Obiettivo: Definire fasi e attività

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Dopo aver compreso il lavoro in questione nel progetto, è possibile creare un elenco attività in Microsoft Office Project 2007. L'elenco attività è il cuore di un progetto: un elenco attività incompleto o mal pianificato può ostacolare seriamente lo stato di avanzamento del progetto. L'organizzazione delle attività in Milestone e fasi consente di strutturare il progetto e rende più facile valutare lo stato di avanzamento.

L'organizzazione dell'elenco delle attività è fondamentale per il successo del progetto, sia che il progetto abbia migliaia di passaggi che coprono anni e usi metodologie standard di gestione dei progetti, sia che si estendano un mese e usi le metodologie di gestione di progetti Agile.

Suggerimento: Questo articolo fa parte di una serie di articoli nella mappa del progetto che descrivono un ampio set di attività di gestione dei progetti. Chiamiamo questi "obiettivi" delle attività perché organizzati attorno al ciclo di vita della gestione del progetto: creare un piano, tenere traccia e gestire un progetto e chiudere un progetto.

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Grafico obiettivo inizio piano utente

numero 1 Definire le attività di progetto  Al suo interno, un progetto è un insieme di attività.   Ogni attività rappresenta una parte di lavoro che deve essere eseguita per completare il progetto.

Altro...

Un'attività definita correttamente è quella che ha un inizio e una fine chiari, in modo che il responsabile di progetto possa determinare facilmente quando l'attività è stata completata.

Quando si effettuano attività, tieni presente quanto segue:

  • Per scopi pratici, le attività dovrebbero avere almeno un giorno di tempo. Nei progetti a lungo termine è probabile che le attività abbiano una durata più lunga. In progetti a breve termine tendono ad avere una durata più breve.

  • In generale, è consigliabile immettere le attività nell'ordine in cui si prevede che il lavoro inizi. Tuttavia, alcuni progetti potrebbero richiedere di raggruppare attività simili o di raggruppare le attività in base al tipo di risorsa che funzionerà. In questo modo creerai le fasi per il progetto.

    Se l'organizzazione Visualizza tradizionalmente il lavoro in determinate categorie, è possibile raggruppare il lavoro in queste categorie. Si noti che, se si raggruppano le attività, non sarà possibile delinearle in seguito, perché il raggruppamento delle attività costituisce un altro tipo di struttura.

  • La struttura dell'elenco attività determina il livello di dettaglio per il piano di progetto. Se si elencano solo le fasi del progetto e ogni fase copre un periodo di tempo elevato, il piano sarà una visualizzazione di alto livello del progetto. Se si elencano anche i pezzi di lavoro più piccoli, il piano sarà molto dettagliato. La maggior parte delle volte si vuole trovare un equilibrio tra questi due estremi.

    Un modo per decidere il livello di dettaglio per l'elenco attività consiste nel valutare attentamente come tenere traccia del progetto:

    • Se si elencano tutte le operazioni da eseguire, ma è necessario tenere traccia di ognuna di queste attività e immettere lo stato di avanzamento, probabilmente almeno una volta al giorno. Poi si sa quando anche l'elemento di lavoro più piccolo è un po' in ritardo.

      Se l'organizzazione preferisce suddividere il lavoro intorno a una serie di attività lunga un mese, è possibile che le attività più dettagliate abbiano senso. Talvolta una serie più breve di attività, ad esempio con l'approccio agile per la gestione dei progetti, può rendere un progetto più reattivo alle modifiche nell'ambito o nelle risorse.

    • Se elenchi e rintracci solo le fasi del progetto, non dovrai aggiornare il progetto molto spesso. Quindi non si sa quando il lavoro è in ritardo fino a quando la fase non è finita.

  • Valutare la criticità del progetto, la frequenza con cui è possibile tenerne ottenere e immettere gli aggiornamenti delle attività e il livello di attività che è necessario tenere traccia per impedire il deragliamento di un progetto.

Numero 3 Immettere un'attività in un progetto  Aggiungere attività e attività ricorrenti che si verificano una sola volta.  

numero 4 Creare fasi e sottofasi in un progetto Organizzare il progetto raggruppando le attività correlate che completano i passaggi principali di un progetto.  

Numero 5 Creare un'attività cardine  Le attività cardine consentono di creare punti di riferimento che contrassegnano eventi principali in un progetto.   Le attività cardine vengono usate per monitorare lo stato di avanzamento del progetto.

numero 2 Importare attività in un progetto  Importare le attività se sono già archiviate le informazioni dell'elenco attività in un'altra posizione.  

Fare clic su tutte le operazioni seguenti:

  • Collegare o incorporare dati di Excel in Project come metodo semplice per aggiungere attività a un progetto collegato in modo dinamico a Microsoft Office Excel.

  • Importare dati da un altro formato di file nel progetto. È possibile importare i dati delle attività da un foglio di lavoro di Excel, un database o un file di testo e quindi eseguire il mapping dei dati ai campi corrispondenti in Project 2007. È anche possibile importare file in formato testo delimitato da tabulazioni e separati da virgole nel file di progetto.

  • Importare un elenco attività di Outlook in Project se si mantiene un elenco di attività in Microsoft Office Outlook e si vuole copiare l'elenco nel piano di progetto.

Numero 6 Aggiungere informazioni di supporto su un'attività  Aggiungere altre informazioni sotto forma di note, documenti e collegamenti a pagine Web.  

Fare clic su tutte le operazioni seguenti:

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