Modificare il nuovo database creato da un modello

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Ogni modello incluso in Access è un'applicazione di verifica completa che contiene tabelle, maschere, report, query, macro e relazioni predefiniti. Questi modelli sono progettati per essere immediatamente utili al di fuori della casella, in modo da poter creare un nuovo database basato su un modello e diventare rapidamente produttivi. Tuttavia, potrebbe essersi verificato un periodo di tempo in cui si vuole modificare il nuovo database, ad esempio per aggiungere o rinominare un campo o modificare un report.

Questo articolo spiega come eseguire le modifiche più comuni che è possibile applicare a un database creato da un modello. Per informazioni più approfondite su aree specifiche, vedere i collegamenti ad articoli.

Per saperne di più

Informazioni di base su tabelle e campi

Inserire, aggiungere o creare un nuovo campo in una tabella

Eliminare un campo da una tabella

Rinominare un campo o una tabella

Aggiungere un campo a una maschera o a un report

Aggiungere un campo in cui sono archiviati documenti, file o immagini

Modificare il modo in cui viene visualizzato un campo

Informazioni di base su tabelle e campi

Quando si crea un database, i dati vengono archiviati in tabelle, ad esempio elenchi basati su oggetto di righe e colonne. Si archiviano gli elementi informativi che si desidera tenere traccia nei campi (anche detti colonne). In una tabella di contatti, ad esempio, è possibile creare campi per il cognome, il nome, il numero di telefono e l'indirizzo. Per una tabella di prodotti, è possibile creare campi per nome prodotto, ID prodotto e prezzo.

È importante scegliere attentamente i campi. Ad esempio, in genere si tratta di una cattiva idea creare un campo in cui archiviare un valore calcolato. Nella maggior parte dei casi, puoi usare Access per calcolare il valore quando necessario. Quando si scelgono i campi, provare a archiviare le informazioni nelle parti più piccole utili. Ad esempio, invece di un nome completo in un singolo campo, è possibile archiviare separatamente i nomi e i cognomi. In genere, se è necessario segnalare, ordinare, cercare o eseguire un calcolo su un elemento di informazioni, inserirlo in un campo.

Per altre informazioni sulla progettazione di un database e sulla scelta dei campi, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

Un campo ha determinate caratteristiche di definizione. Ad esempio, ogni campo ha un nome che identifica in modo univoco il campo all'interno di una tabella. Un campo ha anche un tipo di dati che viene scelto in modo che corrispondano alle informazioni da archiviare. Il tipo di dati determina i valori che possono essere archiviati e le operazioni che è possibile eseguire su tali valori, nonché la quantità di spazio di archiviazione da accantonare per ogni valore. Ogni campo ha anche un gruppo di impostazioni associato chiamato proprietà che definiscono le caratteristiche di aspetto o comportamento del campo. Ad esempio, la proprietà Format definisce il layout di visualizzazione di un campo, ovvero il modo in cui deve essere visualizzato.

Inserire, aggiungere o creare un nuovo campo in una tabella

È possibile aggiungere facilmente un campo a una tabella in visualizzazione foglio dati. Tuttavia, è anche possibile aggiungere un campo a una tabella in visualizzazione struttura. Nella visualizzazione foglio dati aggiungere il campo digitando alcuni dati nella cella sotto l'intestazione di colonna fare clic per aggiungere . È anche possibile aggiungere un campo a una tabella in visualizzazione struttura.

Per altre informazioni sull'aggiunta di un campo a una tabella in visualizzazione foglio dati, vedere l'articolo aggiungere o eliminare una colonna in un foglio dati.

Per altre informazioni sull'aggiunta di un campo a una tabella in visualizzazione struttura, vedere l'articolo creare una tabella e aggiungere campi.

Nota: Quando si aggiunge un nuovo campo a una tabella, il campo non viene aggiunto automaticamente alle maschere e ai report esistenti. È necessario aggiungere manualmente il campo alle maschere e ai report in modo che vengano visualizzate.

Eliminare un campo da una tabella

Se possibile, evitare di eliminare un campo da un database generato da uno dei modelli forniti, è probabile che il campo venga usato in altri oggetti di database, ad esempio maschere e report. Eliminando così il campo si creeranno conseguenze quando si tenta di usare gli altri oggetti di database che utilizzano il campo: gli oggetti di database non funzioneranno come previsto. Sarà necessario rimuovere tutti i riferimenti al campo da tutti gli oggetti che lo impiegano in modo che gli altri oggetti funzionino correttamente.

Quando si decide di eliminare un campo da un database generato da un modello, è possibile farlo in visualizzazione foglio dati o struttura. Tenere presente che se altri oggetti di database fanno riferimento al campo Deleted, è necessario modificare gli altri oggetti per rimuovere il riferimento. Ad esempio, se un report include un controllo associato al campo deleted ed Esegui il report, viene visualizzato un messaggio di errore perché Access non riesce a trovare i dati per il campo.

Quando si elimina un campo, vengono eliminate definitivamente tutte le informazioni archiviate in tale campo. Per questo motivo, è consigliabile usare cautela quando si eliminano i campi ed è necessario creare una copia di backup del database prima di eliminare il campo.

Prima di poter eliminare un campo, è necessario assicurarsi che non partecipi alle relazioni tra tabelle. Se si tenta di eliminare un campo per cui esistono relazioni, Access avverte che è necessario eliminare le relazioni.

Per istruzioni dettagliate su come eliminare una relazione tra tabelle, vedere l'articolo creare, modificare o eliminare una relazione.

Per istruzioni dettagliate su come eliminare i campi dalle tabelle, vedere l'articolo eliminare un campo.

Rinominare un campo o una tabella

Se possibile, evitare di rinominare un campo o una tabella in un database generato da uno dei modelli forniti, è probabile che il campo o la tabella venga usata in altri oggetti di database, ad esempio maschere e report. La ridenominazione del campo o della tabella può quindi creare conseguenze quando si tenta di usare gli altri oggetti di database che utilizzano il campo o la tabella. Gli altri oggetti potrebbero non funzionare come previsto se fanno ancora riferimento al nome precedente. Perché gli altri oggetti funzionino correttamente, il nome precedente deve essere cambiato con il nuovo nome. Se la casella di controllo Esegui correzione automatica nome è selezionata nella categoria database corrente della finestra di dialogo Opzioni di Access , la maggior parte del lavoro verrà eseguita automaticamente.

Può essere utile modificare il testo visualizzato nell'intestazione di una colonna in visualizzazione foglio dati. Puoi farlo senza dover rinominare il campo. Se si vuole modificare solo il testo nell'intestazione di colonna e non si vuole rinominare il campo, vedere la sezione modificare il testo visualizzato in un'intestazione di colonna.

Se necessario, è possibile rinominare una tabella nel riquadro di spostamento oppure rinominare un campo in visualizzazione foglio dati o struttura. Prima di eseguire questa operazione, è consigliabile attivare l'opzione correzione automatica nome , se non è già attivata.

Attivare l'opzione Correzione automatica nome

Quando si rinomina un oggetto di database, ad esempio un campo, una tabella, una maschera o un report, in genere si vuole che la modifica del nome venga propagata in tutto il database. In caso contrario, gli oggetti che fanno riferimento al nome precedente non funzioneranno come previsto. Access fornisce la caratteristica Correzione automatica nome, che consente di propagare le modifiche al nome. Per impostazione predefinita, la correzione automatica nome è attivata per tutti i nuovi database in Access. Tuttavia, se è disattivata, è possibile eseguire le operazioni seguenti per attivarla.

Attivare l'opzione Correzione automatica nome

  1. Fare clic su File > Opzioni

  2. Nel riquadro sinistro della finestra di dialogo Opzioni di Access fare clic su database corrente.

  3. In Opzioni di correzione automatica nomeselezionare la casella di controllo Controlla le informazioni sulla correzione automatica nome e quindi selezionare la casella di controllo Esegui correzione automatica nome .

  4. Se si vuole mantenere una tabella che registra ogni modifica eseguita in base alla correzione automatica nome, selezionare la casella di controllo Registra modifiche correzione automatica nome .

  5. Fare clic su OK.

  6. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

Nota: La caratteristica Correzione automatica nome non è uguale alla caratteristica Correzione automatica. La caratteristica Correzione automatica nome corregge i riferimenti tra gli oggetti. La caratteristica Correzione automatica corregge spesso le parole o le frasi con errori di ortografia.

Rinominare un campo in visualizzazione foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella in cui si vuole rinominare il campo.

    La tabella viene aperta in visualizzazione foglio dati.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna per il campo che si desidera rinominare e quindi scegliere Rinomina campo dal menu di scelta rapida.

  3. Digitare il nuovo nome per il campo e quindi premere INVIO.

Rinominare un campo in visualizzazione struttura

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella in cui si vuole rinominare il campo e quindi scegliere visualizzazione struttura dal menu di scelta rapida.

    La tabella viene aperta in visualizzazione struttura.

  2. Fare clic sulla cella nella colonna nome campo per il campo che si vuole rinominare.

    Suggerimento: Per selezionare l'intero nome del campo, posizionare il puntatore del mouse a sinistra del primo carattere del nome fino a quando il puntatore assume la forma di una freccia e quindi fare clic su.

  3. Modificare il testo per rinominare il campo.

  4. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

Rinominare una tabella

È possibile rinominare una tabella e la maggior parte degli altri oggetti di database direttamente dal riquadro di spostamento.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera rinominare e quindi scegliere Rinomina dal menu di scelta rapida.

    Nota: È necessario chiudere tutti gli oggetti aperti che fanno riferimento alla tabella prima di poterli rinominare.

  2. Digitare il nuovo nome e quindi premere INVIO.

  3. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

Modificare il testo visualizzato in un'intestazione di colonna

Una didascalia è un titolo o un titolo che è possibile assegnare a un campo impostando la proprietà Caption del campo. La didascalia è indipendente dal nome del campo: ogni campo ha un nome di campo e può anche avere una didascalia. Ad esempio, potresti volere che il nome del campo sia una singola parola senza spazi incorporati. Puoi quindi usare la proprietà Caption per creare un nome descrittivo che includa gli spazi. In Access viene visualizzata la didascalia al posto del nome del campo in visualizzazione foglio dati e in etichette e intestazioni in query, maschere e report.

Se non si specifica il testo per la proprietà Caption , il nome del campo verrà usato per impostazione predefinita.

Se si vuole modificare il nome visualizzato nell'intestazione di una colonna in visualizzazione foglio dati, è possibile farlo senza modificare il nome del campo impostando la proprietà Caption del campo. Per modificare la proprietà Caption di un campo, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella in cui si vuole modificare la didascalia e quindi scegliere visualizzazione struttura dal menu di scelta rapida.

    La tabella viene aperta in visualizzazione struttura.

  2. Fare clic sulla cella nella colonna nome campo per il campo di cui si vuole impostare la proprietà della didascalia.

  3. Nella sezione inferiore, in Proprietà campo, nella scheda generale fare clic su didascalia.

  4. Digitare una nuova didascalia per il campo.

  5. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

La volta successiva che si apre la tabella in visualizzazione foglio dati, la didascalia invece del nome del campo verrà visualizzata nell'intestazione di colonna.

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Aggiungere un campo a una maschera o a un report

Quando si crea un database basato su un modello, il database conterrà un numero di moduli predefiniti e di report che è possibile usare immediatamente. È comunque possibile che si desideri aggiungere un campo aggiuntivo a una maschera o a un report. Quando si aggiunge un campo a una maschera o a un report, viene creato il nome di un controllo.

I controlli sono oggetti che visualizzano dati, eseguono azioni e permettono di visualizzare e usare informazioni che migliorano l'interfaccia utente, ad esempio etichette e immagini. I controlli possono essere associati, non associati e calcolati.

Per un elenco completo dei tipi di controlli che è possibile usare nelle maschere e nei report, vedere l'articolo Introduzione ai controlli.

Aggiungere un campo a una maschera o a un report in visualizzazione layout

Dopo aver creato una maschera o un report, è possibile ottimizzarne la progettazione usando la visualizzazione layout. Usando i dati dinamici effettivi come guida, è possibile modificare la larghezza del campo e ridisporre i campi. È possibile inserire nuovi campi nella maschera o nel report e impostare le proprietà per la maschera o il report e i relativi controlli.

Per passare alla visualizzazione layout, nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report e quindi scegliere visualizzazione layout dal menu di scelta rapida. In alternativa, è possibile fare clic sul pulsante visualizzazione layout sulla barra di stato di Access oppure fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda documento per la maschera o il report e quindi scegliere visualizzazione layout dal menu di scelta rapida.

Aprire la finestra delle proprietà

  • Nel gruppo Strumenti della scheda Progettazione fare clic su Finestra delle proprietà.

    Tasti di scelta rapida Premere F4.

È possibile usare il riquadro elenco campi per aggiungere i campi della tabella o della query sottostante alla struttura. Per visualizzare il riquadro elenco campi , nel gruppo controlli della scheda formato fare clic su Aggiungi campi esistenti. È quindi possibile trascinare i campi direttamente dal riquadro elenco campi nella struttura.

Visualizzare il riquadro elenco campi

  • Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic su Aggiungi campi esistenti.

Aggiungere un campo dal riquadro elenco campi

  • Per aggiungere un singolo campo, trascinare il campo dal riquadro elenco campi alla sezione in cui si vuole visualizzare la maschera o il report.

  • Per aggiungere contemporaneamente diversi campi, tenere premuto CTRL e fare clic sui campi desiderati. Trascinare i campi selezionati nella maschera o nel report.

Quando si rilasciano i campi su una sezione, Access crea un controllo casella di testo associato per ogni campo e inserisce automaticamente un controllo etichetta accanto a ogni campo.

Per altre informazioni su maschere e report, vedere gli articoli aggiungere un campo a una maschera oa un report, creare una maschera in Accesse creare un report semplice.

Aggiungere un campo in cui sono archiviati documenti, file o immagini

È possibile usare Access per aggiungere un campo con il tipo di dati allegato per archiviare uno o più documenti, file o immagini. È possibile usare un campo allegato per archiviare più file in un singolo campo. È anche possibile archiviare più tipi di file in tale campo. Ad esempio, in un database candidato all'impiego è possibile allegare uno o più curriculum, oltre a una foto, al record per ogni contatto.

Aggiungere un campo degli allegati a una tabella

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella in cui si vuole aggiungere il campo e quindi scegliere visualizzazione struttura dal menu di scelta rapida.

    La tabella viene aperta in visualizzazione struttura.

  2. Nella colonna nome campo fare clic sulla prima riga vuota e digitare un nome per il nuovo campo.

  3. Fare clic sulla cella adiacente nella colonna tipo di dati e quindi selezionare allegato nell'elenco.

  4. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

    In Access è possibile che venga visualizzato un messaggio che indica che non è possibile annullare le modifiche dopo il salvataggio della tabella. Ciò significa che non è possibile convertire il campo in un altro tipo di dati, ma è possibile eliminare il campo, se si ritiene di aver commesso un errore.

  5. Fare clic su per confermare la modifica.

Dopo aver aggiunto il campo allegato alla tabella, è possibile usare la finestra di dialogo allegati per aggiungere documenti, file o immagini a un record.

Aggiungere un allegato a un campo

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella a cui si vuole aggiungere l'allegato.

    La tabella viene aperta in visualizzazione foglio dati.

  2. Nella tabella fare doppio clic sul campo allegato.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Allegati.

  3. Fare clic su Aggiungi.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Scegli file.

  4. Usare l'elenco Cerca in per passare al file o ai file che si desidera allegare al record, selezionare il file o i file e quindi fare clic su Apri.

    Si noti che è possibile selezionare più file di qualsiasi tipo di dati supportati.

  5. Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su OK per aggiungere i file alla tabella.

    Access aggiunge i file al campo e incrementa il numero che indica gli allegati di conseguenza.

  6. Ripetere questi passaggi per aggiungere i file desiderati al campo corrente o ad altri campi della tabella.

Per altre informazioni sui campi allegati, vedere l'articolo allegare file ed elementi grafici ai record nel database.

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Modificare il modo in cui viene visualizzato un campo

È possibile personalizzare il modo in cui viene visualizzato un campo quando viene visualizzato. Ad esempio, è possibile impostare i formati di visualizzazione da usare in tutto il database, ad esempio in maschere e report, o quando una tabella viene aperta in visualizzazione foglio dati. Per impostare un formato di visualizzazione, imposta la proprietà Format di un campo. La proprietà Format del campo viene quindi ereditata automaticamente da nuove maschere e report creati.

Impostare il formato di visualizzazione in visualizzazione foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che contiene il campo di cui si vuole impostare il formato.
    La tabella viene aperta in visualizzazione foglio dati.

  2. Fare clic sul campo di cui si vuole impostare il formato di visualizzazione.

  3. Nel gruppo formattazione della scheda campi fare clic sulla freccia nell'elenco a discesa accanto a formatoe quindi selezionare un formato.

    Il campo viene visualizzato con il nuovo formato di visualizzazione.

Impostare il formato di visualizzazione in visualizzazione struttura

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che contiene il campo di cui si vuole modificare il formato di visualizzazione e quindi scegliere visualizzazione struttura dal menu di scelta rapida.

    La tabella viene aperta in visualizzazione struttura.

  2. Fare clic sul campo di cui si vuole impostare il formato di visualizzazione.

  3. In Proprietà campofare clic sulla casella formato nella scheda generale .

  4. Fare clic sull'elenco a discesa e selezionare un formato di visualizzazione.

  5. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

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