Pianificare il contenuto per il sito di SharePoint

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Quando il contenuto di un sito è logicamente organizzato e facile da trovare, è più semplice gestirlo e gestirlo e gli utenti del sito sono più produttivi. Come amministratore della raccolta siti o proprietario del sito, è consigliabile pianificare la strategia del sito prima di creare il sito. In questo articolo esploriamo:

Tipi di siti necessari

A seconda delle dimensioni o dell'organizzazione e dell'ambito del contenuto che si prevede di avere nel sito, è consigliabile creare siti secondari nel sito principale per organizzare il contenuto. Per altre informazioni su come creare siti, vedere creare un sito.

Diagramma della gerarchia di una raccolta siti

È possibile scegliere di organizzare i siti secondari in molti modi possibili. Alcuni esempi sono:

  • Team e reparti

  • Categorie di contenuto

  • Progetti

  • Clienti

  • Livelli di autorizzazione o riservatezza del contenuto (in presenza di informazioni confidenziali, ad esempio, può essere utile isolarle in un sito specifico per limitarne l'accesso)

Prima procedere alla creazione dei siti, dedicare un po' di tempo a valutare il numero di siti necessari e la logica con cui si desidera organizzarli. Può risultare utile creare un diagramma della gerarchia dei siti per agevolare l'organizzazione e la pianificazione. Si può disegnare rapidamente un diagramma su un foglio di carta o una lavagna, ma è anche possibile creare un diagramma più formale utilizzando una delle forme gerarchiche disponibili come SmartArt in Microsoft Word o Microsoft PowerPoint. In questo modo sarà possibile salvare il diagramma e consultarlo ogniqualvolta necessario, nonché apportare tutte le modifiche richieste nel tempo.

È importante riflettere anche sugli scopi o sulla funzione di ogni sito. Ciò consentirà di stabilire con maggiore facilità quali modelli utilizzare per creare i nuovi siti. SharePoint Online include diversi modelli di sito tra i quali scegliere. L'utilizzo di un modello di sito progettato per uno scopo specifico consente di offrire agli utenti un ottimo punto di partenza. Se è necessario creare un sito utilizzabile dai membri del team per condividere o aggiornare periodicamente novità o idee interessanti, ad esempio, si potrebbe iniziare dal modello di sito blog perché tale modello è progettato proprio per questo tipo di comunicazioni.

Alcuni esempi di modelli di sito inclusi in SharePoint sono i seguenti:

  • Sito del team

  • Blog

  • Sito di progetto

  • Sito community

Per altre informazioni sui modelli di sito, vedere uso di modelli per creare diversi tipi di siti di SharePoint.

Tipi di contenuto pubblicati nei siti

Dopo aver riflettuto sul numero e il tipo di siti che si desidera creare, dedicare un po' di tempo alla pianificazione del contenuto che verrà archiviato in tali siti. L'obiettivo delle attività di pianificazione del contenuto è quello di stabilire:

  • Tipi di elenchi, raccolte o pagine che si desidera creare nei siti per organizzare il contenuto    Le raccolte possono essere usate per archiviare documenti e altri file, mentre gli elenchi possono essere utili per tenere traccia di attività o problemi. Le pagine sono singoli elementi all'interno di un sito in cui è possibile visualizzare contenuto, app, collegamenti e altro ancora.

  • Quali tipi di app si desidera includere    SharePoint Online include app predefinite, ad esempio raccolte documenti ed elenchi, ma è anche possibile creare app personalizzate o acquistare app da terze parti in SharePoint Store.

  • Se si vogliono creare tipi di contenuto    I tipi di contenuto consentono di personalizzare la modalità di gestione e tenere traccia di specifici tipi di contenuto.

È possibile che l'organizzazione preferisca condurre questo tipo di attività di pianificazione in modo centralizzato, in particolare per i tipi di contenuto, ma si tratta anche del tipo di pianificazione che si dovrebbe invitare i proprietari dei siti a eseguire quando personalizzano i siti di cui sono responsabili.

Tipi di app da aggiungere

Oltre a riflettere sui tipi di contenuto necessari, è inoltre consigliabile esaminare gli altri tipi di informazioni che verranno archiviate nei siti o i tipi di attività che gli utenti dell'organizzazione desiderano gestire tramite i siti. Queste analisi saranno utili per pianificare i diversi tipi di app da aggiungere ai siti per iniziare. Se, ad esempio, si desidera una posizione in cui archiviare documenti, sarà probabilmente necessario aggiungere una raccolta documenti. Se si desidera tenere traccia di date importanti, sarà necessario aggiungere un calendario.

Non occorre aggiungere subito tutte le app ipoteticamente necessarie. I proprietari dei siti potranno infatti aggiungere o rimuovere app nel tempo, con il variare delle esigenze aziendali. Una pianificazione iniziale su come si desidera personalizzare il contenuto dei siti, tuttavia, può contribuire ad assicurarsi che i siti siano in ogni caso immediatamente utili per gli utenti.

SharePoint Online include app predefinite utili per una vasta gamma di scopi aziendali, dall'archiviazione e gestione dei documenti, alla gestione e verifica dei progetti, alle comunicazioni. È possibile aggiungere a un sito più istanze di questi tipi di app e acquistare e aggiungere al sito app di terze parti da SharePoint Store.

Per ulteriori informazioni, vedere Aggiungere un'app a un sito e Acquistare un'app da SharePoint Store.

Vantaggi della definizione dei tipi di contenuto

I tipi di contenuto consentono agli utenti del sito di creare rapidamente contenuti specializzati mediante il comando Nuovo elemento o Nuovo documento di un elenco o di una raccolta. I tipi di contenuto sono utili perché consentono ai proprietari dei siti di garantire l'uniformità e la coerenza del contenuto nei siti. Grazie ai tipi di contenuto, inoltre, un singolo elenco o una singola raccolta possono contenere più tipi di elementi o documenti. I proprietari dei siti possono preconfigurare dettagli specifici sul contenuto quando impostano i tipi di contenuto per un sito, un elenco o una raccolta.

I proprietari dei siti possono definire i tipi di contenuto per elementi di elenchi, documenti o cartelle.

Può risultare utile definire tipi di contenuto per parte del contenuto se questo soddisfa i criteri seguenti:

Se è vero:

Tipi di contenuto che potrebbero essere utili nei modi seguenti:

Sono disponibili tipi specifici di documenti con formato o scopi standard e si desidera che tali documenti siano coerenti in tutta l'organizzazione.

Configurare tipi di contenuto del sito per questi tipi di documenti a livello di sito del team in modo che siano disponibili in tutti i siti secondari del sito del team. In questo modo tutti gli utenti dell'organizzazione creeranno questi documenti in modo uniforme.

Si dispone di modelli specifici che gli utenti sono tenuti a utilizzare per tipi particolari di documenti.

Aggiungere questi modelli di documento ai tipi di contenuto pertinenti in modo che per tutti i nuovi documenti creati da un tipo di contenuto venga utilizzato il modello.

Esiste un set di informazioni standard di cui si desidera tenere traccia per tipi specifici di documenti o elementi.

Aggiungere colonne al tipo di contenuto per tenere traccia di queste informazioni. Se un'informazione è particolarmente importante, è possibile designare le colonne come obbligatorie. È inoltre possibile fornire valori predefiniti per colonne specifiche quando si configura il tipo di contenuto.

Esiste un processo aziendale predefinito per la gestione o la revisione di tipi specifici di documento.

Prendere in considerazione l'opportunità di configurare flussi di lavoro per tipi di contenuto specifici. È possibile utilizzare i flussi di lavoro per gestire processi aziendali come revisione o approvazione di documenti.

Dopo aver individuato il contenuto per cui potrebbe essere opportuno definire i tipi di contenuto, è necessario riflettere sulla posizione in cui definirli. Se si definiscono i tipi di contenuto a livello di sito del team, questi saranno diffusamente disponibili per il riutilizzo negli elenchi e nelle raccolte in tutti i siti secondari del sito del team. Anche i singoli proprietari di siti possono definire tipi di contenuto per i loro siti, ma in questo caso tali tipi di contenuto saranno disponibili per l'utilizzo solo negli elenchi e nelle raccolte di tale sito e degli eventuali siti secondari.

Può essere utile creare un foglio di calcolo o una tabella per raccogliere le informazioni da includere durante la definizione dei tipi di contenuto. Si potrebbe iniziare, ad esempio, creando un documento semplice come la tabella seguente e quindi adattarla in modo da includere tutte le informazioni aggiuntive che si ritiene utile registrare, come i siti o i team che utilizzeranno i tipi di contenuto:

Nuovo tipo di contenuto

Tipo di contenuto padre

Colonne

Modello di documento

Flussi di lavoro

Specificare il nome del tipo di contenuto che si desidera creare.

Specificare il tipo di contenuto padre da cui verrà creato.

Elencare la colonna nuova o esistente che si desidera aggiungere al tipo di contenuto.

Specificare se sarà disponibile un modello di documento associato al tipo di contenuto.

Specificare se saranno disponibili flussi di lavoro associati al tipo di contenuto.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei tipi di contenuto, vedere Creare o personalizzare un tipo di contenuto.

Modalità di ricerca e accesso al contenuto

Pianificare in che modo gli utenti del sito potranno trovare e utilizzare il contenuto dei siti di SharePoint Online. Questo tipo di pianificazione risulterà utile per prendere decisioni in merito alla configurazione della struttura di spostamento e delle funzionalità di ricerca per il sito del team e i relativi siti secondari.

Siti da includere nella struttura di spostamento globale

Per pianificare la struttura di spostamento, può essere utile creare un diagramma dei siti nella gerarchia dei siti. Se è già stato creato un diagramma in fase di pianificazione dei siti, sarà possibile iniziare da tale diagramma e quindi modificarlo per includere tutti i siti secondari del sito del team. Può inoltre essere utile includere eventuali elenchi o raccolte importanti presenti nel sito del team e nei relativi siti secondari. In questo modo, basterà una sola occhiata per individuare le destinazioni importanti a cui potranno accedere con facilità gli utenti del sito partendo dalla home page del sito del team.

Lo spostamento superiore in un sito offre quello che viene definito lo spostamento globale.

Collegamenti principali con uno selezionato.

Per impostazione predefinita, ogni sito utilizza uno spostamento superiore specifico, ma è possibile decidere che i siti secondari ereditino lo spostamento superiore dal sito padre, in modo da ottenere un'esperienza di spostamento coerente in tutti i siti. Si possono configurare i siti da visualizzare nello spostamento superiore. È inoltre possibile includere collegamenti a qualsiasi URL desiderato, nel caso si desideri integrare collegamenti a risorse esterne nella struttura di spostamento del sito. Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione dello spostamento superiore, vedere Personalizzare la struttura di spostamento del sito del team.

Se il sito del team contiene numerosi siti secondari, può essere preferibile evitare di esporli tutti nella barra dei collegamenti superiore perché potrebbe essere eccessivo per gli utenti del sito. È però altrettanto importante che i siti o il contenuto importanti non risultino introvabili. Fare riferimento al diagramma della gerarchia dei siti per individuare i siti fondamentali da esporre nella struttura di spostamento globale.

Modalità di spostamento all'interno dei siti

Oltre allo spostamento superiore, nei siti viene visualizzato un elemento per lo spostamento anche sul lato sinistro della pagina, definito Avvio veloce.

Nella barra di avvio veloce vengono in genere visualizzati i collegamenti specifici per il sito corrente ed è possibile utilizzarla per mettere in evidenza il contenuto più importante. Quando si crea un nuovo elenco o una nuova raccolta, un nuovo collegamento viene visualizzato automaticamente in Recenti sulla barra di avvio veloce. Nella sezione Recenti vengono visualizzati solo i cinque collegamenti più recenti.

Il collegamento Recenti nella barra di avvio veloce visualizza le pagine, le raccolte e gli elenchi creati recentemente

È possibile personalizzare la barra di avvio veloce per aggiungere o rimuovere collegamenti agli elenchi e alle raccolte del sito. È anche possibile raggruppare i collegamenti in titoli personalizzati. Se si sceglie di avere tutti i siti secondari ereditano la struttura di spostamento globale, sarà importante per i proprietari dei siti personalizzare la struttura di spostamento sulla barra di avvio veloce, perché sarà il modo principale in cui gli utenti troveranno il contenuto all'interno di un sito quando lo visitano. Se si decide di non avere i siti secondari ereditano la struttura di spostamento globale dal sito del team, gli utenti potranno usare sia la barra dei collegamenti superiore che quella rapida in un sito secondario per trovare il contenuto all'interno. Per altre informazioni sulla modifica dei collegamenti sulla barra di avvio veloce, vedere personalizzare la struttura di spostamento del sito del team.

Inizio pagina

Considerazioni utili per la pianificazione della ricerca

È probabile che gli utenti utilizzino più volentieri SharePoint Online se riescono a trovare facilmente le informazioni necessarie. L'utilizzo di caratteristiche relative al contenuto, ad esempio i tipi di contenuto, o l'aggiunta di colonne di metadati a elenchi e raccolte consentono di facilitare l'individuazione del contenuto tramite la ricerca.

Gli amministratori di raccolte siti e gli amministratori dei siti possono eseguire alcune procedure di configurazione per personalizzare l'esperienza di ricerca degli utenti.

A questo scopo:

Vedere l'argomento:

Personalizzare lo stile e le impostazioni che influiscono sui risultati della ricerca. È possibile personalizzare il Centro ricerche e le web part utilizzate nelle pagine del Centro ricerche.

Gestire il centro ricerche in SharePoint Online

Creare regole di query per migliorare la risposta della ricerca alle intenzioni degli utenti.

Gestire le regole di query

Personalizzare le origini dei risultati per le ricerche.

Gestire le origini dei risultati

Visualizzare, creare o modificare le proprietà gestite o mappare le proprietà sottoposte a ricerca per indicizzazione alle proprietà gestite.

Gestire lo schema di ricerca in SharePoint Online

Esportare e importare impostazioni di configurazione di ricerca personalizzate tra i siti. Le impostazioni esportate e importate includono tutte le regole di query personalizzate, le origini dei risultati, i tipi di risultati, i modelli di classificazione e le impostazioni di ricerca nel sito.

Esportare e importare le impostazioni di configurazione della ricerca personalizzata

Disponibilità del contenuto nella ricerca

Il servizio ricerca è programmato per eseguire la ricerca per indicizzazione del contenuto di SharePoint Online ogni cinque minuti. Dopo l'aggiunta di un elemento a un sito di SharePoint Online, sarà previsto un periodo di tempo prima che venga indicizzato e restituito nei risultati della ricerca. Questo intervallo di tempo varia in base alle attività dell'utente corrente. Attività come migrazione del sito, aggiornamento e manutenzione aumentano il carico sulla pipeline di indicizzazione. I nuovi elementi di contenuto in genere devono essere visualizzati nei risultati della ricerca entro un'ora.

Impiego del contenuto

Grazie ad alcune domande di base sull'utilizzo che gli utenti dovranno fare del contenuto, sarà possibile determinare come configurare siti, elenchi o raccolte specifici, oltre a stabilire quali caratteristiche specifiche dovranno utilizzare gli utenti del sito.

Domande:

Considerazioni per la configurazione del contenuto:

È necessario tenere traccia delle diverse versioni di particolari tipi di documenti o elementi di elenco?

  • Valutare la possibilità di abilitare il controllo delle versioni per raccolte o elenchi specifici.

  • Valutare la possibilità di impostare come obbligatoria l'estrazione dei documenti o degli elementi prima della modifica.

Gli utenti del sito dovranno avere la possibilità di lavorare o collaborare contemporaneamente a tipi specifici di documenti?

  • Valutare la possibilità di abilitare la creazione condivisa per le raccolte pertinenti, in modo da agevolare la collaborazione.

È richiesta l'approvazione di tipi specifici di contenuto prima di consentirne la divulgazione?

  • Valutare la possibilità di abilitare l'approvazione del contenuto per le raccolte o l'utilizzo di flussi di lavoro per gestire il processo di approvazione.

Sono previsti tipi di documenti particolari soggetti a processi aziendali o flussi di lavoro specifici?

  • Valutare la possibilità di creare o configurare flussi di lavoro per i tipi di contenuto applicabili a questi documenti oppure per le raccolte che contengono tali documenti.

È previsto l'utilizzo di elenchi per indirizzare o gestire i processi?

  • Valutare la possibilità di creare o configurare flussi di lavoro basati su elenchi per processi come la registrazione e la gestione dei problemi.

Nei siti sarà disponibile contenuto riservato per cui occorre prevedere limitazioni di accesso?

  • Valutare la possibilità di creare siti o raccolte specifici configurati con autorizzazioni univoche per l'archiviazione del contenuto riservato.

  • Valutare la possibilità di impostare autorizzazioni a livello di singoli elementi se è necessario limitare l'accesso solo a quantità minime di contenuto.

  • Valutare la possibilità di assegnare gruppi di destinatari per visualizzare contenuti diversi a utenti diversi.

  • Verificare se è opportuno escludere elenchi o raccolte specifici dall'indicizzazione per la ricerca.

È previsto che gli utenti debbano ricevere aggiornamenti per le modifiche del contenuto?

  • Valutare la possibilità di abilitare RSS per gli elenchi e le raccolte più importanti.

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