Outlook procedure consigliate: Scrivere messaggi di posta elettronica ottimali

Outlook procedure consigliate: Scrivere messaggi di posta elettronica ottimali

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Contenuto dell'articolo

Cosa fare

Cosa non fare

Come utilizzare le liste di distribuzione e gruppi (liste di distribuzione) di contatti

Come usare i commenti in linea

Quando usare la casella Ccn

Preparazione di ferie

Cosa fare

Le regole seguenti aiuta i messaggi di posta elettronica dall'aspetto professionale e migliorare la comunicazione.

  1. Leggere il messaggio prima di inviarlo.

  2. Semplificano l'oggetto descrittivo e azione. Ad esempio: "responsabili: inviare le date di riesame discussioni" contiene sia il nome del gruppo e un'azione in modo che i destinatari possono indicare rapidamente è necessaria una. Altri prefissi utile includono "per informazione:" e "Interventi."

  3. Se è richiesta, un'azione provincia cosa si desidera includere la riga dell'oggetto.

  4. Modificare l'oggetto del messaggio se l'argomento della conversazione cambia.

  5. Mantenere tutti i messaggi brevi e mirati.

  6. Organizzare il contenuto dei messaggi da più importante a quello meno.

  7. Valutare se formattare in grassetto le informazioni importanti.

  8. Inserire le azioni o le domande in righe distinte , in modo che possano risalto e accattivanti.

  9. Grassetto i nomi delle persone quando domande da porsi. Ad esempio: "Luca: che cos'è stato il project?" Se si usa Outlook 2016 con Office 365, si consiglia di utilizzare @Mentions.

  10. Limitare il numero di persone a cui si invia un messaggio a quelli che hanno l'esigenza di leggerlo.

    • Inserire le persone che hanno l'esigenza di essere informati nella riga Cc.

    • Inserire le persone che hanno l'esigenza di rispondere o intervenire sulla riga a.

  11. Usare un firma quando appropriato, ma mantenere la firma semplice, breve, professionale e se possibile priva di immagini.

  12. Se si desidera una risposta immediata, non inviare posta elettronica. Numero di telefono o inviare un messaggio istantaneo.

  13. Se si utilizza una conversazione di posta elettronica che contiene più di 10 messaggi senza una risoluzione, provare a chiamare o organizzando una riunione per illustrare il problema. Messaggio di posta elettronica non è sempre un utilizzo efficiente supporto per la risoluzione dei problemi avanzate.

  14. Confermare i messaggi che richiedono una risposta più ampia. Se si è occupati per rispondere con una risposta completa immediatamente, sfruttare il mittente che stanno attualmente valutando il problema e risponde tramite un certo tempo o Data. Contrassegna il messaggio dipromemoria per rispondere in un secondo momento.

  15. Utilizzare priorità alta ( Icona priorità alta in Outlook ) alta.

    Nota: Anche se è stata configurata una regola invia ritardato, contrassegnare un messaggio con Priorità alta causa la inviato immediatamente.

  16. Se si porre una domanda e sono disponibili diverse persone possono rispondere, scegliere sola persona invece di inviare la domanda a un gruppo.

Il tasto per scrivere messaggi di posta elettronica ottimale consiste nel siano comprensibili i destinatari. Per una visione più approfondita utilizzo della posta elettronica, vedere questo articolo.

Completamento: contrassegno al momento dell'invio

Quando si sta inviando un messaggio a qualcuno da cui è necessario ricevere una risposta, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Contrassegno per se stessi su Invia.

  2. Modificare il nome dell'attività di posta elettronica contrassegnato nella barra da fare per iniziare con Completa.

  3. Contrassegnarlo con la categoria @Waiting .

Eseguendo questi tre passaggi, è possibile sapere che l'azione successiva consiste nell'inviare un messaggio o cercare una risposta.

Suggerimento    Per inviare un messaggio per ricordare è spesso più efficace rispetto a quando si contrassegna il messaggio per il destinatario. Analogamente, quando si accetta di eseguire un'azione in un messaggio, contrassegnare il messaggio per se stessi in modo da avere un'attività della barra da fare per ricordare.

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Cosa non fare

  1. Non usare elementi decorativi.

  2. Non includere il proprio manager in tutti i messaggi inviati.

  3. Non inviare un messaggio quando ci si trova arrabbiati. Migliore per scrivere, salvarla nella cartella Bozze e tornare a essa in un secondo momento.

  4. Non aspettarsi una risposta rapida quando si inviano messaggi lunghi (più di due paragrafi).

  5. Non inviare un messaggio follow-up minori di un giorno dopo il primo messaggio. Se non si sente di nuovo in modo tempestivo, provare a usare il telefono o messaggistica istantanea.

  6. Non utilizzare lettura entrate o le conferme di recapito in tutti i messaggi inviati. Utilizzarli solo se non si è certi che i destinatari ricevono il messaggio.

  7. Non allegare contrassegni o priorità alta Icona priorità alta in Outlook a tutti i messaggi inviati. I destinatari verranno spiegato come ignorarli.

  8. Non usare tutte maiuscole.

  9. Non inviare allegati, invece di inviare collegamenti.

  10. Non è possibile espandere liste di distribuzione o gruppi di contatti. Espansione liste di distribuzione più difficili da leggere i messaggi e consente di passare in cartelle della posta errato.

  11. Non usare parte il sarcasmo. L'umorismo può essere componenti.

  12. Non scrivere qualcosa voler tutti gli utenti della società da leggere. È possibile sapere mai nel punto in cui il messaggio di posta elettronica potrebbe ottenere rapidamente.

  13. Non usare tipi di carattere in corsivo o altamente artistici che risultano difficili da leggere.

  14. Non usare caratteri in rosso, perché sono difficili da leggere e possono essere interpretati come una critica.

  15. Non inviare una risposta a tutti a una lista di distribuzione o contattare per richiedere la rimozione. Mai.

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Regole per i gruppi di contatti e le liste di distribuzione (liste di distribuzione)

  • Se si sta rispondendo a un gruppo di contatti di grandi dimensioni, seguire tutte le e-mail Dos e gli errori.

  • Se si desiderano maggiori informazioni da una persona o è analizza separatamente il problema, rispondere alla lista di distribuzione intero per consentire a tutti gli utenti fonti di informazioni che si sta rispondendo e quindi rispondere ai singoli separatamente. Assicurarsi di rispondere alla lista di distribuzione dopo che il problema viene risolto con la risoluzione. In questo modo consente la risoluzione di un riferimento da altre persone della lista di distribuzione.

Come reindirizzare messaggi ad altri utenti

Se si riceve un messaggio a una lista di distribuzione che si è membri e il messaggio deve essere fornito da un altro utente o un'altra lista di distribuzione, eseguire le operazioni seguenti:

  1. È possibile rispondere con l'utente nella riga a o la lista di distribuzione corretta.

  2. Risposte a lista di distribuzione corretto o persona.

  3. Non inserire la lista di distribuzione originale nella riga Ccn perché il messaggio non verranno filtrato dalle regole di altre persone. Nella riga a o Cc, lasciare la lista di distribuzione.

Come richiedere la rimozione da una lista di distribuzione

Se si riceve posta elettronica da una lista di distribuzione che si vuole essere acceso, inviare un messaggio all'amministratore di rete o al proprietario della lista di distribuzione e chiedere di essere rimosso. Non rispondere alla lista di distribuzione intera. Per individuare il proprietario dell'elenco DL, fare doppio clic sul nome dell'elenco distribuzione.

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Come usare i commenti all'interno del testo

Aggiunta di commenti in linea di posta elettronica si ricevono è utile per rispondere a domande e rispondere direttamente ai problemi. È considerata buona norma eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel messaggio indicare che sono presenti commenti all'interno del testo. Ad esempio, includere la frase "Vedi i commenti aggiuntivi di seguito".

  2. Differenziare il proprio testo dal messaggio originale. Alcuni suggerimenti includono:

    • Modificare il colore del carattere

    • Anteporre il nome o le proprie iniziali tra parentesi quadre, ad esempio [Melissa], [MM]

    • Modificare il tipo di carattere in corsivo, grassetto o entrambi

  3. Non eliminare alcuna che non scrivere.

Esempio di commento preceduto dal nome del mittente
La figura 1 esempio di commento incorporato in un messaggio di Outlook

La figura 1 esempio di commento incorporato in un messaggio di Outlook

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Quando usare la casella Ccn

Usare la caratteristica Ccn per rimuovere utenti da una conversazione di posta elettronica quando si ritiene che non siano più necessari messaggio di posta elettronica aggiuntivo o se l'argomento della conversazione è cambiato.

Ad esempio, se si è uno dei cinque persone che ricevono una domanda e si vuole rispondere, spostare le altre quattro persone in Ccn a linee e stato simile al "Bcc'ing Fausto, Jeff, James e Valeria. Ecco la risposta..." I messaggi futuri sarà quindi tra solo il mittente e del mittente originale.

Non utilizzare Ccn per informare terze parti (ad esempio il manager) un messaggio riservato. Il destinatario Ccn non può realizzare che lui ha ricevuto un Ccn e può rispondere a tutti gli utenti, esposizione che lui ricevuto Ccn. Questa operazione può essere accompagnato come comportamento maialino da parte dell'utente.

Invece di usare Ccn per informare una terza parte di un problema, inoltrare il messaggio dopo averlo inviato.

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Preparazione di ferie

Se si usa Outlook con Office 365, Outlook.com, Hotmail.com o Live.com o un account di Microsoft Exchange, è possibile impostare un messaggio fuori sede per persone interne all'organizzazione di comunicare che si è fuori sede.

Si consiglia, seguire i consigli riportati in aggiungere i calendari di Outlook dei colleghi periodo di assenza.

Se si o l'amministratore ha creato un calendario condiviso ferie, assicurarsi di inserire post sono le vacanze. Se tutti gli utenti Usa il calendario condiviso, non è necessario inviare una convocazione di riunione separata per comunicare tutti gli utenti che si è fuori sede, come l'articolo menzionato suggerisce, ma un messaggio di posta elettronica può essere utilizzato come un buon promemoria.

Informazioni sull'autore

Patricia Eddy è l'autore di contenuto cliente potenziale per Outlook. Patricia Eddy è l'autore contenuto cliente potenziale per il Desktop di Outlook. È un ex MVP di Outlook e l'autore di alcuni libri su molto vecchie versioni di Outlook. Anna risiede Seattle nel punto in cui ha piace di lettura e la riproduzione di chitarra.

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