Panoramica: verifica dell'avanzamento

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Anche se Microsoft Project rende più semplice il monitoraggio e il monitoraggio dello stato di programmazione, è possibile eseguire diversi passaggi per iniziare a monitorare lo stato di avanzamento del progetto.

Il monitoraggio del progetto può essere in genere suddiviso in revisione e monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto. Gli scostamenti dal piano originale (o dalla previsione) vengono identificati e gestiti per il mantenimento del progetto all'interno dell'ambito, puntuale e all'interno del preventivo.

Questo articolo è uno dei numerosi obiettivi di gestione del progetto nella Guida di orientamento di Project.

Esempi della gestione dei progetti...

Esempio uno: il responsabile di progetto accidentale   : è stata creata la pianificazione, tutti sono impegnati a lavorare sulle attività a cui sono stati assegnati e si presuppone che tutto sia in corso come previsto.

Questo è il primo errore. Nessun progetto va come previsto. Ci sono problemi e dovresti iniziare a cercarli ora invece che in seguito. Più a lungo aspetti per trovare problemi, peggiori i problemi.

Tenere presente quanto segue quando si monitora lo stato di avanzamento della pianificazione.

  • Creare una previsione per il progetto    Dopo aver creato la pianificazione, valutare la possibilità di creare una previsione. UNA previsione è simile a una versione del progetto che può essere usata per confrontare lo stato di avanzamento delle attività. La linea di base consente di eseguire un confronto tra la pianificazione originale e una versione successiva.

  • Raccolta manuale dei dati    Anche se il modo più semplice e veloce per raccogliere informazioni sullo stato del progetto consiste nell'usare Project Server, è consigliabile raccogliere queste informazioni manualmente.
    Ad esempio, potresti non avere installato Project Server o il tuo progetto potrebbe essere così piccolo da richiedere poco tempo per raccogliere i dati da solo.
    Quando si decide di raccogliere manualmente i dati di stato del progetto, tenere presente che è anche necessario immettere manualmente i dati nel piano del progetto.

  • Aspettarsi che la resistenza al monitoraggio formale dei dati di gestione del progetto sia normale. Fortunatamente, è possibile usare alcuni metodi per ridurre al minimo questo tipo di resistenza.

Ecco tre semplici passaggi che consentono di iniziare a monitorare la programmazione.

  1. Creare una previsione per il progetto. Fare clic sulla scheda progetto e quindi su Imposta previsione.

  2. Comunicare, comunicare, comunicare. Non è facile per gli utenti inviare lo stato del lavoro. I modi semplici per ottenere lo stato sarebbero durante le riunioni settimanali del team o altre riunioni di stand-up. La raccolta dello stato su base settimanale è ideale per la maggior parte dei progetti. Tuttavia, la raccolta dello stato più spesso della settimana può essere controproducente. È anche possibile impostare promemoria settimanali in Outlook 2010 per ricevere informazioni di stato di base dagli utenti ".

  3. Usare pianificazione team. La visualizzazione pianificazione team in Project è progettata per risolvere molti dei problemi relativi a chi sta eseguendo il proprio team. L'introduzione di questa visualizzazione in una riunione del team può contribuire ad accelerare il processo di raccolta delle informazioni sullo stato.

Esempio due: si è un Project Manager esperto   : è stato un Project Manager da molto tempo e si è usato un software di Project Manager complicato in passato. Ora ci si trova di fronte a un progetto che si sta sponsorizzando dice che necessita di un monitoraggio molto ravvicinato per mantenerlo all'interno del preventivo. Il monitoraggio delle persone è una cosa, ma il monitoraggio degli sviluppi e dei costi delle attività è un altro.

Inoltre, il tuo sponsor dice che vuole avere rapporti esecutivi mensilmente. Ora sei davvero preoccupato.

Ecco un elenco di ostacoli comuni per il monitoraggio e il rilevamento e le operazioni che è possibile eseguire.

Ostacolo

Soluzione possibile

Aspettarsi resistenza

La resistenza al rilevamento formale dei dati di gestione del progetto è normale. Fortunatamente, è possibile usare alcuni metodi per ridurre al minimo questo tipo di resistenza.

Messaggio di posta elettronica mancante

Ottenere informazioni sullo stato tramite posta elettronica è uno dei modi più semplici per monitorare il progetto. Tuttavia, i messaggi di posta elettronica possono essere persi. Puoi impostare promemoria settimanali in Outlook per ricordare ai membri del team di inviare regolarmente lo stato dell'attività.

Project Server

Se si usa Project Server per elaborare lo stato sul lavoro, pensare all'assunzione di un consulente per aiutare i membri del team con gli ostacoli della segnalazione del lavoro effettivo. UN consulente può anche aiutarti a superare le fasi spesso complesse del monitoraggio di un progetto, in particolare progetti di grandi dimensioni. Potrebbe essere utile un MVP del progetto (il più apprezzato professionista).

Fornitori

Assicurarsi che se si usano Fornitori contraenti per lavorare su un'attività nel progetto che stanno segnalando il lavoro su base settimanale. Un modo per eseguire questa operazione consiste nel richiedere questo passaggio nell'istruzione di lavoro (o in altri documenti del contratto) prima di portare il fornitore a bordo.

Il preventivo si spaventa

Il budgeting spaventa tutti. Informazioni sul valore dell'analisi del valore realizzato. Se hai impostato una previsione di progetto (che dovresti avere se sei un professionista esperto) e hai inserito i costi nella programmazione, il valore guadagnato è quello che ti serve per monitorare la programmazione.

Scorrimento degli ambiti

Lo scorrimento degli ambiti è spesso difficile da monitorare. Succede quando i requisiti di un risultato finale del progetto non vengono completamente compresi da tutti i membri del team. Un team di progettazione, ad esempio, può decidere che la funzionalità avanzata sia migliore per un prodotto senza dover verificare con il Project Manager di determinare se il costo dei miglioramenti è garantito in base agli obiettivi più grandi delle condizioni di mercato.

Esaminare lo stato di avanzamento delle attività prima della registrazione

Creazione o aggiornamento di una previsione o un piano provvisorio

Creare o aggiornare una previsione o un piano provvisorio in modo che in seguito sia possibile confrontare queste informazioni con la pianificazione aggiornata o la previsione più avanti nel progetto. Il salvataggio di un piano previsto consente di identificare e risolvere le discrepanze e pianificare in modo più accurato i progetti futuri simili.

Verifica dell'avanzamento della programmazione

Quando si tiene traccia dello stato di avanzamento del progetto, è possibile esaminare le differenze tra il lavoro pianificato, programmato e effettivo. In questo modo puoi valutare se il lavoro del progetto procede come previsto.

Verifica degli elementi che determinano la data di fine del progetto (percorso critico)

Testo

Uno dei primi passaggi dei progetti di monitoraggio è la modalità di modifica della data di fine del progetto quando le attività e i requisiti delle risorse cambiano.

Confrontare due versioni di un progetto (collegamento a come)

Potrebbe essere necessario creare o salvare le stime originali del progetto e i dati del progetto effettivi, che vengono confrontati per determinare lo stato di avanzamento.

Monitorare i carichi di lavoro con Team Planner

Testo

I Project Manager si sforzano di vedere in modo chiaro e rapido ciò che il team sta facendo in qualsiasi momento della programmazione del progetto. Usare team Planner per rispondere rapidamente ai singoli carichi di lavoro.

Visualizzare e tenere traccia dei fattori di programmazione

Usare l'Ispettore attività per vedere in che modo le modifiche apportate a un'attività incidono su altre attività. Quando si aggiorna lo stato di avanzamento delle attività, tenere presente questo tipo di modifiche.

Funzionamento della programmazione in Project

Informazioni sulla nuova funzionalità di pianificazione in Project 2010. Questo ti aiuterà a rispondere alle modifiche durante il monitoraggio del progetto.

Superare la resistenza al rilevamento

La resistenza organizzativa a tenere traccia dei dati di gestione del progetto è normale. Ecco alcuni metodi per gestire l'operazione.

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Monitorare l'avanzamento della programmazione

Aggiornamento del lavoro su un progetto

Man mano che il progetto progredisce, è possibile aggiornare il piano con le date di inizio e fine effettive, il lavoro effettivo, la durata effettiva e rimanente e la percentuale di completamento corrente e la percentuale di completamento del lavoro

Aggiornamento rapido delle attività completate

Informazioni su come aggiornare rapidamente le attività usando i controlli sulla barra multifunzione.

Analizzare le prestazioni del progetto tramite l'analisi dei costi realizzati

Un'analisi del costo realizzato indica la quantità di budget che deve essere stata spesa, in considerazione del lavoro svolto fino a questo momento e del prezzo previsto per l'attività, l'assegnazione o le risorse.

Salvare un progetto in Project Server

Dopo aver eseguito il monitoraggio del progetto, è possibile salvare una versione in Project Server oppure condividerla con i membri del team e altre parti interessate.

Creare report sullo stato di avanzamento del progetto

Testo

I report visivi consentono di visualizzare le informazioni di progetto graficamente usando tabelle pivot avanzate in Excel 2010 o diagrammi pivot in Visio 2010.

Tutte le novità di Project Web App

Per lo strumento definitivo per il monitoraggio del lavoro nell'organizzazione, vedere Project Server 2010 e il relativo compagno, Project Web App.

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