Obiettivo della gestione del progetto: gestire i costi e il preventivo

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icon: Manage costs

Se il progetto contiene informazioni sui costi per il preventivo o per tenere traccia delle prestazioni del progetto, queste informazioni non vengono fornite molto bene, a meno che non sia possibile visualizzarle e analizzarle. Senza una solida comprensione della posizione dei costi in un progetto, il progetto può rapidamente fallire e diventare non redditizio.

Questo articolo è uno dei numerosi obiettivi di gestione del progetto nella Guida di orientamento di Project.

ESEMPI DELLA GESTIONE DEI PROGETTI. . .

Esempio uno: il responsabile di progetto accidentale   : sei una persona indaffarata con troppo da fare e improvvisamente il tuo capo ti porge una programmazione di progetto e ti dirà di tenere traccia dei costi del progetto. La creazione di progetti è un aspetto che si conosce, ma l'aggiunta di costi in Microsoft Project ti sembra abbastanza difficile senza l'ulteriore incubo di monitorarli.

Tuttavia, il rilevamento dei costi in Microsoft Project non è più difficile che tenere traccia del lavoro in un progetto. Inoltre, il tuo capo probabilmente non si aspetta una complessa analisi dei valori guadagnati o un trattamento di portafoglio importante. Di seguito sono riportate alcune informazioni di base che è necessario conoscere prima.

  • Informazioni sui costi    Prima di tutto, capire quali sono i costi e cosa non sono. I costi più critici in qualsiasi progetto sono il costo del lavoro delle persone su progetti, nonché le spese per i consulenti e i costi dei fornitori provenienti dagli individui e dalle organizzazioni con cui si sta contraendo.
    Ci sono anche costi associati ai materiali, ad esempio cemento, tavole, ponteggi, attrezzature pesanti e computer. Se si prevede di eseguire qualsiasi attività in viaggio per conto del progetto, è necessario considerare il costo del biglietto aereo, dell'autonoleggio e delle sistemazioni come costi che devono essere aggiunti anche al progetto.

  • Immettere i costi     OK, ora sai tutto sui costi. Dove si immette in Microsoft Project? I collegamenti verso la fine di questo articolo ti aiuteranno. In generale, la maggior parte delle informazioni sui costi viene immessa nel foglio risorse. È qui che hai indicato se un costo è per i lavoratori orari, i lavoratori salariati, i costi contrattuali per i consulenti, i costi fissi o una tantum per i materiali di progetto e così via.

  • Visualizzare le informazioni sui costi dopo aver immesso i costi per le risorse, le attività o entrambi, è possibile esaminarli per verificare se devono essere modificati per soddisfare l'obiettivo dei costi. A un certo punto, le parti interessate saranno alla ricerca di queste informazioni.

  • Informazioni sui costi del report    Un modo rapido per creare una visualizzazione impressionante delle informazioni sui costi consiste nell'esportare le informazioni sui costi in Excel e quindi creare grafici sparkline. Ecco un esempio di informazioni sui costi copiate dalla tabella costi in Project e incollate in Excel 2010 con un sparkline creato per la visualizzazione della spesa relativa dei tipi.
    Tenere traccia dei costi in modo semplice

Ecco tre passaggi per migliorare le tue capacità di costo.

  1. Avvia semplice    Non è necessario immettere tutti i costi per informazioni sulla gestione dei costi di base in Project. Iniziare con costi di base come, ad esempio lo stipendio di una persona, usando il foglio risorse. Assegna quindi questa risorsa a poche attività per informazioni sulla relazione tra lavoro e durata e costo. Aprire ora la finestra di dialogo Informazioni progetto (fare clic sulla scheda progetti, su Informazioni progetto., quindi su Avanzate ). Esaminare i valori totali per la durata, il lavoro e il costo del progetto. Spostarsi avanti e indietro tra il foglio delle risorse e la finestra di dialogo Informazioni progetto, apportando modifiche salariali nel foglio risorse e visualizzando la modifica totali nella finestra di dialogo Informazioni progetto.
    Finestra di dialogo Informazioni progetto

  2. Sviluppare le proprie competenze    Man mano che si diventa familiarità con i costi, è possibile iniziare ad aggiungere costi per le prenotazioni alberghiere in abete, costi fissi per la prenotazione e forse costi per i venditori, come catering, schermi per tende e così via. Non è nemmeno necessario sottrarre i costi o crearne una prevista (a meno che non si voglia usare le caratteristiche di budgeting più solide di Project).

  3. Imparare dagli esperti    Leggere la sezione successiva per scoprire in che modo gli esperti trattano i costi (Suggerimento: questo non è neanche oltre la portata)

Esempio due: si è un Project Manager esperto   : è stato un Project Manager da molto tempo e si è usato un software di Project Manager complicato in passato. È anche possibile conoscere la differenza tra BAC da EAC e calcolare il valore attuale netto di un progetto, ad esempio l'attività di nessuno.

Ora si vuole capire come eseguire la stessa operazione in Project 2010. Questo progetto offre funzionalità affidabili per il controllo del preventivo gestendo le modifiche ai costi e alle previsioni dei costi.

Tieni presente, tuttavia, che la tua organizzazione è più grande e complicata, più devi preoccuparti per quanto riguarda l'immissione, l'analisi e il controllo dei costi.

  • Rivedere i dati cronologici    L'esame delle cronologie dei costi di progetti simili consente di valutare meglio i costi in un progetto corrente. Se la tua organizzazione ha PMO (Project Management Office), consulta le informazioni sulle tue esigenze di costo e preventivo. Un aspetto di un'organizzazione con le procedure di gestione dei progetti mature è una storia in continua evoluzione di progetti passati, in modo che gli errori non vengano ripetuti e i successi vengano continuati.

  • Immettere i costi     La maggior parte delle informazioni viene immessa nel foglio risorse. È qui che hai indicato se un costo è per i dipendenti orari e i costi fissi o una tantum per i materiali di progetto. Non dimenticare gli altri costi coinvolti nella gestione dei progetti: costo di contratti, riserve di costo o di contingenza per le attività a rischio elevato, costi per assicurazione o obbligazioni.
    Il rilevamento e la gestione dei costi, in particolare se si sta eseguendo l'analisi del valore realizzato, richiede l'immissione di informazioni sui costi per le risorse assegnate alle attività. È inoltre necessario impostare le previsioni.

    Avviso: L'organizzazione può avere criteri severi per quanto riguarda i costi sostenuti da obblighi contrattuali. Assicurarsi di comprendere accuratamente i criteri aziendali per verificare se è necessario stipulare contratti con, ad esempio un fornitore e il tipo di contratto in cui è possibile accedere. .

  • Creare una previsione   . A meno che non si crei una previsione dopo l'immissione dei costi, non sarà possibile analizzarli o controllarli. Una previsione è il piano approvato da tutte le parti interessate. In Project questa impostazione è impostata nella scheda progetto. tenere presente che quando si imposta una previsione con Project, si imposta la linea di base non solo per i costi, ma anche per le durate delle attività e le stime del lavoro.

  • Verificare sempre i costi    Dopo aver immesso i costi per le risorse, le attività o entrambe le informazioni, è possibile esaminarle per verificare se è necessario adeguarle per raggiungere l'obiettivo per i costi. A un certo punto, le parti interessate saranno alla ricerca di queste informazioni

  • Usare un esperto per esaminare i requisiti di costo     Usare un membro del team esperto e competente per esaminare le stime dei costi per le attività e le risorse. Le organizzazioni più grandi usano un PMO (Project Management Office) o noleggieranno uno stimatore professionale.

  • Comprendere il valore realizzato   . Earned Value è uno standard industriale per l'analisi delle variazioni di costo per tutta la durata del progetto. Non si vuole scoprire verso la fine del progetto che si sta sovrapreventivando la pianificazione.

  • Esportare informazioni sui costi in altri programmi    È consigliabile esportare le informazioni sui costi in un altro programma per un'ulteriore analisi. Uno strumento rapido che è possibile usare sono i grafici sparkline in Excel 2010. In questo esempio vengono visualizzati i grafici sparkline per le informazioni sul valore ottenuto copiate da Project in Excel.

    Gestione del costo realizzato in Excel con grafici sparkline è anche possibile usare i report visivi in Project per creare un grafico pivot più sofisticato di un valore realizzato (comunemente noto come curva S).


    Tabella del valore realizzato in Excel

  • È anche possibile eseguire ulteriormente i dati del progetto e creare un'analisi avanzata tramite ANOVA o Monte Carlo. I cieli limitano l'analisi delle informazioni sul progetto.

In questo articolo

Passaggio 1: immettere e visualizzare i costi nel progetto

Passaggio 2: gestire i costi

Passaggio 1: immettere e visualizzare i costi nel progetto

Immettere i costi per le risorse

Prima di tutto, è necessario immettere i costi per tutte le persone, le attrezzature e altre risorse del progetto.

Visualizzare i costi

Dopo aver immesso i costi per le risorse, le attività o entrambe le informazioni, è possibile esaminarle per verificare se è necessario adeguarle per raggiungere l'obiettivo per i costi.

Definizione dell'attribuzione dei costi

Specificare quando i costi effettivi vengono applicati al progetto (all'inizio, alla fine o in tutto il progetto) può aiutare a stabilire un piano di flusso di cassa

Stampa di una visualizzazione o di una relazione

A un certo punto, vorrai segnalare i costi del progetto ad altri utenti dell'organizzazione.

Creazione di una relazione grafica

È possibile esportare le informazioni sui costi del progetto in Visio o Excel per la creazione di report o altre analisi.

Creazione o aggiornamento di una previsione o un piano provvisorio

Quando le stime dei costi sono in linea con il tuo obiettivo per i costi, puoi stabilirle come piano previsto. In questo modo, puoi confrontare costo effettivo con il piano originale durante l'avanzamento del progetto.

Confronto tra due versioni di un progetto

Puoi confrontare i costi di un progetto con un progetto precedente usando la caratteristica Confronta versioni in Project.

Verifica dell'avanzamento della programmazione

La revisione della modalità di esecuzione delle attività nella programmazione indica la posizione dei costi.

Vedere cosa guida la data di fine del progetto (percorso critico)

Testo

L'attività nel percorso critico può avere un impatto maggiore sui costi del progetto globale. Scopri come individuarli.

Nascondere una colonna in una visualizzazione

Testo

Nascondere le colonne è un modo efficace per impedire temporaneamente che le informazioni vengano visualizzate da altri. Non preoccuparti: quando Nascondi le colonne, i dati sui costi non verranno eliminati.

Passaggio 2: gestire i costi

Rivedere i costi del progetto

Dopo aver immesso i costi per le risorse, le attività o entrambe le informazioni, è possibile esaminarle per verificare se è necessario adeguarle per raggiungere l'obiettivo per i costi.

Definizione dell'attribuzione dei costi

Specificare quando i costi effettivi vengono applicati al progetto (all'inizio, alla fine o in tutto il progetto) può aiutare a stabilire un piano di flusso di cassa

Creazione o aggiornamento di una previsione o un piano provvisorio

Quando le stime dei costi sono in linea con il tuo obiettivo per i costi, puoi stabilirle come piano previsto. In questo modo, puoi confrontare costo effettivo con il piano originale durante l'avanzamento del progetto.

Verifica dell'avanzamento della programmazione

La revisione della modalità di esecuzione delle attività nella programmazione indica la posizione dei costi.

Analizzare le prestazioni del progetto tramite l'analisi dei costi realizzati

Un'analisi del costo realizzato indica la quantità di budget che deve essere stata spesa, in considerazione del lavoro svolto fino a questo momento e del prezzo previsto per l'attività, l'assegnazione o le risorse.

Informazioni sulle entità avanzate dell'analisi dei valori acquisiti (Blog)

Informazioni su come esportare la pianificazione in un formato che è un/CEFACTA compliant (centro delle Nazioni Unite per il commercio Faciltation e Electronic Business).

Vedere cosa guida la data di fine del progetto (percorso critico)

Testo

L'attività nel percorso critico può avere un impatto maggiore sui costi del progetto globale. Scopri come individuarli.

Nascondere una colonna in una visualizzazione

Testo

L'utente non può volere che tutti gli utenti dell'organizzazione possano visualizzare le informazioni sui costi, i costi speciali degli stipendi delle persone, i costi provenienti da contratti fornitori esterni o i bilanci aziendali. Nascondere le colonne è un modo efficace per impedire temporaneamente che le informazioni vengano visualizzate da altri. Non preoccuparti: quando Nascondi le colonne, i dati sui costi non verranno eliminati. I dati possono essere eliminati solo da Project se si evidenziano manualmente righe o celle di dati, non intere colonne di dati.

Creare un report visivo di dati del progetto in Excel

È possibile esportare i dati del progetto in Excel. Ad esempio, se si sta analizzando un'analisi di valore realizzato, è possibile esportare queste informazioni per visualizzare una curva S standard di informazioni sui valori guadagnati per un'ulteriore analisi.

Usare i grafici sparkline in Excel 2010 per controllare i costi

Testo

L'utente non può volere che tutti gli utenti dell'organizzazione possano visualizzare le informazioni sui costi, i costi speciali degli stipendi delle persone, i costi provenienti da contratti fornitori esterni o i bilanci aziendali. Nascondere le colonne è un modo efficace per impedire temporaneamente che le informazioni vengano visualizzate da altri. Non preoccuparti: quando Nascondi le colonne, i dati sui costi non verranno eliminati. I dati possono essere eliminati solo da Project se si evidenziano manualmente righe o celle di dati, non intere colonne di dati.

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