Modificare un report

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In questo argomento vengono descritte le tecniche è possibile utilizzare per modificare un report di Access esistente. Access include due visualizzazioni che è possibile utilizzare per apportare modifiche a un report: visualizzazione Layout e la visualizzazione struttura. Scelta della visualizzazione da utilizzare dipende dall'attività specifica che si desidera eseguire. È possibile che l'utilizzo di entrambe le visualizzazioni per apportare le modifiche desiderate.

Per saperne di più

Informazioni sulla visualizzazione Layout

Informazioni sulla visualizzazione struttura

Passare da una visualizzazione all'altra

Modificare i report in visualizzazione Layout

Modificare i report in visualizzazione struttura

Informazioni sulla visualizzazione Layout

Visualizzazione layout è la visualizzazione più intuitiva da utilizzare per la modifica di report e può essere usata per quasi tutte le modifiche desiderate per creare un report in Access. Nella visualizzazione Layout, il report è effettivamente in esecuzione, in modo molto simile a quella verrà stampato, è possibile visualizzare i dati. Tuttavia, è anche possibile apportare modifiche alla struttura del report in questa visualizzazione. Perché è possibile visualizzare i dati durante la modifica del report, si tratta di una visualizzazione molto utile per impostare la larghezza delle colonne, aggiungere livelli di raggruppamento o eseguire pressoché qualsiasi altra attività che influisce sull'aspetto e la leggibilità del report. La figura seguente mostra un report elenco telefonico clienti in visualizzazione Layout.

Report aperto in visualizzazione Layout

Il report che viene visualizzato in visualizzazione Layout non è non esattamente la stessa al report stampato. Ad esempio, sono non disponibili interruzioni di pagina in visualizzazione Layout. Inoltre, se è stata utilizzata Imposta pagina per formattare il report con le colonne, le colonne non vengono visualizzate in visualizzazione Layout. Visualizzazione Layout offre comunque un'approssimazione del report stampato. Se si desidera visualizzare il report così come verrà stampato, utilizzare l'anteprima di stampa.

Alcune attività non possono essere eseguite in visualizzazione Layout, che sia necessario passare alla visualizzazione struttura. In alcuni casi, verrà visualizzato un messaggio che indica che è necessario passare alla visualizzazione struttura per apportare una particolare modifica.

Informazioni sulla visualizzazione struttura

Visualizzazione struttura offre una visualizzazione più dettagliata della struttura del report. È possibile visualizzare le bande intestazione e piè di pagina per il report, pagina e gruppi. Il report non è effettivamente in esecuzione in visualizzazione struttura, in modo che non è possibile visualizzare i dati sottostanti mentre si lavora; Esistono tuttavia alcune attività che è possibile eseguire più facilmente in visualizzazione struttura rispetto in visualizzazione Layout. Si può:

  • Aggiungere un maggior numero di controlli al report, ad esempio etichette, immagini, linee e rettangoli.

  • Modificare le origini dei controlli Casella di testo direttamente nelle caselle di testo, senza dover usare la finestra delle proprietà.

  • Modificare alcune proprietà che non sono disponibili in visualizzazione Layout.

La figura seguente mostra un report elenco telefonico clienti in visualizzazione struttura.

Report in visualizzazione Struttura

Passare da una visualizzazione all'altra

In Access sono disponibili diversi metodi per il passaggio tra le visualizzazioni. Se il report è già aperto, è possibile passare a un'altra visualizzazione eseguendo una delle operazioni seguenti:

  • Pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi fare clic sulla visualizzazione desiderata dal menu di scelta rapida.

  • Pulsante destro del mouse sulla scheda documento del report o sulla barra del titolo e quindi fare clic sulla visualizzazione desiderata dal menu di scelta rapida.

  • Nel gruppo visualizzazione della scheda Home fare clic sul pulsante di visualizzazione per passare tra le visualizzazioni disponibili. In alternativa, è possibile fare clic sulla freccia in Visualizza e quindi selezionare una delle visualizzazioni disponibili dal menu di scelta.

  • Pulsante destro del mouse in un'area vuota del report stesso e quindi fare clic sulla visualizzazione desiderata. Se il report è aperto in visualizzazione struttura, è necessario fare doppio clic all'esterno della griglia di struttura.

  • Fare clic su una delle icone di visualizzazione piccole sulla barra di stato di Access.

Se il report non è aperto, fare doppio clic sul report nel riquadro di spostamento per aprirlo in visualizzazione Report. Per aprire il report in un'altra visualizzazione, pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi fare clic sulla visualizzazione desiderata dal menu di scelta rapida.

Nota: Se si sta modificando un report in cui è utilizzato Imposta pagina per creare più colonne (ad esempio, un report di etichette postali), è possibile visualizzare solo le colonne in anteprima di stampa. Quando si visualizza il report in visualizzazione Report o Layout, Access visualizza i dati in una singola colonna.

Modificare i report in visualizzazione Layout

In questa sezione vengono descritte alcune modifiche più comuni di report che è possibile eseguire in visualizzazione Layout.

Modificare la larghezza della colonna o un campo in visualizzazione Layout

  1. Fare clic su un elemento nella colonna che si desidera modificare.

    Verrà visualizzato un bordo intorno all'elemento per indicare che il campo sia selezionato.

  2. Trascinare il bordo destro o sinistro del bordo fino a ottenere la larghezza desiderata.

Modificare l'altezza delle righe o un campo in visualizzazione Layout

  1. Fare clic su un elemento nella riga che si desidera modificare.

    Verrà visualizzato un bordo intorno all'elemento per indicare che il campo sia selezionato.

  2. Trascinare il bordo superiore o inferiore del bordo della riga fino a ottenere l'altezza desiderata.

Aggiungere un campo in visualizzazione Layout

  • Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic su Aggiungi campi esistenti.

    L'elenco dei campi disponibili. Se sono presenti campi disponibili in altre tabelle, questi verranno visualizzati in campi disponibili in altre tabelle:.

  • Trascinare un campo dall' Elenco dei campi nel report. Quando si sposta il campo, un'area evidenziata indica dove verrà inserito il campo quando si rilascia il pulsante del mouse.

    Nota: Per aggiungere contemporaneamente più campi, tenere premuto il tasto CTRL e fare clic su ogni campo nell' Elenco dei campi che si desidera. Quindi rilasciare il tasto CTRL e trascinare i campi nel report. I campi verranno inseriti adiacenti.

Inizio pagina

Informazioni sui layout controlli

Layout controllo sono guide per l'allineamento dei controlli orizzontale e verticale per conferire un aspetto uniforme il report. È possibile pensare di un layout controllo come tabella, in ogni cella della tabella contiene un controllo. Le procedure seguenti illustrano come aggiungere, rimuovere o ridisporre i controlli nei layout controllo.

Esistono due tipi di layout controlli, ovvero il layout tabulare e il layout in pila.

  • In layout tabulari i controlli sono disposti in righe e colonne come in un foglio di calcolo con etichette nella parte superiore. Layout tabulari occupano sempre due sezioni di un report. indipendentemente dalla sezione i controlli in uso, le etichette sono nell'area sopra. L'illustrazione seguente mostra un layout controllo tabulare di base.

    Layout controllo tabulare di base

  • Nei layout in pila, i controlli sono disposti verticalmente come è possibile che vengano visualizzati un modulo cartaceo, con un'etichetta a sinistra di ogni controllo. Layout in pila sono sempre contenuti in una sola sezione del report. L'illustrazione seguente mostra un layout in pila semplice per i controlli.

    Layout controllo in pila

È possibile impostare più layout controllo di entrambi i tipi di un report. Ad esempio, potrebbe essere un layout tabulare per creare una riga di dati per ogni record e quindi uno o più layout in pila di sotto contenenti altri dati dallo stesso record.

Creare un nuovo layout controllo nel gruppo

Access crea automaticamente layout controllo colonne nei seguenti casi:

  • Creare un nuovo report facendo clic su Report Icona del pulsante nel gruppo relazioni della scheda Crea.

  • Creare un nuovo report facendo clic su Report vuoto Icona del pulsante nel gruppo relazioni della scheda Crea e quindi trascinare un campo dal riquadro Elenco campi al report.

In un report esistente, è possibile creare un nuovo layout controllo eseguendo le operazioni seguenti:

  1. Selezionare un controllo da aggiungere al layout.

  2. Se si vogliono aggiungere altri controlli allo stesso layout, tenere premuto MAIUSC e selezionare tutti i controlli desiderati.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nel gruppo tabella della scheda Disponi fare clic su tabulare o in pila.

    • Pulsante destro del mouse i controlli selezionati, scegliere Layout e quindi fare clic su tabulare o in pila.

Access crea il layout e i controlli selezionati e li aggiunge automaticamente al layout.

Convertire un layout da tabulare a in pila o viceversa

Per convertire un intero layout da un tipo all'altro:

  • Selezionare il layout del controllo facendo clic sul selettore di layout arancione nell'angolo superiore sinistro del layout.

    Verranno selezionate tutte le celle nel layout.

  • Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nel gruppo tabella della scheda Disponi fare clic su tipo di layout desiderata (tabulare o in pila ).

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul layout, scegliere Layout e quindi fare clic sul tipo di layout desiderato.

Accesso Riorganizza i controlli in tipo di layout selezionato.

Dividere un layout controlli in due layout

È possibile dividere un layout controllo in due layout utilizzando la procedura seguente:

  1. Tenere premuto MAIUSC e fare clic sui controlli che si vogliono spostare nel nuovo layout.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nel gruppo tabella della scheda Disponi fare clic sul tipo di layout desiderato per il nuovo layout (tabulare o in pila ).

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sui controlli selezionati, scegliere Layout e quindi fare clic sul tipo di layout desiderato per il nuovo layout.

Access crea un nuovo layout controllo e aggiunge al layout i controlli selezionati.

Ridisporre i controlli in un layout controlli

  • Per spostare un controllo in un layout, è possibile trascinarlo nella posizione desiderata. Durante il trascinamento del campo viene visualizzata una barra orizzontale o verticale che indica il punto in cui verrà posizionato il campo al rilascio del pulsante del mouse.

  • Si può spostare un controllo da un layout a un altro dello stesso tipo. Ad esempio, si può trascinare un controllo da un layout in pila a un altro layout in pila, ma non in un layout tabulare.

Aggiungere controlli a un layout controllo

Per aggiungere un nuovo campo dal riquadro Elenco campi in un layout controllo esistente    

  • È sufficiente trascinare il campo dal riquadro Elenco campi nel layout. Una barra orizzontale o verticale indica dove verrà inserito il campo quando si rilascia il pulsante del mouse.

Per aggiungere controlli esistenti a un layout controllo esistente     

  1. Selezionare il primo controllo che si desidera aggiungere al layout del controllo.

  2. Se si vogliono aggiungere altri controlli allo stesso layout, tenere premuto MAIUSC e selezionare tutti i controlli desiderati. Si possono selezionare controlli presenti in altri layout.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se il report è aperto in visualizzazione struttura, trascinare i campi selezionati nel layout. Una barra orizzontale o verticale indica dove verranno inseriti i campi quando si rilascia il pulsante del mouse.

    • Se il report è aperto in visualizzazione Layout:

      1. Scegliere il tipo di layout per aggiungere il gruppo di tabelle, nella scheda Disponi. Se si sta aggiungendo a un layout tabulare, fare clic sutabulare. Se si sta aggiungendo a un layout in pila, fare clic suin pila.

        Access crea un nuovo layout e vi aggiunge i controlli selezionati.

      2. Trascinare il nuovo layout nel layout esistente. Una barra orizzontale o verticale indicherà il punto in cui verranno inseriti i campi quando si rilascia il pulsante del mouse.

Rimuovere controlli da un layout controlli

La rimozione di un controllo da un layout controllo consente di inserirla in un punto qualsiasi del report senza influire sul posizionamento degli altri controlli.

  1. Selezionare il controllo che si desidera rimuovere dal layout. Per selezionare più controlli, tenere premuto il tasto MAIUSC e fare clic sui controlli che si desidera rimuovere. Per selezionare tutti i controlli nel layout, fare clic sulla casella di selezione di layout nell'angolo in alto a sinistra del layout.

  2. Pulsante destro del mouse di uno dei controlli selezionati, scegliere Layout e quindi fare clic su Rimuovi Layout.

    I controlli selezionati verranno rimossi dal layout.

Suggerimento: Per impedire l'inserimento in un layout controllo mentre si sposta un controllo, tenere premuto il tasto CTRL e quindi trascinare il controllo nella posizione desiderata.

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Eliminare un campo o colonna

  1. Fare clic sul campo o colonna da eliminare, oppure fare clic su relativa etichetta o intestazione della colonna.

    Accesso per disegnare un bordo intorno all'elemento per indicare che sia selezionata.

  2. Premere CANC.

Imposta pagina di modifica

Utilizzare i gruppi di Dimensioni della pagina e Layout di pagina nella scheda Imposta pagina per modificare le dimensioni, orientamento, i margini e così via.

  1. Fare clic sulla scheda Imposta pagina.

  2. Nel gruppo Dimensioni della pagina fare clic su dimensioni per selezionare un altro formato.

  3. Nel gruppo Dimensioni della pagina fare clic su margini per apportare modifiche ai margini del report.

  4. Nel gruppo Layout di pagina fare clic su verticale o orizzontale per modificare l'orientamento della pagina.

Modificare la formattazione di un campo

  1. Selezionare il campo che si vuole formattare.

  2. Nella scheda formato, utilizzare gli strumenti del gruppo carattere per applicare la formattazione desiderata.

Associare una casella di testo a un campo diverso (modificare l'origine di un controllo)

  1. Fare clic all'interno della colonna o il campo per cui si desidera modificare l'origine controllo.

    Verrà visualizzato un bordo intorno all'elemento per indicare che il campo sia selezionato.

  2. Se la finestra delle proprietà non è attualmente visualizzata, premere F4 per aprirla.

  3. Nella scheda dati della finestra delle proprietà impostare la proprietà origine controllo per il nuovo campo. È possibile selezionare un campo dall'elenco a discesa oppure è possibile digitare un'espressione nella casella.

Modificare l'origine record del report

  1. Se la finestra delle proprietà non è visualizzata, premere F4 per visualizzarla.

  2. Nell'elenco a discesa nella parte superiore della finestra delle proprietà fare clic su Report.

  3. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda Dati.

  4. Nell'elenco a discesa Origine Record, selezionare la tabella o query che si desidera utilizzare per un'origine record oppure fare clic su Pulsante Generatore per visualizzare il generatore di Query.

    Nota: Se il report è attualmente basato su una tabella, verrà richiesto se si desidera creare una query in base alla tabella. Fare clic su per visualizzare il generatore di Query e creare la query oppure fare clic su No per annullare l'operazione. Se si sceglie di creare una query, la nuova query diventa l'origine record del report. Verrà creata una query "incorporata", vale a dire una query archiviata nella proprietà origine record del report, anziché come oggetto query separato.

Disporre il testo in un campo

  1. Se la finestra delle proprietà non è visualizzata, pulsante destro del mouse sul campo in cui si desidera il testo a capo e scegliere proprietà. In caso contrario, fare clic sul campo per selezionarlo.

  2. Nella scheda formato della finestra delle proprietà impostare la proprietà espandibile su.

Aggiungere griglie

Se i controlli sono contenuti in un layout controllo, è possibile aggiungere la griglia per visualizzare elementi visivi di separazione tra i controlli.

  1. Fare clic su qualsiasi campo in un layout controllo.

    Verrà visualizzato un bordo intorno a campo per indicare che sia selezionata.

  2. Nel gruppo tabella della scheda Disponi fare clic su griglia.

  3. Selezionare lo stile delle linee della griglia desiderato dall'elenco a discesa.

Nota: È anche possibile aggiungere le linee della griglia facendo clic su qualsiasi campo in un layout controllo, scegliere Layout, che puntano alle griglie e quindi selezionando il tipo di griglia desiderato.

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Aggiungere o modificare un logo o un'altra immagine

Le procedure seguenti viene illustrato come aggiungere un logo a un report utilizzando lo strumento Logo e come ridimensionare un controllo immagine o un'immagine all'interno di un controllo immagine.

Aggiungere un logo

  • Nel gruppo Intestazione/piè di pagina della scheda Progettazione fare clic su Logo.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci immagine.

  • Passare alla cartella in cui è archiviato il file del logo e fare doppio clic sul file.

    Access aggiunge il logo nell'angolo in alto a sinistra del report.

Ridimensionare un controllo che contiene un logo o un'altra immagine

  1. Fare clic sul controllo che contiene l'immagine.

    Verrà visualizzato un bordo intorno al controllo per indicare che sia selezionata.

  2. Posizionare il puntatore del mouse sul bordo. Quando il puntatore diventa una freccia a due punte, è possibile trascinare in direzioni contrassegnate con le frecce per ingrandire o ridurre il controllo immagine.

Nota che il valore predefinito per la proprietà Modalità di ridimensionamento di un'immagine è Ritaglia, ovvero l'immagine manterrà le stesse dimensioni indipendentemente dalle dimensioni del controllo immagine. Se si desidera che l'immagine per ottenere maggiori o minori durante il ridimensionamento del controllo, eseguire le operazioni seguenti:

Ridimensionare il logo o un'immagine all'interno del controllo

  1. Selezionare l'immagine.

  2. Se la finestra delle proprietà non è già visualizzata, premere F4 per visualizzarla.

  3. Nella scheda formato della finestra delle proprietà impostare la proprietà Modalità di ridimensionamento per l'opzione desiderata:

Impostazione

Descrizione

Clip

L'immagine non mantiene le stesse dimensioni, indipendentemente dalla modalità grande o troppo piccolo la casella di controllo immagine. Se il controllo immagine più piccola dell'immagine, l'immagine è ritagliata.

Estensione

L'immagine è estesa sia in senso orizzontale in base alle dimensioni del controllo immagine. Le proporzioni originali dell'immagine non viene mantenuta, in modo che questa impostazione può creare un'immagine distorta a meno che non si impostare con precisione l'altezza e la larghezza del controllo immagine.

Fare zoom

Durante il controllo immagine viene ridimensionato, l'immagine regolate per essere costituiti da possibili senza modificare le proporzioni originali dell'immagine.

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Aggiungere o modificare un titolo del report

Le procedure seguenti illustrano come aggiungere o modificare un'etichetta con il titolo del report.

Aggiungere un titolo a un report

  • Nel gruppo Intestazione/piè di pagina della scheda Progettazione fare clic su titolo.

    Verrà aggiunta una nuova etichetta all'intestazione del report e il nome del report verrà immesso come il titolo del report.

  • Dopo avere creata l'etichetta, il testo dell'etichetta è selezionato, in modo che se si desidera modificare il testo, è sufficiente iniziare a digitare il titolo desiderato.

  • Al termine, premere INVIO.

Modificare il titolo del report

  1. Fare doppio clic sull'etichetta contenente il titolo del report per posizionare il cursore nell'etichetta.

  2. Digitare il testo da usare come titolo del report e al termine, premere INVIO.

Aggiungere numeri di pagina, la data corrente o l'ora attuale

Le procedure seguenti viene illustrato come aggiungere i numeri di pagina a un report e come aggiungere la data corrente o l'ora corrente.

Aggiungere i numeri di pagina

  • Nel gruppo Intestazione/piè di pagina della scheda Progettazione fare clic su Numeri di pagina.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Numeri di pagina.

  • Scegliere il formato, posizione e l'allineamento desiderato per i numeri di pagina.

  • Se non si desidera un numero sulla prima pagina, deselezionare la casella di controllo Numero sulla prima pagina.

  • Fare clic su OK.

    I numeri di pagina vengono aggiunti al report. Passare all'anteprima di stampa per vedere quale saranno l'aspetto di numeri quando si stampa il report.

Aggiungere la data o ora

  • Nel gruppo Intestazione/piè di pagina della scheda Progettazione fare clic su Data e ora.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Data e ora.

  • Deselezionare la casella di controllo Includi data se non si vuole inserire la data.

  • Se si desidera includere la data, fare clic sul formato di data desiderato.

  • Deselezionare la casella di controllo Includi ora se non si vuole inserire l'ora.

  • Se si desidera includere l'ora, fare clic sul formato di ora desiderato.

    Un esempio di data e ora nei formati selezionati, verrà visualizzato nell'area di esempio nella finestra di dialogo.

  • Fare clic su OK.

Modificare i report in visualizzazione struttura

In alcuni casi non è possibile eseguire alcune modifiche al report in visualizzazione Layout e invece necessario utilizzare la visualizzazione struttura.

Aggiungere numeri di riga

  1. Nel gruppo Controlli della scheda Progettazione fare clic su Casella di testo.

  2. Fare clic in un'area vuota della sezione in cui si desidera visualizzare i numeri di riga. Nella maggior parte dei casi, questo sarà la sezione corpo. In un secondo momento si sposterà la casella di testo nella posizione finale.

    Quando si fa clic su report, Access crea una casella di testo nuovo, non associati.

  3. Fare clic sull'etichetta (a sinistra della nuova casella di testo) e premere CANC.

  4. Fare clic una volta nella nuova casella di testo per selezionarla e quindi fare clic su Nuovo per posizionare il cursore nella casella di testo.

  5. Digitare = 1 e quindi premere INVIO.

  6. Se la finestra delle proprietà non è già visualizzata, premere F4 per visualizzarla.

  7. Nella scheda dati della finestra delle proprietà impostare la proprietà Somma parziale su Tutto.

    Nota: Se si tratta di un report con raggruppamenti e si desidera che la numerazione inizi da 1 per ogni gruppo, impostare la proprietà su Gruppo.

  8. Ridimensionare la casella di testo in una larghezza inferiore posizionando il puntatore del mouse sul quadratino di ridimensionamento sul lato destro della casella di testo e trascinandola a sinistra. Lasciare spazio sufficiente per il maggior numero di riga che si prevede di visualizzare nel report.

  9. Se necessario, creare spazio per la casella di testo sul lato sinistro della sezione Corpo trascinando i controlli esistenti in tale sezione a destra o ridimensionando il controllo all'estrema sinistra in questa sezione.

  10. Trascinare la nuova casella di testo nella posizione che si desidera nel report.

  11. Passare alla visualizzazione Report, anteprima di stampa o visualizzazione Layout per visualizzare i numeri di riga.

Visualizzare un'intestazione di gruppo nella parte superiore di ogni pagina

Per i gruppi che si estendono su più pagine, è utile visualizzare l'intestazione di gruppo nella parte superiore di ogni pagina in modo che sia possibile vedere facilmente quali gruppo sono evidenziati i dati in. È possibile selezionare un'intestazione di gruppo in visualizzazione Layout, ma è più semplice eseguire questa operazione in visualizzazione struttura.

  1. Fare doppio clic sul selettore di sezione di intestazione di gruppo (barra orizzontale sopra la sezione di intestazione di gruppo).

  2. Nella scheda formato della finestra delle proprietà impostare la proprietà Ripeti sezione su .

Aprire un sottoreport in un'apposita finestra visualizzazione struttura

Quando si apre un report in visualizzazione struttura, anche gli eventuali sottoreport inclusi nel report vengono aperti in visualizzazione struttura. Tuttavia, ogni sottoreport viene visualizzato nel relativo controllo e non come una finestra separata. Poiché il controllo sottoreport spesso è troppo piccolo per lavorare in modo semplice, è in genere più comodo aprire il sottoreport in un'apposita finestra e quindi modifica. Per aprire un sottoreport in una nuova finestra, eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Selezionare il sottoreport e quindi nel gruppo Strumenti della scheda Progettazione fare clic su sottoreport in un'altra finestra.

  • Fare clic una volta all'esterno del controllo sottoreport per assicurarsi che non è selezionata e quindi pulsante destro del mouse all'interno del controllo sottoreport e quindi fare clic su sottoreport in un'altra finestra.

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