Pianificare i siti e gestire gli utenti

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Se si è responsabili della gestione di tutti i siti del team dell'organizzazione per l'abbonamento a Office 365 Small Business, in questo articolo sono disponibili informazioni dettagliate per alcune attività e concetti chiavi per la gestione di una raccolta siti e dei relativi utenti.

Contenuto dell'articolo

Informazioni sulla raccolta siti

Amministrare una raccolta siti

Pianificare i siti nella raccolta siti

Gestire gli utenti

Pianificare l'uso delle caratteristiche delle raccolte siti

Pianificare l'abilitazione di più lingue nei siti

Informazioni sulla raccolta siti

I siti predefiniti di SharePoint Online in Microsoft Office 365 per le piccole imprese fanno parte di una singola raccolta siti. Una raccolta siti è un gruppo di siti di SharePoint che condividono lo stesso proprietario e le stesse impostazioni di amministrazione, come le autorizzazioni. Le raccolte siti hanno una struttura gerarchica e includono sempre un sito principale ed eventuali siti secondari.

diagramma gerarchico di una raccolta siti, che mostra un sito principale e i siti secondari.

La raccolta siti di SharePoint Online include tre raccolte siti quando si inizia: il sito del team e i siti personali. È possibile creare siti secondari aggiuntivi sotto il sito del team. I singoli utenti possono anche creare siti secondari sotto il proprio sito personale.

Nota: Non è possibile creare ulteriori raccolte siti in SharePoint Online per Microsoft Office 365 per le piccole imprese.

Sito del team    Il sito del team e gli eventuali siti creati al suo interno sono disponibili per gli utenti che vengono invitati tramite l'assegnazione delle autorizzazioni per il sito oppure per gli utenti esterni con cui si condivide esplicitamente il sito usando la caratteristica di condivisione esterna. Per impostazione predefinita, ogni utente presente nella directory di Office 365 verrà aggiunto come membro della raccolta siti interna e come visitatore della raccolta siti pubblica. Con un sito del team, l'organizzazione, il team e il gruppo di lavoro possono rimanere connessi e collaborare a documenti e altri file, pubblicare annunci, pianificare riunioni, gestire le attività, tenere traccia di problemi o impegni, archiviare informazioni in elenchi e così via. È anche possibile creare diversi siti secondari dai modelli di sito disponibili nel sito del team.

Siti personali (siti Web personali) I siti personali offrono agli utenti dell'organizzazione una vasta gamma di caratteristiche per il social networking, incluse le seguenti:

  • Newsfeed:    pagina che consente l'interazione tra gli utenti del sito.

  • OneDrive for Business:    ubicazione in cui gli utenti possono archiviare, condividere e sincronizzare documenti professionali personali, foto o altri file multimediali.

  • Siti:    pagina personalizzata in cui gli utenti possono salvare collegamenti a siti Web utili.

  • Profilo:    pagina in cui gli utenti possono presentarsi agli altri utenti e all'organizzazione.

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Amministrare una raccolta siti

L'amministratore della raccolta siti ha il livello di autorizzazione controllo completo per la raccolta siti. Questo significa che puoi accedere al contenuto in tutti i siti secondari del sito del team. È possibile gestire le autorizzazioni utente per il sito del team ed eseguire attività amministrative rilevanti per il sito. Oltre a queste attività, potrebbe essere necessario eseguire un numero di altre attività nel ruolo di amministratore della raccolta siti.

Responsabilità tipiche degli amministratori delle raccolte siti

Le responsabilità di un amministratore di una raccolta siti per il sito di SharePoint Online possono includere le seguenti:

  • Fungere da punto di contatto tra gli utenti e l'amministratore globale di Office 365 (se non si è l'amministratore globale).

  • Concedere autorizzazioni agli utenti per l'accesso al sito del team.

  • Decidere chi è autorizzato ad accedere a contenuto importante archiviato nei siti di SharePoint Online, configurando le autorizzazioni a livello di raccolta siti.

  • Decidere quali caratteristiche rendere disponibili per gli utenti dei siti nella raccolta.

  • Offrire supporto tecnico agli utenti della raccolta siti.

  • Scegliere un amministratore della raccolta siti secondaria per la raccolta siti.

  • Fornire assistenza per l'amministrazione di particolari caratteristiche. Ad esempio:

    • Attivare o disattivare le caratteristiche disponibili per la raccolta siti.

    • Creare o personalizzare i tipi di contenuto del sito.

    • Configurare le impostazioni internazionali.

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Pianificare i siti nella raccolta siti

Anche se è molto semplice creare altri siti per il team, è consigliabile pianificare i siti desiderati, perché può essere utile per rendere gestibili i siti di SharePoint Online nel tempo. Dovresti anche valutare se vuoi consentire agli utenti della tua azienda di creare nuovi siti del team per la gestione dei progetti. Se si vuole un controllo più centralizzato sul modo in cui vengono creati i siti, è possibile disattivare questa opzione (è sempre possibile riattivarla in un secondo momento se si cambia idea). Per altre informazioni, vedere gestire la creazione di siti in SharePoint Online.

L'elenco seguente include i modelli di sito disponibili in SharePoint Online per Microsoft Office 365 per le piccole imprese e una descrizione di ognuno. Fare riferimento a questo elenco per decidere quali tipi di sito sono i più appropriati per l'organizzazione.

  • Blog    Sito in cui una persona o un team può pubblicare idee, osservazioni e conoscenze che i visitatori del sito possono commentare.

  • Sito community    Sito che consente di prendere parte a discussioni della community.

  • Sito di progetto    Sito per la gestione e la collaborazione su un progetto.

  • Sito del team    Sito tramite il quale i team possono creare, organizzare e condividere informazioni in modo rapido. Contiene una raccolta documenti ed elenchi per la gestione di annunci, elementi del calendario, attività e discussioni.

Governance

Il termine governance indica l'insieme di regole, ruoli, responsabilità e processi che guidano, indirizzano e controllano la collaborazione tra i team di un'organizzazione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Nell'ambito di una raccolta siti di SharePoint Online, un piano di governance può rappresentare una guida utile per pianificare i ruoli, le responsabilità e le procedure per il supporto della raccolta siti. A titolo di esempio, il piano può tenere conto degli aspetti seguenti:

  • Architettura delle informazioni, inclusi documenti, elenchi, dati e pagine Web

  • Attività di manutenzione, inclusa la gestione degli account utente

  • Politiche di personalizzazione e gestione dei marchi

  • Formazione

È importante preparare un piano di governance per l'organizzazione. Partecipando alla stesura di un piano di governance, è possibile individuare con maggiore facilità i ruoli da assegnare ai team commerciali e tecnici, nonché stabilire chi è responsabile per quali aree del sistema. Per altre informazioni sullo sviluppo di un piano di governance, vedereProcedure consigliate per la creazione e la gestione di siti del team.

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Gestire gli utenti

Gli account utente vengono creati dall'amministratore globale di Office 365. L'amministratore della raccolta siti può assegnare autorizzazioni a tali utenti utilizzando l'opzione Impostazioni Piccola icona a forma di ingranaggio che ha sostituito Impostazioni sito. del sito del team.

Account utente in Office 365

Per aggiungere nuovi utenti a Microsoft Office 365 per le piccole imprese, l'amministratore globale utilizza l'interfaccia di amministrazione di Office 365, che rappresenta il portale per la gestione degli utenti e la configurazione dei servizi. Per l'aggiunta di un nuovo utente, l'amministratore globale esegue le operazioni seguenti:

  • Specifica se tale utente può accedere anche all'interfaccia di amministrazione

  • Imposta la posizione geografica per l'utente

  • Seleziona il tipo di licenza per l'utente

  • Crea nome utente e password per l'utente

Utenti del sito del team

Dopo l'aggiunta di un nuovo utente alla directory di utenti di Microsoft Office 365 per le piccole imprese, tale utente viene aggiunto automaticamente a un gruppo di SharePoint denominato Membri (utenti autorizzati a modificare contenuti e pagine) nel sito interno e Visitatori (utenti autorizzati a visualizzare e leggere) nei siti pubblici. Se è necessario assegnare ad alcuni utenti un livello di accesso superiore rispetto a visitatore o membro, sarà possibile modificare le autorizzazioni per tali utenti aggiungendoli ad altri gruppi di SharePoint, ad esempio Proprietari (utenti con controllo completo del sito). I livelli di autorizzazione e le appartenenze ai gruppi di SharePoint sono specificati in Impostazioni in Utenti e autorizzazioni. Per ulteriori informazioni sui livelli di autorizzazione e sull'appartenenza ai gruppi, vedere la sezione Livelli di autorizzazione e appartenenza ai gruppi in questo articolo.

Livelli di autorizzazione e appartenenza ai gruppi

I livelli di autorizzazione sono insiemi di autorizzazioni (o diritti di SharePoint) che consentono agli utenti di eseguire un set di attività correlate. Il livello di autorizzazione Lettura, ad esempio, include tra le altre le autorizzazioni Visualizzazione elementi, Apertura elementi, Visualizzazione pagine e Visualizzazione versioni. Tutte queste autorizzazioni sono necessarie per visualizzare pagine, documenti ed elementi in un sito di SharePoint. Le autorizzazioni possono essere incluse in più di un livello di autorizzazione.

Non è consigliabile assegnare autorizzazioni direttamente a singoli utenti perché ciò può complicare notevolmente il controllo e la gestione degli accessi ai siti. È invece consigliabile assegnare autorizzazioni ai gruppi di SharePoint, quindi assegnare singoli utenti ai gruppi appropriati di SharePoint. È anche possibile utilizzare i gruppi di SharePoint creati per impostazione predefinita.

Un gruppo di SharePoint è un insieme di utenti definito a livello della raccolta siti per una gestione semplificata delle autorizzazioni. Ad ogni gruppo viene assegnato un livello di autorizzazione predefinito.

Nota:  Quando si assegnano livelli di autorizzazione a gruppi di SharePoint a livello di raccolta siti, tutti i siti e tutti i contenuti di sito erediteranno tali livelli di autorizzazione per impostazione predefinita. Questo comportamento predefinito è denominato ereditarietà delle autorizzazioni. È inoltre possibile specificare se interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni o concedere autorizzazioni esclusive. Ciò risulta utile se sono presenti file la cui visualizzazione deve essere consentita solo a determinati utenti. Dopo avere interrotto l'ereditarietà delle autorizzazioni, sarà possibile rimuovere tutti gli altri gruppi di SharePoint e concedere l'accesso solo a gruppi o utenti specifici di SharePoint.

Le autorizzazioni di cui un utente dispone determinano il contenuto che sarà visualizzabile e accessibile per tale utente all'interno di un sito ed è quindi necessario prestare molta attenzione all'appartenenza ai gruppi di SharePoint. Un utente responsabile della creazione e personalizzazione dei siti, ad esempio, dovrà essere perlomeno membro del gruppo dei progettisti. Per un utente che deve solo leggere il contenuto e al massimo aggiungere commenti a un blog, invece, potrebbe essere sufficiente l'appartenenza al gruppo dei membri.

Ruoli predefiniti

Di seguito vengono descritti i ruoli predefiniti di SharePoint Online e vengono illustrate le attività consentite nel sito per un utente con un particolare ruolo.

  • Amministratori della raccolta siti    Gli amministratori della raccolta siti hanno il livello di autorizzazione controllo completo . Hanno accesso al contenuto in tutti i siti secondari del sito del team. Possono aggiungere utenti al sito del team ed eseguire attività amministrative e di controllo rilevanti per i siti.

  • Proprietari di siti    Per impostazione predefinita, i membri del gruppo proprietari hanno il livello di autorizzazione controllo completo nel sito creato nel sito del team. Possono aggiungere utenti ed eseguire tutte le attività amministrative rilevanti per il sito.

    Suggerimento:  È consigliabile aggiungere alla home page di un sito le informazioni di contatto del proprietario del sito. Ciò consente agli utenti di contattare il proprietario qualora fosse necessaria assistenza amministrativa.

    Nota: Un utente che crea un sito in un sito principale nel sito del team diventa automaticamente il proprietario di tale sito.

  • Finestra di progettazione    Per impostazione predefinita, i membri del gruppo di progettazione hanno il livello di autorizzazione progettazione . Possono creare elenchi e raccolte documenti, modificare pagine e applicare temi, bordi e fogli di stile nel sito del team.

  • Modifica    Per impostazione predefinita, gli utenti del gruppo membri hanno il livello di autorizzazione modifica . Nel sito del team gli editori possono visualizzare e aggiungere, aggiornare ed eliminare e approvare e personalizzare elenchi e raccolte.

  • Collaboratore    Per impostazione predefinita, nessun gruppo ha il livello di autorizzazione collaborazione . Nel sito del team i collaboratori possono aggiungere, modificare ed eliminare elementi in elenchi e raccolte documenti esistenti e usare le web part.

  • Visitatore    Per impostazione predefinita, i membri del gruppo visitatori hanno il livello di autorizzazione di lettura . Nel sito del team i visitatori possono visualizzare solo pagine, voci di elenco e documenti.

Ruoli amministrativi

Quando si crea per la prima volta un sito di SharePoint Online, vengono creati per impostazione predefinita i ruoli amministrativi seguenti:

  • Amministratore globale    Amministratore principale di Office 365. L'utente che esegue l'iscrizione per l'acquisto di Office 365 diventa un amministratore globale. Gli utenti con questo ruolo hanno accesso a tutte le caratteristiche dell'interfaccia di amministrazione di Office 365 (ad esempio, aggiunta di utenti alla directory, aggiunta di domini e gestione delle impostazioni dei servizi) e sono gli unici che possono assegnare altri ruoli amministrativi. Ogni società può designare più di un amministratore globale, ma il primo diventa per impostazione predefinita l'amministratore della raccolta siti predefinito in SharePoint Online.

  • Amministratore della raccolta siti    Gli amministratori della raccolta siti hanno il controllo completo della raccolta siti di SharePoint Online. Hanno accesso al contenuto in tutti i siti secondari del sito del team. Possono aggiungere utenti al sito del team ed eseguire attività di amministrazione e controllo rilevanti per il sito. L'amministratore di una raccolta siti può aggiungere un altro amministratore della raccolta siti o modificare l'amministratore della raccolta siti tramite la pagina Impostazioni sito.

Per altre informazioni sulla gestione di utenti e autorizzazioni, vedere Pianificare la strategia di gestione delle autorizzazioni, Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint e Creare e gestire gruppi di SharePoint

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Pianificare l'uso delle caratteristiche delle raccolte siti

L'amministratore della raccolta siti per SharePoint Online ha la responsabilità di gestire le caratteristiche della raccolta siti. Le attività in questo contesto potrebbero includere l'attivazione o la disattivazione delle caratteristiche in base al piano di governance definito. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare o disabilitare le caratteristiche delle raccolte siti. Vedere anche Gestire il Cestino di una raccolta siti di SharePoint.

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Pianificare l'abilitazione di più lingue nei siti

L'amministratore della raccolta siti può decidere di abilitare la caratteristica MUI (Multiple Language User Interface) per consentire agli utenti di visualizzare i siti in lingue diverse da quella predefinita impostata per la raccolta siti.

Quando si abilita la caratteristica MUI, gli utenti potranno visualizzare gli elementi seguenti in un'altra lingua:

  • Titolo e descrizione del sito

  • Azioni e menu predefiniti di SharePoint

  • Colonne predefinite

  • Colonne personalizzate (elenco o sito)

  • Collegamenti della barra di spostamento

Per altre informazioni su MUI (Multiple Language User Interface), vedere Introduzione alle caratteristiche multilingue.

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