Obiettivo: impostare un progetto per la verifica

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Anche se Microsoft Office Project 2007 semplifica verifica, è possibile eseguire diverse operazioni prima di iniziare a tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto. Prima di tutto, scegliere il metodo di rilevamento da usare e gli elementi da tenere traccia, ad esempio le date di inizio e fine dell'attività, lavoro e i costi delle risorse. Assicurati quindi che il team sia configurato per il metodo di rilevamento scelto.

Suggerimento: Questo articolo fa parte di una serie di articoli nella mappa del progetto che descrivono un ampio set di attività di gestione dei progetti. Chiamiamo questi "obiettivi" delle attività perché organizzati attorno al ciclo di vita della gestione del progetto: creare un piano, tenere traccia e gestire un progetto e chiudere un progetto.

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Telescopio che osserva la luna

Numero 1 Preparare il confronto tra le informazioni del progetto nel tempo    Potrebbe essere necessario creare o salvare le stime originali del progetto e i dati del progetto effettivi, che vengono confrontati per determinare lo stato di avanzamento. 

Fare clic su tutte le operazioni seguenti:

  • Creare o aggiornare una previsione o un piano provvisorio in modo che in seguito sia possibile confrontare le informazioni in previsione o piano provvisorio nella pianificazione aggiornata o nella previsione più avanti nel progetto. Il salvataggio di un piano previsto consente di identificare e risolvere le discrepanze e pianificare in modo più accurato i progetti futuri simili.

  • Salvare una versione di un progetto in Project Server per salvare versioni diverse di un progetto che l'amministratore di gestione di progetti vuole per il confronto, la modellazione e l'archiviazione.

  • Confrontare due versioni di un progetto per rivedere le differenze tra una versione corrente e una versione precedente dello stesso progetto in un report dettagliato, senza usare Microsoft Office Project Server 2007.

Numero 2 Preparare la raccolta manuale dei dati    Anche se il modo più semplice e veloce per raccogliere informazioni sullo stato del progetto consiste nell'usare Project Server 2007, potresti aver bisogno o vuoi raccogliere queste informazioni manualmente. 

Altro...

Ad esempio, potresti non avere un sistema di posta elettronica o l'accesso a una Intranet o a Internet oppure il tuo progetto potrebbe essere così piccolo da richiedere poco tempo per raccogliere i dati da solo.

Quando si decide di raccogliere manualmente i dati di stato del progetto, tenere presente che è anche necessario immettere manualmente i dati nel piano del progetto. Ecco alcuni punti da ricordare:

  • Decidere quali informazioni di progetto si desidera tenere traccia e aggiornare    Ad esempio, è possibile aggiornare le date di inizio e fine per le attività, le percentuali di completamento delle attività e i costi.

  • Identificare e raccogliere dati dalle origini delle informazioni    Ad esempio, per aggiornare le date di inizio e di fine, raccogliere date effettive dal risorse che sono assegnate alle attività. Per raccogliere i dati sui costi, potrebbe essere necessario ottenere i costi effettivi da personale contabile.

  • Scegliere un metodo di raccolta dati    È possibile raccogliere dati attivamente telefonando alle fonti o aprendo le porte a un colloquio. In alternativa, è possibile chiedere alle fonti di compilare un modulo e darlo.

  • Decidere e rispettare una programmazione realistica della raccolta    Quante volte si vuole o è necessario raccogliere e aggiornare le informazioni sul progetto? Una volta alla settimana? Una volta al mese? La scelta di una frequenza conveniente e adatta alla tua programmazione aumenta la probabilità di raccogliere informazioni sullo stato del progetto e incorporarle nel piano di progetto.

  • Decidere l'intervallo di tempo in cui si desidera incorporare i dati effettivi nel piano di progetto    Ad esempio, è possibile incorporare il costo effettivo per mese, per settimana, per giorno o per ora. Usando le visualizzazioni di rapportato alla scala cronologica in Project 2007 (la visualizzazione Gestione attività e la visualizzazione Uso risorse), è possibile modificare il scala cronologica e aggiornare i dati effettivi a livello di granularità necessario.

Mantenendo il metodo di segnalazione dello stato del team semplice come le esigenze del progetto consentono, è più probabile ottenere informazioni tempestive.

Numero 3 Preparare la raccolta di dati    Scegliere un sistema manuale o elettronico per raccogliere le informazioni sullo stato dell'attività necessarie per tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto. 

Fare clic nell'ordine seguente:

  1. Visualizzare o modificare l'URL per la connessione a Project Server in modo che i membri del team possano usare questo URL nel browser per accedere alla Home page di Microsoft Office Project Web Access.

  2. Pubblicare le assegnazioni di piano e team più recenti per richiedere che un membro del team accetti un assegnazione di attività. È possibile usare la segnalazione dello stato disponibile in Office Project Web Access per tenere traccia e aggiornare l'avanzamento delle attività.

Numero 4 Prepararsi a tenere traccia dello stato    degli appalti È consigliabile monitorare la vicinanza dell'utente per ottenere i beni e i servizi necessari per completare le attività di progetto. 

Man mano che si approvvigionare prodotti e servizi, è possibile seguire il loro stato durante il processo di approvvigionamento. Ad esempio, potresti voler sapere se un prodotto o un servizio è fuori per l'offerta, in valutazione o in contratto, nonché il nome di un fornitore selezionato.

Con Project 2007 è possibile tenere traccia dello stato degli appalti inserendo i campi necessari in visualizzazioni elenco attività e quindi monitorarne lo stato di avanzamento.

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