Ordinare e filtrare i dati per una stampa unione

Ordinare e filtrare i dati per una stampa unione

È possibile usare la stampa unione per creare e inviare posta in massa e per creare buste ed etichette. La lista di distribuzione è l'origine dati della stampa unione. Word recupera le informazioni dalla lista di distribuzione e le inserisce nel documento di stampa unione.

Modificare la lista di distribuzione

La stampa unione consente di ordinare e filtrare i dati della lista di distribuzione in modo da selezionare solo i record che servono.

  1. Se necessario, aprire il documento di stampa unione.

  2. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere scegliere Modifica elenco destinatari.

    Nella procedura di stampa unione di Word scegliere Modifica elenco destinatari nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere.

    Suggerimento: Se l'opzione Modifica elenco destinatari non è disponibile,scegliere Seleziona destinatari e connettere il documento all'elenco di indirizzi che si vuole usare.

  3. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione selezionare la casella di controllo accanto a ogni destinatario di cui si vuole includere il record nella stampa unione.

    Per ogni riga selezionare la casella di controllo del destinatario da includere.

    Suggerimento: Per raggruppare righe o limitare la visualizzazione a determinate righe, ordinare o filtrare la lista di distribuzione.

Altre opzioni

La finestra di dialogo Destinatari Stampa unione contiene opzioni per perfezionare l'elenco destinatari. Quelle usate più spesso sono l'ordinamento e il filtro dell'elenco per trovare più facilmente nomi e indirizzi. Per informazioni dettagliate, vedere le sezioni "Ordinare l'elenco destinatari" e "Filtrare l'elenco destinatari" di seguito.

In un documento di stampa unione di Word scegliere Modifica destinatari e quindi nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione selezionare un'opzione in Perfezionamento elenco destinatari.

Ordinare l'elenco destinatari

È possibile ordinare l'elenco destinatari in diversi modi. La procedura seguente ne è un esempio.

  1. In Perfezionamento elenco destinatari scegliere Ordina per aprire la finestra di dialogo Filtra e ordina.

  2. Nella scheda Ordina record selezionare la freccia dell'elenco a discesa Ordina per, selezionare il nome della colonna nella lista di distribuzione di Excel in base alla quale eseguire l'ordinamento, e quindi selezionare Crescente o Decrescente.

    Nella procedura di stampa unione di Word scegliere Modifica elenco destinatari e quindi selezionare Ordina in Perfezionamento elenco destinatari.

  3. (Facoltativo) Selezionare la freccia dell'elenco a discesa Quindi per, selezionare il nome di una seconda colonna in base alla quale eseguire l'ordinamento e quindi selezionare Crescente o Decrescente.

  4. (Facoltativo) Ripetere il passaggio 3 se occorre aggiungere il nome di un'altra colonna in base a cui ordinare i dati.

  5. Scegliere OK per vedere i risultati dell'ordinamento.

    Risultati dell'ordinamento di un elenco destinatari nella procedura di stampa unione di Word.

    Nota: L'elenco destinatari è ora in ordine alfabetico crescente.

Filtrare l'elenco destinatari

È possibile filtrare la lista di distribuzione in modo da visualizzare solo i destinatari da includere nella stampa unione. Il filtro, ad esempio, potrebbe restituire i record relativi a persone che abitano in una determinata città o ad articoli di magazzino con un prezzo specifico.

La procedura seguente definisce le condizioni da usare per filtrare la lista di distribuzione. L'operazione di filtro usa criteri semplici (espressioni) basati sul modo in cui si vuole valutare l'esistenza dei dati definiti dall'utente.

  1. In Perfezionamento elenco destinatari scegliere Filtra per aprire la finestra di dialogo Filtra e ordina.

  2. Nella scheda Filtra record selezionare la freccia dell'elenco a discesa Campo e quindi selezionare il nome della colonna nella lista di distribuzione di Excel che si vuole usare come filtro di primo livello.

    Nota: La scheda Filtra record è formattata come un modulo con quattro colonne. Da sinistra a destra, le colonne sono condizione, campo, operatore di confronto e criteri di corrispondenza definiti dall'utente.

  3. Selezionare la freccia dell'elenco a discesa Confronto e quindi selezionare Uguale a o un'altra opzione di confronto.

  4. Nella casella Valore digitare i dati a cui deve corrispondere la selezione nella casella Campo.

  5. (Facoltativo) Per aggiungere un filtro di secondo livello, nella colonna all'estrema sinistra eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Scegliere E per assicurarsi che entrambe le condizioni del filtro siano soddisfatte e quindi ripetere i passaggi da 2 a 4.

      oppure

    • Scegliere O per assicurarsi che una delle condizioni del filtro sia soddisfatta e quindi ripetere i passaggi da 2 a 4.

    Nella procedura di stampa unione di Word scegliere Modifica elenco destinatari e quindi selezionare Filtra in Perfezionamento elenco destinatari.

  6. Ripetere il passaggio 5 in base alle esigenze.

  7. Al termine scegliere OK per visualizzare i risultati dei record filtrati.

    Risultati dell'applicazione di un filtro a un elenco destinatari nella procedura di stampa unione di Word.

Trovare un destinatario

È possibile eseguire una ricerca nella lista di distribuzione per trovare un destinatario o un gruppo di destinatari che hanno un attributo in comune, ad esempio un cognome, un codice postale o un numero di iscrizione.

  1. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione scegliere Trova destinatario in Perfezionamento elenco destinatari.

  2. Nella casella Trova della finestra di dialogo Trova voce digitare il nome dell'attributo che si vuole cercare nella lista di distribuzione.

    Digitare un nome nella finestra di dialogo Trova voce per trovare un destinatario.

  3. Per Cerca in eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Accettare l'impostazione predefinita Tutti i campi.

      oppure

    • Scegliere Campo selezionato e quindi nell'elenco a discesa selezionare il nome della colonna in cui cercare.

  4. Scegliere Trova successivo.

    Nota: Se viene trovata una corrispondenza con il termine di ricerca, la voce nella lista di distribuzione viene evidenziata. Scegliere di nuovo Trova successivo e, se esiste un'altra corrispondenza, anche questa verrà evidenziata.

Vedere anche

Guardare Stampa unione a livello avanzato, un video di formazione gratuito che spiega come ordinare e filtrare i campi di stampa unione, personalizzare la stampa unione con messaggi differenti e inserire campi unione personalizzati.

In alcuni casi, potrebbe non essere necessario usare tutte le informazioni dell'elenco di destinatari stampa unione. È possibile selezionare solo alcune delle persone nell'elenco, nonché ordinare e filtrare i dati, in modo da includere nella stampa unione solo gli elementi desiderati.

Ordinare e filtrare l’elenco di stampa unione

  1. Aprire il documento di stampa unione, se non è già aperto.

  2. Fare clic su Corrispondenza > Modifica destinatari.

    Fare clic per modificare l'elenco destinatari

    Se il comando Modifica elenco destinatari è disattivato, fare clic su Seleziona destinatari e connettere il documento all'elenco di indirizzi che si vuole usare.

  3. In Modifica voci elenco, per aggiungere o rimuovere utenti nell'elenco, fare clic sul segno più (+) per aggiungere una persona o sul segno meno (-) per rimuovere una persona dall'elenco.

    Fare clic sul segno più o sul segno meno per aggiungere o rimuovere persone dall'elenco.

  4. Dopo aver selezionato le persone desiderate nell'elenco, fare clic su OK.

Ordinare l'elenco per trovare i gruppi

È possibile ordinare l’elenco dei destinatari per raggruppare le informazioni in un determinato modo. Se ad esempio si vuole inviare un messaggio di posta elettronica solo alle persone che vivono in determinate città, eseguire l'ordinamento in base alla città per raggruppare tutte le persone che vivono nella stessa città. In questo modo è più semplice selezionarle quando si avvia l'unione.

  1. Fare clic su Corrispondenza > Filtra destinatari.

  2. Fare clic su Ordina record > Ordina per e selezionare il nome del campo in base al quale si desidera ordinare.

    Fare clic su Ordina record per ordinare gli elementi nella stampa unione

    Per eseguire l'ordinamento in base a più campi, ad esempio in base allo stato e quindi in base alla città, fare clic su Poi per e quindi selezionare gli altri campi in base ai quali si desidera ordinare.

    Fare clic per ordinare in base a più campi

  3. Quando tutti i campi sono ordinati secondo in criterio desiderato, fare clic su OK.

Filtrare l'elenco per visualizzare solo le righe che si desidera includere

È possibile filtrare l'elenco in modo da visualizzare solo le persone o gli elementi che si vuole includere nell'unione, ad esempio solo le persone che vivono in una determinata città o gli articoli di magazzino a un prezzo specifico.

  1. Fare clic su Corrispondenza > Filtra destinatari.

    Fare clic per filtrare l'elenco di Stampa unione

  2. In Filtra record, fare clic sulla freccia accanto alla casella Campo e quindi sulla colonna in base alla quale si desidera filtrare, ad esempio Titolo o Cognome.

    Fare clic sul campo in base a cui filtrare.

  3. Fare clic su Confronto e quindi sul tipo di confronto che si desidera creare.

    Fare clic sulle opzioni di confronto da impostare

  4. Nella casella Valore digitare il valore per il filtro. Se ad esempio si seleziona Città nell'elenco Campo, digitare il nome della città.

  5. Fare clic su E o su O e quindi aggiungere un'altra condizione al filtro. Per ottenere ad esempio i risultati per due città, fare clic su O, su Città nell'elenco Campo, su Uguale a e quindi digitare il nome della seconda città.

  6. Fare clic su OK.

Ora si è pronti per inserire i campi di stampa unione nel documento usato per la stampa unione elettronica o per la stampa unione in Word per Mac. Per altre informazioni, vedere Inserimento di campi di stampa unione.

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