Pianificazione di una riunione con altre persone

Pianificazione di una riunione con altre persone

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È possibile inviare una convocazione riunione per una o più persone. Outlook rileva chi accetta la richiesta e si riserva il tempo nel calendario per la riunione. Quando si crea una convocazione riunione, è possibile aggiungere allegati, specificare un luogo e usare Assistente Pianificazione per scegliere l'orario migliore per la riunione.

Pianificare una riunione

  1. Creare una convocazione di riunione in uno dei modi seguenti:

    • Nella cartella posta in arrivo selezionare nuovi elementiriunione > o usare la scelta rapida da tastiera CTRL + MAIUSC + Q.

      Per pianificare una riunione, nel gruppo Nuovo della scheda Home scegliere Nuovi elementi, quindi Riunione.

    • Nel calendario selezionare nuova riunione o usare la scelta rapida da tastiera CTRL + MAIUSC + Q.

      Comando Nuova riunione sulla barra multifunzione

    • Da un messaggio di posta elettronica nella posta in arrivo selezionare il pulsante Rispondi con riunione .

      In un messaggio di posta elettronica selezionare Rispondi con riunione.
  2. Aggiungere i partecipanti in uno dei due modi seguenti:

    • Aggiungere i partecipanti alla riga a della convocazione riunione e passare al passaggio 4.

    • Se si usa un account di Office 365 o un account di Exchange, usare Assistente pianificazione per visualizzare le pianificazioni dei partecipanti.

  3. In Assistente pianificazionefare clic sulla casella sotto il proprio nome e digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica del partecipante oppure fare clic sul pulsante Aggiungi partecipanti per visualizzare la Rubrica.

    Fare clic sull'icona accanto al nome del partecipante in Assistente pianificazione per contrassegnare un partecipante specifico come partecipante richiesto ,partecipante facoltativoo risorsa. Quando si inizia a digitare il nome di un partecipante, Outlook fornisce suggerimenti per l'utente in base alle persone con cui si è incontrato o è stata inviata un'e-mail di recente. Scegliere un nome dall'elenco per aggiungere un partecipante.

    È possibile contrassegnare i partecipanti come obbligatorio o facoltativo.
  4. Aggiungere un oggetto della riunione, ora di inizio e ora di fine e posizione.

    In Outlook 2016 e Outlook per Office 365 è possibile iniziare a digitare il nome di una posizione, ad esempio Fourth Coffee Shop o sala conferenze 23, e Outlook cercherà le corrispondenze di posizione. Selezionare uno dei suggerimenti per scegliere il percorso oppure continuare a digitare per immettere un'altra posizione.

    Suggerimento: Se si usa un account di Microsoft Exchange o un account di posta elettronica di Office 365, fare clic su Assistente pianificazionee quindi su ricerca sala per verificare la disponibilità e prenotare le sale. Per altre informazioni, vedere usare Assistente pianificazione e ricerca sala per le riunioni in Outlook.

  5. Per allegare un file a una convocazione di riunione, scegliere Allega filedal menu Inserisci e quindi scegliere il file che si vuole aggiungere.

  6. Se non si vuole impostare la riunione come ricorrente, fare clic su Invia. In caso contrario, vedere impostare una riunione come ricorrente.

Usare Outlook Mobile insieme a Outlook per PC per altre funzionalità. Se si usa Outlook per iOS, il dispositivo mobile può ricordare quando è necessario lasciarlo per impostare gli appuntamenti in tempo.

Attivare il tempo di uscita

  1. In Outlook per iOS selezionare Impostazioni _GT_ ora di uscita.

  2. Selezionare un account supportato, quindi usare il dispositivo di scorrimento per consentire il tempo di uscita.

Nota: L'ora di lasciare non è ancora disponibile per Outlook per Android. Sono supportati solo Office 365, Outlook.com e alcuni account Gmail.

Impedire ai partecipanti di inoltrare una riunione

Se si usa Office 365, quando si crea una convocazione di riunione, è possibile impedire ai partecipanti alla riunione di inoltrare la convocazione di riunione ad altri utenti. Questa nuova opzione è disponibile per i clienti del canale mensile dopo l'aggiornamento alla versione 1808.

  • Prima di inviare la convocazione di riunione, selezionare Opzioni di risposta > consentire l' inoltro per consentire ai partecipanti di inoltrare una convocazione di riunione.

Per altre informazioni, vedere impedire l'inoltro di una riunione .

  1. Fare clic su Riunione > Ricorrenza.

    Comando Ricorrenza nella barra multifunzione

    Nota: Per pianificare la riunione a ricorrenza periodica, usare la scelta rapida da tastiera CTRL+G.

  2. Scegliere le opzioni per il criterio di ricorrenza desiderato e quindi fare clic su OK.

    Nota: Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione riunione, il nome della scheda Riunione diventa Serie di riunioni.

  3. Per inviare la convocazione della riunione, fare clic su Invia.

Aggiungere una persona a una riunione esistente

È possibile aggiungere un altro partecipante a una riunione esistente.

Se si è il proprietario della riunione:

  1. Fare doppio clic per aprire la riunione, quindi usare la riga a o Assistente pianificazione per aggiungere una o più persone alla riunione.

  2. Fare clic su Invia e quindi selezionare una delle opzioni seguenti:

    • Inviare gli aggiornamenti solo ai partecipanti aggiunti o eliminati.

    • Inviare gli aggiornamenti a tutti i partecipanti.

Se non si è il proprietario della riunione

  1. Aprire la convocazione di riunione. Nel gruppo Rispondi sulla barra multifunzione selezionare Rispondie quindi Inoltra. Aggiungere uno o più destinatari alla convocazione di riunione.

  2. Fare clic su Invia. Il proprietario della riunione riceverà una notifica che ha inoltrato la convocazione di riunione a un altro utente. Per altre informazioni, vedere inoltrare una riunione.

Terminare le riunioni in anticipo

Se si usa Outlook per Office 365, è possibile che Outlook finisca le riunioni qualche minuto prima. Può essere utile per creare il tempo di viaggio tra le riunioni. Puoi scegliere una durata diversa per le riunioni in un'ora e le riunioni superiori a un'ora.

  1. Selezionare file > Opzioni di > Calendario > calendario

  2. Selezionare la casella di controllo termina appuntamenti e riunioni in anticipo .

    Finestra di dialogo Opzioni calendario con casella di spunta Termina appuntamenti e riunioni in anticipo selezionata
  3. Usare gli elenchi a discesa per selezionare il numero di minuti per le riunioni meno di un'ora e un'ora o più, quindi fare clic su OK.

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