Pianificare riunioni con centinaia di partecipanti

Nota: Queste modifiche si applicano solo alle riunioni create in Office 365 che includono centinaia di partecipanti. Le modifiche non interessano le riunioni più contenute.

In passato, quando si usava Office 365 per inviare un invito a una riunione a centinaia di partecipanti, poteva accadere che non si potesse aggiornare o annullare l'invito. L'errore si verificava perché Outlook elencava tutte le persone che accettavano, accettavano provvisoriamente o rifiutavano nella riga A dell'invito ed esisteva un limite al numero di persone che potevano essere incluse in un messaggio di posta elettronica o in un invito a una riunione. Se centinaia di persone rispondevano all'invito, si poteva essere esclusi dalla riunione.

Per evitare questo inconveniente, è stato cambiato come Office 365 gestisce le risposte agli inviti alle riunioni con centinaia di partecipanti. Grazie a queste modifiche, si potrà sempre aggiornare o annullare la riunione, continuando a visualizzare l'elenco dei partecipanti. Per visualizzare l'elenco dei partecipanti alle riunioni di grandi dimensioni, è necessario usare una versione aggiornata di Outlook. Se si usa una versione di Outlook non aggiornata, non si vede l'elenco completo dei partecipanti.

Cosa è cambiato nel modo in cui vengono registrate le risposte?

Come venivano rilevate le risposte in passato

In Office 365 il numero massimo di destinatari per qualsiasi elemento inviato, che sia un messaggio di posta elettronica normale o un invito a una riunione, è 500. Quando si invia un messaggio di posta elettronica o un invito a una riunione a una lista di distribuzione, questa viene contata come un solo destinatario.

Questo rappresentava un problema per le riunioni, perché l'elenco dei destinatari della riunione e l'elenco delle risposte venivano registrati con la stessa proprietà nell'elemento della riunione. Quindi, l'organizzatore della riunione inviava l'invito a una lista di distribuzione (1 destinatario), ma le risposte arrivavano da tutti i membri della lista di distribuzione, quindi ogni utente veniva aggiunto singolarmente all'elenco dei destinatari per poter registrare le risposte. Capitava spesso, quindi, che l'elenco dei destinatari superasse il limite di 500.

I client di Outlook usavano la stessa proprietà per visualizzare l'elenco dei destinatari nella riga A e l'elenco delle risposte nella scheda Verifica.

Come vengono rilevate le risposte adesso

L'elenco dei destinatari viene ancora registrato dalla proprietà legacy, ma l'elenco delle risposte ora viene registrato da una nuova proprietà separata nell'elemento della riunione.

Per assicurare che i client legacy continuino a visualizzare risposte singole per la maggior parte delle riunioni, Office 365 continuerà a registrare le risposte nella proprietà per i destinatari esistente fino a 400 o più destinatari. Ciò significa che l'esperienza per le riunioni con meno di 400 destinatari non verrà modificata. Per le riunioni con 400 o più destinatari, solo i client aggiornati visualizzeranno le risposte precise per la riunione.

In Office 365, il numero massimo di destinatari è 500, ma è stato scelto il limite di 400 come soglia oltre la quale interrompere la registrazione delle risposte, allo scopo di fornire un buffer per i due scenari seguenti:

  • Se una riunione viene inoltrata da un partecipante, i destinatari del messaggio inoltrato verranno sempre aggiunti all'elenco dei destinatari, a meno che l'elenco non includa già più di 500 partecipanti.

  • Se l'organizzatore aggiunge altri partecipanti, questi partecipanti verranno sempre aggiunti all'elenco dei destinatari, a meno che l'elenco non includa già più di 500 partecipanti.

Riepilogo delle modifiche

Dimensioni della riunione

Client legacy

Client aggiornati

400 destinatari o meno

Tutti i singoli destinatari e le relative risposte

Tutti i singoli destinatari e le relative risposte

Tra 400 e 2.000 destinatari

Primi 400 destinatari e le relative risposte

Tutti i singoli destinatari e le relative risposte

2.000 o più destinatari

Primi 400 destinatari e le relative risposte

Primi 2.000 destinatari e le relative risposte

Note:

  • Se l'organizzatore aggiunge un nuovo partecipante a una riunione che ha già più di 400 destinatari, i nuovi partecipanti verranno comunque aggiunti.

  • In futuro Outlook verrà aggiornato in modo da visualizzare il numero totale per ogni tipo di risposta: Accettato, Accettato provvisoriamente, Rifiutato e Nessuna risposta. Questa modifica è utile in particolare per le riunioni con più di 2.000 destinatari.

  • Questo articolo si applica solo alle riunioni organizzate da utenti che usano Office 365, perché il limite di 500 destinatari è specifico di Office 365. Gli amministratori di ambienti locali di Exchange possono scegliere se e quale numero massimo di destinatari impostare. Per le riunioni organizzate da utenti in un ambiente locale di Exchange, i client continuano a usare la proprietà legacy per i destinatari sia per l'elenco dei destinatari che per l'elenco delle risposte.

La versione di Outlook è stata aggiornata?

La tabella seguente elenca le versioni di Outlook aggiornate con il nuovo metodo di registrazione delle risposte a un invito a una riunione.

Client

Stato di aggiornamento

Outlook 2016 per Windows

Non ancora aggiornato

Outlook 2016 per Mac

Non ancora aggiornato

Outlook sul Web e Outlook.com

Non ancora aggiornato

Outlook per iOS

Non ancora aggiornato

Outlook per Android

Non ancora aggiornato

Calendario di Windows 10

Non ancora aggiornato

Cosa succede se la versione di Outlook non è stata aggiornata?

Se la versione di Outlook non è stata ancora aggiornata, viene visualizzato un massimo di 400 destinatari e le relative risposte. Se non è necessario sapere chi ha risposto all'invito, vedere Non si vogliono visualizzare le risposte all'invito alla riunione.

Non si vogliono visualizzare le risposte all'invito alla riunione

Se non è necessario sapere chi ha risposto all'invito alla riunione, è possibile disattivare le risposte. Questa opzione è disponibile in Outlook per Windows Outlook per Mac, Outlook sul Web e Outlook.com.

Quando le risposte sono disattivate, non si riceve alcun messaggio di posta elettronica quando un utente accetta, accetta provvisoriamente o rifiuta l'invito e le risposte non vengono registrate nell'invito alla riunione. Questa opzione è utile se si vuole inviare una notifica di un evento alle persone, ma non è necessario conoscere esattamente il numero di partecipanti oppure se non si vogliono ricevere messaggi di posta elettronica ogni volta che un utente accetta l'invito.

Outlook 2016 per PC

Screenshot del pulsante Richiedi risposte in Outlook 2016 per Windows

Outlook 2016 per Mac

Screenshot del pulsante Richiedi risposte in Outlook 2016 per Mac

Outlook sul Web e Outlook.com

Screenshot del pulsante Richiedi risposte in Outlook sul Web

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