Obiettivo: Stimare la durata delle attività

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Uno degli aspetti migliori dell'uso di Microsoft Office Project 2007 è la possibilità di calcolare una programmazione realistica, spesso basata solo sulle durate delle attività e sulle dipendenze delle attività immesse. Certo, potresti avere altri controlli di pianificazione, ad esempio date di inizio e fine e calendari, ma questi sono l'eccezione, non la regola. Dato che la precisione di una programmazione si basa su una durata molto accurata, è necessario spendere un po' di intelligenza per sviluppare le durate.

Suggerimento: Questo articolo fa parte di una serie di articoli nella mappa del progetto che descrivono un ampio set di attività di gestione dei progetti. Chiamiamo questi "obiettivi" delle attività perché organizzati attorno al ciclo di vita della gestione del progetto: creare un piano, tenere traccia e gestire un progetto e chiudere un progetto.

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Primo piano di un orologio al polso di un uomo

Numero 1 Iniziare con una ricerca di base     Le informazioni che consentono di stimare il tempo necessario per il completamento di determinate attività possono provenire da diverse origini. 

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Trovare le origini per le stime di durata

  • Esperienza personale     Disegnare sul proprio sfondo dalle ore in cui sono state eseguite attività simili in questo o in altri progetti.

  • Esperienza dei membri del team     Consulta le risorse che sono state responsabili di determinati tipi di attività. Se si dispone già di un team, è necessario che i membri sviluppino le proprie durate per le attività assegnate in questo progetto. Ciò può fungere da impegno da coloro che hanno il compito di completare le attività.

  • Progetti precedenti     Rivedere i progetti creati e rilevati dall'utente o da altri responsabili di progetto. Le durate effettive registrate possono essere particolarmente utili.

  • Standard e benchmark del settore     Trovare informazioni sulle durate delle attività pertinenti per il proprio settore. In libri, diari e sul Web è possibile trovare elenchi di attività con durata consigliata e altre metriche. Le organizzazioni professionali per il tuo settore sono anche una buona posizione per trovare queste informazioni.

Suggerimento: È consigliabile iniziare in piccolo creando un progetto suddiviso in piccoli blocchi di lavoro (attività) che possono essere completati in un mese. Quando il valore del mese di attività è completo, iniziare il lavoro di un altro mese. Questa è la tecnica utilizzata dal metodo agile della gestione dei progetti per ridurre il margine di errore nelle durate delle attività, fornendo un rapido feedback sull'integrità di un progetto.

Creare un buffer temporale nel progetto

Poiché non è possibile prevedere ogni problema che potrebbe ritardare le attività, anche le durate più accurate richiedono una piccola "sala wiggle". In questo articolo viene fornita una misura della gestione dei rischi per il progetto. Esistono diversi modi per creare un buffer temporale nel progetto:

  • Aggiungere una percentuale a ogni durata     Se si ritiene che un'attività impiegare realisticamente 40 ore per completare l'operazione, l'aggiunta di un buffer 5% lo modifica in 42 ore. UN buffer del 10% lo modifica in 44 ore. Il tempo aggiuntivo è incorporato nella programmazione, in caso sia necessario. Se non è necessario, questo buffer può consentire l'avvio delle attività successore in precedenza.

  • Aggiungere un'attività di buffer     Aggiungere un modesto "Task buffer" a tutte le fasi principali del progetto o un'attività di buffer considerevole per il progetto nel suo complesso. Se si ritiene che sia necessario un giorno aggiuntivo per un'attività che sta slittando, è possibile rimuovere l'attività del buffer e aggiungerne il tempo all'attività slitta. La data di fine complessiva per la fase o il progetto rimane invariata.

numero 2 Creare un'attività cardine     Quando si vuole identificare un evento significativo nella pianificazione, ad esempio il completamento di una fase, creare un'attività cardine nel progetto. 

Numero 3 Stima durate     È possibile modellare un progetto usando scenari ottimale e casi peggiori per stimare accuratamente le durate per la pianificazione e simulare i futuri carichi di risorse e il loro effetto sulle sequenze temporali del progetto. 

Numero 4 Immettere una durata     Dopo aver stabilito quanto tempo ci vuole per completare un'attività, è il momento di immettere una durata. Immettere una durata stimata se non si è ancora sicuri di quanto tempo dovrà completare un'attività. 

Numero 5 Interrompere il lavoro per un'attività     Se due attività si verificano simultaneamente, è possibile sospendere il lavoro sull'attività che inizia prima, iniziare la seconda attività e quindi ricominciare a lavorare sulla prima operazione al termine della seconda. 

  • Interrompere il lavoro per un'attività suddividendo un'attività.

Numero 6 Creare un calendario     Per identificare i tempi lavorativi e non lavorativi per un'attività specifica, creare un calendario. Ad esempio, un pezzo di macchinari necessario per completare un'attività può essere disponibile solo in determinati giorni della settimana. È possibile identificare l'orario di lavoro in un calendario delle attività e l'attività viene programmata di conseguenza. 

numero 7 Assegnare un calendario a un'attività     Dopo aver creato un calendario delle attività, è possibile applicarlo all'attività o alle attività per cui è stata creata. 

Numero 8 Aggiungere informazioni di supporto su un'attività     Aggiungere altre informazioni su un'attività in forma di note, documenti e collegamenti a pagine Web. 

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