Piani contenuti in altri piani: progetti principali e sottoprogetti

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I progetti possono ottenere rapidamente la mano. Prima di saperlo, un semplice progetto di costruzione diventa un collage di progetti più piccoli, come la progettazione, lo scavo, il lavoro di base e il marketing. Per avere maggiore controllo sul progetto, è possibile creare progetti più piccoli in Project e quindi collegarli a un singolo file di progetto per mostrare il punto in cui si trovano nel progetto principale.

In questo articolo

Panoramica dei progetti Master

Usare i sottoprogetti in un progetto master

Come vengono influenzate le risorse quando si combinano i file

Altri modi per combinare i file

Panoramica dei progetti Master

Si pensi a un progetto principale come a una raccolta di progetti consolidati che mostrano una gerarchia tra più progetti correlati. I progetti inseriti in un progetto master sono denominati sottoprogetti.

Progetti consolidati

Callout 4 Quando si inserisce un sottoprogetto, una piccola icona di progetto lo distingue dalle attività di riepilogo che fanno parte del progetto master.

Callout 4 Nel progetto master i sottoprogetti vengono visualizzati come attività di riepilogo che è possibile organizzare facilmente in una struttura.

Callout 4 Fare clic sul segno più accanto a un sottoprogetto per espandere le attività del sottoprogetto per la visualizzazione.

icona del pulsante Ogni sottoprogetto rappresenta una fase diversa o un altro gruppo funzionale nel progetto principale.

Quando si inserisce un sottoprogetto nel progetto master, i due progetti sono collegati ed è possibile visualizzare tutte le informazioni del sottoprogetto dal progetto master.

Quando si aggiorna un sottoprogetto dal progetto master, quest'ultimo viene aggiornato anche nel file di origine. Se devi solo combinare i file per creare un report o stampare una visualizzazione delle informazioni di progetto combinato, puoi anche consolidarle temporaneamente in una visualizzazione.

La creazione di un progetto master e di sottoprogetti consente di suddividere un progetto di grandi dimensioni e di delegarne le parti alle persone necessarie. In termini di gestione dei progetti, l'assegnazione di sottoprogetti in questo modo dà la responsabilità a coloro che fanno il lavoro e soddisfano le autorità con responsabilità. In termini di progetto, la creazione di sottoprogetti in un progetto master consente ai Project Manager di accedere e controllare le parti della programmazione.

Per determinare se è consigliabile suddividere un progetto di grandi dimensioni in un progetto master e sottoprogetti, tenere presente quanto segue:

  • Il progetto è molto grande e dettagliato.    Se il progetto contiene più di qualche centinaio di attività, la suddivisione in sottoprogetti può semplificare la gestione. Se alcune parti del progetto contengono lavoro ripartito in modo più dettagliato rispetto ad altri, potrebbe essere utile rendere tali parti in sottoprogetti, per consentire alla maggior parte degli utenti di visualizzare solo una descrizione arrotolata del sottoprogetto, ma le parti interessate possono visualizzarla più dettagliatamente. UN singolo file è quasi sempre l'alternativa più veloce, ma la possibilità di concentrarsi solo su una parte del progetto potrebbe essere utile per il trade-off.

  • L'organizzazione non è centralizzata.    In un'organizzazione decentralizzata o distribuita, un progetto master e i sottoprogetti conferiscono ai lavoratori un maggiore controllo sul proprio lavoro rispetto a quello di un file di progetto centralizzato.

  • Si vuole aumentare l'efficacia dei metodi di pianificazione dell'organizzazione.    Se i responsabili di livello inferiore sono responsabili e si conoscono le attività necessarie per il progetto, è consigliabile consentire loro di pianificare il lavoro dei team e quindi consolidare i file di progetto in un progetto master. Se la pianificazione dall'alto verso il basso è la norma, è consigliabile riorganizzare il piano iniziale in sottoprogetti quando viene implementato in modo che singoli responsabili di progetto o team abbiano accesso e controllo sulle proprie pianificazioni.

  • Si lavora su più progetti.    I Project Manager possono avere un set di progetti che lavorano sempre, indipendentemente dal fatto che i progetti siano correlati o meno. Invece di aprirli uno alla volta, è possibile aprire tutti i sottoprogetti contemporaneamente quando si apre il progetto master. Questo approccio facilita anche la generazione di report su più progetti. Se i progetti sono interrelati, il Project Manager può creare relazioni tra attività tra le attività in progetti diversi. La creazione di dipendenze tra progetti rende più facile per i diversi Project Manager vedere come funzionano gli altri responsabili di progetto sulle loro pianificazioni.

  • Alcuni progetti sono subordinati ad altri.    È possibile riflettere accuratamente la gerarchia di più progetti inserendo diversi progetti in altri file. La struttura risultante dei sottoprogetti deve riflettere le priorità e le responsabilità dei membri del team, nonché le interrelazioni tra le attività in aree diverse e la scadenza complessiva.

  • Più persone possono modificare il progetto.    Idealmente, un file di progetto è di proprietà, gestito e modificato da un singolo Project Manager. Ma spesso un progetto fa parte di un programma più ampio che i responsabili di livello superiore possono avere la necessità di gestire. I membri del team di progetto possono mantenere lo stato attivo sul lavoro visualizzandolo come file separato e il responsabile del progetto che controlla il progetto master può coordinare la programmazione di ogni team di sottoprogetto.

    Può essere utile che le attività cardine del progetto master guidino tutte le attività cardine del team di ogni sottoprogetto per consentire la coordinazione delle pianificazioni per una scadenza. È possibile coordinare le attività cardine creando una dipendenza tra le pietre miliari o copiando e incollando le operazioni cardine dal progetto master a ogni sottoprogetto.

  • Il progetto include più parti interessate che si preoccupano di diversi elementi del progetto.    Quando gli utenti vogliono esaminare dettagli diversi, i Project Manager possono inserire tutti i file di progetto in un server e personalizzare visualizzazioni diverse per varie parti interessate. Lo stesso file di progetto può essere usato come sottoprogetto in diversi progetti master per personalizzare le informazioni visualizzate.

  • Si desidera che i sottoprogetti siano di sola lettura.    È possibile mantenere un ulteriore controllo sulle parti di un progetto spostando le attività in un sottoprogetto e limitando l'accesso alle persone chiave.

  • Si vuole analizzare il percorso critico per ogni fase oltre al progetto globale.    Ogni singolo progetto contiene un percorso critico. Il conSolidamento di più progetti in un unico progetto master consente di visualizzare facilmente l'immagine complessiva come più percorsi critici nel progetto master mantenendo i percorsi critici separati per ogni sottoprogetto.

Altre informazioni

Usare i sottoprogetti in un progetto master

Quando si inserisce un sottoprogetto in un progetto master, il sottoprogetto viene rappresentato come attività di riepilogo nell'elenco attività e viene visualizzato un indicatore di icona del progetto nel campo indicatori. Il sottoprogetto viene rientrato a livello di struttura della riga in cui è stato inserito, ma è possibile rientrare o annullare un rientro come si farebbe con qualsiasi altra attività. Poiché il sottoprogetto è rappresentato come attività di riepilogo, non è possibile modificarne le informazioni di riepilogo, ma si può espandere la struttura per visualizzare le attività del sottoprogetto e modificare le informazioni del progetto nel file di progetto master.

Nota: Qualsiasi formattazione applicata alle attività di riepilogo o alle barre di Gantt in un sottoprogetto non viene visualizzata nel progetto master. Le informazioni di formattazione sono archiviate in ogni file e devono essere applicate separatamente al progetto master.

Quando si salva il progetto master, le modifiche apportate al sottoprogetto vengono salvate anche nel file di origine del sottoprogetto. Se si vuole lavorare direttamente nel file di origine senza aprire il file di progetto master, le modifiche apportate al file di origine del sottoprogetto vengono aggiornate automaticamente nel file di progetto master.

Nota: Se non è più necessario impedire la sincronizzazione del progetto master e del sottoprogetto, è possibile scollegarli. Quindi, se vengono apportate modifiche al sottoprogetto o al progetto master, l'altro file rimarrà invariato.

Altre informazioni

Come vengono influenzate le risorse quando si combinano i file

Dopo aver consolidato i file in un file di progetto master, le risorse per entrambi i file rimarranno separate, così come le attività di un sottoprogetto rimarranno nel sottoprogetto. È possibile modificare le informazioni sulle risorse nel progetto master e le modifiche verranno replicate nel file di origine del sottoprogetto. È possibile visualizzare insieme tutte le risorse del progetto master e dei sottoprogetti nella visualizzazione elenco risorse, ma non è possibile assegnare una risorsa a un progetto diverso da quello sottoprogetto da cui proviene.

Nota: Se le stesse risorse vengono usate in più sottoprogetti, vengono visualizzati i nomi delle risorse duplicati perché le risorse non vengono combinate. Tuttavia, se si vogliono assegnare le risorse in sottoprogetti diversi e risolvere i nomi di risorse duplicati, è possibile combinarli in un pool di risorse e renderli disponibili per gli altri file.

Altri modi per combinare i file

Consolidare i file non correlati

Creare un'area di lavoro per i file di progetto

I progetti master e i sottoprogetti consentono di creare una gerarchia di progetti che riflettono la relazione tra di essi e, in alcuni casi, la struttura dell'organizzazione. Tuttavia, potresti avere altri motivi per consolidare i file di progetto. Ad esempio, è consigliabile combinarli temporaneamente per una breve revisione o per la stampa.

Consolidare i file non correlati

Usare i file consolidati se si hanno più file che si desidera combinare in una sola finestra, indipendentemente dal fatto che i file siano correlati. La combinazione di file non correlati in un progetto consolidato consente di visualizzare più facilmente le informazioni di più progetti in varie visualizzazioni e di stamparle. È possibile consolidare i file di progetto se è necessario tenere traccia di molti progetti in corso, ad esempio quando si sviluppano prodotti diversi allo stesso tempo. Per trovare e valutare le informazioni specifiche necessarie, è possibile ordinare e raggruppare i nomi dei prodotti, le scadenze del progetto e i responsabili. Ad esempio, è possibile stampare un Visualizzazione Diagramma di Gantt che include tutti i progetti.

Altre informazioni

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Creare un'area di lavoro

Un'alternativa al consolidamento dei progetti consiste nel creare un'area di lavoro contenente singoli file di progetto, ognuno aperto nella relativa finestra. Usare un'area di lavoro se si usano spesso gli stessi file di progetto e non si vuole consolidarli in un unico grande progetto.

Quando si aprono i file e quindi li si salva come area di lavoro, Project Salva i file e le impostazioni correnti in un singolo file dell'area di lavoro. Quando si apre il file dell'area di lavoro, si aprono tutti i file inclusi contemporaneamente. Ogni progetto ha un proprio pulsante sulla barra delle applicazioni, che consente di passare facilmente da un progetto a un altro.

Per creare un'area di lavoro, selezionare o aprire i file di progetto e quindi scegliere file >Salva area di lavoro.

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