Obiettivo: Adeguare i costi per mantenere il progetto entro i limiti del preventivo

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Supponiamo che tu abbia individuato un problema con il preventivo del progetto. E ora? Dopo aver identificato un problema di budget, è possibile eseguire azioni correttive usando Microsoft Office Project 2007 per risolvere il problema e riottimizzare la pianificazione per i costi.

Suggerimento: Questo articolo fa parte di una serie di articoli nella mappa del progetto che descrivono un ampio set di attività di gestione dei progetti. Chiamiamo questi "obiettivi" delle attività perché organizzati attorno al ciclo di vita della gestione del progetto: creare un piano, tenere traccia e gestire un progetto e chiudere un progetto.

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Numero 1 Determinare in che modo la qualità influenza i costi     Considera le tue opzioni quando devi ridurre i costi.

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Quando i costi si accumulano oltre l'intervallo di preventivo, è necessario decidere quale azione adottare per tenere sotto controllo i costi, tenendo presente i vincoli del triangolo del progetto. Le modifiche apportate a programmazione in budget dipendono da ciò che più conta per l'utente.

Puoi sacrificare qualità usando risorse meno costosi, ad esempio persone con meno esperienza o materiali di grado inferiore, e puoi cambiare il obiettivi e semplicemente rimuovere alcune delle attività che intendevi eseguire.

In alternativa, è preferibile spendere di più per le risorse di alta qualità se tali risorse consentono di completare l'attività o il progetto in modo molto meno tempo, causando costi più bassi.

Indipendentemente dalle azioni intraprese per ridurre i costi, assicurati di considerare i loro effetti su altre attività, risorse e risultati finali del progetto. Potrebbe essere necessario rinegoziare la qualità anche con i clienti e stakeholder.

Numero 2 Ottimizzare il piano per la permanenza in bilancio   

Fare clic su tutte le operazioni seguenti:

  • Rimuovere o sostituire un'assegnazione di risorsa per eliminare il costo di una risorsa specifica o per sostituire una risorsa specifica con una persona che richiede meno denaro o ottiene il lavoro più velocemente. La sostituzione di una risorsa potrebbe ridurre la quantità di lavoro necessaria per completare l'attività.

  • Ridurre le tariffe delle risorse e i costi fissi delle attività per ottimizzare i costi all'interno del progetto. È possibile ridurre i costi generali delle risorse applicando un tasso diverso che può essere addebitato da una persona per diversi tipi di lavoro o usando un diverso grado di materiale. La riduzione dei costi fissi per le attività, ad esempio i costi di viaggio o le spese di stampa, può ridurre o eliminare le spese non cruciali per il completamento di un'attività.

  • Modificare la durata di un'attività se si vuole tagliare l'ambito per una determinata attività.

Numero 3 Aggiungere note sulle rettifiche di costo     È possibile conservare un record delle decisioni effettuate per conservare il piano all'interno del preventivo.

Numero 4 Esaminare gli effetti dell'ottimizzazione dei costi     Potrebbe essere utile esaminare l'impatto delle modifiche apportate a risorse, date, costi e altri progetti.

Fare clic su tutte le operazioni seguenti:

Numero 5 Salvare un preventivo con le rettifiche di costo     Potrebbe essere necessario aggiungere le modifiche apportate al piano previsto.

Numero 6 Comunicare il piano al team     È possibile comunicare le modifiche apportate al piano per via elettronica o stampate.

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