Obiettivo: ottimizzare il piano di progetto per rispettare il preventivo

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Dopo aver compilato il piano di progetto, esaminare il costi pianificati. Se i costi previsti non soddisfano il proprio preventivo, è possibile ottimizzare il piano per rimanere all'interno del budget. Quando si modifica il preventivo, tenere presente che è probabile che si cambi data di fine o obiettivi del progetto. Questa relazione tra tempo, ambito e preventivo viene spesso definita triangolo del progetto.

Suggerimento: Questo articolo fa parte di una serie di articoli nella mappa del progetto che descrivono un ampio set di attività di gestione dei progetti. Chiamiamo questi "obiettivi" delle attività perché organizzati attorno al ciclo di vita della gestione del progetto: creare un piano, tenere traccia e gestire un progetto e chiudere un progetto.

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Ottimizzare il piano di progetto per rispettare il preventivo

Numero 1 Visualizzare i costi del progetto     È possibile visualizzare i totali, i costi nel tempo o i costi in un grafico. In questo modo, puoi verificare se vuoi rispettare il preventivo mirato e se devi modificare i costi.

Numero 2 Ottimizzare il piano per ridurre i costi     Se si stabilisce che i costi pianificati non soddisfano il budget previsto, è possibile usare diverse strategie per ridurre i costi.

  • Modificare le risorse e i costi per soddisfare il preventivo

    Fare clic su tutte le operazioni seguenti:

    • Immettere i costi per le risorse per modificare le tariffe regolari e straordinario, i costi per uso, i costi fissi o le risorse costo.

    • Rimuovere o sostituire un'assegnazione di risorse per ridurre i costi sostituendo una risorsa più costosa (una persona, un equipaggiamento, un materiale o un costo) con una risorsa meno costosa o per ridurre il numero di risorse comparabili in una singola attività. A volte, l'uso di risorse meno costose restituisce i compromessi relativi a un ambito ridotto, a una programmazione più lunga o a una qualità inferiore. Tuttavia, questa è una delle strategie più realistiche per ottimizzare i costi. Se si rimuove una risorsa più costosa da assegnazione, questa risorsa è gratuita per l'utilizzo di altre attività o progetti più convenienti.

    • Riassegnare il lavoro rimanente a un'attività per controllare quale delle varie risorse esegue la parte del lavoro rimanente o per specificare esattamente quando verrà eseguito il lavoro rimanente.

  • Ridurre l'ambito del progetto per soddisfare il preventivo

    Eseguire tutte le operazioni seguenti che si applicano:

    • Determinare se cambiare il risultato finale o l'ambito

      Potrebbe essere necessario ridurre l'ambito per soddisfare la data di fine o il preventivo. Oppure, dopo aver creato il piano di progetto, è possibile che si disponga di più tempo o denaro di quanto previsto. In entrambi i casi, è possibile modificare l'ambito del progetto. È possibile scegliere tra cambiare i risultati finali del prodotto o modificare l'ambito del progetto.

      • Tagliare i risultati finali del prodotto     Se riduci l'ambito tagliando i risultati finali del prodotto, in realtà stai fornendo meno clienti o stakeholder di quanto avevi previsto. Supponiamo ad esempio di lavorare a un progetto per lo sviluppo di un nuovo prodotto. Per soddisfare la data di fine o il preventivo, si decide di tagliare le caratteristiche del prodotto originariamente pianificate e approvate dai clienti. In questo caso, è probabilmente necessario richiedere l'approvazione del cliente e può essere necessario modificare il contratto, se applicabile.

      • Tagliare l'ambito del progetto     Potresti essere in grado di fornire gli stessi risultati finali del prodotto modificando il modo in cui vengono prodotti.

        Ad esempio, nel progetto per lo sviluppo di un nuovo prodotto si decide di rimuovere un'attività di ricerca di mercato e si riduce anche la durata dei test del prodotto per soddisfare la data di fine o il preventivo. In questo caso, il prodotto finale e i risultati finali non cambiano. Tuttavia, il metodo per fornire questo prodotto finale è stato modificato riducendo l'ambito del progetto.

      • Usare il tempo o il preventivo disponibile     Se si ritiene di avere più tempo o denaro di quanto previsto, è possibile aggiungere risultati finali. In alternativa, è possibile aumentare l'ambito del progetto stesso, che spesso produce un prodotto di qualità superiore.

      • Considerare l'impatto dell'ambito sulla qualità     Potrebbe essere necessario ridurre l'ambito per soddisfare la data di fine o il preventivo. Oppure, dopo aver creato il piano di progetto, è possibile che si disponga di più tempo o denaro di quanto previsto. In entrambi i casi, è possibile modificare l'ambito del progetto. Considera che la qualità e l'ambito sono strettamente correlati. Se si taglia l'ambito, potrebbe essere necessario accettare un livello di qualità ridotto. Se si aumenta l'ambito, si aumenta probabilmente la qualità del progetto e il prodotto risultante.

    • Modificare una durata per ridurre la quantità di tempo pianificata per le attività. Verificare che la durata ridotta consenta ancora il completamento del lavoro. Assicurati anche di modificare la quantità di lavoro corrispondente assegnata alle risorse.

    • Rimuovere un'attività se non è assolutamente necessario. Tuttavia, tieni presente che la rimozione delle attività può ridurre la qualità dell'implementazione complessiva del progetto. Le attività che devono essere eseguite devono essere ancora riflesse nel piano e solo le attività considerate facoltative devono essere rimosse.

    • Sostituire un'assegnazione di risorsa sostituendo una risorsa più costosa (una persona, un dispositivo o un materiale) con una meno costosa. A volte, l'uso di risorse meno costose restituisce i compromessi relativi a un ambito ridotto, a una programmazione più lunga o a una qualità ridotta. Tuttavia, questa è una delle strategie più realistiche per l'ottimizzazione dei costi.

Numero 3 Modificare il piano per sfruttare i vantaggi del preventivo aggiuntivo     Dopo aver compilato il piano, è possibile che si disponga di un budget più disponibile. Puoi scegliere di trasferire il progetto in preventivo. In alternativa, è possibile aumentare l'ambito e gli obiettivi di qualità per il progetto.

Altro...

Dopo aver compilato il piano e Microsoft Office Project 2007 calcola programmazione e costo per il progetto, è possibile che si disponga di più tempo o di un budget maggiore disponibile. È possibile scegliere di terminare il progetto in anticipo rispetto alla pianificazione o in preventivo. In alternativa, è possibile aumentare l'ambito e aggiungere qualità al progetto.

  • Verificare con il cliente      Chiedere al cliente o stakeholder del progetto come preferisce usare l'ora o il preventivo. Potrebbe essere preferibile uscire dal piano così com'è e far entrare il progetto in anticipo rispetto alla programmazione o in preventivo.

  • Controllare il contratto     Verificare la presenza di incentivi contrattuali (o in alcuni casi anche penalità) per l'arrivo in anticipo o in preventivo. Il tipo di contratto (prezzo fisso, costo rimborsabile o prezzo unitario) può determinare il modo in cui sfruttare il tempo o il preventivo disponibile.

  • Aggiungi ambito     È possibile aggiungere le attività o le fasi desiderate, ma si ritiene che non si abbia abbastanza tempo o denaro. Puoi aumentare la durata delle attività esistenti, in modo che risorse abbia più tempo per completare le attività. Tieni presente che è probabile che l'aggiunta di un ambito sia in grado di aggiungere sia tempo che costo al piano. La modifica dell'ambito e dei risultati finali può avere implicazioni contrattuali, quindi assicurati di controllare il contratto e ottenere l'approvazione del client quando necessario.

  • Aumentare lo standard qualitativo     È possibile usare il tempo o il preventivo in eccedenza per aggiungere attività o fasi che aggiungono o controllano la qualità. È possibile aumentare la durata delle attività esistenti, in modo che le risorse abbiano più tempo per svolgere il lavoro di qualità superiore. Un altro modo per aumentare la qualità consiste nell'aggiungere personale più altamente qualificato, attrezzature più efficienti o materiali di alto livello. Questi tipi di risorse possono essere più costosi, ma possono anche essere un buon uso del preventivo in eccesso.

Numero 4 Immettere una nota sulle modifiche ai costi     Registrare informazioni sulle modifiche apportate per soddisfare il preventivo. Queste note possono essere utili per tenere traccia dello stato di avanzamento effettivo, chiudere il progetto o raccogliere dati per il progetto successivo.

Numero 5 Valutare i risultati dell'ottimizzazione dei costi     Verificare di avere effettivamente ridotto i costi e che la data di fine, il carico di lavoro e altri progetti non siano influenzati negativamente dalle modifiche.

Fare clic su tutte le operazioni seguenti:

  • Visualizzare i costi del progetto per verificare se i costi sono stati abbassati e quanto si è vicini alla riunione del preventivo mirato.

  • Mostra il percorso critico per scoprire in che modo le modifiche apportate per ottimizzare i costi hanno interessato il percorso critico. È possibile che vengano visualizzate date diverse, attività diverse e risorse diverse associate al percorso critico.

  • Esaminare i carichi di lavoro delle risorse per verificare se le risorse assegnate sono ora sovraccaricate o sottoutilizzate in conseguenza delle attività di ottimizzazione dei costi.

  • Verificare l'impatto su altri progetti per verificare che le eventuali modifiche vengano aggiornate in altri file di progetto collegati o consolidati nel progetto.

Numero 6 Comunicare le modifiche dell'assegnazione alle risorse     Se sono state assegnate nuove attività alle risorse o sono state modificate o rimosse le assegnazioni esistenti, è necessario pubblicare queste modifiche per le risorse interessate.

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