nella barra multifunzione

    Nota: Per pianificare la riunione a ricorrenza periodica, usare la scelta rapida da tastiera CTRL+G.

  2. Scegliere le opzioni per il criterio di ricorrenza desiderato e quindi fare clic su OK.

    Nota: Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione riunione, il nome della scheda Riunione diventa Serie di riunioni.

  3. Per inviare la convocazione della riunione, fare clic su Invia.

Aggiungere un utente a una riunione esistente

È possibile aggiungere un altro partecipante a una riunione esistente.

Se si è il titolare di riunione:

  1. Fare doppio clic per aprire la riunione e quindi utilizzare la riga a o Assistente Pianificazione per aggiungere una o più persone alla riunione.

  2. Fare clic su Invia e quindi selezionare una delle operazioni seguenti:

    • Inviare gli aggiornamenti solo per aggiungere o eliminare i partecipanti.

    • Inviare gli aggiornamenti a tutti i partecipanti.

Se non si è il proprietario di riunione

  1. Aprire la convocazione di riunione. Nel gruppo Rispondi sulla barra multifunzione selezionare rispondere, quindi Avanti. Aggiungere uno o più destinatari alla convocazione di riunione.

  2. Fare clic su Invia. Il proprietario di riunione riceverà una notifica che è stato inoltrato la convocazione di riunione a un'altra persona. Per ulteriori informazioni, vedere inoltrare una riunione.

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