Ordinare record in base a un ordinamento personalizzato

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In alcuni casi è possibile ordinare i dati, non per ordine alfabetico o numerico, ma per ordine definito dall'utente (detto anche ordine logico o personalizzato). Ad esempio, ordinare i giorni della settimana in modo che il lunedì venga visualizzato per primo ha più senso dell'ordinamento in ordine alfabetico, dove viene visualizzato per primo venerdì. È possibile ordinare i dati nella visualizzazione foglio dati di una tabella o di una query oppure nella visualizzazione maschera di un modulo.

Per saperne di più

Ordinare un numero limitato di valori di campo univoci

Ordinare un numero elevato di valori di campo univoci

Ordinare un numero limitato di valori di campo univoci

In questa procedura verrà scritta un'espressione che usa la funzione IIf per classificare i titoli dei dipendenti.

Prima di tutto, crea una tabella che contiene tre campi: titolo, nome e cognome. Nel campo Titolo immettere i valori seguenti per quattro nuovi record:

  • CoOrdinatore vendite interno

  • Sales Manager

  • Rappresentante commerciale

  • Vice President, Sales

Nei campi nome e cognome dei quattro record immettere i nomi desiderati.

  1. Aprire ora la tabella in visualizzazione foglio dati.

  2. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Avanzate, quindi scegliere Ordinamento/filtro avanzato nel menu di scelta rapida.

  3. Aggiungere i campi desiderati, ad esempio nome, cognome e titolo, alla griglia.

  4. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga del campo nella prima colonna vuota, fare clic su Zoome quindi digitare l'espressione seguente:

    IIf ([Title] = "Vice President, Sales", 1, IIf ([title] = "Sales Manager", 2, IIf ([title] = "Sales Representative", 3, IIf ([title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5) )))

    Title è il nome del campo che contiene i valori che vengono classificati. I valori racchiusi tra virgolette sono i singoli valori archiviati nel campo. Il valore numerico seguente è il rango assegnato. L'espressione precedente assegna i ranghi da 1 a 4 a quattro titoli diversi e assegna il rango 5 a tutti gli altri. Quando si esegue l'ordinamento, i titoli non menzionati in questa espressione vengono assegnati allo stesso rango (5).

  5. Nella riga ordinamento per la colonna che contiene l'espressione fare clic su crescente.

  6. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Attiva/disattiva filtro.

    La funzione IIf restituisce il valore numerico corrispondente al valore nel campo title. Ad esempio, se il valore nel campo titolo è Sales Manager, il numero assegnato è 2. Se è presente un valore nel campo titolo non elencato come argomento nella funzione, ad esempio coOrdinatore distrettuale , viene assegnato il numero 5. La query ordina quindi questi numeri in ordine crescente.

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Ordinare un numero elevato di valori di campo univoci

Se si dispone di un numero elevato di valori da classificare, un modo migliore per ordinare i dati consiste nel creare una tabella di ricerca.

Supponiamo che la tabella Employees faccia riferimento a più di 50 titoli diversi. Prima di tutto è necessario creare una tabella di ricerca e preparare la tabella esistente per cercare la nuova tabella. È quindi possibile collegare le due tabelle e creare una query.

Creare una tabella di ricerca e modificare la tabella esistente

  1. Creare una nuova tabella di ricerca in cui verranno archiviati i titoli. Assegnare un nome alla tabella tblQualifichee impostare i campi per i tipi di dati indicati tra parentesi, come illustrato nella tabella seguente:

    IDQualifica
    (numerazione automatica)

    Titolo
    (testo)

    1

    Vice President, Sales

    2

    Sales Manager

    3

    Rappresentante commerciale

    4

    CoOrdinatore vendite interno

  2. Imposta il campo IDQualifica come chiave primaria.

  3. Modificare la tabella Employee in modo da cercare la tabella tblQualifiche.

    • In visualizzazione struttura modificare il nome del campo del titolo in IDQualifica.

    • Nella colonna tipo di dati modificare il tipo di dati in numero.

  4. Nella scheda generale , in Proprietà campo, modificare le dimensioni dei campi in intero lungo.

  5. Salvare la tabella e ignorare l'avviso relativo alla perdita di dati.

  6. Passare alla visualizzazione foglio dati.

  7. Popolare la colonna titles con il valore IDQualifica che corrisponde al valore title.

    Ad esempio, per i record in cui il valore del titolo è Sales Manager, digitare 2. Per rappresentante commerciale, digitare 3.

  8. Salvare e chiudere la tabella.

Correlare le due tabelle

  1. Nel gruppo Relazioni della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni.

  2. Nel gruppo relazioni della scheda progettazione fare clic su Mostra tabella.

  3. Selezionare tblQualifiche e dipendentie fare clic su Aggiungi per aggiungerli alla finestra relazioni. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

  4. Trascinare il campo IDQualifica dalla tabella tblQualifiche al campo IDQualifica nella tabella dipendenti.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica relazioni .

  5. Verificare che i nomi dei campi visualizzati nelle due colonne siano entrambi IDQualificae che la casella tipo di relazione visualizzi uno-a-molti. Se necessario, è possibile modificare i nomi dei campi.

  6. Selezionare la casella di controllo Applica integrità referenziale.

  7. Fare clic su Crea per creare la relazione.

    La finestra di dialogo Modifica relazioni si chiude e salva le modifiche.

  8. Chiudere la scheda relazioni .

Creare una query

  1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

  2. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare clic sulla scheda tabelle , fare doppio clic su dipendentie quindi fare doppio clic su tblQualifiche.

  3. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

  4. Aggiungere i campi EmployeeID, LastName e FirstName dalla tabella Employees e il campo title della tabella tblQualifiche alla griglia di struttura della query.

  5. Passare alla visualizzazione foglio dati.

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