Creare documenti di Office accessibili

Utilizzo dei colori

Non fare mai affidamento solo sul colore per trasmettere informazioni, nel caso in cui i destinatari non riescano a vederli correttamente. Ad esempio, se è importante conoscere il colore esatto, si può citare il colore nell'etichetta dell'immagine.

Evitare di usare il colore blu chiaro, perché è il primo colore che causa problemi quando gli occhi invecchiano e perdono sensibilità.

Utilizzo dei suoni

Se si usano i suoni nei documenti, assicurare che le informazioni siano accessibili anche se non è possibile sentirli.

Per rendere i file video e audio accessibili, si possono aggiungere i sottotitoli al proprio documento. Rendono il documento accessibile per un pubblico più ampio, incluse le persone con disabilità dell'udito e quelle che parlano lingue diverse da quella del contenuto multimediale.

Testi alternativi mancanti negli elementi visivi

Se si usa un'utilità per la lettura dello schermo, il testo alternativo descrive gli elementi visivi agli utenti che non possono vederli. Applicare sempre testi alternativi efficaci a tutte le forme, le immagini, i grafici, le tabelle e gli oggetti SmartArt, per rendere il documento più accessibile. Per altre informazioni sull'uso appropriato del testo alternativo, vedere Testo alternativo.

Stile di scrittura troppo complesso

Se i destinatari non riescono a capire, la finalità del documento non è stata raggiunta.

Usare frasi brevi e strutture grammaticali semplici. Se il contenuto si presta a essere incluso in un elenco puntato, presentarlo in quel modo. Un elenco puntato è un modo molto semplice di accorciare le frasi.

Quando si devono fare scelte lessicali, scegliere sempre la parola più semplice disponibile invece di impressionare i destinatari con il proprio lessico.

Tabelle all'interno di documenti

Evitare di usare le tabelle nei documenti, se possibile, perché leggere il loro contenuto tramite uno strumento di lettura dello schermo può essere difficile. Se bisogna usare una tabella, progettarla attentamente in modo che sia il più semplice possibile. Usare sempre una intestazione per introdurre la tabella.

Se si creano tabelle con codice HTML per una pagina web, usare le tag appropriate per consentire all'utilità di lettura dello schermo o al lettore Braille di riprodurre le informazioni e i dati dell'intestazione della tabella nel contesto. Usare le tag <TH> per le intestazioni e <TD> per le celle con i dati. Infine, non dimenticare di inserire un riepilogo della tabella nella tag <table> per spiegare la finalità della tabella.

Layout di documenti basati su tabelle

I layout basati su tabelle sono molto popolari, specialmente nelle newsletter create in Word e Outlook. Creando tabelle con bordi invisibili, e mettendo gli articoli della newsletter nelle celle individuali, è possibile creare un documento con un aspetto suggestivo. Tuttavia, i lettori con problemi di accessibilità non saranno contenti. Non usare mai le tabelle come oggetti di impaginazione.

Quando si aprono documenti con layout basato su tabelle, i lettori dello schermo e Braille leggono le tabelle riga per riga, passando da una colonna all'altra: se la newsletter è progettata per essere letta dall'alto al basso, colonna per colonna, il lettore non funzionerà.

Tentare di impaginare i documenti senza usare le tabelle. Per spunti e una raccolta di modelli accessibili che si possono usare con applicazioni Office differenti, vedere Rendere più accessibili i modelli e Ottenere i modelli accessibili per Office. Se bisogna usare un layout basato su tabelle, assicurare che sia progettato per essere letto riga per riga, spostandosi da una colonna all'altra, e tentare di minimizzare il numero di pressioni del tasto TAB o di gesti di scorrimento richiesti per arrivare alla fine.

Navigazione e stato attivo dei documenti

L'utilità per la lettura dello schermo fa affidamento sul tasto TAB o sui gesti di scorrimento per lo spostamento nel documento. Ogni pressione del tasto TAB o gesto di scorrimento sposta lo stato attivo del documento alla sezione successiva, e consente all'utilità di leggere il contenuto di tale parte.

Per implementare la navigazione accessibile, assicurare che le sezioni del contenuto del documento siano state ordinate in modo logico. Ciò è particolarmente importante se il contenuto del documento è costituito da pezzi di testi e immagini separati collocati uno accanto all'altro o sopra all'altro, come nelle diapositive di PowerPoint. Se le sezioni non sono organizzate logicamente, l'utilità le leggerà nell'ordine sbagliato, rendendo difficile per gli utenti la comprensione del contenuto. Per collaudare la navigazione, attivare l'utilità di lettura dello schermo e spostarsi attraverso il documento premendo il tasto TAB oppure facendo un gesto di scorrimento a destra o a sinistra sullo schermo. Assicurarsi che lo stato attivo si sposti nel documento come previsto.