Obiettivo: Risolvere i problemi di assegnazione delle risorse

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Per ottenere prestazioni e risultati ottimali dalle risorse, è necessario gestire i relativi carichi di lavoro e correggere le sovrassegnazioni e le sottoassegnazioni. Se si modificano le assegnazioni delle risorse, controllare l'effetto di queste modifiche sulla programmazione complessiva per avere la certezza che i risultati corrispondano agli obiettivi del progetto.

Suggerimento: Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto, in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Tecnico che utilizza un'apparecchiatura

Numero 1 Risolvere le sovrassegnazioni delle risorse     Quando a una risorsa viene assegnata una quantità eccessiva di lavoro in un dato periodo, il modo più efficace di riassegnare o riprogrammare il lavoro consiste nell'esaminare tutti i dettagli pertinenti e stabilire quale compromesso adottare.

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  • Ritardare un'attività modificando il relativo tempo di ritardo o di anticipo quando a una risorsa sono state assegnate più attività di quante possano essere completate in un determinato periodo di tempo. Il modo più semplice per correggere le sovrassegnazioni consiste nel ritardo un'attività, idealmente un'attività con una priorità inferiore rispetto alle altre. L'aggiunta di un ritardo minore o uguale alla quantità di margine di flessibilità dell'attività, non influirà sulla data di fine del progetto.

  • Sostituire le risorse in un progetto automaticamente tramite la Sostituzione guidata risorse per cercare risorse specifiche in base alle competenze richieste per le attività nel progetto, alle competenze delle risorse nel pool di risorse dell'organizzazione e alla disponibilità di quelle risorse.

  • Controllare la disponibilità delle risorse in un progetto per aumentare la quantità di tempo in cui una risorsa può lavorare. Spesso il solo modo per completare tutto il lavoro assegnato nel corso di un progetto consiste nell'estendere le date in cui la risorsa è disponibile o specificare la disponibilità di unità aggiuntive. Il controllo della disponibilità delle risorse è un metodo efficace per risolvere le sovrassegnazioni croniche in un determinato periodo di tempo.

  • Individuare una risorsa con tempo disponibile mediante il filtro di un elenco di risorse dell'organizzazione in base a competenze e disponibilità.

  • Sospendere lo svolgimento di un'attività in modo che una parte del lavoro venga iniziata in un momento successivo della programmazione. Se tuttavia il lavoro può essere suddiviso in modo equo tra le risorse, assegnare semplicemente un'altra risorsa all'attività. Microsoft Office Project 2007 assegnerà automaticamente quote uguali del lavoro a ogni risorsa.

  • Diminuire la durata delle attività per ridurre gli obiettivi di un'attività. È possibile diminuire la durata di un'attività, se non è stato immesso lavoro effettivo, per ridurre la quantità del lavoro che la risorsa a cui è assegnato dovrà svolgere per completarla. Se è stato registrato lavoro effettivo, sarà necessario ridurre manualmente il lavoro rimanente rimanente per l'attività.

  • Assegnare una risorsa aggiuntiva per dividere il lavoro per un'attività tra una risorsa già assegnata all'attività e una o più risorse aggiuntive.

  • Sostituire un'assegnazione di risorsa con una diversa in modo migliore per completare l'attività entro i tempi (ad esempio, più veloce e i dispositivi più grandi o a un utente con l'ora non è più disponibile).

  • Rimuovere l'assegnazione di una risorsa da una risorsa sovrassegnata.

Numero 2 Risolvere le sovrassegnazioni delle risorse tramite il livellamento   Project 2007 consente di livellare automaticamente il carico di lavoro delle risorse sovrassegnate ritardando o dividendo le attività finché la risorsa non sarà più sovrassegnata.

Numero 3 Risolvere le sottoassegnazioni delle risorse     Per mantenere l'avanzamento delle attività, è necessario assicurarsi che le risorse siano assegnate al lavoro in modo coerente nell'intero progetto e non siano sottoutilizzate quando è richiesto il lavoro.

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  • Controllare la disponibilità delle risorse in un progetto per diminuire la quantità di lavoro per una risorsa. Se non è necessario utilizzare una risorsa secondo quanto è stato pianificato, è possibile limitarne la disponibilità e ridurre i costi del progetto riducendo gli orari di lavoro della risorsa stessa, abbreviando le date in cui la risorsa è disponibile e specificando meno unità disponibili per l'intero progetto.

  • Modificare la durata delle attività se gli obiettivi globali di un'attività sono aumentati. È possibile aumentare la durata di un'attività, se non è stato immesso lavoro effettivo, per modificare la quantità del lavoro che dovrà essere svolto dalla risorsa assegnata per completare l'attività. Se è stato registrato lavoro effettivo, sarà necessario immettere manualmente il lavoro rimanente per l'attività.

  • Assegnare una risorsa a un'altra attività per aumentare il carico di lavoro di una risorsa.

  • Sostituire un'assegnazione di risorsa con una risorsa sottoassegnata a più equamente distribuire il lavoro tra i membri del team.

  • Rimuovere l'assegnazione di una risorsa per una risorsa sottoassegnata, in modo che abbia più tempo disponibile per essere assegnata ad attività più estese.

Numero 4 Valutare i risultati dell'adeguamento delle risorse     Dopo il livellamento della programmazione e la correzione di eventuali sovrassegnazioni e sottoassegnazioni, si consiglia di esaminare la programmazione per assicurarsi che siano ancora rispettati i limiti del preventivo e la data di fine del progetto e di eventuali progetti correlati.

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  • Verificare il carico di lavoro delle risorse per controllare se le sovrassegnazioni e le sottoassegnazioni che si desiderava correggere sono state risolte e se ora altre risorse sono sovrassegnate o sottoutilizzate.

  • Determinare se la data di fine del progetto è cambiata qualora sia stata definita una previsione per il progetto e si desidera verificare la differenza di tempo tra la previsione e la data di fine attualmente programmata.

  • Visualizzare il percorso critico in modo da verificare se, in conseguenza della risoluzione di eventuali sovrassegnazioni e sottoassegnazioni, il percorso critico è stato modificato. È possibile che risultino associate al percorso critico date, attività e risorse diverse.

Numero 5 Confrontare due versioni di un progetto e segnalare le differenze     Se è stata salvata una copia di backup del piano, è possibile confrontare campi specifici per assicurarsi che le modifiche apportate siano corrette.

Numero 6 Comunicare le modifiche delle assegnazioni alle risorse     Può essere utile registrare le modifiche effettuate alle assegnazioni delle risorse e i motivi di quelle modifiche, in modo da annotare i dettagli che potrebbero risultare utili in futuro per un progetto simile o per realizzare un'analisi di fine progetto al termine del progetto in corso.

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