Obiettivo: Identificare i rischi e creare un piano di emergenza

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Rischio è la possibilità di un evento o una condizione che, se si è verificato, avrebbe un impatto negativo su un progetto. Dopo l'inizio di un progetto, gli eventi difficili da prevedere potrebbero creare nuovi rischi. Ad esempio, il tempo piovoso insolitamente può minacciare la data di fine di un progetto di costruzione.

Pianificare, identificare e ridurre i rischi in diversi momenti durante un progetto può aiutare a tenere il progetto in programmazione e in preventivo.

Suggerimento: Questo articolo fa parte di una serie di articoli nella mappa del progetto che descrivono un ampio set di attività di gestione dei progetti. Chiamiamo questi "obiettivi" delle attività perché organizzati attorno al ciclo di vita della gestione del progetto: creare un piano, tenere traccia e gestire un progetto e chiudere un progetto.

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Orologio con vetro rotto

Numero 1 Preparare un piano di emergenza     Nell'ambito di un buon piano di rischio, è necessario definire le azioni da intraprendere se si verificano eventi di rischio, in modo da poter rispondere rapidamente ed efficacemente agli eventi. 

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UN piano di progetto completo e dettagliato consente di guidare gli eventi previsti del progetto. Ma cosa ti guiderà sugli eventi imprevisti, in particolare sugli eventi che presentano un rischio per il tuo progetto?

Un piano di gestione dei rischi consente di gestire rapidamente ed efficacemente la maggior parte dei rischi che potrebbero presentarsi. Dovrebbe contenere:

  • UN elenco di potenziali rischi.

  • Trigger o indicazioni che si è verificato un rischio o che sta per verificarsi.

  • Istruzioni su come si prevede di ridurre i rischi.

  • Quali sono i rischi a cui rispondere e quali rischi verranno ignorati.

  • I passaggi necessari per ridurre i rischi.

Inoltre, il piano di gestione dei rischi dovrebbe coprire chi è responsabile della gestione di ogni tipo di rischio, come si allocheranno le riserve di costo e programmazione e le condizioni per l'implementazione di strategie alternative.

È possibile scrivere il piano di gestione dei rischi in qualsiasi programma di elaborazione di testo, ad esempio Microsoft Office Word 2007. È quindi possibile collegare il piano al file di progetto in Microsoft Office Project 2007.

Se si usa Microsoft Office Project Web Access, è possibile creare e visualizzare i rischi che è possibile condividere con altri utenti.

Numero 2 Identificare le attività ad alto rischio     UNA parte fondamentale della gestione dei rischi identifica le attività che più probabilmente richiedono più tempo del previsto, che terminano oltre la data di fine, ritardano l'inizio o la fine di altre attività o causano il completamento tardivo del progetto. 

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Numero 3 Identificare i rischi    per il preventivo  Per visualizzare le attività che hanno superato il preventivo, che potrebbero diventare eccessive per il preventivo o che potrebbero causare il superamento preventivo dell'intero progetto, è necessario identificare i rischi per il preventivo del progetto. 

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  • Visualizzare i costi del progetto per visualizzare il costo per ogni attività o risorsa. È possibile identificare le attività o le risorse con rischi di preventivo e regolare i costi delle attività o delle risorse per portare il costo totale del progetto all'interno del preventivo.

  • Analizza le prestazioni del progetto con l'analisi del costo realizzato per determinare la quantità di budget che deve essere stata spesa, in considerazione della mole di lavoro svolto fino a questo momento e del prezzo previsto per l'attività, l'assegnazione o le risorse.

Numero 4 Identificare i rischi delle risorse     I rischi delle risorse includono le risorse che lavorano vicino, a o sopra la loro disponibilità massima; Chi può ritardare il progetto se assente; o con competenze specialistiche da cui dipende il progetto. 

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Numero 5 Consultarsi con altre fonti per identificare i rischi     Se vuoi sapere quali persone chiave e altre fonti possono aiutarti ad identificare i rischi e come consultarle, hai bisogno di un mezzo di comunicazione efficace. 

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Le fonti che possono aiutarti a identificare i rischi sono l'elenco attività, programmazione e le persone principali coinvolte nella pianificazione e nell'uso del progetto. Nel piano del progetto esaminare prima le attività di percorso critico e quindi in attività non critiche. Cercare:

  • Attività a cui il team ha poca o nessuna esperienza. Le stime di durata e costo per queste attività potrebbero essere imprecise.

  • Stime di durata e costo molto ottimistiche. Chiedere agli estimatori quanto siano sicuri delle proprie stime, in particolare per le attività critiche.

  • Attività che hanno pochi risorse disponibili o che possono essere eseguite solo da risorse con competenze specifiche. In particolare, esaminare le parti della programmazione in cui queste risorse sono completamente allocate, vengono sovraassegnate o potrebbero non essere disponibili, ad esempio lasciando il progetto per una promozione o per lavorare a un altro progetto.

  • Attività con diversi predecessori. I più predecessori da cui dipende un'attività, maggiore è la possibilità che uno di questi predecessori finisca in ritardo e ritardi l'attività.

Se analizzi solo la programmazione del progetto, potresti non identificare tutti i rischi del progetto. Dovresti anche incontrare le risorse principali del progetto e chiedere loro di identificare i rischi. I Project Manager esperti possono rivedere il proprio piano e parlare con persone esperte in specifiche aree del progetto. Ad esempio, se si lavora con un appaltatore, rivolgersi alle persone che hanno usato tale appaltatore.

Numero 6 Specificare la probabilità di rischio     Se si usa Microsoft Office Project Server, è possibile determinare la probabilità che un'attività comporterà un rischio che causa una perdita di denaro o un ritardo del progetto. 

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