Pianificazione delle riunioni con FindTime

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FindTime è un componente aggiuntivo di Outlook che risulta più facile pianificare riunioni consentendo invitati di voto per gli orari appropriati.

Pianificare una riunione in Outlook con FindTime

  1. Creare un nuovo messaggio di posta elettronica oppure selezionare un messaggio di posta elettronica per rispondere a.

  2. Elencare gli invitati alla riunione necessari a e Cc i partecipanti facoltativi.

  3. Nella scheda Home selezionare Rispondi con sondaggio di riunione.

    FindTime > risposta con riunione sondaggio

  4. Selezionare le impostazioni della riunione

    Durata della riunione FindTime

    • Durata: selezionare una durata dall'elenco.

      • Selezionare 8 ore per le riunioni giornata intera.

      • Utilizzare personalizzati per impostare un secondo momento. La durata massima è 23h 59m.

        Durata personalizzati FindTime

    • Ore di lavoro: controllo limitare suggeriti gli orari per i giorni lavorativi e le ore solo delle riunioni.

      Ore lavorative FindTime

      Nota: Gli orari di lavoro usati per impostazione predefinita vengono recuperati dalle impostazioni dell'organizzatore < collegamento per il dashboard di organizzatore FindTime > Impostazioni Raccolta multimediale > e in mancanza le impostazioni di Exchange. Per impostazione predefinita per 8 am a 5 pm se non vengono trovate impostazioni.

    • Fuso orario: selezionare Icona fusi orari per modificare il fuso orario per la riunione.

      Modifica del fuso orario
      Nota

      • Fuso orario utilizzato ricavato dalle impostazioni dell'organizzatore < collegamento per il dashboard di organizzatore FindTime > Impostazioni Raccolta multimediale >, ma è possibile selezionare una nuova dall'elenco.

      • Ora legale viene preso in considerazione e riunioni dopo il parametro annua mostrano l'ora corretta.

  5. FindTime analizza le pianificazioni invitati (se disponibile) e vengono suggerite orari di riunioni appropriata.

    Nota: FindTime utilizza l'account aziendale di Office 365 per accedere al calendario e i calendari dei partecipanti all'interno dell'organizzazione per determinare la disponibilità. Calendari che non sono associati a un account non sono supportate di Office 365.

    Utilizzare i collegamenti per ordinare le opzioni della riunione.

    • Disponibilità: Elenca le opzioni consigliate (volte quando tutti i necessari gli invitati sono disponibili) prima. Fattori utilizzati per determinare le opzioni consigliate includono numero di partecipanti è gratuito, come molti necessari e partecipanti facoltativi sono gratuite, se in conflitto partecipanti hanno impegni occupati o provvisori nel calendario.

      Opzioni riunione ordinate in base alla disponibilità

    • Ora: vengono elencate le opzioni in ordine cronologico.

      Opzioni della riunione ordinate in base a tempo

      Nota: È possibile scorrere i giorni e mesi con <e>. Giorni disponibili sono sottolineati in verde. Verde scuro indica giorni con la maggior parte delle opzioni e più chiare verde e rossa indica il maggior parte dei conflitti. Giorni festivi sono contrassegnati come disponibili se non è selezionata l'opzione Ore lavorative .

    • Le icone di persone mostrano se sono necessari invitati e la loro disponibilità

      • Sottolineatura di colore blu: obbligatorio

      • Verde: disponibile

      • Giallo: potrebbe essere occupato

      • Rosso: occupato

      • Grigio: sconosciuto

        Chiave di icone di utenti

    • È possibile utilizzare le icone per accedere a ulteriori informazioni

      • Selezionare Icona di stato invitati per aprire la barra di stato invitati.

        Barra di stato invitati

      • Passare il mouse sull'icona ogni persona o per visualizzare le informazioni sulla disponibilità.

      • Selezionare Icona Calendario per visualizzare il calendario.

        Calendario dell'organizzatore

  6. Selezionare più volte riunione appropriata.

    • Casella Data/ora impostato su in verde quando selezionato.

    • È possibile selezionare un massimo di 20 ore.

      Opzioni riunione selezionato

  7. Selezionare Avanti.

  8. Immettere il luogo della riunione.

    • Skype è attivata per impostazione predefinita. Selezionare l'icona di Skype per disattivarlo.

      Impostazioni della posizione
      Nota:. Le impostazioni di Skype nel dashboard organizzatore < collegamento per il dashboard di organizzatore FindTime > Impostazioni di Skype aggiunta > vengono utilizzati. FindTime consente di rilevare le impostazioni solo se si dispone di un bridge di configurazione. In caso contrario, viene visualizzato un nuovo ID di Skype per tutte le riunioni.

  9. Selezionare impostazioni della riunione e attivare o disattivare le opzioni Sì/No.

    • Notifiche: si riceveranno notifiche tramite posta elettronica votare invitati.

    • Programmazione automatica: la riunione verrà programmata automaticamente nel calendario quando tutti i partecipanti necessari hanno scelto per un'opzione di riunione. Vedere automatico funzionamento della programmazione < collegamento > Per ulteriori informazioni.

    • Contiene: Aggiunge un appuntamento provvisorio nel calendario per ogni opzione riunione selezionata. Esenzioni vengono rimossi quando la riunione pianificata o votare annullato.

      Nota: È possibile eliminare ancora volte riunione selezionata a questo punto, selezionare X nell'elenco orari selezionati .

      Eliminare orari di riunioni

  10. Selezionare Inserisci alla posta elettronica.

  11. FindTime consente di inserire gli orari suggeriti riunione nella posta elettronica. Selezionare Le opzioni di modifica per modificare le impostazioni della riunione, se necessario.

    Modificare le opzioni di posta elettronica
    Nota: Se si apportano modifiche e reinserire gli orari della riunione, è necessario eliminare manualmente nell'invito originale.

  12. Selezionare Invia per inviare la riunione invita e avvia il processo di voto. < creare un collegamento a mediante la pagina di voto FindTime >

  13. Si riceverà un collegamento diretto alla pagina di voto < mediante FindTime voto pagina > per la riunione.

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